指导会计档案管理的标准与方法

袁文娅，郑艳燕

(内蒙古电力科学研究院 电力技术情报所，内蒙古 呼和浩特 010020)

1 引用标准

《电力工业企业档案分类规则》(0-5大类)；电科院〔2008〕86号《内蒙古电力科学研究院文书档案归档范围和文书档案保管期限表》(0-5大类)；DA/T 1-2000 档案工作基本术语；财会字〔2015〕79号会计档案管理办法；按照DA/T 39-2008《会计档案案卷格式》；DA/T 42-2009 企业档案工作规范。

2 名词解释

2.1 会计档案

会计档案是会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

2.2 档号

档案室在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并有统计监督作用。

2.3 移交

档案室或档案馆等按照国家规定，把档案交给接收方档案馆(室)保存的过程。

2.4 整理

按照一定的原则对档案实体进行分类、组合(包括件、案卷两种形式)、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

2.5 归档

办理完毕，具有保存价值的文件经系统整理，交档案室或档案馆保存的过程。

2.6 分类

按照选定的属性(或特征)区分分类的对象，将具有某种共同属性(或特征)的分类对象集合在一起的过程。

2.7 鉴定

判定档案真伪和价值的过程。

2.8 销毁

经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。

2.9 归档范围

文件材料需要归档的价值标准。

2.10 保管期限

对档案划定的存留年限，是档案保管期限表的核心条目，衡量档案鉴定工作质量高低的重要标准。

3 会计档案的分类类目、归档范围、保管期限、档号标识、组卷方式

3.1 执行标准

依据《内蒙古电力科学研究院文书档案归档范围和文书档案保管期限表》(0-5大类)分类表中的4大类进行类目设置；按照DA/T 39-2008《会计档案案卷格式》；财会字〔2015〕79号会计档案管理办法。

3.2 借阅利用权限

会计档案归档的文件材料必须完整齐全：会计凭证组卷、会计账簿组卷、财务报告组卷，同时填写《档案移交目录清单》《会计档案目录》，一式两份，交接双方签字、盖章后交接；会计档案只限财务人员借阅利用，不得借出查阅室，确因工作需要经财务部长批准，非本单位工作人员调阅会计档案经分管领导批准。

3.3 类目-430(会计报表类)

3.3.1 归档范围与保管期限。主要财务指标快报(包括文字分析)10年；月、季度会计报表(包括文字分析)10年；年度会计报表(决算)(包括文字分析)30年。

3.3.2 档号标识。2020(年度)-430(问题)-001(案卷号)。

3.3.3 组卷方式。检查核对，案卷组合保持内容的密切联系；卷内报表排列顺序为，会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表、财务报告必要文字说明、会计报表封底；填写卷内目录和备考表；装订；封面编目。

3.4 类目-431(会计账簿类)

3.4.1 归档范围与保管期限。现金和银行存款日记账30年；明细账、总账、辅助账簿30 年；固定资产卡片30年；涉及外事的会计账簿-永久。

3.4.2 档号标识。2020(年度)-431(问题)-002(案卷号)。

3.4.3 组卷方式。检查核对账表，按账簿启用表有关记载核对各个账户是否相符，齐全，连续；排列顺序为：账簿封面、账簿启用表、经管账簿人员一览表、账户目录、账页、封底；根据账簿是活页账簿还是固定账簿的情况分别进行组卷。

3.5 类目-433(会计凭证)

3.5.1 归档范围与保管期限：原始凭证、记账凭证和汇总凭证30年。

3.5.2 档号标识：2020(年度)-433(问题)-003(案卷号)。

3.5.3 组卷方式：排序检查；拆金属物；折叠接边；案卷组合，会计凭证按记账凭证的顺序，根据凭证数量的多少组合为若干卷(本)，按照多则分、少则合的案卷组合方法，按日、旬、月组合成若干卷；有两孔一线和三孔一线装订法；左上角和左侧装订法；封面填写，立档单位、凭证名称、起止日期、册数、记账凭证号、财会主管(签章)、经办会计(签章)、保管期限等项目，永久保存的会计凭证应在案卷备考表、案卷封面空白处，注明凭证编号、内容摘要，以防会计档案鉴定销毁时将其销毁。

3.6 类目-434(其他类)

3.6.1 归档范围与保管期限：银行余额调节表、银行对账单、纳税申报表10年；会计移交清册30年；会计档案保管清册-永久；会计档案销毁清册-永久。

3.6.2 档号标识：2020(年度)-434(问题)-004(案卷号)。

3.6.3 组卷方式：一般保持原卷册进行组合、装订；同类目、同保管期限的卷册进行组合。

4 会计档案借阅、利用、销毁的6项表格涵盖内容

4.1 会计档案借阅登记表内容

序号、日期、档号、题名、利用目的天数、借阅部门、借阅人签字及电话、归还日期、备注。

4.2 会计档案目录内容

序号、档号、日期、题名、页号或凭证号、保管期限、类别、责任人、备注。

4.3 会计档案利用审批表内容

日期、利用目的、利用内容、经办人及日期、使用部门领导审核意见及日期、使用部门分管院长审核意见及日期、备注。

4.4 会计档案利用效果登记表内容

利用日期、利用部门、利用者、档号、主要内容、用途、利用效果。

4.5 会计档案销毁清册

4.5.1 文字内容。批准人、单位公章及时间、销毁人、监销人、销毁内容、目录号、销毁类别、销毁册数、起止卷号、年度、保管期限、案卷号。

4.5.2 表格内容。序号、类别、题名、起止时间、目录号、案卷号、原期限、已保管期限、页数、备注、财务负责人签字、档案负责人签字、日期。

4.6 会计档案销毁清册审批表内容

销毁单位盖章、日期、销毁会计档案总计(卷)、会计凭证、起止年度、会计账簿、起止年度、财务报告、起止年度、其他核算材料(卷)、起止年度、备注、销毁原因、主管领导-档案部门-财务部门的意见和签字及日期、监销人签字及日期(一式两份：一份销毁单位档案室保存；一份财务部留存)。

5 会计档案的鉴定与销毁

5.1 鉴定和销毁的一般要求

每年第四季度由档案管理员根据《内蒙古电力科学研究院文书档案保管期限表》对档案进行梳理，判断档案是否到期，制定《销毁清册》。

《销毁清册》经相关部门审核签字，报送分管领导，经分管领导批准，档案管理人员提取相关档案再次由相关部门人员确认后，在指定地点签销，并在《销毁清册》上签字。

5.2 会计档案的销毁

保存期满，未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未终结事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出在《会计档案销毁清册》和会计档案保管清册中注明。

对保存到期的会计档案，进行销毁。

由本单位档案部门会同会计部门提出销毁意见，编制《会计档案销毁清册审批表》，标明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、保管期限、销毁时间等内容。

分管领导在会计档案销毁清册上签署意见。

销毁会计档案时，应由档案和会计部门共同派管理人员监销。

监销人在销毁会计档案前，应按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所需销毁的档案。销毁后，应在销毁清册上签名，并将监销情况报告给分管领导。

6 结束语

电力技术情报所档案室，会计档案数量相对较多，按照以上5项会计档案管理的标准和方法，会计凭证、账簿、报表等材料在会计年度结束后，由财务部门整理归档，保管一年后移交档案室。档案室及时为借阅利用的会计人员提供齐全、完整的库藏文献，提高档案利用服务的科学入库与规范管理，为电力工程项目实施提供理论依据，为电力系统运行提供技术参考。