企业档案管理岗位价值评估分析及对策

杨惠予 倪 腾

一、档案岗位价值评估及其现状

岗位价值评估，又称职位评估或岗位测评，是人力资源管理的基础环节。它的主要目的是科学确定各岗位对企业的价值贡献，并在此基础上建立公平的薪酬体系[1]。目前，岗位价值评估在企业人力资源管理领域得到了非常普遍应用，然而企业档案管理岗位在评估结果中的估值却往往偏低。如有的企业，档案管理部门所有岗位都被评为企业的最低岗级，其档案管理岗位的岗级甚至低于生产部门的资料管理员岗位。这样的评价结果给企业档案工作带来了极大的负面影响。

首先，档案管理岗位估值偏低挫伤了档案管理人员的荣誉感、自尊心和工作积极性。岗位价值是企业薪酬分配的依据，岗位价值估值偏低，导致企业档案管理岗位的岗级和薪酬也随之偏低，在岗人员由于价值得不到认可，容易缺乏信心和进取精神，档案工作缺乏活力。

其次，档案管理岗位估值偏低导致岗位人力资源配置不能满足实际工作需要。一方面，估值偏低的档案管理岗位对优秀人才的吸引力不足；另一方面，岗位任职条件低，企业在人力资源配置时，随意安插人员，容易导致档案管理人员素质参差不齐，人员专业结构、年龄结构、性别结构不科学等现象。

档案管理岗位的人员配置和工作积极性得不到保障，档案管理工作自然难以为企业提供优质的服务，用户满意度随之降低，从而加深了企业对档案工作岗位价值低的评价，形成恶性循环，阻碍企业档案部门的发展和企业档案工作的开展，最终不利于企业发展。

二、岗位价值评估的影响因素

为了了解档案管理岗位在岗位评价中估值偏低的原因，我们需要了解影响岗位估值的因素。岗位评价的方式有很多种，目前比较流行的海氏评估法、全球职等系统等，都是通过对企业中各个岗位的任职条件、工作难度、工作强度、责任大小、影响范围、工作条件等要素进行综合评价，再根据各个要素的权重进行计算，得出各个岗位的价值估值。

三、档案管理岗位估值偏低的原因分析

1.企业档案管理岗位任职条件设置偏低。在岗位价值评估体系中，任职条件是指员工使岗位工作绩效达到可接受的水平所必需的专业知识、管理技巧、人际技能、工作经验、身体状况等一切素质的综合。岗位所需要的知识技能越高深、越广博，则岗位价值越高。档案管理是一项复杂的、专业性应用性很强的工作，在西方国家，档案职业从业人员素质很高，具有深厚的专业背景和丰富的实践经验。如在美国，根据美国档案工作者协会规章，要成为 “ Archivist ” ，必须起码本科毕业，至少具备五年以上专业工作资历，并通过申请与考核，否则最多只能是专业的辅助人员[2]。但是，现阶段我国档案从业门槛较低，大量未经专业学习的人员直接上岗。这种状况拉低了档案从业者的整体岗位价值评价。

2.企业档案管理工作难度没有得到体现。在岗位价值评估体系中，工作难度是指工作中发现问题，分析诊断问题，权衡与评价对策，作出决策的困难程度。例如，重复性的、模式化的工作思维难度小，创新性的工作思维难度大，思维难度越大的岗位，其价值越高。

当前，档案工作的难度普遍不为公众所知悉。公众普遍认为档案工作是一项 “ 简单、重复 ” 的工作，甚至很多档案工作者评价自己的工作也用 “ 重复、枯燥 ” 等词语来形容。从客观原因看，公众对于档案工作存在简单、悠闲等偏见，很大程度上是因为与档案部门接触较少，对档案工作认识比较片面，只看到了 “ 著录、收发、装订 ” 等操作方法，而没有看到档案工作背后所蕴含的档案分类、保护、检索等专业知识的核心技能。主观上的原因则在于，企业档案部门容易把工作重心放在 “ 打号钻孔 ” “ 保管巡查 ” 等档案基础性工作上，忽视对档案专业性工作的探索和提升，忽视对整个企业档案体系的建设与管理，忽视用户部门的需求，档案工作不深入，做的是简单的、重复的、初级的档案工作，企业档案工作的难度没有展现出来。

