科研项目管理信息化及业务流程优化研究

上海电控研究所 陶沉雁

一、前言

随着互联网技术深入到各个领域，各行各业为了适应新的环境变化不得不实施改革，为我们日常生活带来便捷的同时，也推进了社会信息化进程的不断发展。科研人士借助信息化技术对科研项目管理流程进行了优化，为他们带来了新的思考方式及改进方案。因此，科研管理信息化能够充分解放人力，提高科研事务处理的效率及准确率。但如果在科研项目管理中仅仅做到信息化，而对业务流程没有进行相应优化，无法形成系统化的管理工具，只能发挥出较为有限的作用。将科研项目管理信息化同业务流程相结合，使之形成系统化的管理方法和工具。但在科研项目管理信息化及业务流程优化的过程中也存在着许多问题，信息化的发展为各领域带来了便捷、质的飞跃，但在个人隐私方面也存在漏洞，行业机密随时面临着泄露的威胁，且业务流程过于繁杂，也会提升出错的概率。因此，以上问题需要专业人士进行分析、评估，对于出现的问题及潜藏问题给出合理的解决方案及预防措施，以积极的态度面对科研管理信息化遇到的机遇及挑战，并随着信息化的发展不断优化业务流程，对于科研项目管理工作的推进及管理效率的提升具有深远的意义。

二、科研项目管理信息化与业务流程的概念和作用

（一）科研管理信息化与业务流程优化的概念界定

推进并完善科研管理信息化，通过信息化的相关技术及管理手段让科研项目的管理更加科学，这种信息化的处理方式有利于对科研项目信息进行整合，并可借助相关工具进行数据的分析，让数据结果更能满足企业、社会的需求。科研项目管理的过程需要在完整业务流程上进行，如针对光电传输类产品的项目成果的展示，就需要在一系列业务流程的要求下完成，在项目初期，需要经过项目课题申报，项目研究背景、意义及研究目的的分析，项目研究的可行性分析，研究方法探究及预期结果描述等过程，这一系列业务流程对于项目的整体性分析意义重大，且联系紧密，对所探究的科研管理项目剖析深刻。因此，在进行科研项目管理时，要有一套专业化的业务流程，且需要在信息技术的支持下，简单高效地实现科研项目管理的信息化。

（二）科研管理信息化与业务流程优化的作用

传统的科研项目主要以人力的方式进行，而科研项目涉及多种业务，单靠人力的方式效率低下。科研项目信息涉及的内容及种类繁多，通过传统的管理方式无法对其中的关键信息进行筛选及处理，对有效信息的利用率大大降低，同时，还要定期对管理人员进行培训与整顿，需要付出大量的时间及人力。通过将科研管理信息化，对资源的管理可通过信息技术及互联网技术进行，只需花费较少的人力就能解决，并能合理对人员的职能进行划分，对重要科研信息的捕捉能力大大提升。同时，对业务流程的优化也是科研管理信息化的具体表现与构成内容，一个好的业务流程能有效应对众多繁杂的业务信息，并能第一时间筛选掉无用信息，保留重要且可被利用的信息，有效提升科研水平及研发效率。

三、目前科研项目管理信息化与业务流程优化管理存在的主要问题

（一）科研数据难以进行有效的处理

对于科研管理来说，信息数据是支撑科研管理包括科技研发的重要基础来源，它涵盖了众多的理论依据和数据整合，因此在整个科研项目管理中发挥着至关重要的作用。

1.不能有效分享和分析数据

从以往的实践经验及现今科研项目管理过程中发现，科研数据总是难以进行有效的处理，主要是因为一方面在科研项目内部，由于各研发部门以及管理部门使用的是不同的信息处理系统，数据整合人员、项目管理人员、信息采集人员、各部门负责人员以及采用信息、录入信息的不同，导致最后的科研项目结果总是数据不吻合或是失败，这都是由于前期没有进行有效的密切联系造成的后果，归因于数据没有得到有效共享和分析。

2.研究数据取舍难度增加

一项科研管理总是属于多个企业或者公司拥有，众多管理部门以及决策人员因为有各自的目的和利益，导致科研管理在某些数据的选择上难以取舍和划分，使得科研管理在信息化发展道路上难以全面、自如、快速发展，这也就使得相关重要数据失去了引用和研究的价值，这主要是因为科研管理的多元化导致数据难以进行取舍。

