机构改革后县区档案工作存在的问题及对策

□ 绥中县自然资源事务服务中心 高 云 绥中县档案馆 晋 军

党政群机构改革后，县区党政群机构和事业单位的档案工作进展得如何，存在哪些方面的问题，怎样来解决呢?近期，绥中县档案馆就综合档案室的设立、档案专兼职人员配备、档案数字化、档案移交、档案人员培训等10个方面的问题开展了问卷调查，收回调查问卷45 份。结合绥中县档案工作实际，作者进行了认真的分析，查找县区档案工作存在的问题，从中探讨解决的办法。

一、基本情况

调查对象占全县部门总数的48.9%。其中，县直机关21 家、乡镇17 家、事业单位7 家。从调查结果来看，70%以上的单位设立了综合档案室，配备了专兼职档案人员，档案也实行了集中统一管理。38 家单位设有专门保管档案的档案室。专科以上学历档案人员达到98%，接受过档案培训人员为31 人，达到了69%。

由此可见，绥中县档案工作有效开展，各单位的档案工作有人做、档案有人管、档案有地方存放，接近半数单位档案管理有了软件，并开展了数字化工作，档案专兼职人员文化程度和业务水平有了大幅度提升，全县档案事业呈现出良好的局面。

二、档案工作存在的主要问题

1.部分单位档案未实行集中统一管理。集中统一管理单位的全部档案是我国档案工作的基本原则。一个单位承担着政府的部分职能，在工作中形成了大量的公务档案，这些档案反映了单位工作的全貌，应当由单位的档案室集中统一管理。目前，在调查的单位中，有三分之一的单位档案没有实行集中统一管理，都是以各种理由为借口，在内设机构自行保管，管理方式方法也与档案管理不相匹配，影响了档案作用及价值的充分发挥。可以说，违反了档案管理工作的基本原则。

2.档案管理的现代化水平不高。绥中县整体档案现代化管理水平不高，调查单位中仅有13 家单位配备了档案管理软件，占总数的39%；18 个单位开展了纸质档案数字化工作，占总数的40%。乡镇档案现代化管理水平要好于机关和事业单位。17 个乡镇中有8 个乡镇配备了档案管理软件，占47%；9 个乡镇开展了档案数字化工作，占53%。县直部门仅有3 家配备使用了档案管理软件，约占县直总数的17%；6 家单位开展了纸质档案数字化工作，约占县直总数的35%。主要原因是部分单位的领导对档案工作重视程度不够，县直部门在档案管理现代化方面应继续加强。

3.档案人员专业化程度低。在调查中，档案人员的学历本科33 人，占总人数的72%；专科11 人，占总人数的24%；其他占4%。文化程度较高，但业务水平偏低，没有档案专业毕业的人员。接受过县以上档案行政管理部门培训的人员约占70%，仍有30%的人员没有接受过培训。档案人员的业务能力和水平有待提高。未参加培训人员中乡镇占50%，县直占42.9%，事业单位占7.1%。乡镇和县直档案人员还需要加强档案意识，参加上级部门组织的各种业务培训。

三、解决的对策

档案行政管理部门当前所面临的重要工作就是及时有针对性地解决基层档案工作中存在的问题，确保改革后各单位的档案工作有效开展。主要应从以下几个方面采取措施，解决问题。

1.强化日常监督检查，建立约束机制。档案集中统一管理，是单位档案工作的基本原则，必须贯彻执行。部分单位的领导和工作人员档案形成意识、归档意识较差，认为主要工作做好了，别的都不重要，尤其没有认识到档案如何归档、由谁管理的重要性。合并后的党政群机关和事业单位，都是由多个单位合并或是不同单位的部分职能和人员并入后组合而成的，内设机构和职能均发生了相应变化。档案行政管理部门要根据这种变化，一方面要以开展档案检查为主要方式，督促有关单位要集中统一管理本单位的档案，做不到的要进行通报批评；另一方面，督促各有关单位建立健全档案收集归档制度，明确单位工作人员的归档责任和有关科室的归档职责，并以绩效考核等方式认真落实。此外，档案行政管理部门还要指导各机关事业单位编制本单位的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，明确机关文件材料归档和不归档范围，使各机关单位的档案人员在收集整理工作中有章可循。

2.加大投入，提高档案管理现代化水平。档案工作是单位工作的一个重要组成部分，是单位办公室的一项重要职责。档案在每个单位的日常工作中起到了重要的参考和依据作用。可以说，检索效率的高低，影响到单位整体工作的效果。因此，有必要提高现代化管理水平，加大投入力度，购买档案管理软件，开展纸质档案数字化工作。通过软件提高档案的查阅效率，这也是加快推进“增量档案电子化”的重要措施。同时，也是档案移交到档案馆的必备条件。各单位要充分认识到档案管理现代化的必要性，档案行政管理部门应加大指导力度，提高我县档案管理的现代化水平，促进档案事业的良性发展。

3.加强档案人员培训，提高业务工作能力。档案人员的业务水平决定着档案管理的水平，因此要提高档案人员的专业水平。首先，要进行必要的档案基础理论知识和基本专业技能培训，提高基层各单位档案人员的业务素质和工作水平。其次，根据不同的档案人员举办不同层次的档案专题培训，提升人员的基本素养，为档案的日常管理工作提供人才储备。最后，引导基层档案人员通过自学等方式加强学习，提高业务能力和工作水平。