人事档案管理在人力资源管理中的运用

陈艳

摘 要：人事档案管理是企事业内部管理工作中的重心，直接关乎企事业的稳定建设及发展。人事档案管理为人力资源管理提供信息基础。人事档案掌握员工的基本信息，通过对基本情况的了解，可以有效定位员工的个人素养与工作能力，以此为依据对其工作表现、业绩能力加以评估归档，有效的信息归纳模式，为人力资源的管理打下基础，进一步提升企业的核心竞争力。

关键词：人力资源;人事档案;管理运用

引言

企业人事档案管理与人力资源开发，涉及企业发展中选人用人的设置问题，一般由专门的部门、专门的人才进行管理，而且人力资源开发同企业发展息息相关。随着企业受到科技日新月异的影响，更多的挑战和机遇也相应地接踵而至，企业应该始终秉持科学严谨的态度，把人力资源工作做得更好，使其促进企业可持续发展[1]，并不断做好创新，积极更新管理制度，创新人力资源管理方式，从而在未来发挥更大的作用。

1 人事档案管理的重要性

1.1 提供信息资料真实可靠

人事档案主要是记录跟客观事实相符合的个人历史信息，是人事工作不可或缺的信息资料。在实际工作过程中，人们会遇到待遇、文凭、阅历等各个方面的问题，在此背景下，人事管理部门将发挥至关重要的作用， 在最初的档案基础上，依照史料和现行有关政策法规，认真核查，实时、高效能地为有关部门提供所需信息，帮助其正确解决问题。另一方面，事业单位要做到了解人并且善于任用人，首先要掌握职工所有确切、详细的个人信息，包括个人品质、个人阅历、工作历史和能力水平等。通过详尽翻阅职工档案[2]，了解职工的现实生活经历，为今后选择与使用人员提供有效的信息和经验。

1.2 提升人力资源开发的规范性

人事档案的管理是公司内部设置的一个影响因素，有效的人力资源的开发对于公司的整体发展是否相适应，将人事档案的基础性与人力资源的开发相结合，在制定人才计划方面的影响颇深。促进人力资源的合理配置，有效的信息共享，促使各部门之间的人员流动更具合理性，更好的避免了人才的挤压，将部门之间的效益发挥到最大化。人事档案管理中对于人才的把握与分配，是做好各项工作的开端，并最终影响各项工作所呈现的成果，它贯穿于公司的整个发展过程。

1.3 实现人力资源的最佳配置

合理、有价值的人事档案管理可以确保人力资源达到最有效的协调融洽。尽人皆知，人事档案不仅是职工公正的历史信息，也是提高人力资源积极作用和效率的关键手段，有助于各事业单位和人力资源的有效协作。

2 人事档案管理与人力资源管理之间的联系

2.1 人事档案为人力资源开发提供重要依据

人事档案是企业在选人用人中的基本依据，企业利用人事档案发掘员工的潜能，从而进行合理配置。完善员工的基本履历，了解员工的学习以及生活的经历，进行信息的汇总，从而进行档案及时更新，进而进行合理的配置。将员工的考核进行存档，在企业中应该有一套完备的人事考核的机制，进行书面考核，业绩考核等，并对员工定期进行培训，每次的培训内容、测试试卷、考核结果进行归档，放入个人的人事档案袋中，提供参考结果。企业在年底应该进行绩效评估与岗位调整，每一次調整就是一次更好的出发，为了优化配置，企业的人员流动应该更加敏锐的捕捉，档案是固定的，人员是流动的，真正的动静结合[3]，更好地发挥人事档案管理在人力资源管理中的重要作用，促进企业的优化调整。

2.2 及时动态更新人事档案信息

企业在发展过程中会出现人员流动、岗位调动等多种情况，相应的干部人事档案信息也应进行动态更新。应在信息收集的基础上，与企业各个部门密切配合，了解各个部门人事调动的相关情况，进而对干部人事档案信息进行更新，确保干部人事档案信息能够跟上企业人力资源管理的实际需求。干部人事档案信息动态更新过程中应确保完整性，对在更新过程中出现的疑问一定要与员工进行核对，以避免更新错误信息，造成后续不必要的麻烦。

3 人事档案管理在人力资源管理中的运用

3.1 践行归档原则

人事档案管理工作中的归档工作比较复杂及多元，这一工作需要以规章原则为基础，在出现管理问题之后可以迅速的找到根源所在，确保整个工作的标准化以及规范化。其中标准分析以及规范化研究最为关键，这一点能够更好的凸显人治的管理工作的保管利用价值，为后期的信息检索提供更多的便利，维护信息的安全性以及完整性。人事档案管理工作的改进以及创新是一个长期的过程，企事业单位的管理工作人员需要了解目前的管理现状，全面提升人事档案管理工作质量和效率[4]，积极构建完善的人事档案管理制度，在服务意识的指导之下调整工作行为和工作模式，确保各种管理资源的合理配置及利用。

3.2 提高档案管理人员素质

人事档案管理人员的知识水平、道德修养等综合素质和业务水平会严重影响到人事档案管理水平，因此事业单位必须建立一支专业化、规范化的人事档案管理队伍，确保后续各项工作能顺利开展下去。首先，事业单位需要按期对人事档案管理人员开展专业化的技术能力培养和训练，在此基础上建立标准化、组织化以及系统化的指导性文件，确保培训工作能顺利且全方面地开展，通过专业的培养和训练可以更好提高人事档案管理人员的知识水平、道德修养等综合素质和业务水平;其次，由于人事档案具有服务性和社会性的特点，在培训的过程中，可以适当运用专门问题讲座、异地联动等方式提升人员的管理意识和业务水平;最后，事业单位还需要优化管理人员的文凭结构、年龄结构等[5]，确保每位管理人员具备工作热情和工作积极性。

3.3 构建完善的人事档案管理制度

完善的人事档案管理制度能够为后期各项改革管理工作的有效落实指明道路及方向，确保不同部门以及各个工作实现有效的运作。人事档案管理工作对制度规范要求相对偏高，管理工作人员需要严格按照一定的管理措施进行分析以及研究。管理层只需要注重不同的标准，明确各个环节的管理原则以及管理条件，积极简化整个流转程序，加强对档案管理保存方式以及约调整方式的统一划归。

4 结束语

综上所述，在市场经济快速发展的过程中传统的档案管理工作备受诟病，目前的档案管理体系、管理内容和管理效率也都无法实现与时俱进， 与时代发展需求之间存在一定的界限，难以更好地满足市场发展的实质需求。从宏观的角度上来看，对于事业单位和企事业单位的稳定运作以及发展来说，人事档案管理工作的重要性不言而喻，这一工作能够实现社会企事业单位劳动资源的合理配置，加强两者之间的联系及互动。企事业可以着眼于档案管理工作的实质要求，主动提供调用和保管等服务，积极加强与员工之间的联系，保障社会成员和企事业员工的合理福利待遇。另外， 人事档案管理工作的内容和形式越来越复杂，在创新管理策略转变管理理念的过程中人事档案管理工作的社会地位和工作地位有了明显的提升。管理层需要在不断探索以及创新的过程中，积极提升工作质量的工作效率。

参考文献：

[1] 王军.浅析事业单位人事档案管理存在的问题与对策[J].兰台内外，2020， （17）：49-51.

[2] 王芸.做好新时期事业单位人事档案管理工作的探析[J].经济管理文摘， 2021，（01）：88-89.

[3] 刘文婷.新时期人事档案管理工作的重要性及创新模式思考[J].国际公关， 2019，（10）：181.