医院档案交接工作现状及对策措施

摘 要：信息时代对医院档案工作者提出了新的要求。本文以作者所在医院综合档案室的档案交接工作实践为例，从医院档案岗位的档案交接、医院档案向上级部门的档案移交两种情况出发，分析探索在信息化数字化时代如何做好医院档案交接工作。

关键词：医院;档案资料;交接

医院档案管理工作开展过程中会产生档案的交接问题。档案交接责任重大，档案交接工作的良好开展是维护档案安全性、完整性的重要保证。医院档案交接工作包括两情况，一是综合档案室档案工作人员调离档案工作岗位前的纸质档案交接，即档案岗位的档案交接;二是医院档案向上级档案部门的档案移交，这种情况包含了纸质档案移交和电子档案移交。

1 医院档案交接工作现状

1.1 思想不够重视

医院领导往往只重视档案归档工作，档案归档工作能够直观地看出成果，而不重视档案交接工作，认为其只是日常的行政事务工作，只要档案人员处理好就行了，很少关心过问。有些领导认为档案交接或档案移交只是简单的目录清单交接，忽视对交接档案完整性规范性的核查督查。

1.2 制度不够完善

医院档案工作制度中现有的交接制度，距离上一次修订已经有五年时间。随着交接移交档案的逐年增加、种类的增多，部分规定已经不适应于当前工作实践，不适应信息化数字化时代的要求，应及时加以完善。

1.3 手续不够严密

档案交接工作责任重大，需要认真细致对待。但是由于手续不够严密，或部分档案工作人员责任意识不强，未严格按照相应手续加以执行，容易产生档案交接清理检查不仔细、内容不完整、签字不完整等手续不严密问题。

1.4 交接不够及时

一是档案岗位的档案交接不及时。老档案员离岗、转岗前，未办理离岗交接手续，并且医院在很长一段时间后，才分配新档案员进岗。新老档案员未及时进行岗位交接，日后发现问题就会互相推诿，无法找人问责，档案工作无法顺畅衔接。二是医院档案向上级部门移交纸质档案不及时。由于医院经常有大型巡查、检查等事务，临时应急的借阅利用多、档案人员配备不足等原因，导致档案人员对档案的归档管理工作相对延迟，医院档案移交上级部门的时间也有所延迟。

1.5 监交不够严格

在档案岗位的档案交接工作中，交接双方由于工作时间忙等原因，交接大多形式化。档案资料监交人员对自身的监督义务理解不够，因此对于档案交接的督查核实也是应付了事，甚至只看了交接目录清单，没有具体加以核实就签字。

1.6 素能不够过硬

医院档案室有资历的档案管理人员对技术更新、现代化的档案管理技术学习接受较为困难，而新培养的档案人员对单位了解及档案工作经验不足，两种情况都很难开展信息化现代化的档案交接工作。

2 医院档案交接工作措施

2.1 提高单位领导对档案交接的重视

单位领导应该认识到档案工作的重要性，在档案岗位的档案交接问题上，档案管理岗位不能出现“空岗”现象，档案岗位人员应该相对固定，如有调换档案人员的需要，应有准备和计划，留出充足时间进行档案交接。另外，对于档案室档案向上级档案部门所进行的档案移交工作，档案室负责人应给予负责该项移交工作的档案人员充分的准备时间，做好移交前的准备工作。分管档案的主管领导、医院档案工作领导小组在指导档案工作时，不仅要关注档案管理归档的成果及其他业绩，还要对档案交接工作进行深入了解督查，给予必要的指导和管理。

2.2 修订完善档案交接工作制度

医院档案部门应根据《机关档案管理规定》《电子档案移交与接收办法》，修订纸质档案交接流程，增加电子档案移交内容，进一步明确档案岗位职责。针对档案人员要求做到交接工作及时、准确、规范，考核其工作绩效;针对档案监交人的监督责任，要求做到责权分明。将档案交接工作作为档案管理工作的重点之一，确保档案交接工作的规范性、有序性。

