分析利用大数据推进档案管理可持续发展创新思路

2022-01-01 03:56山东省青岛市李沧区房产服务中心林燕
区域治理 2021年26期
关键词:管理者数字化档案管理

山东省青岛市李沧区房产服务中心 林燕

在大数据时代环境下,本着“数字开启未来,服务促进发展”的指导思想,各行各业都需要在大数据平台发挥巨大的作用,数字化快速发展是我们当前时期发展战略性计划,笔者着重从大数据在档案管理上的应用,结合“十四五”规划要求,档案管理者应积极转变工作思路,推进档案管理有序进步与可持续发展。

一、大数据对档案管理的重要意义

在大数据时代背景下,面对海量的信息,人工操作即将被淘汰,如果没有大数据的收集与整理,很难跟上新时期的步伐。简单地概括大数据时代就是信息化的时代,信息是抢占机遇的先机,如果忽视了信息,就会丧失机会。无论是普通老百姓还是单位、公司、商业等已经离不开大数据,海量的信息需大数据平台进行分类、筛选、分析并提取有用的数据来确保对信息的可利用性,极大提高工作质量与效率。大数据与档案管理两者之间互相依存、密不可分。

简单地理解大数据,就是通过纸质档案进行扫描、拍摄、激光技术三维立体扫描等形式,将档案资源统一整合在一起,从而建立一个以虚拟的档案管理数据库,并给档案管理者提供准确、可靠、真实的档案数据,通过大数据的程序实际应用,可以为查阅者提供便捷的服务,提升档案的利用率,在此过程使档案信息实现共享的目标,为读者查阅资料提供参考依据,使档案的查阅、利用、开放性进一步优化。所以说,大数据对档案管理起到了重要的作用,为今后可持续发展打下了坚实的基础。

二、大数据建设的战略思路

在大数据时代下,各行各业已经离不开数字化,笔者就房产档案为例,就建立数字档案馆(室),整合档案信息资源、重新构建新框架、建立数字化信息平台管理规章制度,打通各个部门之间的壁垒,迎接新时期房产档案领域的挑战,勇于革新,加快传统档案向电子档案的迅速转换,也是数字档案馆(室)与时代同步发展的重要途径。实现档案信息化建设是当前档案管理工作的“重中之重”,紧跟数字化信息技术高速发展,档案信息由纸质管理转变为电子化管理,实现档案管理信息跨越式发展[1]。

(一)建立数字化房产档案信息平台的必要性

笔者以山东省青岛市李沧区房产服务中心为例,充分对本单位的机构情况、工作职能情况、公房管理情况等方面进行充分调研,从中发现存在的问题与当前所面临的困难,积极出台研究方案与对策。当务之急,最能觖决上述问题的就是加快数字化建设,对整个房产系统各个部门的信息进行整合,建立一个大数据平台,早日实现数字化房产档案管理模式。所以说,建立房产大数据平台势在必行,将为房产信息的档案管理在提高质量与效率方面提供有力保障。

(二)提升数字档案管理服务能力和价值

数字档案管理模式,离不开计算机信息技术的支持与应用,把海量的信息全部录入到电脑中,通过编程的方式,建立一套属于房产系统应用的安全软件,让管理者登录即可完成信息浏览、查询、统计等功能。设计一种既可以在计算机上操作,也可以在手机端操作的便捷式软件。通过计算机信息技术能够有效提升房产档案管理工作的质量,为房产档案工作高质量发展打下了坚实的基础。

档案数字化管理是新型档案管理模式,主要是利用计算机信息技术和数字化技术,把档案信息录入到电脑中进行管理的新型管理体制。在网络信息技术快速发展的环境下,档案管理安全性与保密性必须引起高度重视,只有确保信息和数据的安全,才能够有效保证数字房产档案系统的正常工作,也是开展数字化工作的重要前提。

(三)加大档案管理者培训力度,提升综合素质

大数据背景下,尤其是互联网的信息共享,海量的信息需要借助大数据的平台来提供档案利用者的查询、检索等功能,并将档案管理工作的信息传递、接收、存储等过程与信息达到共享,最终实现档案信息的社会化服务。这就需档案管理者掌握先进的网络知识,更新计算机操作方面的知识,以便适应信息化建设管理的需求。对于单位而言,需要在培训方面加大资金扶持力度,为档案工作者提供培训、学习的机会,拓宽其眼界格局,不断更新档案业务知识和专业技能,还要系统地学习信息处理、数据分析等方面的知识,优化其知识结构,提高其整体素质。壮大档案人才队伍,不拘一格广揽人才,加快信息技术、数据分析等方面人才的引进,汇聚各界精英,使档案工作者始终保持积极向上的工作状态,积极学习新知识,努力掌握现代化的科技手段和管理技术,同时要广泛涉猎网络文化、用户分析等各方面的相关知识。提高档案信息化管理的能力,营造良好的学习氛围。使档案工作者能够在大数据领域中不断地创新,不断地总结经验教训,发扬档案人的无私奉献、甘于寂寞的精神,更好地为单位服好,为档案查询者提供高效、便捷的优质服务,以时不我待的紧迫感在时代的浪潮中抓住机遇迎接挑战,努力开创档案事业发展的新局面。

