ERP系统在国内煤炭企业当中的应用与实践

刘钰洁

（潞安化工集团有限公司古城煤矿 山西 长治 046108）

作为一种非常重要的基础性能源以及原料，煤炭在国民经济以及民生当中的重要性不言而喻。而对于广大煤炭企业而言，因为其规模庞大、内部所涉及的机构繁多，对数据很容易变成彼此互不关联、互不影响的“信息孤岛”，无论是数据的共享还是资源的开发，都会造成一定的影响与制约。时至今日，虽然一些煤炭企业也开始尝试在内部加强信息化建设，导入了ERP系统，但是在实际应用过程中仍然有一些细节需要注意，否则所谓的信息化建设非但不会成为助力企业发展的媒介和工具，反而会成为煤炭企业发展的负担。

一、财务管理系统应用

就煤炭企业本身而言，作业环境一向比较恶劣，而且为岩石、断层、分层以及气温等因素所影响，其日常工作的场地往往充斥着变数，这意味着其在实际生产加工的过程中计划性较弱，很大程度上为企业的财务管理工作带来不小的压力。但事实上，任何企业的生存与发展都离不开“业绩”这样的关键词，而且在ERP系统当中，财务管理系统是维系其功能最为直接的体现，财务管理系统是否能够平稳运行，直接关系到煤炭企业的经营状况。如今，很多煤炭企业在应用ERP系统的过程中，强调财务的职能从传统的财务核算型走向分析管理型，在ERP系统的支持下，转型以后的煤炭企业财务管理突破了过往单纯重视财务管理的行为，其以财务核算、报表管理作为基础，将财务的指标分析、经济运行评价作为可以开发和提升的方向，通过对各项财务指标的多维度对比，借助财务管理工具，能够及时发现企业运营管理与财务管理的问题、困境与安全隐患，强调企业生产管理、财务管理以及经营管理的充分结合和有效制约，进而为煤炭企业ERP系统的正常运营，各个模块之间的关联与合作打下了坚实的基础。除此之外，煤炭企业在应用ERP系统的过程中，还可以考虑财务管理系统对安全成本管理的执行与实现，其将结合煤炭企业的特殊性，基于企业内部管理的需要，实现安全成本计算以及最佳成本的分析，具体包括安全成本计划、计算、项目划分、成本考核以及最佳成本分析等多个模块。

二、供应链及物流系统应用

煤炭企业本质上不属于制造型企业，因此，ERP系统在供应链以及物流系统的应用有别于传统的制造企业，存在很大的不同。在该模块的应用过程中，煤炭企业会结合自身的特点，将自身需求及广大供应商所能提供的资源进行整合，进而形成一个完整的、有效的供应链，实现对供应链上所有环节的有效管理。这样，上下游资源就可以成为ERP系统的重要组成部分，使得供应链系统与预算管理系统有效衔接。与此同时，在物流管理系统方面，ERP系统帮助煤炭企业实现了对物资子统一比价、物料领用、库存管理以及收发信息的自动化处理。其具体的实现步骤包括：物料使用单位需要通过系统提出用料申请，审批部门会通过系统同意申请，采购部门则会执行基本的采购（或供应）程序，使用部门在确认收到货物后，由财务部门办理相关的结算手续；在物流运输方面，审批部门可以根据运输过程中所产生的费用汇总数据，用于分析后续预算执行情况。这样可以保证ERP系统当中的财务系统和物流系统、供应链系统获取同样一批数据，这些数据只需要经过供应链以及物流系统的认可和审批，就可以让财务来直接使用。虽然这样的应用方式和传统制造企业存在很大程度的不同，但是煤炭企业在物流管理的过程中，直接减少了单据核实以及大量的重复计算工作，降低了物流管理工作的强度和复杂程度，在一定程度上规避了大量的库存挤压，对于提高预算管理水平及仓储管理水平具有十分重要的作用。

三、营销管理系统应用

煤炭企业的营销管理也具有很强的特殊性，其需要把所有的客户档案、订单、发运以及清算信息都即时呈现在营销系统当中，系统会对分类整理的数据以及核算结果，直接同财务核算以及报表管理系统所生成的数据进行对比，并对预算执行情况展开必要且合理的分析。对于煤炭企业而言，企业需要以客户为导向规划与设计企业的发展战略，在ERP系统当中，企业的每一位客户都是以档案的形式存在的，诸如客户代码、名称、通信办法、开户银行、汇款账号、地区代码、信用评价等，如此ERP系统能够实现对客户销售、发运以及结算的全过程信息查询及核算工作。其以ERP系统搜集的各种必要信息资料为基础，对相关数据进行总结统计、对比分析，并且可以根据不同的统计周期、结合不同的客户类型进行分享统计，这样更有助于分析，生成横向对比及纵向分析结论，对于辅助企业进行市场分析、制定销售策略，产生作用。当然，ERP系统当中营销模块功能的最终实现，也需要其他模块功能的信息输入或输出，特别是财务核算系统当中的收入核算以及资金结算模块，要及时地反映客户交纳款项以及费用结算情况，能够在一定程度上影响到企业的资金利用率及财务管理情况。从某种意义来说，跟营销系统功能的实现属于相辅相成的关系。

