地方高校科研档案管理系统功能优化——以青岛大学为例

朱晓明

地方高校是我国高等教育体系的主体，也是科技创新的主力军。“十二五”以来，随着国家对科技创新的重视程度和投入力度持续加大，地方高校科研产出也开始快速增长。同时，各类科研档案管理的工作量也大幅增加，利用新技术手段打造科研档案管理系统已成为高校的迫切需求。近年来，国内一流大学如清华大学、北京大学、浙江大学等，纷纷在科研档案信息化建设上发力，已基本建成符合学校发展需求的科研档案管理系统。而大部分地方高校在科研档案管理信息化建设上还处于起步阶段，新形势下如何优化科研档案管理系统的功能，是地方高校必须面对和亟须破解的重大课题。

一、优化科研档案管理系统的总体思路

1.助力信息共享与一网通办。信息共享是提高信息资源利用率，避免在信息采集、存储和管理上重复浪费的一个重要手段。科研档案管理系统作为高校信息化建设的重要内容，系统的设计必须服务于数据共享，数据的采集必须满足校内大数据交换的需求，科研电子档案数据接口规范应统一，对部分科研档案信息还应考虑未来校与校、校与地、校与企间的信息交换需求，共享资源与跨界融合将是未来科技创新的制胜法宝[1]22。当前很多高校在建设“一网通办”办事大厅，科研档案管理系统中的有关办事流程也要与大厅实现对接。

2.助力科教融合与创新创业。科教融合是世界一流大学办学的核心理念，高水平科技创新与高层次人才培养的密切结合，已经成为大学教育教学规律[2]2。科教融合的核心思想是把优质科研资源转化为育人资源和优势，把学生参与科研作为一种有效的教学形式。伴随着创新驱动发展上升为国家战略，提升大学生创新创业能力也成为高校人才培养的重大任务。科研档案管理系统作为科研资源库，必须面向学生开放，方便学生查询教师的科研成果，方便师生组成探究式学习共同体，打造知识创新交汇点。

3.助力考核评价与学科发展。作为“双一流”建设的重要参与者，地方高校追求学术卓越的愿望空前迫切，越来越多的地方高校开始把科研考核作为激发教师活力、提升科研水平的重要抓手。科研档案管理系统不能仅作为一个科研成果阶段性存档的工具，而应具备菜单化、流程化的考核管理模块，实现对二级单位和科研人员的分类考核。在“双一流”建设大背景下，加快推进一流学科建设成为地方高校的战略选择，科研档案管理系统还应具备精细化、多维度的数据统计分析功能，助力学科评估，服务学科发展。

二、青岛大学科研档案管理系统的功能优化

1.优化基础资源管理功能。青岛大学2020 年开发的新科研档案管理系统（以下简称“新系统”）的基础资源管理包括科研队伍、基础平台、科研办公三个模块。科研队伍模块是对从事科研活动的人员和机构的管理，精准化、动态化的人员和机构管理是开展科研档案管理的基础。新系统的人员和机构信息均实现了与学校智慧校园大数据中心的同步，支持基于人员、机构信息的各类科研档案搜索、统计；新系统还实现了统一身份认证，师生可以通过学校网上办事大厅一键登录。基础平台模块是对学校各类科研平台的管理，新系统中科研平台的人员只需从科研队伍中选择即可，并且支持同一科研人员加入不同科研机构。科研办公模块主要实现信息和文档共享功能，一是将新系统“通知公告”栏目信息与科研处网站、OA 办公系统同步；二是将科研人员、项目、论文、专利等信息的查询功能向学生开放；三是将项目申报书、责任书、合同范本、科研工作总结、数据统计报表等科研文档共享，切实方便师生开展科研创新活动。

2.优化科研项目管理功能。新系统新增数据导入和统计分析功能，项目基本信息均可由科研处管理员集中导入，同时可按照项目信息的所有字段,如项目级别、所属单位等，生成柱状、折线、饼状等数据统计图。在纵向项目管理上，新系统基于项目全生命周期管理理念，会根据设置的时间范围自动向项目负责人发送中检消息，负责人收到消息后提交中检报告；会自动在允许结题日期范围内向项目负责人发送结题消息，负责人收到业务消息后，提交结题材料和结题报告。在横向项目管理上，新系统以合同为主线实现项目在线流程化管理，具体包括进账合同审签、备案、认定、变更、合同类别设置、预算标准设置、合同模板设置等功能[3]9。在校级项目管理上，新系统将大学生“双创”培育项目纳入管理范围，进一步减少了重复建设，同时也将推进科教融合，助力“双创”人才培养。

