新媒体环境对高校档案管理的影响与应对对策探讨

摘要：在新媒体环境下，高校档案管理需要有效的利用资源来保证档案管理信息化建设的顺利展开。引起领导层与所有员工的重视，挖掘档案管理建设的高效、便捷价值，注重人才的培养，注重资源的节约性运用。而本文就将立足于新媒体环境，详细探讨其对高校档案信息化管理的影响与应对对策。

关键词：新媒体环境;高校档案管理;对策

中图分类号：G4 文献标识码：A

引言

基于互联网、通讯技术发展而来的新媒体，在各行各业都发挥着越来越重要的作用。对于高校档案管理而言，其信息化建设可以有效的发挥档案本身的新媒体价值，让档案发挥更大的实用价值，同时让档案管理更为便捷高效，是档案管理工作随着时代发展的具体表现。

而对于新媒体环境下高校档案管理信息化建设的背景而言，档案管理信息化的深入研究，无疑是为了使得高校的学生及工作人员的日常工作与学习效率能够得到有效提升。然而若是想要完成这一目的，就不可避免地会受到管理模式的限制与影响。特别是在刚开始使用信息化技术的时候，信息产业的非标准化现象非常常见，其规范性，标准性以及真实性也颇受业界的质疑。然而事实也确实如此，信息化管理模式的高重复性使得资源浪费现象十分严重。在这样的背景之下，高校档案管理信息化就显得更为弥足珍贵，充满希望。另外，无纸化办公的实行，对于高校内的办公效率的提升有着极大的帮助。而无纸化办公的最主要支持力量就是电子文件及其归档，管控。信息化高校档案管理模式的施行更是使得电子档案的办公效率能够比肩于使用纸质档案的办公效率。故而，高校将纸质办公的必要性改为选择性，是能够在不影响效率的情况下最大程度地节约资源的，对于本该存储纸质档案的空间，也能够发挥出别的更有意义的作用。同时，节省下来的劳动时间也能够创造更多的价值，提升工作与学习效率。

1. 新媒体环境对高校档案管理的影响

1.1缺乏足够重视

在高校档案管理中，信息化建设在不断的推进，但是对于大多数高校而言，在此方面仍旧有较大的上升空间。领导层对于多媒体环境下的档案信息化管理缺乏足够的重视，一方面是源于信息化建设需要耗费大量的资金，日常维护管理需要更为专业的人员，是一个长期投入的过程。另一方面在于信息化建设会带来一定安全隐患，如果处理不好，容易导致重要档案资源的泄露。因此，对于领导层而言，在此方面存在一定尝试的动力，但是也对其隐患有较大的担忧。面对着信息化建设在各行各业的展开，大多数学校仍旧会带着尝试性的心态做一定的档案信息化管理的试水。而对于为了其安全与使用效果所需的高投入，仍旧存在支持不足的现象。此外，对于档案管理，各学校缺乏其价值的认可，由此导致在管理上相对混乱无序，无法将其实际新媒体管理的价值发掘出来。[1]

1.2网络安全问题

由于多媒体环境下的档案管理在高校档案管理中存在的时间并不长，同时每一年的网络安全问题推陈出新。在解决旧的网络问题后又会有新的问题处理。因此档案信息化管理一直受到安全威胁的冲击。当下的网络互联日益频繁，档案管理有关的数据库也更容易与外界连接，部分是因为工作人员操作不当，部分是因为有关人员不遵守信息保密的规则与专业的系统操作，由此导致信息安全风险。网络上会有多种的技术对信息盗取形成冲击，对于管理人员，如果缺乏专业的水准，非常容易调入陷阱。

1.3资金缺乏

多媒体环境下的档案信息化管理需要较多的资金支持，而且是持续性的维护管理。部分高校会花资金购买信息建设有关软件与硬件设施，有的会聘用专业的信息化建设团队做好学校的信息化建设工作。但是总体来说，整体的资金投放上相对较少，经费较为短缺，由此导致了最终成效不足，部分也与管理不善有密切关系。

2.基于新媒体的高校档案管理信息化建设

2.1引起领导层重视

要做好高校档案管理信息化建设，可以让更为完善的信息化管理来发挥档案的新媒体价值。要将该价值有效的引起学校领导与工作人员的重视。不仅要让领导层重视，同时也让每个部门的工作人员意识到，积极配合信息化建设可以有效的让各工作岗位获得更专业的信息支持，提升工作的便捷性。通过专业信息化建设，在各有关系统账户的运用下就可以有效轻松搜索获取工作所需的档案资料，避免花精力去实体空间寻找，或者拜托他人寻找。引起所有工作人员的重视，由此得到更多人员的支持，为档案管理信息化建设铺平道路。领导的认可可以有效促使其他部门工作人员配合有关工作的开展。[2]

