当前医院人事档案管理中存在的不足与优化对策简析

李林英

[摘 要]医院人事档案是医院档案管理工作中的重要组成部分，有助于提高医院人力资源管理的效果和水平，因此相关岗位需要提高对医院人事档案管理优化的重视程度，树立现代化的医院人事档案管理思维，明确主要的工作重点，融入先进的技术手段，全面提高人事档案管理的效果和水平，更加贴合医院当前的发展现状，推动医院人事档案管理工作的成功转型。

[关键词]医院人事档案;管理要点;优化

中图分类号：G271           文献标识码：A           文章编号：1674-1722（2021）22-0067-03

医院人事档案管理内容较为复杂，并且所涉及的数据类型较多，增加了以往人事档案管理的压力，因此在实际工作中需要相关管理人员学习先进的管理技术，解决在以往人事档案管理工作中所暴露出来的问题，并且还要提高自身的专业素质，完善相应的管理制度，逐渐使医院人事档案管理步入正轨。

一、当前医院人事档案管理工作中存在的问题

（一）基础设施不全面

为了使医院人事档案管理效果能够得到全面的提高，在实际工作中需要完善对应的基础设施，从而全面提高人事档案管理的效果和水平。在信息化背景下，要加强人事档案管理要求以及标准，提高后续管理的针对性及科学性，并且妥善处理好繁杂的信息，全面提高人事档案管理的效果以及水平。但是在当前档案管理工作中还存在基础设施不健全的问题，在信息化融入方面存在着不到位的情况，影响了档案管理效果提高。在这一背景影响下，不仅无法做好人事档案管理的科学分类，还会导致管理质量下降[1]。例如在系统中出现了交叉和重复的档案信息，影响档案管理水平的提高。同时一部分医院也没有及时淘汰一些旧的设备，在一定程度上增加了人事档案管理的难度，并且在后续资料搜索时也会存在诸多的干扰因素。

（二）管理制度不完善

有序的医院人事档案管理离不开完善的规章制度支持，所以在实际工作中，需要根据人事档案管理要求和标准建立更加科学的管理制度，从而为实际工作提供重要的支持。但是在当前人事档案管理制度中还存在着不健全的问题，比如并没有落实相关的要求，导致工作人员的行为无法得到全面的监督和约束，在日常工作中也会存在工作标准不一致的问题，影响档案管理的效果。同时在档案分类中，由于不同人员的思维存在一定的差异性，所以在分类时很容易出现一些分歧，并且并没有严格遵循管理制度来优化整体的管理模式，导致医院人事档案管理制度名存实亡，影响后续管理工作的科学进行。另外，在当前人事档案管理工作中，还由于重视程度的不足，并没有完善相对应的管理制度。在人事档案管理中，一些档案随意地堆放造成档案的丢失，同时由于领导人员的不重视，使得相关管理人员在日常管理时，工作态度非常得不严谨，并没有形成档案的合理归档以及优化，并且对于人事变动信息来说也没有提供及时的更新，导致档案管理效率很难满足相关的标准，限制了医院当前的稳定发展。

（三）工作人员综合素质的不足

在我国大部分医院人事档案管理工作中，相关岗位人员并没有接受过专业性的培训，导致人事档案管理工作效率很难满足相关的要求。在人事档案管理工作中一些内容非常的复杂，但是一部分人员属于兼职人员，不仅负责人事档案的管理，还有其他自己的本职工作，整体工作环节较为烦琐，并没有更多精力来优化医院人事档案的管理模式。另外，相关医院没有开展一定的培训工作，以讲解人事档案管理中的问题和主要的技术方案，使得整个人事档案管理处于停滞不前的状态，很难全面提高档案管理的效果。

二、加强医院人事档案管理的必要性

（一）有助于提高医院的整体管理水平

随着我国社会经济的不断发展，人们的生活水平在不断提高，对医疗卫生的条件提出了更多的要求。在当前医院管理工作中，需要加强对人事档案管理的重视程度，全面反映医护人员综合素质和水平，如果并没有加大对医院档案管理重视程度的话，那么出现医疗事故会导致医院声誉受到严重的损伤。通过医院的人事档案管理，能够快速发现在当前医护人员常工作中所暴露出来的问题，通过科学的培训以及引导，全面提高人事档理工作中存在的问题，还有助于提高医院案管理的效果以及水平，从而使医院能够在新时期下获得蓬勃性的发展，解决在以往管理工作中所存在的问题。医院人事档案涵盖内容是比较多的，主要包含医院人员的经历和才能等等，是在人事活动中形成的人事档案，具备精密性的特点。在实际管理时，医院职工的成长是循序渐进的，在医院人事档案管理工作中需要不断地收集和补充，从而使人事档案管理效率能够得到全面提高。通过工作之间的相互协调，不仅可以解决以往人事档案管理中存在的问题，还能妥善地应对在实际人事档案管理工作中所出现的问题，为医院后续的发展奠定坚实的基础。