3.企业档案管理工作的贡献和影响力不足。岗位价值的高低从根本上说，来自于它对企业的贡献和影响力。档案价值实现的非即时性，是档案工作的贡献和影响力不容易被认识到的客观原因。因为大部分档案发挥作用的几率和时间是不确定的，一份档案有可能过了若干年才被利用，从而体现出当年档案工作的价值，但有的档案也许永远都不会被利用。

除此之外，档案工作的一些常见误区是造成档案工作的贡献和影响力不足的主观原因。一是忽视档案利用工作。档案工作对企业的贡献主要通过档案的利用来体现，只有被利用了，档案才会体现出价值，档案工作才有价值。但有的企业档案工作不但不积极开发信息资源，还抱守 “ 保密大于服务 ” 的落后理念，把保密放在第一位，给档案利用设置众多签字环节和关卡，提高用户利用门槛，最终大量档案没有被利用，成为了 “ 故纸堆 ” 。二是档案工作脱离用户。用户是档案利用的主体，是档案工作的服务对象，档案正是通过用户的使用而产生价值，档案工作也正是通过服务对用户产生影响力。但有的企业档案管理人员在工作中，把用户的需求和满意程度搁置在一边，脱离用户需求和企业实际去工作，导致用户需要的文档没有被收集，或者收集到的文档整理逻辑不便于用户利用。档案工作者貌似做了很多工作，却对用户的工作起不到促进作用，为企业创造不了价值，反而白白花费了人力、物力、财力。有的企业档案管理人员缺乏服务意识， “ 脸难看、事难办 ” ；有的档案管理人员不知道如何为用户提供好的档案服务，认为服务就是坐等用户上门的时候提供档案而已。三是档案工作参与企业主线工作不够。档案工作常被划归二线甚至三线工作，档案部门常被划归二线甚至三线部门，很多档案工作者自觉或不自觉地就以二线、三线自居，工作消极，不关心企业的发展和企业的重点工作，档案工作与企业其他工作脱节，在企业的各种重大事件上缺少曝光率，工作影响力不断减弱。

四、提高企业档案工作岗位价值的对策

针对上述制约企业档案工作岗位价值提升的因素，应从人力资源、组织机构、工作方式、宣传方式等四个方面思考变革的策略。

1.人力资源策略。人力资源策略的核心是通过提升档案工作者自身素质，使档案从业人员的知识技能满足档案管理岗位的要求，同时设立严格的档案岗位任职标准，使档案管理岗位的知识技能要求得到充分认同，以提升其岗位价值。

首先，档案工作者自身要端正工作态度，摆正工作心态，努力提升自身素质。文档工作是一项崇高的职业，这种崇高来源于事业本身，更来源于档案工作者对待事业的态度。档案工作作为现代社会分工下一个比较小众的群体，其工作不容易被了解，其价值不容易被认可，这是客观事实，但作为档案工作者而言，既不能因为不被了解、不被认可就一味抱怨、自暴自弃，也不能逆来顺受、接受现状。档案工作者应该以阳光的、积极的心态来从事档案工作，不断充实自身的知识技能，在工作中勇于创新，努力为用户提供优质的服务，为企业创造价值，做一个 “ 职业、专业、敬业、创业 ” 的档案人，用优质的档案工作赢得社会的尊重，获得工作的快乐。

其次，应努力转变企业高层认识，设立严格的档案管理岗位任职标准。企业领导者应了解档案及档案工作的重要性，了解优质档案人才对于推动企业档案工作的重要性，企业应为档案管理岗位设置明确的任职标准，并严格执行。人是一切工作的基础，如果档案管理部门的人力资源配置长期低于其他部门，随意安插员工，甚至部门领导变成临退休人员的 “ 养老院 ” ，那么档案工作自然就丧失了优质的基础。

