加强农业科技档案信息化建设的思考

王 毅

（辽宁省果树科学研究所，辽宁营口 115009）

0 引言

今年的中央农村工作会议着重强调了粮食安全问题，指出中国人的饭碗要主要装中国粮，坚持“藏粮于地、藏粮于技”的战略，大力实施种业振兴战略，种业的振兴重点在育种、根源在科技。如何加强农业科技水平，推动农业科技管理的正规化、信息化、现代化，是当前农业科技战线的重大问题，而作为农业科技档案管理来说，是农业科技研发、推广、创新体系中不可或缺的部分，在当前的社会经济变革下，推动农业科技档案的信息化也是未来的发展趋势。

1 加快农业科技档案信息化建设的重要意义

农业科技档案管理的概念，通常是在开展农业生产和科研过程中形成的科学研究理论成果、生产技术、管理方法等重要的具有经济价值的关键性内容，以标准化的数据或者文件形式通过纸质或者电子化方式按照规范化的归类进行统一集中存放，并且依照法律法规等规章制度进行科学管理。

管理的主体是农业科技档案，这些档案资料涵盖的内容比较广泛，通常了包括了各类的学术报告、科技论文、实验结果、机关事业单位的关于科研活动的政策文件等，而形式也是较为丰富，包括了文字性材料、数据材料、图像影像声音资料、数据模型、实物标本等。做好农业科技档案的管理，不仅是反映广大农业科技工作者辛苦付出后的珍贵成果，同时也是反映世界科学发展演进规律的重要依据，它能够为今后的农业科技工作做好全面的技术咨询指导，更能做好相关的理论、数据、模型、思路方向的研究支撑，能够为科技创新和研发起到极为重要的辅助和引导作用。在农业科技活动日益增多的情况下，农业科技档案的汇总归集量也是呈着指数级的速度在增加，如果仅依靠人工去管理，已经不能适应这种发展速度，因此依靠计算机系统的农业科技档案信息化管理系统就营运而生，实现对原有资料从纸面到屏面的跨越，从人脑分析到电子管理的跨越，它的重大意义在于，一是提高了档案归集分类的准确性和完整性，依靠计算机来储存档案归类情况，可以减少人为操作误差，确保存放管理的精确度。二是提高了档案信息的利用效率，人们可以利用计算机系统快速的检索搜寻到相关档案资料，并能够通过电子化介质进行查阅、复制，大大提高了利用速率。三是能够有效的保护原始档案资料的完整性。信息化的农业科技档案管理系统可以把很多的原件资料通过扫描的方式记录到存储服务器当中，而在相关人方面在调阅档案时，除非有特定要求，均可以通过电子版的形式去阅读分析相关的原始资料，从而减少了纸质资料被翻越传阅的频率，这样就会大大减少了纸质资料被损毁、破坏、丢失的可能性，从而最大程度上保护了资料的完整性。当前在互联网技术日新月异的背景下，信息化建设也要加快步伐，着力破除当前管理过程中的障碍，弥补短板，实现科学管理。

2 农业科技档案信息化建设中面临的主要困难

2.1 农业科技档案信息化管理机制还有待完善

尽管当前各个农业科技管理部门针对档案管理信息化工作制定了较为详尽的规章制度，明确了管理职责、管理任务、监督责任和惩处奖励措施，但是很多制度缺乏一定的可操作性和适应性，有些制度管理的过度的深入和全面，执行的难度大，同时也没有与实际情况的变化做到与时俱进。比如有些领导干部为了防止科技档案信息化管理后会出现信息泄密等问题，就消极懈怠应对，搞“一刀切”，把本不该定位涉密的档案一律增加密级，统一按照涉密文件进行信息化管理，这样尽管能够确保保密工作较为妥善，但是不符合当前“放管服”改革的要求，为档案的维护、查阅、使用带来了较多的复杂程序环节，大大降低了档案管理效率，制度的呆板老化制约了农业科技信息化建设步伐。

2.2 农业科技信息化建设的投入力度有待加强

一方面表现在人力资源的投入上，当前在人才队伍新老交替的背景下，一些年富力强的科技人才充实到一线，而老人则被派往档案等后台管理部门工作，但是他们对于信息化的认知和应用能力较弱，由于不能有效的在档案管理部门引进年轻的人才力量，就会弱化了信息系统的功能发挥，档案管理总体效率不高，质量有待提升。另一方面表现在技术资源的投入上。由于管理层对于农业科技档案信息化认识不明确，对于很多现金的管理技术的引入和实施持谨慎态度，无法看到先进信息技术对于农业科技档案的高质量管理，推动农业科技进步的长远战略意义，因此导致很多信息系统的硬件水平迟迟得不到提高，软件系统也没有按时的升级和完善，信息系统的安全性、高效性和便捷性都表现一般，很多年轻的科技人才都倾向于在互联网搜寻相关的科技资料，对于农业科技档案馆的档案资料的期望度和兴趣度都较低。

