扶贫档案的归档与利用工作

侯丽萍

历时5年，截止到2020年4月11日，经省政府批准同意，靖宇县退出贫困县序列，全县55个贫困村全部脱贫退出。其间产生了大量的扶贫照片、录音、录像等电子档案，扶贫产业项目、基础设施项目档案，精准识别、精准施策、精准退出档案，综合文书类档案。如何做好精准扶贫档案归档工作，全面真实记录我县脱贫攻坚成果和历程，具有十分重要的现实作用和历史意义。

一、进一步增强责任意识，加强组织领导

各乡镇、各行业部门要协调联动，密切配合，强部署、建制度、勤指导、抓培训。要增强政治担当和责任担当，坚持“党委政府统一领导、扶贫部门组织协调、档案部门监督指导、相关单位各负其责”的工作机制，不断加强组织领导。成立扶贫档案收集整理领导小组，一把手负总责，分管副主任协同，强化统筹安排，压紧压实责任，把精准扶贫档案工作与乡村振兴工作同部署、同实施、同检查，形成横向到边、纵向到底的联动工作机制，进一步抓细抓实本单位精准扶贫档案的收集整理工作。

二、完善工作制度和办法

严格按照《中华人民共和国档案法》和国家档案局、国务院扶贫办印发的《关于做好精准扶贫档案工作的意见》《精准扶贫档案管理办法》等有关规定，结合我县实际情况，对我县精准扶贫文件材料归档范围和档案保管期限进行梳理、规范、细化，进一步明确档案范围和保管期限，制定我县的精准扶贫档案管理办法和保管期限表，并抓好组织实施。

三、明确分工，确保扶贫档案收集归档

县扶贫部门在精准扶贫档案工作中负责抓好组织协调，按期完成县级扶贫部门的扶贫照片、录音、录像等电子档案，扶贫产业项目、基础设施项目档案，精准识别、精准施策、精准退出档案，综合文书类扶贫档案档案收集、整理和归档工作;县档案部门面向全县各乡镇各部门召开精准扶贫档案收集整理培训班，对档案数量众多的乡镇，要深入到乡镇进行监督指导和培训，确保完成全县精准扶贫档案材料的整理归档工作;各乡镇负责本级及所辖村屯扶贫档案的收集、整理和归档工作。乡镇扶贫档案涉及面广而细，应确保应收尽收，应归尽归，全面展现整个脱贫攻坚的过程;县脱贫攻坚领导小组成员单位负责完成本行业部门和帮扶部门政策帮扶和资金帮扶等扶贫档案材料的收集、整理和归档工作。

四、深化收集、分类与开发利用

（一）档案收集。进一步加强沟通联系和协作配合，明确归档责任，将记录和反映本单位精准扶贫工作的各种门类文件材料和有关电子、照片、录音、录像等各种载体的材料收集齐全完整，确保应收尽收、应归尽归。

具体收集范围：1.本级和上级成立扶贫工作领导小组及责任分工文件材料和党委、政府及扶贫工作领导小组制定的政策性文件、决策部署材料和重要业务性文件。2.本级扶贫工作领导小组会议记录、纪要、扶贫工作重要会议和重大活动材料。3.扶贫工作中重要问题的请示与上级的批复、重要业务问题的往来文件。4.本级和上级扶贫简报、典型事迹、媒体宣传、脱贫攻坚表彰奖励、扶贫培训等材料。5.精准扶贫工作的照片、录音、录像等资料。6.本级和上级领导同志关于精准扶贫开发的重要指示、批示、论述材料。7.本级和上级扶贫规划、减贫规划、督查、监督、巡检、评估等材料。8.精准识别、精准施策（产业项目、基础设施项目）、精准脱贫退出。

具体可分为三个阶段实施：一是查漏补缺阶段。按照相关文件要求，切实做好本部门扶贫档案材料的收集、留存、整理工作以外，还要再次梳理，确保各年度精准扶贫材料真实、齐全、完整。二是试点实施阶段。选取几个行业部门或乡镇由档案部门分别开展扶贫档案归档培训指导，确保县级和试点镇扶贫档案完成归档立卷。三是集中推进阶段。由档案部门集中开展扶贫档案培训指导，确保各乡镇、各部门所有扶贫档案完成归档。

（二）档案分类。按照上级文件要求将扶贫档案分为综合管理类、精准识别类、精准施策类、精准脱贫类和贫困户管理类，每一类保管期限分为永久和定期两种，定期分为30年、10年。

