档案数字化建设与数字化档案信息的利用研究

陈亚利

摘要：随着社会信息技术的不断发展，档案工作也逐渐步入了信息化的阶段。为了进一步规范、保存、实现档案信息的共享共通，档案系列工作的开展也受到了社会重视。目前，档案数字化建设与档案信息的利用工作还处在一个发展的阶段，档案综合信息量也就相对较少。但是，随着档案数字化建设工作的不断成熟和完善，档案信息量便随之增加，对应的档案数字化建设工作瓶颈也就会随之增加。本文以此为背景，简要概述了档案数字化建设和数字化档案信息利用的价值，解析了档案数字化建设与数字化档案信息利用存在的问题，并提出了相应的利用举措，以推进档案数字化建设与信息利用相关工作。

关键词：档案;数字化建设;数字化档案信息;利用;研究

引言

随着现代科技信息技术的不断发展，档案数字化建设与数字化档案信息的利用得到了很大的提升。相对于传统的档案工作而言，数字化形式的档案建设和信息利用具备明显的优势和发展前景。那么，在这样的背景下，如何将数字化的档案建设进行信息化利用，并进行科学、合理的管理，怎样才能提升档案各项工作的综合质效成为了当下档案管理员不得不思考的问题。因此，在信息化的时代下，数字化档案的建设和信息利用必须与时俱进，结合社会的发展需求进行合理改善才能充分发挥档案价值，实现档案工作的规范化、合理化，从而实现档案数字化的规范建设和数字化档案信息的共享运用。

一、档案数字化建设与数字化档案信息的作用

（一）有利于档案资源的信息化管理

在大数据飞速发展的背景下，档案的数字化建设与数字化档案信息的利用工作是档案工作与时代结合发展的必然产物。档案的数字化建设是利用大数据的手段对档案进行管理，建立数字类型的档案，并运用数字化的方式将档案存起来的形式。在进行档案的数字化建设时，档案人员可凭借计算机、硬盘、扫描仪等媒介来对传统的纸质档案进行转化[1]。一般而言，档案数字化建设含括纸质档案资料信息、视听档案信息及两者的数字化信息整合，这一档案形式的建设不仅推动了传统档案的信息化、数字化建设，还优化了其呈现方式，从一定程度上助推了档案综合管理工作的发展。

（二）有利于档案信资源材料的共享运用

档案数字化建设与数字化档案信息利用工作相对较为复杂，具备明显的多元化和技术化特征。一般情况下，传统纸质档案在档案数字化的建设和数字化档案信息的利用上流程相对复杂，而信息技术的发展则有效缓解了这一流程的复杂性，对档案工作进行了一定的创新和优化。另外，在利用信息技术的手段对档案进行数字化的建设和信息化利用时，可统筹管理信息化的资源材料，创建相应的资源信息平台来推动数字化档案的系统建设和利用。这样不仅能够更加规范的推进数字化档案的建设，还能有效推进数字化档案资料的日常查询、浏览和借用等，极大提高了档案工作的便捷性。

（三）有利于档案资料的保存

在传统纸质档案的保存工作中，人们常会遇到文件损坏、遗失等各种常见的问题。这些问题的出现，有些是由频繁的档案查询、利用档案信息时的文件磨损、丢失、损坏等原因导致的，有些则是由于保存环境不适应导致的。在信息化时代背景下，数字化档案的建设和利用就较好的化解了以上这些问题。通过数字化的档案不仅能够避免档案在查询、利用中遭到人为损坏，还能够实现档案保存质量的提升，优化档案的保存方式，确保档案材料的安全性和真实性[2]。同时，档案保存工作是一项复杂且繁琐的工作。在档案数字化建设与数字化档案信息利用工作中，档案系统的构架和档案信息的保存都是重要方面，日常各类工作在开展中对档案信息的利用率也相对较频繁。所以，对于信息化发达的当下社会，为了进一步提升档案的数字化建设和数字化档案信息利用，更好对档案资料进行保存，就要推进档案的数字化、自動化转化，构建数字化、信息化的档案系统，更加科学化、规范化保存各类档案资料。

二、档案数字化建设与数字化档案信息利用存在的问题

档案数字化建设与数字化档案信息利用工作是以多媒体设施为主要载体，以互联网络为基础，对传统的档案进行数字化和信息化的处理、存储与共享是当下一种全新的档案管理方式。在之后的档案工作开展中，档案数字化建设与数字化档案信息利用是大势所趋，同时也是社会发展对档案工作提出的要求。但是，由于档案工作在实际的信息化、数字化推进中仍然存在一定的困难，所以档案的数字化建设与数字化档案信息利用在践行中同样也存在一定的问题。

（一）档案数字化建设与数字化档案信息利用观念滞后

在档案数字化建设和信息利用工作中，我们不难发现大部分企业、单位或者是有关部门对于档案工作的重视程度还有待提高。有些人认为档案工作在日常工作中所起作用不大，没有必要对其进行专业化的规范和形成系统;还有些人认为档案数字化建设没有必要性，纸质档案的利用已经可以满足其工作需求，没有必要在花更多的经费来对档案进行建设和维护。从这些表现我们就能清楚看到档案建设工作在推进中的严重问题——重视不够，观念滞后。这也导致了档案工作人员对于档案工作的日常建设缺乏动力，无论是在管理知识上还是档案建设和信息利用的创新上都没有积极性，只是安于传统的档案形式，不善于结合时代发展进行档案数字化建设的探寻和信息化利用的研究，这就对档案数字化建设和数字化档案信息利用工作造成了很大影响。

