杨屹
广州商学院 广东 广州 510000
教务管理工作作为高校的运行所需要的基础,需要让其做到高效和有序。随着近几年国家对教育领域的重视和不断改革,各大高校也开始扩大招生规模,高校也要容纳更多的学生,对更大规模的学生进行管理。因此,教务管理工作也需要进行一定的调整来适应现在的形式。这对教务管理工作人员来说,工作压力大了很多。因此,教务管理工作人员有了更多的工作量,自然也需要更高的工作效率来更好地完成工作,这就需要更科学高效的管理方式,而这种方式要与现今的教学模式相对应,让教务管理工作可以更好地进行下去,让高校可以顺利地运转。
高等学校的管理人员根据规定,为学生确定培养目标是教务管理工作的主要内容。教务管理需要根据一定的管理原则与程序方法,来帮助学生对教学过程中所需要的人力、物力、时间等问题进行协调,为学校与师生建立起相对稳定的教学秩序,让学校的教学可以稳定有序。还要保证教学过程达到最高效和最优质,还能够做到随时可以进行协调。要确保学校可以很好地完成教学任务,帮助学生德、智、体、美、劳全方位得到发展,也保证学生在大学的学习生活更为便捷舒适,可以得到更好的发展。通常来说,教务管理工作有着3个特点,分别是规律性、烦琐性和政策性。这3种特点是教务管理工作的构成与所要面临的问题,也是教务管理工作未来发展的着力点。
教务管理工作中需要规划管理的方面很多,但是常规教学工作的时间段和内容比较固定,如安排课表、期末考试、毕业实习、毕业论文、教学工作检查等,都有一定的工作流程,教务员按照工作安排将其完成,在这个过程中常会遇到各种问题,但是大部分问题其实是反复出现的几种情况,只要按照一定的流程,就可以很好地进行处理,比如教师的入职和离职,需要及时增减系统的教师信息,进行课表调整和通知学生班级等。因此,教务管理工作具有一定的规律性,如果可以将问题进行梳理和归类,对各类的问题进行解决方式的制定,可以很好地提高教务管理的工作效率,避免工作堆积。
随着高校扩大招生,高校内的学生人数也越来越多,学校的教务部门需要管理更多的学生,工作量非常大。不仅如此,由于教务管理工作与教学质量直接挂钩,所以涉及了很多方面的工作。像学生的人才培养方案、课表、考试、成绩、教材征订、毕业论文、四六级考试、计算机等级考试等,都是教务管理的工作范畴。教务员需要面对非常繁杂的工作,并且工作交叉性很强,要与多个部门的人员及时进行协调,与学生相关的工作也要及时通知到位,烦琐的工作对教务员也提出了更高要求。
在高校的教务管理工作中,对于教育部、教育厅出台的一系列政策性文件,组织学习文件和进行落实,也是教学教务管理部门的重点工作。让教师们明确了解教学的目标,让学生们确定自己的发展方向,根据相关政策制定相应的管理制度,同时要符合学校发展需求。近年来随着社会发展,高校经常出现新增专业和撤销专业的情况,这也要求学校对专业培养方案进行不断调整,教师对教学方式和教学目标进行调整,而这些具体工作的完成,离不开教学教务管理部门。所以,高校教务员对自身工作能力进行提高的同时,也应当重视提升政治修养,学习和理解各项政策性文件,帮助其他教师与学生理解相关的政策,辅助学校和领导完成相应的工作[1]。
高校的教务管理人员招募渠道不一,教务人员的专业要求并不高,大部分教务员未受到过管理方面的正规培训,部分教务员与所在院系的专业也不对口,对相关专业缺乏足够的了解。大部分教务人员都是在上岗后开始对工作内容进行探索和学习,在实践中磨炼自身能力,增进对工作的了解。因此,员工刚入职时,对自身的工作职责不够了解,对学校的规章制度也知之甚少,组织管理能力比较欠缺,因而对工作上的一些事情找不到方法,工作效率自然会不高。还有一种情况,高校的教务管理现在普遍都引入了教务系统,常通过互联网来进行工作,部分老师使用互联网技术的能力较弱,工作效率不高。
由于高校有着非常大的教学规模,工作内容也很繁重,但是工作中任何一方面的问题都不能忽视,因此教务管理人员有着非常大的压力,工作繁多琐碎,成果却又很难被看到,工作人员无法从工作中得到相应的成就感。不仅如此,高校对教务管理工作的关注十分缺乏,往往更重视教师和学生相关的工作,繁重的工作量与较少的薪资,也缺少相应的晋升途径。这很大程度上打消了教务管理人员的工作热情,经常出现辞换工作的问题。这导致了学校的教务管理工作的人员不固定,较频繁的人员变更也导致了教务员对工作的不熟悉,教务员和师生之间的不熟悉,教务员与各相关部门的不熟悉,使得教务管理工作的效率变低。
