浅谈如何做好人事档案的保管利用与保密工作

邹翠平

摘要：人事档案的内容和作用日益多元化，社会对它的利用程度越来越高，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用，会给国家的安全和利益造成危害。基于此，本文对做好档案保管过程中的保密工作以及做好人事档案的保管利用与保密工作的措施进行了分析。

关键词：档案;保管;利用;保密

1 做好档案保管过程中的保密工作

1.1 档案的库房管理是档案保密的重点和基础

各个政府部门在进行档案保密管理时都会将档案保存在保密库房中，但对于库房的选取也要有一定的严谨性。首先档案库房不能设在政府办公楼的最底层，而在建立库房时必须对门窗进行加密以及安装防盗和防爆破系统，防止档案文件被盗或被毁;其次，库房要与借阅室和其他办公室分开，并由专门部门负责管理并制定档案保密管理制度，与保密工作无关之人一律不许进入;第三，加强对档案保密部门的监督管理，防止保密人员监守自盗。因此，在政府中一定要做好档案的库房管理和监督工作，这是一切档案保密工作的重点和基础。

1.2 加强档案管理人员保密教育，提高档案管理人员保密素质

档案管理人员具有特殊的地位和身份，工作中有知密早、知密多、知密深的特点。档案管理人员对保守国家秘密负有更为重大的责任，档案管理人员的保密意识、保密观念是做好档案保密工作的关键。档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，还要有较强的保密意识，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触大量涉及政府秘密的文件、资料，这些秘密随着档案管理人员的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，在不知不觉中就有可能泄露了秘密。所以檔案管理人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，把保守秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。

1.3 加强档案日常管理

首先，严格按照国家有关法律法规以及相关政府单位所指定的档案管理制度对绝密档案进行分别保管制，并使用相应的保险设备，如防盗器、保险柜以及防盗监控等等，确保档案的安全性和严密性;其次，在日常生活中要严格注意对档案资料的移交和保存工作，对档案要全面检查，不可有遗漏的文件或丢失的文件，严抓工作，确保万无一失;第三，加强对档案保管人员的监督管理，提高档案管理人员的安全意识和专业技能知识素质，例如在发现失密泄密等问题能够及时查明原因并进行补救等，保证将我地区政府的保密工作做到完善化。

2 做好人事档案的保管利用与保密工作的措施

2.1 加强档案管理人员的责任意识

档案管理人员的职责是管理和保密。档案管理人员要加强档案管理和保密专业的学习，单位也要对档案管理人员进行职业道德教育，增强保密意识和责任心。大多数档案管理人员是敬业和高素质的，故意泄露机密的情况不多。但是有的档案管理人员在社会交往中，因为保密意识不强，有时会因随口之言说出档案材料的内容。因此，档案管理人员要注意提高自我约束能力，提高保密的主动性。加强自我的职业操守，不私自向任何人非法提供和传递、复制人事档案资料。档案管理人员要对档案利用工作进行严格监督，对利用主体和利用的过程进行审核与督促。做好利用规则的宣传，严谨阅档者涂改、撤换、抽拿、添加档案材料。及时收回借阅档案并验收检查。要完善对档案工作人员的奖惩制度。对工作中表现突出和敬业的管理人员给予奖励，提升其工作的积极性，对违规操作和泄密的管理人员给予惩罚，从而帮助其提升业务素质和敬业态度。

2.2 增强全体员工的保密意识

保守人事档案材料内容的秘密是每个档案利用者应尽的义务，更是档案管理工作者的职责。但是，只靠少数档案管理人员是无法做好人事档案保密工作的，这就需要通过保密宣传教育，提高全体员工的保密意识，增强保密责任感，使他们都参加到保密工作中来，从而为保密工作奠定坚实的群众基础，这是防范人事档案泄密最有效的办法。可通过以下方法进行保密宣传教育：首先，提高员工保密认知通过组织全体员工学习《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守秘密法》《干部档案工作条例》等有关保密的法律法规、制作宣传材料、开展档案保密知识竞赛等多种方式，宣传档案保密知识，使他们了解档案保密工作的重要性及违反规定所要承担的责任。通过学习，提高全体员工的保密意识，增强保密责任感。其次，提高员工保密水平开展保密培训，对新到人事档案岗位的工作人员和各部门档案联络员及时进行保密知识技能培训，运用正反面教材进行保密教育，提高他们对人事档案保密工作重要性的认识，做到懂保密、会保密、善保密。

2.3 建设优良的档案管理队伍

随着全社会对档案资料价值认知程度的提升，档案资料保管与利用过程中的保密工作，如何防止档案资料重要信息的泄露也逐渐成为档案管理工作的重中之重。作风严谨务实的管理队伍是做好档案保管利用保密工作的基础和重要保障。档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全，是档案利用制度的直接执行者，对档案的安全负有直接责任，因此档案管理人员必须具备较高的三种素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意做好档案工作的敬业精神，热爱档案管理工作;二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规，熟悉档案保密工作的基本知识;三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析档案利用过程中的经验与问题，从中掌握档案保管利用的规律。此外，还要具有敏锐的观察能力，善于做好档案利用者的保密工作，能独立处理档案保管利用中出现的一般问题和较为复杂的问题。因此，要通过各种方式，加强档案管理干部队伍的素质教育，提高档案保密的工作能力。

3 结束语

档案管理工作时一项严谨的、规范的、机密性管理工作，要求档案管理人员必须基于自身职业修养和专业素养，加强对档案保管与利用环节的保密措施，既要保证档案资料价值的有效发挥，也要保证国家和集体利益的安全性，做到防患于未然。

参考文献：

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[2]高福禄.如何做好人事档案利用中的保密工作[J].科技展望，2014（17）：197.

[3]马晓龙.浅析如何做好档案保管利用过程中的保密工作[J].科技创新与应用，2014（17）：255.