大数据时代下高校合同管理研究

◇泉州医学高等专科学校 许达升

当前部分高校对合同管理的重视度不足，缺少严格合同审核流程与制度，缺乏标准化的合同管理体系，导致合同管理存在较多问题。在《行政事业单位内部控制规范》的要求及大数据技术手段扩大影响的背景下，高校加强合同管理有着重要的意义。本文针对高校合同管理现状提出了动态化管理，清晰化编码，规范化制度，以及创新化流程等举措与途径，能够有效提升高校合同管理的效率与效果，实现高校合同管理的价值意义。

随着高校创新改革的不断加深，内容范围也越来越广泛，除了教学工作外，一些管理方法也逐渐纳入了高校在新时代下不断发展和完善的目标，其中合同管理工作就是不可或缺的重要内容。但由于前期的不重视导致目前高校的合同管理工作尚存在不合理之处。

1 高校合同管理工作的开展现状与问题

（1）高校对于合同管理的重视程度不足。高校在过去的发展进程中，大部分时间都将主要的精力和关注度放在了教学水平的提升上，再加上过去的信息传播并不便捷，高校的对外合作和交流较少，从而导致高校内的合同管理工作任务并不繁重，自然也没有进行过多的投入。但随着高校的发展，合同存储量激增，不重视的弊端也逐渐显露，缺少及时应对的措施，容易在工作中出现错误[1]。

（2）高校缺少严格合同审核流程与制度。对于现有的高校来说，在合同管理方面存在的一个明显问题是缺少严格的审核流程与制度。大多数时间都只是表面性和简单性的进行教师的合同申请审核，没有详细的核对合同内容是否合规，从而出现一些购买硬件时合同造假的情况，让高校承受了损失，并且也无法保证所购商品的质量与售后情况，甚至影响教学。由于学校属于行政单位，所以应该设立专门的审计部门和监督部门对日常的合同签订批准进行积极的评估与审查。较为流于表面的合同监管方式降低了学校的公信力与约束力。

（3）高校的合同管理措施执行效果不佳。目前，大部分高校已经有一套合同管理措施和办法，但由于缺少这方面的监督指导，导致在合同管理制度执行的时候，往往不能够完全按照要求来执行。包括合同前期的洽谈，起草等，在缺少约束力和公共监督的环境下，高校合同的制定到管理很难做到无缝衔接，往往会在某一个环节出现时间间隔长的情况。而且由于高校内部的部门较多，每个部门之间的信息传递和反馈都存在一定的延长和迟缓性，导致在合同管理的措施进行上传下达时并不及时，从而就导致了执行效果不佳的结果。

（4）高校缺乏标准化的合同管理体系。对于高校来说，其既是国家高级人才培养的基地，又是一个不可或缺的行政部署单位，承载着国家对于教育的政策部署与执行。所以高校更应该具备完备与标准化的运行体系。但是合同管理明显缺少统一的标准，每个高校各自执行一套规则，甚至在同一高校内部不同的院系之间也存在着差异。这就导致无法树立一个标杆去衡量合同管理工作的质量好坏，更无法明确找到不足之处从而做出有针对性的调整和改革。

2 高校进行合同管理工作改革的必要性

（1）符合经济化时代发展的规律与要求。合同的签订表征着高校与各方沟通和交流的扩大，同时也是高校自行创收经济效益提升的表现，因为只有高校足够强大，才能够吸引更多优秀的合作伙伴与项目，建立更加长远的合作关系。因此，对合同管理的重视，也是对经济时代下高校进一步提高的迎合与呼吁，是符合发展规律的举措与行为[2]。

（2）促进高校整体运营与管理模式进步。高校对合同管理工作的加强与提升，尤其是在大数据时代下的建设，直接反应了高校对于自身新运营模式的重视。合同管理制度的改进与提升，是高校新时代加强自我建设的必经之路，是改革无法绕过的关键问题。并且随着合同管理工作的完善，所涉及的部门和环节也能够得到较好的提升。而互联网的普及，使高校多了一条宣传自我的机会与途径，合同管理同样如此，可以通过网络进行交流和经验的分享，实现高校整体运营与管理模式的进步。