此外，目前档案工作能力和水平缺乏量化的方法，造成企业档案工作岗位要求中一般只有学历、专业、从业年限、职称等要求，对该岗位所需的具体知识技能水平、特点和特长难以提出明确的要求，这也客观上导致了档案管理工作变成了没有门槛的岗位。在国家层面，档案界学者已为建立档案职业资格评价制度呼吁了多年。而在国家尚未出台相关制度的情况下，可以从行业、企业集团等层面，尝试建立行业级、企业集团级的职业资格评估体系。该体系的考核内容应结合现代企业最新实际情况，涵盖档案工作相关的专业知识、实践能力、综合知识、管理技巧、服务能力等各个方面。根据该体系编写教材，组织有丰富经验的教员队伍，并对教员进行培训、考核、激励，分等级、分领域考核。最后，将职业资格评价结果作为档案工作人员能否上岗并胜任档案管理岗位的依据。

2.组织机构策略。组织机构策略的核心是将价值高低作为档案部门内部岗位划分的依据，引入专业化的文档外委管理机构，进行组织机构再造，尽可能让档案工作者集中精力从事最有价值的文档管理工作，使其岗位工作难度和价值得以充分展现，从而提升其岗位价值。在很多企业，档案工作岗位往往是按工作领域来划分，如工程竣工文件管理岗位、设备竣工文件管理岗位、商务文档管理岗位等，从事该岗位的工作人员负责档案收集、指导、检查、核对、分类、验收、复制、入库、提供利用等档案管理全流程和工序的工作。由于档案专业性、基础性的工作量非常大，导致档案工作人员没有更多的精力专注于档案管理性、服务性工作。

我们可以将档案相关的各项工作从专业技能、工作难度、思维难度、影响力等几个岗位价值评价的角度进行归纳、分级，按照其价值从低到高，将文档工作分为文档基础性工作、文档专业性工作、文档管理性和服务性工作三个层次。最低层次的工作是文档基础工作，即文件接收、登记、核对、著录、上架、出库等不需要专业基础，仅需要简单培训即可上手的简单的重复性工作。第二层级的工作是工作制度制定、审查、组卷规划审查、档案验收、档案备份、档案鉴定等需要具备一定档案专业技能和较长时间工作经验的工作。第三层级的工作是既需要比较全面的专业知识，又需要很强的组织协调能力、创新思维，对公司有着长远而深刻影响的档案管理性和服务性工作。在此工作分级基础上，将岗位按照价值高低划分为三个层级，或者更多的等级，由岗级高的人负责工作级别高的工作，岗级低的人负责工作级别低的工作。这种岗位架构可以让优秀的档案工作人才脱离简单、繁琐的基础档案工作，集中精力于最能创造档案工作价值的工作上，有利于企业档案工作者创造出更大的价值，有利于建立创造价值与回报相符合的绩效考核机制，也有利于改变外界对企业档案工作 “ 简单、重复 ” 的认识。

此外，引入文档专业化外委公司也是一条可行之路。文档专业化外委公司作为企业的专业化承包商，一般采用进驻企业的工作方式，直接承担企业档案管理部门原有的职能，如文件运转、档案收集、档案保管、提供利用等。由于文档专业化外委公司采用专业化、多项目管理，其管理经验能够得到迅速积累、复制，文档管理作为专业公司的核心业务，能够为员工提供极大的荣誉感、归属感，员工队伍能够比较稳定。引入文档外委公司以后，企业自身的文档管理部门虽然编制缩减，但由于脱离了基础性文件工作，主要从事管理性工作，有利于其岗位价值的提高。

3.工作策略。工作策略的核心是通过树立档案工作人员的服务意识，提升服务质量，将用户的需求作为档案工作的导向，积极参与企业主线工作，以寻求为企业创造更大的价值，提升企业档案工作影响力，从而使每个档案管理岗位的价值得以全面提升。