2.3 严格档案交接手续

档案交接双方应端正工作态度、加强责任感，以保证交接工作顺利进行。档案室新老档案员进行档案岗位的档案交接时，老档案员应全面清理岗位管理的档案，编制档案交接目录;按照交接目录核对，检查交接档案的保管状态;检查档案字迹是否模糊，装订有无生锈，档案纸张有无破损、虫蚀等情况;检查档案库房的设施设备运行是否良好;检查档案借阅记录本中有外借的档案是否已全部归还，未归还的档案应在交接说明中注明未还原因、应还日期;撰写档案移交说明。向上级档案部门的纸质档案移交，应按照档案部门要求统计核实卷（件）数量，编制档案移交文据及清单目录等。按照《电子档案移交与接收办法》做好电子档案移交。

2.4 明确档案交接时限

（1）档案岗位的档案交接时限。新老档案员在岗位有变动、调整时，必须及时做好交接工作。首先，老档案员的档案移交必须在离岗前全部完成，医院在档案人员离岗离职先办理工作交接手续，然后再办理调动手续。对未办理档案交接手续的档案人员，不得签发调动工作通知[1 ]。其次，医院档案人员临时借调外单位或连续休假超过三个月的，都应当在离开本岗位之前与接管人员办清交接手续[2 ]。待回到原工作岗位后，再与接管人员交接回原工作内容，保证每个档案岗位上的人有替代，以保证档案工作的连续性。建立AB岗，负责各门类档案归档的档案人员分工合作，如文书档案岗位与科技档案岗位档案人员互为替补、递补，文书档案岗位有档案人员休假时，递补科技岗位人员。时间较长的外出学习或休假（三个月），应进行正式交接工作。再次，新档案员接替岗位时应在一个月内完成原岗位移交的档案交接。（2）档案室各门类移交上级档案部门时限。纸质文书档案的移交时限以上级档案部门通知移交的时间为准，并参照《机关档案管理规定》第四章第四节第二十一条规定“机关应按照国家规定定期向同级国家综合档案室移交档案”执行。基建档案移交时限，应在医院档案室完成每个基建项目的全部项目资料整理归档，验收合格后，在项目正式通过竣工三个月内，向市城建档案馆办理档案移交。电子档案移交的时限，根据《电子档案移交与接收办法》规定：“档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。涉密电子档案移交时间另行规定[3 ]。”

2.5 严格档案监交工作态度

档案岗位的档案交接应严格档案监交工作态度。在进行档案岗位交接时，医院档案工作领导小组应加强对档案交接工作的监督指导，安排监交人对交接双方认真严格监督。一般档案人员的档案交接工作，可由檔案机构负责人监交;档案机构负责人交接工作，可由档案工作领导小组机构派员或分管档案工作的领导监交。交接工作结束之后，移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章，以示对交接工作负责。工作移交清单一式三份，交接双方各存一份，档案工作领导小组机构备存一份[4 ]。医院档案向上级档案部门移交档案的监交工作，应由档案部门档案指派监交人，按照档案部门的具体要求，在监交人的指导下进行交接。

2.6 加强档案人员队伍建设

信息化条件下的档案管理工作，需要同时运用档案知识和信息技术两个领域的知识与技能[5 ]，这就要求档案工作人员适应信息化电子化时代的要求，提高自身的信息化知识和专业技能，适应档案岗位要求。医院应按工作需要配备足够数量的档案工作人员，注重提高档案人员信息化水平与档案专业技术水平，加强档案人员的档案意识，强化档案交接意识，增强他们对档案交接工作的责任感。支持鼓励档案人员参加档案继续教育学习，组织档案人员到市档案局、市城建档案馆等单位参观学习交流，提升档案工作人员的综合素质。

结语

科学创新地做好档案管理工作，做好档案交接工作，保证档案工作能够有序进行，档案工作质量能够稳步提升，能够为医院其他职能部门工作利用提供更好的服务，为医院发展做贡献。

参考文献：

[1]李丹.档案交接工作中的几点思考[J].云南档案，2010（12）：40.

[2]孙佳莉.做好档案交接工作的几点措施[J].黑龙江档案，2011（1）：99.

[3]电子档案移交与接收办法[Z].中国：国家档案局，2012.

[4]冼茂娟.浅议医院档案资料的交接工作[J].兰台世界，2015（S4）：74—75.

[5]魏松岩.对做好信息化条件下档案接收工作的思考[J].档案，2020（4）：17—20.

作者简介：黎秀雯，大学学历，海口市人民医院工作，研究方向：医院档案管理。