三、大数据建设创新思路

(一)制定科学的档案管理制度

笔者以自己所在的单位为例,首先信息化建设必须引起领导的重视,档案信息化管理总牵头部门是办公室,各个部门要单独设一名档案管理员,负责本部门的信息收集、整理、录入等工作。健全管理制度,明确相关人员的主要职责,将责任落实到具体人,提高工作效率。建立互相监督机制,设定管理员、监督员的职责,做到互相监督、互相制约。利用大数据平台,建立档案查询日志,对每一位进入系统查询的档案员进行监控,一旦出现泄密事件,一查到底,按规章制度来处理。这样一来,结合档案管理员的绩效考核,一是对档案管理员严格管理;二是档案管理平台的安全性得到保障;三是培养档案管理员高尚职业道德。

(二)档案数字化利用所面临的挑战

目前,档案数字化利用率比较低,不利于档案管理应用,档案利用水平亟待提高,这是档案管理者面临的巨大挑战。因大数据时代信息海量,同一档案信息通常分散在不同数据库里,如何将大量分散的信息进行收集、分类、分析,从中挖掘出有价值的信息供利用者参考与使用,这是档案管理者面临的困难与压力,也是档案管理者能力与价值的体现。

档案数字化应用中公众对档案数字化呈现多元化发展需求,应用档案数字化做好数字化档案管理工作以实现信息共享,提高档案数字化应用管理水平[2]。与此同时,大数据将迎来信息服务大变革。比如,一些网络平台已实现依据个人所好定制个性化服务,倍受广大网民的喜爱。相比之下,档案信息的服务方式仍局限于简单的被动查档服务,导致服务产品品种单一、内容陈旧,已经无法适应大数据时代公众个性化服务需求大趋势,这将是档案管理者关于利用服务能力方面面临的巨大困难与挑战。

(三)对档案资源建设的挑战

目前我们已身处信息技术高速发展的大数据智能时代,海量的数据使得档案数据资源建设的难度大大增加,如果不具备大数据思维,将会被时代淘汰。在网络环境下的数据可以自由生产、自由管理、自由流通,就使得数据的收集归档变得极为复杂。与此同时,每个个体都有可能通过网络平台将档案信息传递、发布和推广,成为数据的开发者。由于大数据是对活动的“全程记录”而非“有用才被记录”,就使得大数据的价值密度较低,而且网络环境中各种数据“鱼龙混杂、参差不齐、真伪难辨”,如何做好数据资源价值鉴定,考验档案工作者的智慧和技能。要提升信息技术水平,建立档案信息数据库,对档案信息进行及时的查看,实现档案信息的共享[3]。

大数据背景下,云计算信息处理平台数字化技术与去计算技术有相似之处,档案管理工作要突出数字化技术的优点,云计算技术主要是根据用户的操作指令,采用网络技术,运用搜索引擎获取大量的信息和资料。数字化技术和云计算技术都具有网络虚拟性,利用虚拟的语言形式将档案资料提供给用户,这将给数据资源价值鉴定增大难度。关键问题要考虑安全性、保密性的问题,如果档案管理人员缺乏安全保密意识,比如,不当的操作或者操作失误等因素,致使档案信息外泄、破坏、丢失等情况发生,再者就是来自网络的黑客、病毒入侵等,对档案数据库造成泄露、丢失、篡改等现象,致使单位遭受损失,严重影响正常工作的开展。

(四)创新档案管理可持续发展思路

一是早日实现档案信息资源共享。档案信息资源共享进度缓慢的原因受多方面因素的制约。随着档案数字化建设和发展,也为档案信息资源共享打下坚实的基础,下一步如何搭建平台,尽快打通各系统和各部门档案之间的壁垒,实现不同领域不同地域档案资源数据整合,打通数字脉络,加大档案信息积累,为实现最大限度地资源共享,真正体现在大数据环境中多种多样档案信息资源的社会共享,既可以缩减档案建设成本,又可以提高档案利用率;二是实现规范化建设。档案管理工作发不开建立规范化管理制度,制定完善信息化建设标准、规范,快速实现档案工作多种技术与业务的有效衔接,早日实现档案信息的网络化、数字化快速发展,早日实现档案管理可持续发展战略目标。

四、结语

利用大数据推进档案管理可持续发展是“十四五”规划的重要任务,也是摆在档案管理者面前新的挑战,既是挑战也是机遇,如何迎接大数据挑战,如何抓住大数据机遇,是大数据背景下每一位档案工作者前进与努力的方向,努力将档案管理工作再上一个新台阶,档案管理信息化建设道路任重而道远。

猜你喜欢
管理者数字化档案管理
请别拿管理者的标准要求员工
事业单位档案管理的难点及对策实践
家纺业亟待数字化赋能
如何规范档案管理
论经济学数字化的必要性
高中数学“一对一”数字化学习实践探索
窗口和镜子
高中数学“一对一”数字化学习实践探索
档案管理与企业内部控制关系的思考
从孔子的管理思想谈管理者的自我修炼