（二）有助于实现人事档案管理的电子化

随着网络的不断进步，人事档案管理工作需要紧跟时代发展方向，提出有效的创新策略，加强电子化的建设，妥善处理繁杂的信息内容，从而使人事档案管理效率能够得到全面的提高。在实际工作中，需要通过网络技术的利用改革人事档案管理的新思路。医院人事档案的数量非常庞大，在以往的管理工作中经常会存在混乱的问题，所以在新时期下，需要实现人事档案管理模式的改革以及创新，并且实现资源优化性配置，全面提高人事档案管理的效果以及水平。另外，还需要加强资源的建设力度，解决在人事档案电子化建设方面的问题，从而使档案电子化进程能够更加通畅地进行。

（三）有助于医院的人才选拔和聘任

由于医院人事档案管理内容记录着医护人员的成长和学习等相关的信息，是医院人才选拔和聘任的重要基础。新时期下，要根据不同岗位对人才的要求，全面考核人才當前的专业水平和综合能力，从而为后续管理工作奠定坚实基础，这样一来可以使相关人员能够在工作岗位中最大程度地发挥自身的工作价值，妥善应对工作中所出现的问题。因此，在实际工作中需要通过加强医院人事档案管理工作，保证人事档案管理本身的安全性以及完整性，充分发挥医院人事档案管理在人力资源配置方面的重要作用，使医院能够朝着更加科学而规范的方向发展。

三、优化医院人事档案管理的策略

（一）完善信息化基础设施

1.档案的自动入库

在以往的档案入库中，主要是采取人工的方式进行档案信息的识别以及检查，但是可能在实际工作中存在严重的偏差，因此要充分发挥物联网技术本身的优势，完成档案的自动入库，通过电子标签使各个档案具备唯一的编码，在入库时可以通过自动扫描设备，自动生成信息入库的清单[2]。这样不仅可以节约整体时间，还有助于防止由于人为干预而出现的严重偏差，提高档案管理的效果。

2.智能化调节库房与追踪管理

在智能化调节库房和追踪管理工作中，要利用物联网技术本身的优势建筑各项芯片来提高对周边环境感知能力之后，再根据温度和湿度情况进行自我调节，完成灭菌通风或者是温度调节等功能。如果温度、湿度超出预先设定值的话，那么要通过系统功能进行科学的调节，或者是发出报警信号，让现场管理人员到现场中进行全面的处理，避免对档案储存造成影响。为了方便档案管理，在实际优化时还要提供相对应的电子标签，例如档案管理内容以及存放地点等等，通过电子标签能够方便对信息的有效追踪，并且还可以配合感应器来了解档案位置和主要的流动过程，将信息自动化地储存在计算机中，真正提高档案管理的效率。

另外，在档案管理工作中需要进行定期的排查以及检查，及时发现档案信息的丢失问题或者是遗漏问题，在实际工作中可以通过之前所追踪到的数据完成自动化的分析，这样不仅可以节约实际的检查时间，还有助于保证最终检查结果能够具备准确性的特征，真正凸显现代化的档案智能管理模式。在档案管理工作中还需要加强对安全防护的重视程度，防止出现档案信息丢失等问题，在优化管理工作时需要融入先进的物联网技术来提高安全防护的效果，比如可以根据档案的类型进行准确的定位以及防盗，融入无线电波技术和跟踪系统，充分完善防盗的功能。如果一些档案在没有权限审批完成之后就被带离出室内的话，就会马上触及防盗系统发出警报，从而防止出现信息丢失的问题。