此外，在一些偏远地区，农科档案的管理基础设施还未完全的建立，信息化水平仍然较低，或者由于当地的科技队伍信息化素养不高，难以合理科学应用该系统，导致很多投入的系统资源没有被充分利用起来造成了较大浪费。很多农业科技档案信息之间无法实现有效地共享。

3 加强农业科技档案信息化建设对策建议

3.1 高标准建设农业科技档案数据库

一是档案资料的数据记录。电子档案的生成是农业科技电子档案库建立的第一步。在当前的信息化时代下，很多的档案都以电子数据的形式进行储存。从基层的科技推广、科研部门开始，就要开设电子档案的记录端口，确保档案资料收集的时效性、真实性和可靠性。对于本身就是电子数据的各类科技档案，可以按照相关的科研文档的格式标准进行统一处理后打包收集。对于原始的纸质资料，就要通过图像化的形式进行转换后归档，可以利用当前常用的OCR技术扫描仪、数码相机等电子设备进行原始的数据记录，并利用先进的数据识别转换软件实现纸质文件向可编辑操作的数据文件的归集。

二是管理操作系统的确定。目前全国没有形成统一的农业科技档案信息化管理系统，不同地区、不同层级间的管理软件都不尽相同，有些是高度集成化的综合操作系统，而大部分还是通过Word、Excel、Access等office基础的办公软件来开展数据信息的存储和操作，并以它们作为底层架构进行扩充升级，形成了一个具备录入、归集、检索、统计分析为一体的初级的管理操作系统，从而实现了农业科技档案的建档、归档和调用。在软件的选定上，基层农业科技单位应当将对于科技档案的管理需求和现实的问题进行梳理汇总，同意上报到上一级的农业科技推广部门和具有行政管理职能的农业农村部门，该上级单位根据当前农业科技发发展的总体状况和基层需求，利用本身的信息获取渠道和协调统筹能力优势，审慎科学的进行操作系统并进行集中统一的招标采购，保证辖区内的系统格式标准统一。推动农业科技档案管理的可持续性与全面性若待上级主管部门进行大范围的操作系统同意后，就可以把档案资料数据进行直连移植，就可以避免不同类型数据转换产生兼容性问题。

三是数据档案的存储与备份。档案管理部门应当严格按照数字档案的储存与备案管理规定，对档案的密级和重要性进行详细的分类，对于符合备份要求的数据资料，进做好异地备份工作，确保数据信息的“双保险”，避免在一些人工操作错误、突发性事件对档案资料造成的不可逆的损害。在备份工作程序上，应当按照从下而上的流程，逐级上报、逐级备份，分类汇总，统一管理。一般是从乡镇一级的农业技术推广站将农业科技档案逐级审核备份后上报至市级的农业农村部门和档案管理部门。在技术应用上，多利用大数据服务器，假设云端存储终端，实现外送备份和本地计算机调用的双重功能。而对仅能查阅的关键资料，在调取的权限中设定为“只读”同时对于对外的网络链路上要设置防火墙和杀毒软件，做到数字证书认证，并能够实施的记录操作痕迹，做到全程的监控，可以确保档案的传递流程可追溯，并对于原始的纸质资料进行妥善的保管，确保保管区域防尘防火防潮，能够长期的安全保存。

3.2 架设功能完善的档案服务器和网站

要打造具有一定规模的农业科技数字化服务器集群，利用服务器存储效率快、存储量大的优势，将已经归集好农业科技档案数据上载至服务器，同时形成镜像文件，可以让外部计算机终端接入服务器网络，能够从事下载、分享等相关工作。同时在外部的信息传输上，通过功能完善的网站来实现。用户可以通过外部的网络来检索查阅农业科技信息，按照档案管理的规定对档案资料进行查阅，网站的设计要平面化、便捷化，有利于基层的农技人员和农民群众及时有效的了解农业技术趋势，为农业生产发展做出贡献。

3.3 加大档案信息化建设的投入力度

一是加强人才投入，要通过提高待遇水平、优化聘用体系、拓宽成长渠道的方式吸引德才兼备、经验丰富、技术过硬、年富力强的人才进入到档案信息化管理队伍。二是加大经费的有效投入，及时的对软件系统进行升级，定期的对配套硬件设备进行更新，以适应信息化需要。

4 结语

在全球化和信息化的持续发展的今天，农业科技档案管理者需要转变原来的工作与思维模式，紧跟时代步伐，加快推进农业科技档案信息化建设，为行政部门管理科技档案、科研部使用用技术档案、基层农民群众借鉴技术档案创造一个较为便捷高效亲民的使用环境，助推农业农村现代化发展。