2.2注重人才的培养

要多选用专业的机构团队或者在学校内部组建专业团队，由此来更好的帮助信息化建设顺畅、专业的展开。在岗位人员安排上，一方面尽可能选择专业对口的工作人员，另一方面需要注重在岗人员的培训学习。可以通过让工作人员参与培训班或者进修来提升专业素养。培训可以在线培训与实体课程培训，具体依据工作人员时间、精力状况，保证培训安排的有效性。在岗培训与岗前培训都需要结合进行，有效的确保工作人员更好的掌握实际工作所需，让工作能力随着工作需求不断的与时俱进。

2.3注重资源合理运用

作为高校本身，拥有着大量的社会资源与人才资源，为了减少信息化建设中的经费消耗，可以运用有效的资源来提供帮助。在信息化建设的有关系统设计或者日常维护中，可以运用教師团队资源或者有关社会资源，尽可能的将费用降到可以承受的范圍，同时又保证系统的安全与有效性。在经费的运用上保持节约型管理，避免铺张浪费。以实用性为主，避免过高标准而不适合实际所需。此外，信息化技术的高速发展与广泛化的使用，以及新媒体、云算法、数据加密以及电子签名之类的信息技术的使用，都使得电子文件与档案的收集、存储、搜索能够有坚实的技术保障。而高校要做的便是活用这些高新的信息技术，以构建更加灵活可靠的信息化电子档案管理系统。

2.4搭建信息化档案管理的架构保障。

第一，要做好前端业务系统的完善工作。信息化档案管理模式依靠于操作性高的前端业务处理系统，已然是公认的事实了。而高校的各相关部门及学生组织的电子文件管理也应当自上层就施行好设计方面的工作，对于电子文件的源头管理做好具有科学性及实用性的计划。尤其是针对電子文件的流动过程中的纸质文件，更要做好适当的介入工作及效力的确认工作。[3]

2.5筑牢信息化档案管理的安全保障。

信息化档案管理模式下的电子文件的真实性，是能够直接决定信息化档案管理模式能否成功运用的，其重要性也不言而喻。在计算机信息技术运用如此广泛化的当下，电子文件的安全系数也不容乐观。各式各样的病毒以及无孔不入的黑客，都对信息化档案管理模式的运用造成了不可预料的影响。故而，高校信息化档案管理模式亟需补足漏洞。首先便是要将电子文件归档的安全性提升起来，依照不同的文件格式，如文档、图片以及音频等，进行不同的收集方式，并使其存储的流程更加科学高效。其次，便是要确保电子文件储存的介质能够安全。电子文件一般而言是放置于光盘、磁盘中的，对于这些电子文件储存的介质，要经常性地做好保养工作，尤其是防磁、温度湿度的控制，以及物理刮擦的防范，更尤为重要。其三，就是要做好相应的抽查。针对电子文件档案，需要展开随机的抽取检查。最后，便是要将网络信息安全水平提升起来。对此，要将电子文件的版权技术以及数字印技术完善起来。在登录高校电子文件的系统时，也要将身份认证的过程规划化。另外，某些电子文件的涉密程度若是较高，则需要由专业人士施加独特的加密手段以及防火墙使用，并经由高校工作人员定期地进行病毒的查杀，以使得电子文件的数据能够保持安全。[4]

3.小结

基于新媒体环境潮流，高校档案管理信息化建设可以更好的让有关工作与时俱进。但是在实际的处理中，也会因为多种多样的阻力导致价值无法开发运用，甚至导致资源闲置浪费。要充分调动各方面的配合，有助于在信息化建设上保持更低成本，实现实用性的管理效果。

参考文献

[1]董秀锐. 新媒体环境对高校档案管理的影响与应对对策探讨[J].  2020.

[2]刘珊. 探讨新媒体环境对高校档案管理的影响与应对对策[J]. 才智， 2020， 000（014）：217.

[3]张福明， 张嵩. 探讨新媒体环境对高校档案管理的影响与应对对策[J]. 公关世界， 2020（8）：2.

[4]蔡志强. 探讨新媒体环境对高校档案管理的影响与应对对策[J].  2021（2019-20）：20-21.

作者简介：

姜萌，女，汉族，山东青岛人，大学本科学历，馆员职称，主要研究档案管理方向。