分析利用大数据推进档案管理可持续发展创新思路

山东省青岛市李沧区房产服务中心 林燕

在大数据时代环境下，本着“数字开启未来，服务促进发展”的指导思想，各行各业都需要在大数据平台发挥巨大的作用，数字化快速发展是我们当前时期发展战略性计划，笔者着重从大数据在档案管理上的应用，结合“十四五”规划要求，档案管理者应积极转变工作思路，推进档案管理有序进步与可持续发展。

一、大数据对档案管理的重要意义

在大数据时代背景下，面对海量的信息，人工操作即将被淘汰，如果没有大数据的收集与整理，很难跟上新时期的步伐。简单地概括大数据时代就是信息化的时代，信息是抢占机遇的先机，如果忽视了信息，就会丧失机会。无论是普通老百姓还是单位、公司、商业等已经离不开大数据，海量的信息需大数据平台进行分类、筛选、分析并提取有用的数据来确保对信息的可利用性，极大提高工作质量与效率。大数据与档案管理两者之间互相依存、密不可分。

简单地理解大数据，就是通过纸质档案进行扫描、拍摄、激光技术三维立体扫描等形式，将档案资源统一整合在一起，从而建立一个以虚拟的档案管理数据库，并给档案管理者提供准确、可靠、真实的档案数据，通过大数据的程序实际应用，可以为查阅者提供便捷的服务，提升档案的利用率，在此过程使档案信息实现共享的目标，为读者查阅资料提供参考依据，使档案的查阅、利用、开放性进一步优化。所以说，大数据对档案管理起到了重要的作用，为今后可持续发展打下了坚实的基础。

二、大数据建设的战略思路

在大数据时代下，各行各业已经离不开数字化，笔者就房产档案为例，就建立数字档案馆（室），整合档案信息资源、重新构建新框架、建立数字化信息平台管理规章制度，打通各个部门之间的壁垒，迎接新时期房产档案领域的挑战，勇于革新，加快传统档案向电子档案的迅速转换，也是数字档案馆（室）与时代同步发展的重要途径。实现档案信息化建设是当前档案管理工作的“重中之重”，紧跟数字化信息技术高速发展，档案信息由纸质管理转变为电子化管理，实现档案管理信息跨越式发展[1]。

（一）建立数字化房产档案信息平台的必要性

笔者以山东省青岛市李沧区房产服务中心为例，充分对本单位的机构情况、工作职能情况、公房管理情况等方面进行充分调研，从中发现存在的问题与当前所面临的困难，积极出台研究方案与对策。当务之急，最能觖决上述问题的就是加快数字化建设，对整个房产系统各个部门的信息进行整合，建立一个大数据平台，早日实现数字化房产档案管理模式。所以说，建立房产大数据平台势在必行，将为房产信息的档案管理在提高质量与效率方面提供有力保障。

（二）提升数字档案管理服务能力和价值

数字档案管理模式，离不开计算机信息技术的支持与应用，把海量的信息全部录入到电脑中，通过编程的方式，建立一套属于房产系统应用的安全软件，让管理者登录即可完成信息浏览、查询、统计等功能。设计一种既可以在计算机上操作，也可以在手机端操作的便捷式软件。通过计算机信息技术能够有效提升房产档案管理工作的质量，为房产档案工作高质量发展打下了坚实的基础。

档案数字化管理是新型档案管理模式，主要是利用计算机信息技术和数字化技术，把档案信息录入到电脑中进行管理的新型管理体制。在网络信息技术快速发展的环境下，档案管理安全性与保密性必须引起高度重视，只有确保信息和数据的安全，才能够有效保证数字房产档案系统的正常工作，也是开展数字化工作的重要前提。

（三）加大档案管理者培训力度，提升综合素质

大数据背景下，尤其是互联网的信息共享，海量的信息需要借助大数据的平台来提供档案利用者的查询、检索等功能，并将档案管理工作的信息传递、接收、存储等过程与信息达到共享，最终实现档案信息的社会化服务。这就需档案管理者掌握先进的网络知识，更新计算机操作方面的知识，以便适应信息化建设管理的需求。对于单位而言，需要在培训方面加大资金扶持力度，为档案工作者提供培训、学习的机会，拓宽其眼界格局，不断更新档案业务知识和专业技能，还要系统地学习信息处理、数据分析等方面的知识，优化其知识结构，提高其整体素质。壮大档案人才队伍，不拘一格广揽人才，加快信息技术、数据分析等方面人才的引进，汇聚各界精英，使档案工作者始终保持积极向上的工作状态，积极学习新知识，努力掌握现代化的科技手段和管理技术，同时要广泛涉猎网络文化、用户分析等各方面的相关知识。提高档案信息化管理的能力，营造良好的学习氛围。使档案工作者能够在大数据领域中不断地创新，不断地总结经验教训，发扬档案人的无私奉献、甘于寂寞的精神，更好地为单位服好，为档案查询者提供高效、便捷的优质服务，以时不我待的紧迫感在时代的浪潮中抓住机遇迎接挑战，努力开创档案事业发展的新局面。

