智能化时代电力企业档案管理发展战略分析

郑艳燕

(内蒙古电力科学研究院，内蒙古 呼和浩特 010020)

信息技术的发展以及智能化时代的来临对档案管理工作提出了更高的要求，也在一定程度上改变了档案管理工作的模式，提高了档案管理的效率。在智能化时代当中，电力企业档案管理人员需要具备智能化意识与信息化管理理念，利用智能化技术整合档案信息，加强档案安全管理。

1 智能化时代电力企业发展档案管理的重要性

档案管理又被称之为档案工作，指的是档案室对档案实体与档案信息进行的管理工作，主要包括档案的收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、研究、利用等各个方面的工作[1]。档案管理工作具有服务性、政治性以及管理性等特点，且开展档案管理工作具有重要意义，不仅可以为电力企业的发展提供帮助，也可以促进社会的长远发展。电力企业的档案包含大量的信息，可以反映电力企业的发展历程，加强档案管理有利于为电力企业的后续发展提供借鉴，同时综合开发档案是电力企业体制变化的需求，可以为电力企业的科学决策提供依据。

2 智能化时代电力企业档案管理中存在的问题

2.1 档案管理方式较落后

当前，电力企业虽然已经开始利用信息技术开展档案管理工作，但是仍然以手工管理为主，导致档案管理效率较差，也无法满足档案使用需求。例如，很多档案管理人员会对档案进行逐一分类，并做好相应的标记。但是在智能化时代当中，档案信息量十分庞大，且部分档案信息是交叉的，如果仍然用传统的管理理念开展管理工作无法有效对档案信息进行分类和标记工作[2]。同时，过去档案管理人员认为档案管理的重点是档案文件而不是档案当中的数据信息，缺乏数据意识，没有深入挖掘档案数据信息的重要价值。

2.2 档案管理制度不健全

部分电力企业较为注重电能的开发与营销，忽视了档案管理工作，只制定了一套较为笼统的档案管理制度，但该制度并不符合管理需求，且没有完善档案管理流程，导致档案管理工作缺乏制度性与规范性。

2.3 档案管理人员素质有待提升

首先，部分电力企业的档案管理工作缺乏专人管理。一些电力企业会安排行政等方面的人员兼职档案管理工作，但这些人员并不具备专业的档案管理知识，档案管理能力也比较差，无法有效开展档案管理工作[3]。也有一些电力企业没有设置独立的档案管理部门，将档案管理工作划分为其他部门的工作，导致档案信息得不到有效利用。

3 智能化时代电力企业档案管理发展战略

3.1 创新档案管理方式，增强档案管理的创新性

创新是发展的前提与关键，电力企业在发展档案管理工作时需要跟随智能化时代的步伐，转变管理思想，打破传统理念的束缚并实现服务创新。在智能化时代当中，电力企业需要将被动的档案管理转变为主动的档案管理，科学应用智能化技术为档案管理工作注入活力与动力。同时，电力企业还需要创新服务途径，做好信息跟踪服务，提高档案管理人员的信息整合能力，积极挖掘信息价值。其次，电力企业需要扩大档案管理的职责范围，加强信息交流，实现共享。例如，电力企业可以利用人工智能技术构建无人档案馆，增强档案管理的创新性，即利用机器学习、自然语言处理等方式实现档案数字化与档案的智能分类[4]。电力企业也可以利用神经网络技术实现档案的开放鉴定，通过神经网络技术构建网络系统，实现信息的识别与传递。

3.2 完善档案管理制度，增强档案管理的制度性

在智能化时代中，健全的档案管理制度仍然发挥着重要作用，为此电力企业应该根据企业的实际情况完善管理制度。①电力企业需要根据企业的发展方向以及发展目标明确档案管理目标，并健全档案管理制度，确保档案管理工作得到有效落实。②智能化的档案管理工作较为复杂，其中解码手段与计算机技术的应用都非常复杂，所以电力企业需要根据智能化档案管理的特点以及智能化技术的情况完善档案管理制度，对技术的应用进行明确规定，从而增强档案管理的制度性。此外，电力企业需要优化档案管理队伍的配置，将档案管理人员的工作与绩效薪酬制度挂钩，从而调动档案管理人员工作的积极性。

3.3 规范档案管理流程，增强档案管理的规范性

增强档案管理的规范性是每个企业在进行档案管理工作时都需要注意的一点，同时国家对企业的档案管理工作也进行了明确规定并颁发了相关法律法规，所以电力企业需要规范档案管理流程，避免档案管理工作中出现违规等行为。①电力企业需要根据国家的相关法律完善档案管理流程，例如，严格按照《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等法律法规开展档案管理工作，如果存在特殊档案信息需进行专门的特殊管理。②电力企业的部分信息需高度保密，一旦泄露会造成严重后果，所以电力企业需要做好档案的保管工作，利用多重加密技术、自动监督检查技术等手段保管档案，避免档案丢失。

3.4 落实管理责任制度，增强档案管理的责任性

电力企业的档案数据需要妥善保存，所以电力企业需要落实档案管理责任制度，让档案管理人员意识到档案管理的重要性，增强自身的职责意识。①电力企业需要制定完善的责任制度，明确档案管理部门以及每一位档案管理人员的职责，保证在出现问题时能够第一时间找到责任人。②电力企业需要完善监督制度，监督人员需要严格管理进出档案室的人员，禁止闲杂人等进入，也要对档案管理人员进行监督，若发现档案管理人员存在违规行为需及时制止并处罚。企业也可以构建人工智能化管理系统数据库安全平台，自动设置等级限制，并通过面部识别、指纹识别、语音识别、静置密码识别等智能化技术对获取信息的人员进行识别与控制，避免信息被篡改或被盗取[5]。

3.5 提高管理人员素养，增强档案管理的实时性

①电力企业可以根据需求招纳经验丰富、掌握专业知识且具有信息、智能化等技术应用能力的档案管理人员，优化档案管理队伍。②需要对现有的档案管理人员进行专业培训，提高档案管理人员的专业素养。可以邀请档案管理专家开设讲座，也可以定期安排部分档案管理人员进修，从而在丰富其管理经验的同时提高其智能化技术的应用能力，增强档案管理的实时性。

4 结束语

智能化时代的到来为档案管理工作提供了新的机遇，但也使档案管理工作更加复杂，因此需要树立智能化管理理念、加强信息化建设、完善管理机制、加大人才培养力度并增强档案信息的安全性，从而增强电力企业档案管理的创新性、制度性、规范性、责任性以及实时性，充分发挥档案的作用，实现电力企业的智能化发展与可持续发展。