综合管理类：所有本级上级政策类文件、会议记录纪要、领导重要批示，脱贫攻坚表彰奖励、扶贫培训，宣传报道、照片、录音、录像等资料。精准识别类：贫困村（户）识别标准程序有关文件材料、确定初选对象形成的重要材料、贫困人口、贫困村名单、动态调整人员明细表（调进调出）、其他识别材料。精准施策类：帮扶任务分配明细、贫困村第一书记明细，项目主管部门与项目实施部门签订项目实施责任书，财政专项扶贫资金建设项目一览表，财政专项扶贫资金项目帮扶协议，财政专项扶贫资金项目收益分红协议，其他施策材料。精准脱贫类：贫困村（户）脱贫标准程序有关文件材料，预脱贫相关情况统计材料，贫困村信息采集表，贫困村退出核实单，贫困村退出（摘帽）公示材料，关于送审贫困村脱贫名单的报告，其他脱贫材料。

（三）档案数字化与开发利用。档案作为一种原生信息资源，为适应当下新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。归档保存的精准扶贫档案，应开展档案数字化工作，配备档案管理软件，积极推进精准扶贫档案信息化建设，做好向档案馆移交档案工作，为精准扶贫档案在社会主义经济建设和精神文明中的开发利用夯实基础。

利用档案软件，对扶贫档案进行全文著录、扫描，形成了纸质文件和电子文件一并归档工作，实现档案的计算机检索。在档案管理上，建立了档案借阅、保密、利用、库房管理等各项管理制度，分别装订上墙。建立完善了收发文、统计、利用、交接、温湿度、借阅等簿册。根据档案管理业务规范，每类档案都制定了分类方案、归档范围及保管期限表，建立健全了全宗卷。库房的各类档案都进行了标识并有序排列。在档案利用服务上，为单位扶贫工作方案、规划、计划的编制，资金审计、对口帮扶、光伏扶贫等重大项目的实施提供了准确依据。为各乡镇发展产业扶贫项目（贝母、蓝莓、大榛子种植）、基础设施项目的可研报告及预算提供了有力的依据，使我县的精准扶贫工作开展得有声有色。2016年，我单位大鹅养殖扶贫项目由于种种原因，致使扶贫资金流失，在法院开庭时档案室提供了合同、林照、相关文件等重要证明材料，为单位挽回扶贫资金500万元。从而体现了档案在现实利用中的重要作用。近年来，累计提供档案资料利用8600多卷次，5800多人次。对技术档案资料及时更新并在单位网站上公布，对作废资料档案及时下架并按时销毁。在档案资料的编研上，积极撰写组织沿革、大事记、基础数字汇编、立卷说明、全宗介绍、利用实例汇编等编研材料。

五、规范档案室设施建设及档案保管条件

档案室设施建设是维护档案安全、保障档案提供利用率的需要，主要包括档案用房、档案密集架、温湿度控制、防潮、防火、防盗、防尘、防虫、防霉及计算机网络存储设备等。从本单位实际出发，最大限度地维护档案的完整与安全，方便档案的利用，维护档案的完整。

档案用房建筑是档案保管的重要一环。档案用房建筑设计要遵循安全保密、布局合理、科学适用的原则。新建办公楼时，档案用房要纳入计划，提出档案用房的建筑要求。要按照功能区分原则，力求达到功能合理、流程便捷。档案用房要实行三分开，档案业务工作室、档案库房和阅档室分开。为了便于安全管理，档案业务工作室、档案库房和阅档室应设置在同一楼层。档案库房面积应能容纳本单位形成的全部档案，并能容纳本单位自行保管的全部档案。

档案库房以东或南朝向为宜，墙壁要具有隔热、防潮性能，在楼层安排上不用一楼地下室和最高层，档案库房应集中布置，远离易燃易爆场所，不能紧邻卫生间等潮湿有污染源的部位。要符合檔案防护的基本要求及防潮、防水、防火、防盗、防阳光照射、防紫外线照射、防高温、防尘、防污染和防有害生物。

六、强化监督指导

为进一步加大精准扶贫档案归档工作力度，需成立县级精准扶贫档案工作督导组，各乡镇要成立本乡镇扶贫档案工作指导组，负责指导辖区内各村扶贫档案材料的整理归档工作，保证精准扶贫工作的各种文件材料应收尽收、应归尽归，推动精准扶贫工作可追溯、可查询、可评价，确保脱贫攻坚成果经得起历史检验。

（作者单位：靖宇县乡村振兴服务中心）