探析现代人力资源管理下如何进行人事档案管理

董代燕

摘要：对各个单位而言，若想在竞争激烈的行业环境中站稳脚跟，便需要做好人力资源管理工作。人力资源管理对单位的现代化发展有着至关重要的影响，其中的人事档案管理更是重中之重，档案管理的效果关乎到单位的经营与发展，对人员管控也起到决定性作用。对此，处于现代人力资源管理背景下，要合理、科学展开人事档案管理，通过单位发展实际，对档案管理形式、内容进行调整。基于此，本文主要探析现代人力资源管理下人事档案管理策略，希望能够为大家带来一些参考。

关键词：现代;人力资源管理;人事档案管理

现代人力资源管理下的人事档案管理工作，应明确管理中的具体内容，通过精细化的管理，提升人事档案管理的有效性、精准性。并且，人事档案管理人员在投入精力工作的同时，也需从单位发展的客观需要上出发，建立起相应的人事档案管理系统，通过数据系统的构建，完成各类档案信息的处理与保障，以此确保此项管理工作顺利实施。另外，在人事档案管理工作中，还需分析、整合单位资料，并从众多档案资料中获得有用的信息，根据现有的人力资源条件，及时调整单位人资状况，以此达成高质量、高效化的人力资源管理。

一、构建完善的人事档案分类管理系统

在传统的人事档案管理工作中，管理内容的划分十分重要。档案管理通常被划分成五大板块的内容，且在新时期的背景下，也需创新、完善人事档案管理，更为综合、全面的呈现出单位职员的综合状况。对此，人事档案管理工作中的资料收集环节，需始终秉持动静结合、纵横结合的工作原则，把个人评价当中的定性指标和定量指标器巧妙整合到一起。所谓动静结合，能够强调出人员的成长性，及时的更新人事档案内容，并且还可以完成档案资料的及时检查，如果发现了一些已经没有存在价值的档案资料，此时可把该类档案资料删除。而横纵结合指的是，人事档案不单单要总结单位职员的过去工作经历，同时也需将职员当下的真实状况呈现出来，从横向视角来看，全面呈现出单位职员的学历、思想政治水平、个人兴趣爱好、工作水平等等。

二、提升人事档案管理信息化状态

若想让新时期人力资源管理的需要被满足，应强化人事档案管理的力度，将现代化信息技术引入到管理工作中，从而达成档案管理工作的优化、升级。第一，从硬件系统上，便可采用复印机、扫描机、计算机等设备，让办公的形式得到补充，通过各类现代化设备的运用，使得档案资料数据转化的形式更加丰富，提升其自由度。第二，从环境硬件上，可通过温度计、吸尘器、空调等设备，确保人事档案管理环境的优良，让其温度、湿度处于适宜的状态，使得纸质资料保存更加安全、可靠。第三，对于智能化程序而言，需构建出完善的电子信息系统，利用计算机当中的数据库系统、软件、云存储、智能化程序等，完成电子档案的管理，让人事档案管理朝着智能化、电子化的趋势发展。第四，在操作信息化系统时，人事档案管理人员需通过信息技术的支持，完成档案的归档、分类、应用等，使得数据库建设更加完善，确保智能化技术能够实现人事档案管理系统的升级。

三、创新优化人事档案管理制度

人事档案管理水平的提升，離不开管理制定的革新与完善。对此，需加快人事档案管理体系的创新与优化，让人事档案开发、档案服务、档案管理等工作有机整合到一起，实现资源的科学配置与规划，最终使得人事档案管理工作的把控能力明显增长，让管理效果值得信赖 。首先，需呈现出人事档案管理工作的地位与作用，让该项工作朝着规范化、流程化、权威化发展。对此，地方政府以及有关部门应提高人事档案管理的门槛，并推进有关的审核机制，对于不满足当下工作要求以及根本标准的都不予以认定。其次，应清晰划分责任管理的范围，在范围划分时千万不要违背法律原则，在确保社会资源合理运用的基础上，让单位本身的效益有所提升，从而达成有效、科学的人事资源管理建设。此外，目前的纸质员工人事档案是按照固定的类别顺序，全部打孔装订成一本，若后期需要新增档案进去，需要拆开档案，按照规定的顺序加入新增档案，打孔后与之前的档案整体装订成一本;日常如果需要复印或利用员工人事档案，也需要拆开档案取出利用后装订。而反复的拆装档案，无疑是对纸质档案原件的反复伤害。对此，笔者提出如下思考，在人事档案的归档、分类和装订等管理上，是否也可以借鉴文书档案的装订与归类方式，让员工的人事档案管理，根据类别、年限等完成档案的分类整合，将档案按件独立装订，按年组卷，以此便于后续的纸质档案单份独立利用，后续添加和新增档案也较为方便，不用反复拆装，减少对档案的损坏，保护档案的完整性。

四、强化各部门联系合作

当下，市场经济发展十分迅速，若想让单位在复杂的环境当中拔得头筹，需强化各个部门之间的合作与联系。全新时代下，每一个部门都不是独立存在的个体，每一项任务和项目的完成，都会一定程度上体现出各个部门间的联系。对人事档案而言，其中记录着单位职员的成长，属于其在单位多年来的表现和进步记录。而全新的人力资源管理氛围下，人事档案管理人员和人力资源管理人员应强化联系，全面探究人事档案内容，将单位人员构成及层次进行总结，以此把握第一手的人员资料，让今后的招聘工作中可以聘用到素质强、能力佳，且满足实际工作需求的人才。最后，强化多个部门间的联系互动，完成信息间的有效互通，可更好的协调单位人才流动情况。

结束语：

综上所述，在人力资源管理工作当中，人事档案管理可谓是关键内容，不仅决定着单位的人才发展状况，也关乎到单位的效益获得。对此，在人力资源管理工作中，应根据单位发展实际以及社会动态，完成管理形式、管理内容的革新，以此保障单位人事档案管理工作朝着规范化、全面化的趋势发展。

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