三、大数据建设创新思路

（一）制定科学的档案管理制度

笔者以自己所在的单位为例，首先信息化建设必须引起领导的重视，档案信息化管理总牵头部门是办公室，各个部门要单独设一名档案管理员，负责本部门的信息收集、整理、录入等工作。健全管理制度，明确相关人员的主要职责，将责任落实到具体人，提高工作效率。建立互相监督机制，设定管理员、监督员的职责，做到互相监督、互相制约。利用大数据平台，建立档案查询日志，对每一位进入系统查询的档案员进行监控，一旦出现泄密事件，一查到底，按规章制度来处理。这样一来，结合档案管理员的绩效考核，一是对档案管理员严格管理；二是档案管理平台的安全性得到保障；三是培养档案管理员高尚职业道德。

（二）档案数字化利用所面临的挑战

目前，档案数字化利用率比较低，不利于档案管理应用，档案利用水平亟待提高，这是档案管理者面临的巨大挑战。因大数据时代信息海量，同一档案信息通常分散在不同数据库里，如何将大量分散的信息进行收集、分类、分析，从中挖掘出有价值的信息供利用者参考与使用,这是档案管理者面临的困难与压力，也是档案管理者能力与价值的体现。

档案数字化应用中公众对档案数字化呈现多元化发展需求，应用档案数字化做好数字化档案管理工作以实现信息共享，提高档案数字化应用管理水平[2]。与此同时，大数据将迎来信息服务大变革。比如，一些网络平台已实现依据个人所好定制个性化服务，倍受广大网民的喜爱。相比之下，档案信息的服务方式仍局限于简单的被动查档服务，导致服务产品品种单一、内容陈旧，已经无法适应大数据时代公众个性化服务需求大趋势，这将是档案管理者关于利用服务能力方面面临的巨大困难与挑战。

（三）对档案资源建设的挑战

目前我们已身处信息技术高速发展的大数据智能时代，海量的数据使得档案数据资源建设的难度大大增加,如果不具备大数据思维，将会被时代淘汰。在网络环境下的数据可以自由生产、自由管理、自由流通，就使得数据的收集归档变得极为复杂。与此同时，每个个体都有可能通过网络平台将档案信息传递、发布和推广，成为数据的开发者。由于大数据是对活动的“全程记录”而非“有用才被记录”，就使得大数据的价值密度较低，而且网络环境中各种数据“鱼龙混杂、参差不齐、真伪难辨”，如何做好数据资源价值鉴定，考验档案工作者的智慧和技能。要提升信息技术水平，建立档案信息数据库，对档案信息进行及时的查看，实现档案信息的共享[3]。

大数据背景下,云计算信息处理平台数字化技术与去计算技术有相似之处,档案管理工作要突出数字化技术的优点，云计算技术主要是根据用户的操作指令，采用网络技术，运用搜索引擎获取大量的信息和资料。数字化技术和云计算技术都具有网络虚拟性，利用虚拟的语言形式将档案资料提供给用户，这将给数据资源价值鉴定增大难度。关键问题要考虑安全性、保密性的问题，如果档案管理人员缺乏安全保密意识，比如，不当的操作或者操作失误等因素，致使档案信息外泄、破坏、丢失等情况发生，再者就是来自网络的黑客、病毒入侵等，对档案数据库造成泄露、丢失、篡改等现象，致使单位遭受损失，严重影响正常工作的开展。

（四）创新档案管理可持续发展思路

一是早日实现档案信息资源共享。档案信息资源共享进度缓慢的原因受多方面因素的制约。随着档案数字化建设和发展，也为档案信息资源共享打下坚实的基础，下一步如何搭建平台，尽快打通各系统和各部门档案之间的壁垒，实现不同领域不同地域档案资源数据整合，打通数字脉络，加大档案信息积累，为实现最大限度地资源共享，真正体现在大数据环境中多种多样档案信息资源的社会共享，既可以缩减档案建设成本，又可以提高档案利用率；二是实现规范化建设。档案管理工作发不开建立规范化管理制度，制定完善信息化建设标准、规范，快速实现档案工作多种技术与业务的有效衔接，早日实现档案信息的网络化、数字化快速发展，早日实现档案管理可持续发展战略目标。

四、结语

利用大数据推进档案管理可持续发展是“十四五”规划的重要任务，也是摆在档案管理者面前新的挑战，既是挑战也是机遇，如何迎接大数据挑战，如何抓住大数据机遇，是大数据背景下每一位档案工作者前进与努力的方向，努力将档案管理工作再上一个新台阶，档案管理信息化建设道路任重而道远。