四、人力资源管理系统应用

人力资源管理是企业管理的重要一环，对于煤炭企业而言其关键性亦是如此。煤炭企业因为其存在的特殊性，加强人力资源管理、提高劳动效率、保障人力安全更是其运营管理的关键所在。ERP系统应用人力资源管理系统，在教育培训、人事档案、绩效管理、保险保障等角度都需要得到进一步的开发和拓展。

首先，借助ERP系统建立企业内部员工培训档案，为其不断提高自己的专业素养和综合能力提供支持。煤炭企业需要结合发展和生产的实际诉求，对内部员工的技能诉求提出说明，要求其必须获得相应的职业资格证才可以上岗；ERP系统在很大程度上为不同岗位之间的人员流动提供了交流的平台以及必要的契机；其次，在人事档案管理方面，煤炭企业通过对信息化工具的应用与实践，为企业内部的全体员工都建立了详细的电子信息档案，这样更有助于企业内部的管理者在人力方面作出科学合理的决策；再次，在日常绩效管理方面，企业内部的各个责任部门需要将绩效考核结果录入系统，然后由部门的主要负责人进行系统审核与确认，将作为计算员工薪资绩效的基础。如此煤炭企业的人力资源管理行为可以同财务管理系统实现高度衔接，让薪资计算变得更加精准和高效；最后，在劳动保险以及员工保障方面，ERP系统可以帮助人力资源明确每一位员工所应存缴的保险数、公积金数，这样可以避免出现任何拖欠或者延期的行为，防止劳资纠纷；而且针对不同岗位所使用的劳保用品的不同，ERP系统可以辅助建立相应的周期性台账，确保工作人员可以定期更换或发放劳保用品，既保证工作的顺利进行，也能在一定程度上规避浪费的发生。

五、采购管理系统

国内煤炭企业利用ERP系统进行采购管理很大程度上与供应链物流管理有重叠和交叉之处，不过其为了取得更好的应用和发展，也会存在些许创新。对于ERP系统而言，其在采购管理方面，目标就在于能够随时提取有关供货、验收以及物料跟踪的信息，确保企业能够更为合理地应用资金，保证库存的“安全性”。

首先，与广大供应商建立非常稳定的伙伴关系。ERP管理强调煤炭企业同供应商之间的关系管理，倡导建立平等合作、共享共赢的伙伴关系，不断改善企业本身以及供应链上下游的关系；其次，ERP导向下的采购管理强调采购周期最短原则，要求企业有规律地控制两次采购之间所间隔的天数。其以生产计划为依据，让采购周期建立在相对科学的基础上，避免了物料积压或库存不足，帮助企业规避了信息不共享、内容更新不及时所造成的冗余采购、成本浪费；最后，一些煤炭企业在进行物料采购的过程中往往是根据库存来定期采购的，只有确保生产加工流程稳定，才不会出现物料短缺或者积压的情况。但是对于煤炭企业而言，加工条件以及生产环境的不确定，导致其很难保持规模的稳定性，物料积压或不足的情况着实在所难免。ERP系统会根据每个月或者每周提报的物料需求计划，来确定合理的订货量，以保证企业的库存处于一个相对稳定和安全的状态。

六、存货及库存管理系统

煤炭企业存货以及库存管理系统与前文所提及的采购、供应链系统都有关联之处，从整体来说其关键点主要体现在这些方面：首先，智能库存工作台管理和应用。其主要可保证煤炭企业的库存数量稳定且合理，利用智能工作台则可以有效衔接采购、供应商以及库存和发货的各个环节，实现一键多方对应，进而收获理想的效果；其次，在来货被验收之后就需要进行入库管理，此时ERP系统就可以实时统计企业的库存情况。与此同时，煤炭企业可以为仓库设置极限值（最低值和最高值），目的在于提醒相关管理人员是否出现库存积压或者存货不足的情况，确保库存稳定；此外，在定期盘点仓库信息和存量的时候，可以使用ERP系统对货物进行终端扫描，提高管理效率；最后，在库存发货方面，系统能够直接和广大快递物流平台进行衔接，可以揭示了解货物的出库状态以及运输状态，而且可以根据不同货物的出货形式，对其进行分类管理和区别记录，确保及时更新企业的库存状况，改善库存管理效果。

结束语：

总而言之，煤炭企业需要正确与合理地应用ERP系统，如此才能为广大管理者提供更加科学合理的管理手段与管理渠道，不断发挥煤炭企业参与市场竞争、取得可持续发展的作用与价值。从另一个角度来说，ERP系统在煤炭企业的营销、库存管理、采购管理等领域都有着相对广泛的应用，这就从侧面对广大企业内部人员提出了严格的要求，必须加强对ERP系统操作方法的学习，确保自身能够熟练应用和使用ERP系统，要加强对相关知识的学习，不断进行自我提升，如此才能借助系统更好地服务企业日常的运营和管理工作。