3.优化科研经费管理功能。新系统能够定期从智慧校园大数据中心抓取财务系统的项目经费收入、支出记录，便于科研管理人员掌握经费执行情况，及时向项目负责人发出经费预警信息。部属高校科研项目多、经费多，项目经费到款认领、拨款、发票申请、预算调整、结余经费结转等业务量十分庞大。部属高校必须建立科研、财务数据一体化系统，科研与财务管理人员各司其职，每一节点都要设置经办人、审核人，并且要完善加密手段。地方高校项目、经费相对较少，在科研经费管理上往往是依托财务管理系统，通过给科研处管理员授权，对科研人员提交的经费业务申请进行初审，财务处管理员终审。地方高校在缺乏工作经费、工作人员等情况下，这也是一种相对成熟和安全的过渡手段。地方高校虽然在短期内无法实现科研、财务一体化，但可实现财务数据的阶段性共享。

4.优化科研成果管理功能。新系统在学术论文管理方面具有刊物级别设置、论文期刊源设置等功能，科研处可以根据内置的期刊源库,如“中国科技期刊卓越行动计划入选期刊”等，定制学校的期刊级别，对论文进行分级管理。新系统实现了与WOS、EI、知网等数据库的对接，可实时获取平台上学校的论文数据；实现了网络论文对接后的智能推送、个人认领功能。新系统在专利管理方面实现了对专利的申请、公开和授权全过程的记录和跟踪，并具有专利年费预警功能。随着学校对国内外学术交流合作的日趋重视，新系统增加了学术交流模块，扩大科研档案收集范围，对主办会议、学术讲座、参加会议、人员派遣、人员接收等档案材料进行全面管理。

5.新增科研考核管理功能。新系统设置了科研考核管理模块，具有考核方案设置、计分细则设置、岗位标准设置、分摊方案设置等功能。科研处管理员需在考核前做好以下准备工作：一是设置考核对象的计分细则；二是设置考核结果的分摊细则；三是在考核方案下设定岗位标准（如需进行岗位考核）。完成准备后可启动考核工作，主要包括以下环节：第一，创建考核批次。管理员设定考核成果起止时间范围，仅在考核时间范围内产生的成果才能参与考核。第二，考核人员（机构）导入。新系统提供人员（机构）导入模板，科研处管理员可根据模板整理参与考核人员（机构）信息，并进行批量导入。第三，问题反馈。考核启动后，参与考核人员可在系统中对考核结果进行确认，针对问题考核数据，可通过系统向考核管理员进行反馈。第四，考核监控。管理员可实时监控各单位考核结果确认情况，可针对进展程度进行催办，可对科研人员反馈的问题数据进行分值确认。第五，考核结束。考核日期截止后，考核自动结束，未进行确认的考核结果默认数据无误。第六，数据备案。管理员可对考核数据进行批量导出备案。

三、科研档案信息化建设的保障措施

1.加强科研档案管理队伍建设。系统建设最关键的因素是人，建立有效的工作团队，加强组织和领导是科研档案信息化建设顺利开展的重点。学校一方面着力培养一批熟练掌握现代信息技术的科研档案管理人才，围绕科研处、科研成果转化中心等职能部门打造一支高素质负责任的管理队伍，每个人负责自己分管的项目、论文、奖励、专利、学术交流等功能模块的维护工作，定期导入、审核科研档案。另一方面着力在学院建立一支稳定的科研秘书、科研助理队伍，并增强科研人员参与科研档案管理的主人翁意识。科研人员不仅是系统的使用者，也是系统的建设者，科研人员及时补充完善科研档案信息，是系统能够持续运行的基础。

2.加强科研档案管理体制建设。科研档案管理系统的建设不仅是要把原来的线下工作流程转化为线上工作流程，还需要理顺流程的各个环节，特别是要改进原有工作中冗余的、不合理的环节，发现并找到那些由于历史原因或者疏漏造成的管理死角，要用政策去引导、用制度去规范，要建立一套与先进的信息技术手段相适应的科研档案管理模式与工作流程。首先，学校完善科研档案管理工作制度，将科研档案管理制度完全纳入学校科研制度范围内，防止科研档案管理工作与科研创新工作相脱节[4]33。其次，学校将科研业绩奖励与科研档案管理工作结合，没有录入系统的业绩不予认定。第三，学校正探索将科研档案管理情况纳入学院年度科研工作考核，对先进单位、个人予以表彰。

四、结语

信息化已成为科研档案管理工作的新动力，建设科研档案管理系统已成为高校科研管理改革的重要手段，这是高校科研管理体制改革和创新的必然趋势[5]242。但科研档案管理系统的建设也是一个极其复杂与耗时的工程，例如，清华大学建设了科研人员系统、项目管理系统、机构管理系统等15 个子系统，历史档案补录、系统磨合优化、职责流程梳理等每一环节都不是一蹴而就的。地方高校不能盲目照搬部属高校的模式，而是需要在实践中不断摸索、总结，根据自身科研档案管理工作实际来设计管理系统，只有如此才能更好地展现出信息化的作用，进一步推动科研档案管理规范化、精细化和科学化，助力学校“双一流”建设。