现今国家对教育领域的大力改革,高校的管理中不断引入信息技术,各项教务管理工作逐步添加专门的信息平台已是一个趋势,排课系统、排考系统、毕业论文系统、毕业实习系统、实践教学系统等,教务员往往站在学习和使用系统的第一线,然后再传达给使用该系统的老师和学生,教务管理工作对教务员的要求在不断变高。学校对于新系统、新文件、新通知的学习和培训,常常比较欠缺,往往教务员作为发通知的人,也是解答老师和学生疑问的人,还是培训老师和学生使用系统的人,同时还要督促老师和学生在通知要求的时间内完成各自内容,这其实加重了教务员的工作量,也降低了工作效率。同时,高校的教务管理工作涉及了多个层面,问题的解决需要根据工作流程进行层层递进,这使得教务员多数情况下,需要根据上级指示来完成工作。这样的工作流程导致了教务员的工作缺乏创新意识,教务员个人的意愿,对工作进程的推进是极其有限的,这也是教务工作效率难以提高的一个原因[2]。
教务管理工作是关系到学校教学各个方面正常运转,是十分重要的工作。而如今的教务管理工作中存在着很多问题,这些问题产生的原因应该受到高校的重视,根据现今国家对教务管理的相关政策,尝试为如今教务管理方面出现的问题找出一个合适的方法。
教育思想与理念是高校进行人才培养的关键,也是对教务管理进行改革的基础。在日常教务工作中,有时看似工作进度卡在了教务员这里,实际上,是教务员在跟教师和学生讲解的环节上耗费了很多时间。如果,在学校层面进行教学教务管理工作规划的时候,可以提前了解一线教务情况,征求一线教务的经验和建议,然后当有新系统上线、新通知下达的时候,可以考虑组织相关教师和学生,进行统一的讲解和学习,集中收集反馈的问题并进行统一的解答,这对提升一项工作的整体效率,是有很大效果的。而教务员自身面对教务管理中的各种问题,要主动对工作相关的知识进行学习,学习科学化的现代管理理念,对烦琐的日常教务工作,要做到区分轻重缓急,并对常出现的问题进行总结归纳,争取对某类共性问题有预设性的解决方案,努力让教务管理从被动的模式变为主动且人性化的模式转变。
管理工作可以保持科学高效的开展的前提是拥有完善的规章制度。高校的教务管理工作应当吸收先进的教育思想和管理理念,建立规章制度,让教务管理有所依据。首先,教务管理要结合新思想和新理念,建立更完善的教务管理体系,让教学运行的各个环节可以有依有据。其次,为教务岗位建立一个健全的责任制度,使教务工作人员明白自身的工作职责和岗位要求,保证教务管理工作可以有条不紊地进行,同时也让师生在遇到问题时可以较为准确地找到相应负责人,能够更有效率的解决问题。最后,建立起教务管理的协同联动机制,教学资源本身有着分散性,教务管理工作又需要与单位、学校、学院、教师、学生等多方面进行协调。教务管理部门需要主动来构建出高效的交流平台,保证各个部门与岗位可以很好地共享信息,沟通顺畅。
在如今的科技发展十分迅速,互联网科技也全面进入到了各个方面,包括学校的教务工作,也是通过互联网来开展的。比如说学生选课和考试安排、考试成绩的查询等,都可以通过学校的教务网站进行。而如此便利的教务工作开展方式,要多亏了教育信息化和智慧教育技术的发展,为高校的教务管理工作带来了革新。高校应当多加利用现在的“互联网+”和大数据等信息化技术,优化教务管理的流程,定期组织师生进行系统操作的学习,多方面提高教务教学管理部门的工作效率。高校还可以通过对教务系统的不断升级,做到功能更加全面,更加便利,让教务管理工作可以更加具有效率,方便教师的教学的开展。此外,高校可以通过信息技术来开拓更优质的教学资源,现如今有很多高质量的网络课程平台,可以很好地帮助学科扩展课程资源,缓解课程资源的不足。通过构建网络平台,达成各大高校之间的合作或高校与企业间的合作,将更多的优质资源带入校园,让学生获得更多的优质学习资源。高校的教务管理工作应该根据情况而不断变化,与学校日常运转的各个环节相互关联,而提高教务管理模式不仅仅是为了提高工作效率,也是为了提高教学的质量。为此,高校应将管理中心下移,对各大院系的负责人进行权利规划明确,让基层教学组织可以更积极地参与到教务工作中,让各个层面一同协作,更好地提高教务管理工作效率。
为了让学校的教务管理工作效率可以提高,塑造一个良好的管理文化和管理氛围是很有必要的,优质的管理文化有利于提升工作能力,良好的氛围有利于提高工作的主动性。首先,可以定期组织教务管理人员进行培训,除了熟悉教务员自身负责的工作内容,还能更好地了解教务管理工作的各个流程,利于工作中的沟通与协作,提升工作效率。其次,还可以定期组织教务管理人员进行交流,对于某项具体工作,分享和交流在工作中遇到的问题以及解决方法,通过互相交流工作心得,促进集体的工作技能和管理水平的提高[3]。
教务管理是关系到高校日常运转的重要工作,肩负着非常重要的责任,却往往不被人们重视。教务管理工作不仅十分繁重,薪资待遇与晋升制度也并不理想,让教务管理的工作人员工作积极性低,甚至难以坚持。如果教务管理工作受到相应的重视,并得以提高其工作效率,相信会对高校的发展起到积极作用。