（二）对科研管理信息化发展缺少深入挖掘

信息化技术在科研项目管理中的应用，给科研项目的研发带来了便利性和共享性，也为信息化改革的不断深入打下了坚实的基础，但在发展过程中也面临着诸多问题和挑战。首先，信息化的到来使我们获取信息的能力大大增强，但由于缺乏对信息的深入挖掘，许多无用信息或是有害信息会掺杂进来，而在项目开展初期由于对信息的筛选能力不够，会做很多无用功，科研效率大大降低，一些有害信息，还会使整个科研项目功亏一篑。其次，信息化技术带来大量丰富信息，但也容易受到数量巨大的信息的干扰，科研人员如果对信息掌握程度不够，或是不会使用这些信息，也会导致对信息的利用率大大降低。

四、科研项目管理信息化与业务流程优化策略

（一）转变观念、以人为本，深化科研管理体制改革

随着社会发展以及信息技术的进步，科研项目不断朝信息化管理的方向发展，在此背景下，对科研管理者的各项工作技能水平要求越来越高。在推动科研管理信息化的过程中，不仅需要管理者具备基础科研管理知识，同时还要精通相关网络信息知识，所以有必要对科研管理人员进行深入调查，根据实际调查结果针对性地加强培训，进而丰富科研管理人员的知识储备，遵循“科学”“全方位”的理念，培训中要加强网络信息方面的知识培训，这决定了科研项目管理能否顺利实现信息化。知识结构是任何管理者生产创新的必要前提，而科研项目管理人员的知识结构包含了多个方面，具体指的是系统分析能力、敏锐的嗅觉、能够掌控科研项目基本规律、采集并分析不同领域发展前沿信息、对不同项目研究的组织协调能力等。当同时拥有这些能力的时候，在科研项目中就更有可能发挥主观能动性，不断创新生产管理方式，而每一次成功的经验必将成为新的知识储备，为往后新的科研项目管理创新奠定基础。

（二）加强基础数据库建设，提高信息利用率

如果一个企业不具备管理基础或者管理基础十分弱，没有系统的数据信息，其管理信息化道路必然十分坎坷。过时、混乱、错误的信息属于无用信息，甚至会对企业发展造成不良影响。有人认为，开发并搭建自己的科研管理信息系统就一定会推动科研管理能力，而管理基础可有可无，其实这种说法是错误的。即使掌握了准确、系统的实时数据，管理人员不能将其利用起来，那这些有效信息就失去其本来的价值。信息化的最终目标必然是为管理人员采集并最有效的信息。信息化管理之所以能够带来效益是因为人为利用，而不是系统本身创造的。因此，时刻谨记“信息的作用是服务于实践”，实践主体正是管理人员，不能忽视“人”的作用而把全部的事让“信息化管理”来完成。信息系统是人开发和维护的，最终也是服务于人，管理一定要“以人为本”。

（三）统筹规划，合理优化

掌握信息化管理以及相关业务流程优化的基本知识后，科研管理软件包括其他相关系统研发必须考虑全局、整体规划，科学分析科研业务各流程并做到合理优化。不同的流程管理系统应当充分考虑到与其存在关联的部分，哪怕是拆分成多个步骤逐渐走向科研信息化管理，也不能截断整个流程的信息集成，即便是其中一个部分。科研信息化管理和业务流程优化相辅相成，为科研科学管理奠定基础。

五、结论

总而言之，科研管理最关键的两个点在于信息化以及业务流程优化，不但提升了科研项目研发成功的概率，同时健全了科研管理的各项流程，增强内部联系，使其变成一个有效的整体。需要注意的是，业务流程属于科研管理的最终实践内容，必须通过不断创新和改进，为科研管理奠定科学、合理、系统的管理基础。

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科研项目包括国家各级政府成立基金支撑的纵向科研项目（课题）、来自于企事业单位的横向科研合作开发项目（课题）和学院自筹科研项目（课题）。

从高校角度看，科研项目可分为校外科研项目（项目研究经费来自校外）和校内科研 项目（项目研究经费来自校内）两大类。校外科研项目又可分为纵向科研项目和横向科研项目两种。如广东省纵向科研项目是指：科技部、国家自然科学基金委、国家社科规划办、教育部、广东省科技厅、广东省社科规划办、广东省教育厅、湛江市（或广东省其它市）科技局等政府科研主管部门批准立项的各类科学研究项目。

横向科研项目是指由其他政府部门（含国家部委、省市部门）、企事业单位、公司、团体或个人委托我校教学科研单位或教师进行研究或协作研究的各类课题，包括国际间企业合作项目。