高校毕业生档案转递问题及对策分析

王 玲 巩诗琪

学生档案是学生学习阶段形成的反映其各方面表现的以备查考的历史记录。根据“人随档走”的原则，学生从高校毕业时，学校要根据毕业生的去向对档案进行转递。档案转递工作能否平稳推进是毕业生档案能否顺利转变为人事档案的重要条件，对档案本身价值的有效发挥也起着重要的作用。随着毕业生档案转递方式的变化，传统的转递工作遇到了新的挑战和机遇，化解危机、把握机遇是目前毕业生档案转递工作的重中之重。

一、毕业生档案转递工作现状

1.档案转递方式多元化。档案邮寄方式从机要通信独占转变为EMS和机要通信共同参与，并且以EMS为主导。2015年之前，按照国家规定，毕业生档案都需通过机要交通或专人取送的方式转递，机要通信转递几乎是毕业生档案转递的唯一方式。随着高校毕业生数量的剧增，机要通信的转递资源有限，学校和机要局的转递压力倍增，难度也不言而喻。从2015年6月起，教育部、人力资源和社会保障部、国家邮政局联合发文指出，大学生档案不属于国家秘密载体，也不属于邮政机要通信的转递范围，机要通道停止接收和投递各类大学生档案，并提出“毕业生档案可采用‘邮政EMS标准快递’形式转递”，除涉密高校、涉密专业和到涉密单位就业的高校毕业生档案外，其他毕业生档案都可以通过EMS方式转递。这增加了毕业生档案的转递方式，也适应了现代快递业务的发展需要。近年来，中国邮政特快专递的业务能力取得了长足的发展，其拥有先进的航空和陆路运输网络以及遍布城乡的全程全网服务网点，同时邮政部门对大学生档案进行单独处理，并开辟了专属绿色邮寄通道，为提升服务效率奠定了坚实的基础。将EMS纳入毕业生档案转递工作之中，为快速、便捷、安全、准确地做好毕业生档案转递工作提供了有力保障。

2.档案转递去向多样化。高校毕业生就业呈现出多元化的趋势，多样的就业领域、相对宽泛的就业时间以及灵活的就业方式已经成为高校毕业生就业的发展趋势。随之而来的是，毕业生档案去向也打破了传统的格局，复杂多样的转递去向逐渐挑战着传统单一的转递方式。根据目前高校毕业生就业的情况，档案去向一般有五种：报到证上是国家机关、国有企事业单位的编制内人员，将档案邮寄至该单位；上述单位的非编制内人员，将档案邮至该单位委托的人事代理机构；民企私企等不具有档案接收权限的单位，则有两种处理方法，一是将档案转递至学生原籍的人才交流服务中心，二是转递至就业单位所在地人才中心；自主创业或毕业后暂未就业的毕业生，也可以将人事档案托管到人才交流服务中心；由于出国留学等原因暂缓转递的学生办理档案托管手续后不必填写转递地址，暂存高校，高校可为其提供最长两年的档案托管服务，待保存期满后由学生本人提出转递或由有档案接收权限的单位来函调档[1]。针对毕业生不同的去向，根据EMS邮寄的需要，档案管理部门需要详细统计毕业生档案邮寄的地址、收件人、联系电话等必要邮寄信息，以确保档案邮寄工作的顺利进行。

3.档案转递管理的信息化。网络和信息技术的发展为档案管理的信息化提供了条件保障。各高校都不同程度地将信息技术运用到学生档案管理工作之中，利用学生档案管理系统来进行各环节的管理，档案转递工作也必然纳入其中。信息化转递提高了毕业生档案转递的效率：一是通过一键导入的方式将毕业生的档案转递信息录入系统中，可以快速地进行地址分类、统计，并形成回执信息，减少工作量，提高工作效率；二是将档案转递数据与EMS的邮寄系统进行共享，可以快速、准确地打印出快递单，避免邮政部门的重复录入，节省时间，提高邮寄效率；三是与邮局共享档案邮寄数据，将转递结果录入系统中，为查询利用提供数据保障。

4.档案转递结果的可追踪性。随着毕业生以及社会各单位查询转递结果的需求不断上升，将邮寄视为档案转递工作终点的观念急需破除。通过机要通信查询转递结果，需要单位出具介绍信到机要部门查询，这在很大程度上限制了学校档案部门提供查询服务的时效性和主动性。随着现代快递业高技术性的发展，随时随地追踪邮寄物品的信息已经变为可能。学校档案部门一方面可以将邮政部门的转递信息录入自身的管理系统，学生通过登录系统查询自己档案的转递情况；另一方面，也可以将毕业生档案转递的快递单号反馈给院系，学生通过邮政的查询系统追踪自己档案的转递信息。通过提供可追踪性的服务，档案部门变被动服务为主动服务，不仅提高了服务的时效性、灵活性和准确性，也积累保存了历年的转递结果，延长了服务时限。历届毕业生都可以致电或登录学校网站进行查询，有助于档案轨迹完整性的保持，如转递出现问题也可以及时溯源，寻找解决措施。

二、高校档案部门在毕业生档案转递工作中的问题

1.转寄信息填写不规范。毕业生去向复杂多样，档案转递地址也各不相同，毕业生在进行毕业生档案EMS邮寄单填写时往往会出现问题。一是接收单位填写不规范，比如有的毕业生填写了收件人单位的简称，邮寄至多校区的学校没有明确标明校区，或单位有分址但没有明确具体地点。二是目标单位地址填写不准确，填写时没有按照省（自治区）、市、区、街道的顺序逐级填写，收件地址中有错字，收件人和联系方式不准确、不对应等，毕业生填报过程中的失误会致使退档。三是填写的接收单位没有人事档案接收权限。流动人员人事档案具体由县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的单位管理，其他单位未经授权不得管理流动人员人事档案[2]。毕业生可能会误将三方协议中公司地址当成档案转递地址填写，填写没有接收权限的单位会导致退档。一旦退档，档案部门需要联系毕业生进行二次转递，转递不成功档案就滞留在高校，导致人档分离。档案邮寄到错误的地址，还可能造成档案丢失、档案被私自开启等种种风险。