对于档案管理岗位而言，其影响力来源于两个方面：一是所从事的档案工作与用户关联的程度，二是所提供的服务令用户满意的程度。企业档案工作要扩大影响力，就要建立起与用户的密切联系，做用户所真正需要的工作，提供用户所真正需要的服务。了解用户需求，开发用户需求，建立与用户的密切联系,同时树立服务意识，提升服务质量，提高用户满意度。

树立档案工作人员的服务意识，提升服务质量。档案工作者应树立服务理念，掌握有效的服务方式、服务效果调查方法、培训用户的方法、用户沟通技能与方法、用户咨询服务方法和用户心理知识等[3]，不断改进服务水平和质量。

将用户的需求作为档案工作的导向。通过调研、访谈、数据挖掘、分析等途径，研究、掌握用户的现实需求、未来需求和潜在需求。以需求为导向，做好档案的收集、整理、编研、服务等工作。

积极参与企业主线工作，充分发挥档案工作影响力。企业的任何重点工作都离不开文档信息的传递、收集和利用，自然也离不开企业档案工作的支持。档案工作者要做的就是，找到档案工作在重点工作中合适的切入点和着力点，积极参与到企业主线工作中去。如通过合同审查、合同履约考核、项目验收等活动参与重大项目的全过程控制与管理，通过有效的管理使项目文档受控，使项目文档信息高效、规范流转；通过参与重要会议了解公司当前的主要任务和难题，组织收集反映主线任务的有价值的重要资料，或主动提供决策信息支持等。

4.宣传策略。外界的评价是影响岗位价值高低的一个隐形因素，特别是对于档案工作这种不为公众所熟悉的岗位，这种因素更为重要。因此，通过宣传提升外界对档案工作的评价，也是我们提升企业档案管理工作岗位价值的一个途径。

以往我们的档案宣传工作大部分将重点放在宣传档案的重要性上，较少宣传档案工作，即使宣传档案工作，往往也只强调我们完成的档案工作的数量，而较少强调档案工作的难度（当然数量多也是工作的难度之一，但我们这里强调的难度是指岗位评价的标准之一——思维的难度）；在宣传档案工作人员时，往往强调其勤恳、任劳任怨的品质，而较少强调其本身具备的知识技能水平和工作的技术性难度。这种宣传策略容易给公众留下 “ 档案很重要，但档案工作很简单，谁都可以胜任 ” 的印象。

因此，我们今后在宣传企业档案工作时，应注重对档案工作价值和影响力的宣传，宣传档案工作在档案收集、整理、鉴定、归档、保存到被利用、发挥价值中所起到的作用。

应注重对档案工作难度的宣传，让公众了解档案工作的复杂性，认识到完成档案工作需要较高的知识技能水平。例如，档案管理很重要的一项工作是建立档案信息资源之间的关联关系，这种关联关系在用户检索、利用档案时，会产生非常重要的作用。如果我们把这种资源之间的关系用知识图谱的形式进行展现，既能够方便用户查找档案资源，又可以让公众和用户很直观地认识到档案工作的复杂性。

应注重对档案工作成效的宣传，特别是对档案工作正反面案例的宣传。此外，档案宣传的形式和内容应更加生动、形象，贴近公众的生活和工作，使公众更容易理解和接受。如将公众日常接触的家庭档案、个人电子文件夹的管理与档案管理实际结合起来宣传，使公众对档案工作的难度和价值产生共鸣。

综上所述，目前企业档案管理工作岗位在岗位评估的任职条件、工作难度、贡献与影响力等几个重要方面上普遍存在不足，是导致岗位评估结果偏低的主要原因。通过在人力资源、组织机构、工作方式、宣传方式等方面采取有针对性的措施，有利于发挥企业档案工作岗位应有的价值，有利于提高企业档案管理工作者的整体素质，改善薪酬待遇，创造好的工作环境，有利于为用户提供更优质的服务，有利于为企业创造更大的价值。