提升办公室档案管理策略探析

陈 慧

(内蒙古开放大学，内蒙古 呼和浩特 010011)

进入21世纪，科学技术水平的发展在进一步加快，社会经济不断增长，现代科学技术广泛地应用在人们生活的各个领域，办公室档案管理工作的效率也有了进一步的提升，信息技术对保证档案管理工作的完整性和连续性起到了非常大的作用。运用现代技术手段提高档案管理的质量，不但提升了档案资料的利用效率，而且最大化地发挥了档案管理在办公室工作中的价值。

一、办公室档案管理的现状

随着改革的不断深化，办公室管理制度得到了进一步完善，在档案管理方面不仅提升了档案资料的利用效率，还使档案资料的服务范围得到拓宽。原来的档案管理是通过增加工作人员数量，使档案管理得到精细化的收集和整理，从而达到档案管理效率和服务的提升。现阶段，随着信息技术的不断应用，管理的方式也在逐步提升，工作人员的数量正在逐渐减少，档案管理质量和使用效率有了较大的提升。针对当前办公室在档案收集和整理方面的工作，还有很多方面的问题需要进一步解决完善，办公室的档案管理工作，在新技术的支撑下需要更新工作观念，遵循档案管理的基本原则，创新档案管理理念，探索更加高质量的、高效率的档案管理方法。

二、办公室档案管理的重要性

科学技术的不断创新，对各行业办公室档案管理人员提出了更高要求，工作人员不但要具有丰富的理论知识，还要有较高的思想觉悟和职业素养。在办公室工作中，档案管理是一项重要的工作内容，它不仅记录各单位发展的全过程，还对企事业单位发展过程中的行政决策、人力资源配置、相关信息整理利用有着重要的影响，提升办公室档案管理工作效率，对于提升单位的管理水平、提高员工的工作效率、塑造单位的良好形象，具有重要的现实意义。

三、办公室档案管理存在的问题

1.对档案管理的认识不够到位

在各企事业单位的具体工作中，档案管理只是办公室工作的一部分内容，较多的单位没有认识到档案管理工作的重要性，重视程度不够，没有将其作为单位的重点工作来抓，在工作过程中还是按照传统的工作观念进行档案管理工作。在档案管理的实施过程中，档案管理的模式没有及时更新，不能够合理建设档案管理的基础设施，致使单位的档案管理工作不能发挥应有的效用。

2.现代档案管理模式有待提升

在办公室工作中，档案管理工作是有一定特殊性的，在把收集到的纸质资料进行归档时，需要工作人员将纸质版的文字资料手动录入档案管理信息系统，使数据资料成为电子版的形式，这是办公室档案现代管理信息化中最为基础性的工作。当前各单位都处于信息现代化环境中，档案管理也必须紧跟时代的发展，建立完善的档案管理信息系统，创新档案管理模式，这是单位档案管理工作的发展趋势。现代信息化管理模式有其独特的优势，主要体现在档案信息的查找和共享方面，它比传统的管理模式更便于操作。因此，在档案管理工作的实施过程中，单位内部的管理措施尤为重要，科学合理的档案管理制度，规范的操作流程，是现代信息化档案管理工作的重要保障。在现代档案管理工作中，信息数据库的不断完善，有力地推动了档案信息化的建设，使档案管理工作发挥出更大的作用。

3.档案管理专职人员不足

在各单位档案管理工作中，从事档案管理的人员多数是兼职的，没有经过专业的培训，对于档案管理的专业知识掌握得不够，对档案管理的重要性认识不够，工作缺乏条理性，对于现代档案管理信息系统的操作流程不熟悉，导致在具体工作中不能够有效地完成档案的收集整理。档案管理员由于是兼职，工作岗位不确定，流动性较大，这就给办公室档案管理带来了非常大的困难，因此，只有加强管理人员的培训，确定专职的档案管理人员，才能适应档案管理信息化发展的需要。

四、办公室档案管理应遵循的原则

1.严谨性原则

严谨性原则是办公室档案管理工作中必须遵循的原则。随着现代信息技术发展速度的逐步加快，办公室档案管理的效率也应不断提升。随着人事制度的进一步改革，各单位的人员也在不断变动，单位档案的信息资料也变得更加多样化，在信息化办公不断进步的新时期，办公室档案管理工作的开展，更需要遵循严谨性原则，审核档案内容是否客观真实，档案记录的信息是否准确完善，这就要求档案管理人员具备科学严谨的工作态度，有较强的职业道德素质，还应该有应用现代新技术、新方法的能力。只有遵循严谨性原则，才能准确地完成档案管理工作。

2.合作性原则

随着时代的进步，合作在工作中显得越来越重要，同事之间、部门之间要讲求合作，只有合作才能提高协同作战的能力。在办公室众多工作中，档案管理工作的顺利开展，需要单位多个部门进行合作才能够完成，如各部门的文件信息资料，需要各部门进行搜集和整理后与办公室合作进行归档，这就要求办公室档案管理人员与各部门之间进行交流与沟通，相关人员要遵循合作性的原则，以高效达成档案管理工作的目标和任务。

3.准确性原则

在档案管理中，需要收集、记录、整理及传递档案的资料信息，在收集整理过程中必须要保证资料的准确性，因为档案资料是否准确，直接关系到档案资料的使用价值。因此，在档案资料的管理过程中，档案资料的整理、信息的搜集、相关会议内容的记录等都需要保证信息的准确性、真实性、时效性，只有精细化的管理，才能够保证档案管理工作有效进行，为单位的各项决策提供有力的依据。