2.缺乏对留滞档案的有效处置。留滞档案一般分为两种情况，一是由于转递地址填写错误导致无法成功投递退回学校的毕业生档案；另外一种是毕业生在毕业后两年的自主择业期内将档案保存在学校，但超期后仍未联系派遣的档案。日常工作生活中对档案的使用次数较少，不少同学由于遗忘等原因将档案遗置学校档案馆。直到报到证失效，高校档案馆也无法将毕业生档案转出，十分不利于将来毕业生档案的利用[3]。多数高校档案部门没有针对留滞档案的专门处理办法，由于不明确的转递地址，高校档案部门无法转递遗留档案，只能先将这些档案保存起来，等待毕业生主动联系学校，或其他单位来函调档。遗留档案不仅占用了高校档案馆空间等公共资源，降低了行政效率，也会限制毕业生档案的利用，毕业生需要依据档案出具相关证明时会面临诸多困难。

3.档案转递信息的查询服务不及时。高校档案管理部门邮寄后查询服务不及时主要有两方面原因。一方面，由于一届毕业生众多，档案部门人手不足，高校档案部门的转递时间紧任务重，仅能在有限范围内提供查询服务[4]。另一方面，不少高校没有确认结果的意识，认为档案寄出即工作结束，默认档案送达。EMS转递方式占据主流后已经可以实现一定程度的追踪，但EMS的终端投递人员不固定，快件滞留代收点等情况时有发生，可能会导致毕业生档案的丢失。不少高校档案转递后没有确认目标机构签收情况，即使未见回执也默认送达。学生发现问题联系高校时还可能发生寄出方、中转方和接收方三方互相推诿责任的情况，学生不知道问题出现在哪里，造成的损失只能自己承担。即使能对中转机构进行追责，转递是一个动态的过程，学生从寄出到发现问题往往已经经历了两三个月甚至更久，此时EMS已基本不能找到档案原件，只能依据条款给予金钱赔偿，给毕业生造成的损失难以弥补。

三、毕业生档案转递工作对策

1.与就业部门共享数据。档案部门通过数据共享获得准确的转递地址。大部分应届毕业生都会走向工作岗位，选择就业的毕业生会向学校就业工作部提供签约信息，签约信息中明确载有工作单位所在地。就业部门可以在接收三方协议的同时向毕业生确认档案转递信息，与签约地址相同且有人事档案接收权限的无需再次填报，档案部门直接获取相关地址；没有接收权限或转递地址与三方协议中地址不同的，由档案部门与毕业生确认档案转递地址是否填写规范准确，核对收件人和电话是否正确填写、是否对应等[5]。这样可以确保毕业前档案转递地址完整、准确，学生一次可以解决多个待办事项。档案部门通过与就业工作部共享数据获得更准确的档案转递地址，直接在就业流程中解决转递地址问题，二级学院、学生管理单位也不用重复填报，可以有效减少填报失误的情况，也避免了多部门间传递过程中可能造成的信息失真，避免造成退档，提高转递成功率。

2.主动促进留滞档案的转递。多手段事前预防可以有效避免档案留滞馆内。大多数留滞档案都是由于超出托管时限，由学生遗忘或是不重视造成，所以事前存留有效沟通渠道十分必要，可以在托管期满后唤起学生记忆，对学生阐述档案转递重要性，有效促进留滞档案转递。一方面，积极与本人直接联系。对于进行档案托管的毕业生，要仔细核对手续，提醒学生档案留滞有时限，在办理托管档案手续时留下本人和备用联系方式，方便与毕业生联系。如果临近寄存时限仍未转递，通过电话、短信、微信等方式主动联系毕业生已经期满，并与毕业生约定档案转递地址，进行邮寄。另一方面，主动扩散信息。如本人和备用联系方式都失效时，采用其他方式促进转递。采用逆推法，从最近一届的毕业生开始，与辅导员联系将留滞档案清单发到年级大群中；也可以通过每届的校友联络人与毕业生建立沟通渠道。档案部门可以每半年或一年进行档案清理，明确档案在馆状态，对留滞档案数量、原因、现状等都有大致的了解，并在档案管理系统中进行备注和状态更新，将留滞档案公布在学校官网、公众号等平台上，促进档案主动转递。

3.及时发布毕业生档案转递信息以便查询。通过两个途径及时发布毕业生档案转递信息：第一，增强主动服务的意识。档案邮寄绝不是转递的终点，要确保档案安全到达转递地址，未到达之前高校档案部门应注意转递各个环节，每一份档案邮递的各个节点都应明确责任人，直到移交至目标地址。第二，依托线上工具减轻工作人员查询压力，提升毕业生查询效率。可与EMS恰当联动，2015年后，大部分档案的转递都是通过EMS邮递进行的，已能实现快件追踪。可以将毕业生档案转递信息整理发布在本部门网站上，方便学生访问查询；也可以应用移动终端查询方式，通过公众号或是小程序来实现毕业生转递信息的查询。高校档案部门可以应用小程序，在小程序中导入档案邮寄的信息，与毕业生实现信息共享。学生通过社交软件登录小程序，查询自己的档案状态、转递情况，直到档案顺利签收到达目标单位[6]。小程序避免了繁琐的流程，毕业生可以随时随地进行查询，及时发现寄错、寄漏等情况，采取有效补救措施，确保档案安全抵达。