（3）降低高校沟通成本提升工作的效率。传统的合同管理制度下，基本都是进行人工的资料收集与评估。从负责人员来说，需要对接和交流的对象较多，包括了平行部门的同事，以及前来办理合同入库和查询的服务客户，这些都会产生较大的时间和精力消耗，需要有比较缜密的运行模式与大量的人力物力才能够实现。高校进行合同管理模式方法的改革，可以减少人为消耗带来的浪费，更多交给机器去执行和解析，从而降低沟通成本，提升整体工作的效率。

3 高校在大数据下改革合同管理的举措

（1）实现动态化的合同管理制度运用。对于高校来说，想要实现合同管理的价值，必须要建立起一个完备和严谨的管理制度，只有打好制度的基础，才能够顺利的进行上层建筑的铺设与建造。所以高校应该首先从制度入手，尤其是在大数据时代的背景下，不同情境发生的频率在不断变化，高校应该首先根据目前所具备的合同管理条件，考察已有制度是否能够覆盖到所有的大数据合同内容，是否存在明显的漏洞，一旦发现问题，应该对本校的日常工作管理条例和秩序进行修改与完善[3]。

（2）构建清晰化的合同编码体系体制。在大数据时代的背景下，高校的合同也逐渐倾向于网络电子版的存储方式，为了更方便的读取，需要对不同的合同进行分类存档，这就需要编码。常规的学校合同编码的规则为承办单位，相关部门，合同项目类别，合同签订时间以及唯一对应的合同编号。在这些编码内容中，承办单位与合同唯一编号是关键内容与信息，能够在最快时间匹配到相应的项目和负责人。所以一定要对关键内容设计简单的编码格式。编码的方式不宜太过复杂防止查询困难。但是又不能过于简单，应该具备一定的防盗防泄漏的能力。

（3）丰富层次化的合同审核审批流程。高校的合同管理中不能缺少的一个步骤就是合同的审核，因为对于高校来说，每年都会有很多合同，这都是庞大的合同审核量。不仅需要对合同内容进行审查，还需要对合同撰写格式以及后续的归档进行管理。这时就可以把大数据的思想融合进合同管理中，为每一个教职工建立起个人的合同日志目录，新增时可以直接在个人的目录下修改与编辑。这样一来，就实现了清晰化和层次化的合同审核流程，对应不同的合同层级，分别对应到不同的部门和窗口，减少合同混杂带来的任务量堆积[4]。

（4）规范格式化的合同文本编写登记。合同的撰写和内容的安排都是由每一个高校自己进行规定与执行的。这就造成不同高校之间如果有课题项目的合作和往来，合同的格式不一致性就可能导致出现一些矛盾和问题，从而影响合作的进度。所以从这个角度来说，高校加强合同管理同样需要重视合同内容的一致性。通过大数据结构和平台，不同高校可以按照统一的标准撰写文本，通过上层指导下层及法律顾问提供专业法律意见的方式，融合多方的建议与习惯，推出规范化格式化的合同文本模板。

（5）创新信息化的合同管理运行手段。在大数据时代的背景下，各行各业纷纷进行着改革与创新，对于高校合同管理工作来说，更是应该从各个方面和环节进行调整与适应。大数据的整合为高校提供了一个更加准确和全面的资料库，能够让合同文件数据存储更加安全，访问更加快捷。并且随着各个高校对于计算机人才的不断引进，成立了一系列的创新团队小组，高校可以充分发挥人才的积极性，对本校的合同管理系统进行独立的开发与运行，并且组织全体师生培训，尽快习惯使用线上的流程进行合同的申请和后续处理[5]。这样一来，能够直接实现任务与结果的对接，提升整个高校合同管理的效率与速度，也能够让高校离现代化与自动化的管理模式更加接近。

4 结语

高校在以往的发展进程中，将主要精力都放在了教学质量的整顿和提升上，对于学校管理模式的改进与融合关注较少，尤其是对于合同管理并不完善。但是为了迎合时代发展的需求，加强高校管理的提升，鼓励更多师生参与到学校建设的工作中，就应该对现有的合同管理进行标准化的模式分类，不断增强动态化的制度运用，构建清晰的编码体系，不断加强创新，学会使用信息化的手段，提高合同管理的效率。