（二）档案数字化建设与数字化档案信息利用相关机制不全

当前大数据发展社会背景下，档案数字化的建设和数字化档案信息利用虽然是必然趋势，但是在这一工作的开展中却仍然存在着明显的机制欠缺现象。档案数字化建设和数字化档案信息利用工作的开展无相关机制监管和支撑，无疑是对档案标准和档案规范要求的放松。没有成熟的档案监管和执行机制，容易造成纸质档案资料收集不齐全、混乱、存档不及时、借用遗失、乱涂乱画、数字化档案存储介质损坏、数字化档案被篡改、删除等系列问题[3]，这些问题不仅影响纸质档案向数字化档案的转化，让档案缺失真实性和原始性，还影响了数字化档案信息利用的体验感和档案数字化建设的综合品质，直接阻碍了档案数字化建设和数字化档案信息利用工作的开展。

（三）档案数字化建设和数字化档案信息利用人员综合素质管不高

近几年由于信息化时代的不断发展，各行各业对人才的要求都越来越高。对于档案数字化建设与数字化档案信息利用工作而言同样如此。在档案的数字化建设与数字化档案信息利用中，常会发现两个问题：一是进行档案数字化建设的专业人才十分匮乏，大多档案人员都是在商业化的基础上浅尝辄止，缺乏对档案数字化建设工作的探索性。他们在开展档案工作时多停留于表面，对于档案数字化建设工作没有更深一步的考虑和思索，使得档案数字化建设无法深入“要害处”，无法抓住关键面。二是在数字化档案信息利用方面，许多人员对于信息技术掌握不足，在开展数字化档案信息利用相关工作时倍感吃力，不仅无法对数字化档案进行信息化的利用和管理，还有可能“阴差阳错”让数字化档案信息出现沾染病毒

等现象。

三、档案数字化建设与数字化档案信息的利用举措

（一）创新档案数字化建设与数字化档案信息利用观念，与时俱进

與时俱进的观念是指导档案工作的良好标准。在档案数字化建设和数字化档案信息利用工作中，无论是档案部门还是档案人员都要创新思想，将档案整套工作与当下社会环境联系起来，与时俱进，构建新的观念体系。如在当下大数据社会环境中，档案部门和档案人员就要充分运用大数据的手段进行档案的数字化建设和数字化档案的利用工作，用信息化的观念来推动档案数字化的建设和信息化利用，这样不仅能够让更多的人接触档案，认识档案，重视档案，才能够从根本上推动档案数字化体系的建设及数字化档案信息利用率的提升。所以，在开展档案工作时，要跳出传统的“模式区”，跳出对档案数字化的“误区”，积极运用时代的“雕刻刀”雕出档案数字化建设与信息利用的美好

“蓝图”[4]。

（二）健全档案数字化建设与信息利用机制，以规促效

“不以规矩不能成方圆”。档案工作机制作为档案数字化建设与数字化档案信息利用的有效保障，对档案数字化建设工作和数字化档案信息利用工作有着重要作用。制定档案数字化建设工作规范、管理机制，建立数字化档案信息利用机制、保存机制等，都能从一定程度上对档案各项工作进行规范，提升档案建设的综合质量。例如：在开展档案数字化建设工作中，对应的机制能够较好的指导人们去进行资料的收集、分类、整理;能够给档案的数字化建设工作一个标准，让其在数字化的过程中不出现文件杂乱无章、数字化成果不符合标准等情况。其次，健全的数字化档案信息工作机制能够更加规范的指导人们进行档案的查阅和使用，也能更好的提高档案的利用率，促进档案数字化的建设与信息利用成效。

（三）加强档案数字化建设与数字化档案信息利用人员素质，以能促建

档案数字化建设人员与信息利用人员的素质是相关工作高效开展的重要标尺。加强档案数字化建设人员的综合素质不仅要从其对社会的敏感度入手，还要从其对档案工作的热爱入手。只有两者兼备的人才在社会市场中摸索到档案发展的数字化新方向，才会自主的学习信息化、大数据、档案等相关知识，从而提升自己档案相关能力以适应社会发展，更好推进档案数字化的建设，让数字化的档案信息能够更好的服务于日常工作，推进日常工作有序开展。

四、结束语

总之，在社会发展迅速的背景下档案数字化建设与数字化档案信息利用是必然的，其不仅可以提升档案工作质效，推动档案工作现代化，还能查缺补漏，优化档案管理。

参考文献：

[1]张新颜.数字化下档案信息资源的开发与利用[J].山东行政学院学报，2017 （06）：113-115.

[2]周平.档案数字化建设与数字化档案信息的利用研究[J].兰台内外，2017（04）：30.

[3]于淼.数字化档案信息资源开发利用研究[J].兰台世界，2019（S1）：123-124.

[4]孔令炜.浅谈如何做好档案信息数字化管理[J].黑龙江科技信息，2016 （17）：160-160.