（二）健全管理模式

在医院人事档案管理工作中，还要健全相对应的管理制度贯彻落实责任制度，从而使得管理工作可以更加顺利地进行。在实际工作中，要根据人事档案管理的要求和标准提高管理制度针对性，进一步提高相关岗位人员的工作效率，为后续管理工作奠定坚实的基础。在实际工作中要加强资金和设备的投入力度，及时更新和淘汰落后的设备[3]。根据相关的情况做好资料的分类以及归纳，并且指派专业人员负责定期的监督和管理，以此来推动档案管理的规范化发展。

在健全人事档案管理制度时，要根据人事档案管理的实际情况，保证相关人员能够在日常工作中更加高效地完成日常的操作，从而使人事档案管理效率能够得到全面的优化和调整，同时在健全档案管理模式时，需要转变以往粗放式的工作思想，按照规定进行日常的管理，从而使医院人事档案能够做到科学和规范统一的档案管理工作标准，为后续管理工作的科学实施奠定坚实的基础。在人事档案管理工作中，需要完善人事档案的收集工作。收集在整个档案管理工作中的优势是非常突出的，相关医院需要出台一定的规章制度，使医护人员能够将自身的信息传入到档案管理部门中，同时一些离职的医护人员要尽快办理档案的转出手续，提高医院的档案管理效率。在医院档案收集工作中需要制定更加科学的奖惩措施，不断激发相关医护人员的工作积极性以及工作热情，避免在医院档案管理工作中存在一定的偏差。此外，档案管理要做到同步更新，提高后续管理效果。

（三）提高工作人员的综合素质

新时期下，医院人事档案管理工作也迎来了新的发展变化，对医院档案管理的要求也在不断提升，所以在实际工作中需要提高相关岗位人员的综合素质，灵活应对在后续管理工作中所暴露出来的问题。在实际管理时，相关医院要定期开展培训，讲解信息化技术操作技巧，不断更新相关岗位人员的思想意识。也可以在培训活动中开展相关的模拟练习，降低后续信息化管理的难度，提高医院人事档案管理的效果。在培训工作中可以通过实际软件的利用情况和实际案例的讲解来提高培训工作的效果，使得相关岗位人员能够掌握正确的信息化利用技巧。

（四）完善医院档案管理的基础设施

为了使医院人事档案管理工作能够获得全新的发展，在实际工作中需要完善医院档案管理的基础设施，为后续工作的有序进行奠定坚实的基础。在医院档案管理工作中，大多数资料都属于纸质保管的资料，为了完成完整性保存的要求，要完善相应的管理模式。相关岗位人员需要根据档案的特点选择正确的管理方案，避免对纸质档案产生一定的影响。为了保证信息的安全性，在实际工作中要加强对防潮和防火的管理，不断完善整体的管理模式，提高信息在储存时的整体安全性。在人事档案管理工作中，要加强对基础设施的资金投入，既要维护档案管理的完整性，还要突出与时俱进的特点，加强基础设施的建设，根据实际情况选择正确的管理模式，妥善完成档案资料的管理，全面提升医院档案管理的效果和質量。在信息化建设时，需要建立相对应的网络数据库，及时获取相关的信息，在保证原有人事档案安全的基础上，加强信息管理的效率，为后续的信息查询提供便捷性的服务。另外还需要加强和其他医院之间的联系，借鉴其他医院在人事档案管理工作中的经验，不断完善整体的工作模式。相关领导人员要根据医院人事档案管理要求，做好管理方案和管理重点的调整，加强信息化管理的力度，在医院内部形成良好的管理范围，同时，也要加强对信息化管理重要性的宣传，不断提高岗位人员的综合素质，更加灵活有序地管理档案，转变以往档案管理工作中的思维，实现档案管理模式的成功转型和升级。

四、结语

当前，医院人事档案管理工作中存在的问题较多，限制了医院档案管理模式的优化，所以在实际工作中，需要利用现代化的技术方案，全面创新人事档案管理的模式，并制定与之匹配的规章制度，结合医院当前的发展优势，提高人事档案管理的效果和水平，并且将先进的技术和档案管理进行融合，从而将医院人事档案管理推向新的高度。

参考文献：

[1]孙红梅.从信息化角度谈档案的管理[J].办公室业务，2019（02）：78-79.

[2]马小雯.新形势下，人事档案信息化建设与思考[J].中国管理信息化，2018（18）：169-172.

[3]周思施.浅谈大数据背景下的医院电子档案管理[J].办公室业务，2018（05）：63-65.