五、提升办公室档案管理的有效策略

1.突出办公室档案管理的科学性

随着信息技术时代的进一步发展，档案管理工作也需要与时代的发展相适应，传统的管理模式显然已经不能够适应现代信息社会发展的需求，在办公室档案管理工作中，针对档案管理出现的新问题和新趋势，管理者必须紧跟时代步伐，明确新时期办公室档案管理工作在单位总体工作中的重要性。在管理过程中运用新时期档案管理工作的新理念和新模式，充分体现办公室档案管理的科学性。在档案管理过程中发现的新问题，要及时调整工作方法，改变工作思路，运用科学的档案管理体系，使单位档案管理工作适应现代社会的发展需求。

2.健全办公室档案管理体系

“时代是思想之母，实践是理论之源”，中国特色社会主义进入新时代，各行各业的工作都有了全新的发展，利用现代信息技术作辅助，积极创建现代档案管理体系，科学收集、整理各类档案数据，建立健全科学信息技术发展背景下档案管理的新体系，是加强办公室档案管理、保障其合理应用的有效途径。在新时代管理理念和管理制度的影响下，档案管理工作必须建立、健全与本单位相适应的档案管理体系，才能解决档案管理中出现的问题。健全档案管理信息化体系建设，可以有效提高单位档案管理的工作效率，不仅可以减轻办公室档案管理工作人员的压力，而且能够为办公室档案管理工作提供有力的依据，更好地推进档案信息化管理的进程，不断提高档案管理在现代社会中的应用效率，使办公室档案管理发挥出更大的作用。

3.创新办公室档案管理理念

新时代档案管理工作是集网络化、信息化、数字化为一体的服务体系，办公室档案管理需要紧跟时代步伐，更新管理理念，要充分利用现代信息技术手段开展档案管理工作，特别是现代大数据技术在档案管理中的应用，加强了档案数据搜集与整理的可操作性，使得数据的筛选和分析更加便捷和准确，给档案管理工作带来了变革性的提升，对档案管理工作的开展起到了至关重要的作用。所以，在档案管理过程中，要合理运用现代信息技术的优势，创新管理理念，不断提升管理工作效率，使档案管理适应于现代社会生活的发展需求，更好地服务于社会。

4.优化办公室档案管理流程

在办公室工作中，档案管理也是重要内容之一。由于信息时代的进一步发展，使得单位处理的信息档案越来越多，数据的增加对单位档案管理人员的工作也提出了更高的要求，这就需要档案管理人员创新档案管理流程，让档案管理工作更加系统、规范，面对信息化时代档案管理工作出现的新特点，转变工作思路，更新管理理念，创新管理方法，逐步健全科学规范的信息化档案管理体系，建立起一套完整的办公室档案管理细则。在优化管理流程时结合本单位的具体工作性质，依据档案管理的基本原则，制定符合本单位实际工作的档案管理流程，并要求工作人员严格按照指定的工作标准和工作流程执行，使档案管理工作的效率得到综合提高，更好地适应新时期档案管理工作的发展。

5.提升档案管理人员综合素质

随着计算机网络技术的发展进步，人类进入了网络信息时代，新型信息技术应用于档案管理工作中，这就对档案管理人员提出了更高的要求。在档案管理工作过程中，管理人员要有较高的专业素质，熟悉信息系统操作流程，学习信息录入操作规范，并能够了解现代信息化档案管理技术的发展趋势。因此，加强办公室档案管理人员专业能力的培训，提升档案管理人员专业信息化水平至关重要。这就需要对档案管理人员定期开展专业能力方面的培训，或者聘请相关专家举办讲座，采取让工作人员走出去的方法进行技术交流。加强工作人员之间的学习交流，通过培训和学习提高档案管理工作人员的信息化水平，提升办公室档案管理工作的效率，使档案管理工作向更加科学化的方向发展。

新时期的档案管理人员，应当紧跟时代发展的脚步，树立自身爱岗敬业的精神，站在服务群众的角度上看待问题、考虑问题，主动地提升自身在档案管理工作方面的业务能力，不断提高自我学习的意识，积极地参与到档案管理部门组织的专业培训工作当中，提高自身的管理思想素质，把创新档案管理工作作为必修课，学习先进的档案管理工作方法，完善操作流程，不断提升办公室档案管理的水平。

6.完善信息化档案管理制度

利用现代信息技术建立标准化档案，不断完善档案管理措施，使档案更有效地产生服务效能，需要建立比较规范完善的管理标准。在新时代信息技术不断更新的背景下，办公室档案的管理要适应时代发展的需求，把现代信息技术应用到档案管理工作中，使档案管理工作不断向信息化迈进。例如，在整理档案时应用自动分析技术、数字化技术，会使得电子档案的信息更加详细，从而提高办公室档案管理水平。

7.加大档案开发利用力度

在科学技术飞速发展的背景下，办公室档案管理也要适应时代发展的需求，科学地收集数据信息，在合理收集整理信息的同时，将信息加工为可采集的数据，充分利用信息时代的发展优势，创新档案管理理念，充分发挥现代信息技术的作用，探索档案管理具体的应用途径。通过对标准化规范体系的构建，针对档案信息资源加强开发，实现档案数据传输系统化。通过大数据技术进行数据收集与整理，对分析出的数据进行归档，此外，还应充分利用大数据的优势，建立健全办公室档案管理的措施，充分发挥出办公室档案信息资源的价值，促进档案管理向多元化方向发展，不断提升档案管理在单位服务过程中的利用率。

总之，在企事业单位的各项工作中，办公室档案管理是一项重要工作，应该给予足够重视。在档案管理工作实践中，管理人员要具备专业的管理知识，创新档案管理理念，遵循档案管理原则，做到系统、科学地进行档案管理工作，同时积极采取有效措施，优化档案管理流程，不断提升个人业务素质，积极应用先进的管理理念开展档案的建设工作，不断学习新的管理方式并全面应用到实际工作中，从而促进办公室档案管理水平不断提升。