新时期档案管理的优化与探索

陈军

摘要：档案是各个社会组织建立、发展和其他各种活动的完整实录，有非常重要的历史参考资料。所以，档案管理是社会组织工作的基础部分，关系到整个社会组织的管理水平。然而，当前档案管理中还存在着种种问题与不足，导致档案管理效率低、质量低，因此进行创新，优化档案管理就显得尤为迫切。本文从树立先进档案管理意识、建立健全档案管理体制、推进档案的数字化建设三个方面，提出了新时期档案管理的有效的、根本性的对策。

关键词：新时期;档案管理;优化;探索

中图分类号：A  文献标识码：A  文章编号：（2021）-45-267

科学、高效的档案管理，可以使档案服务和利用功能得到充分发挥，同时也能有效提高组织机构的竞争能力，促进经济社会的健康发展。随着经济的迅速发展和信息技术的广泛应用，传统的档案管理方式的弊端日益突出，对其进行改进、创新、优化管理显得尤为迫切。对于这一点，档案部门和档案工作人员必须有足够的认识，树立先进的档案管理观念和管理理念，以促进档案管理工作的科学化、高效化。

一、转变思想观念，树立先进档案管理意识

观念是行动的先导，只有树立正确、先进的观念，才能有效引导档案管理工作顺利、高效地进行。因此，档案管理部门和人员都要转变思想观念，自觉形成对档案管理工作的正确认识，能够深刻、全面地认识档案管理的重要性。档案管理部门运用多种舆论方式，做好档案宣传工作，让每一个档案工作人员头脑中都渗透着档案，树立和强化先进的档案意识，主要包括开拓意识、资源共享意识、开放意识、服务意识、竞争意识等，奠定良好的管理基础。例如，为了树立档案管理工作的先进意识，应该加强档案部门的建设，对档案管理人员进行专业培训。通过一系列培训活动，档案管理人员能够认识到档案的重要性，档案管理员在收集档案时要注意其完整性，确保内容的正确性;在工作人员提交档案时要对自己和管辖区的内容负起责任，积极配合档案管理员。

二、强化基础工作，建立健全档案管理体制

1.建立完善的档案管理制度

建设完善的管理体系是实现档案规范化管理的基础和前提。为此，必须建立一套全面、系统的档案管理体系，以促进和实现档案管理规范化。首先，要建立和完善工作制度、内部规章制度、日常管理制度等，并依据国家有关法律、法规，保证其内容的完整性;其次，要严格收纳制度，建立档案管理体系，建立档案归档系统，做好内部文件登记，建立科学的档案归档体系，保障档案资料具有一定的保存利用价值。

2.建立档案管理制约机制

构建制约机制是制度建设的重要保证。为此，要将档案管理工作纳入单位的绩效考核范畴，档案工作做得好与否，直接影响到部门和个人的考核，对档案管理者的绩效工资，通过对档案工作者进行评优评先、报名者等工作，建立起一套考核制度和评价标准，并将其作为对档案管理者进行年终考核的依据之一。此外，还要对每年档案工作成绩突出的个人给予奖励，鼓励不按时完成档案工作的，给予通报批评，形成对档案管理制度的有效约束。

三、顺应时代发展，推进档案的数字化建设

1.建立数字化档案管理工作系统

要推动档案管理数字化，首先要建立数字化的档案工作系统，将档案工作纳入数字化管理的范畴。首先，档案管理部门要建立数字化工作流程，对档案资料进行收集、整理、传递、存储等工作流程化，实现档案管理的无纸化、数字化;二是建立计算机查询系统、借阅管理系统、统计系统等，方便了档案资料的查询和有效利用。同时，也要将数字档案的设备安全和数字化档案信息安全工作纳入档案管理工作系统，做好或设置防火墙，防止信息丢失、非法修改或盗用。

2.建立档案信息数字化数据库

档案信息化管理离不开数字档案信息数据库的建立和数据共享。首先，要建立数字化档案信息数据源，保证档案数据的完整性;其次，对档案资料进行归类处理;其次，建立数字化档案的基本目录数据库，使数字化档案信息一目了然，使档案资料的使用更加清晰、明确。再次，根据档案资料的主要内容和应用对象，将档案资料分成几大专题，建立数字化档案内容专题库;建立网络共享平台，从而实现了档案资料的互通共享，使利用方能够根据功能快速查询和筛选档案，提高了档案资料的利用率。例如，为了推进档案信息化建设，可以建立数字化的档案信息数据库，供档案管理者使用。查档时，只要在数据库中输入关键词就可获得相关数据，通过数据库的建立，档案管理工作效率大大提高。同时，还可以加强档案数据库的安全保护，建立档案查询安全系统，24小時监控系统，防止病毒入侵和数据丢失。

简言之，如何加强和优化档案管理工作，是各个社会组织、档案部门面临的一个重要课题，是促进组织健康发展的有效保障。因此，档案部门应通过树立先进档案管理意识、建立健全档案管理体制、推进档案的数字化建设等途径和策略，使得档案管理的各种功能得到有效扩展，从而促进了档案管理的科学、规范、高效，更好地为组织健康、高效发展而服务。

参考文献

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