高职院校设备验收工作存在问题与解决对策

【摘 要】本文阐述高职院校设备验收工作是采购中一个非常重要的环节，事关项目采购资金的支付和固定资产的入库管理。针对目前设备验收工作管理中存在管理制度和监督机制不完善、项目立项论证不充分、验收成员专业技术知识不足等问题，提出完善管理制度、加强验收成员技术培训、加强项目实施管理等解决对策。

【关键词】高职院校 设备验收 验收制度 管理制度

【中图分类号】G  【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2021）23-0116-03

仪器设备是高职院校开展实验实训教学、技能培训和科研的重要基础，是提升办学质量的物质保障。随着国家对高职院校实验实训教学项目建设支持力度的加大，各高职院校每年新增大量仪器设备，陆续采购各种专业性很强的贵重仪器设备和定制设备，设备验收工作随之变得更复杂和更困难，对验收工作组成员的专业要求也越来越高。

一、高职院校设备验收工作内容

（一）设备验收

设备验收是指对所购买的货物，在供应商交付给采购方使用前，按照采购合同对设备的数量、技术规格参数、型号、服务等进行核对，检验其质量性能和技术指标的过程。

设备验收是项目采购实施过程的一个重要的环节，用以检测供应商所提供的货物质量和性能是否符合合同文本参数，设备验收工作中的微小失误都有可能给学校造成重大损失。所以，通过科学管理，质量严格把关，可以避免供应商在中标后提供不符合标书要求的产品，或者提供不能完全相应标书中的技术参数的货物。作为采购人进行维权的重要依据，保障采购方的合法利益不会受损。特别是电器类、危险品类等有国家安全规范要求的设备，其质量关系到广大使用者的生命安全和财产安全，必须在设备安装、调试环节严格核验，排查安全隐患。

（二）设备验收的步骤

1.到货清点

设备由供应商送达采购人单位后，应落实具体的责任人负责到货清点工作，并妥善安排设备的存放和安全保管事宜。依据合同的内容，现场进行设备的名称、规格数量、厂家型号等信息核对，对外包装进行仔细查验，对有破损的情况要详细记录和拍照，需要即时拆箱的设备要做好配件的清点工作，特别要根据合同核对是否有额外增加配件的情况，按附加数量清点，并核对交接双方的签字。设备拆箱安装后，对相关的合格证、驱动光盘、操作说明等资料要集中妥善保管。

一些设备价值不大，而且安装后因位置的原因难以再进行查验的，应该及时核对生产厂家等信息，并对设备采取拍照、录像等手段保存第一手资料，避免“三无”产品、假冒伪劣产品混入。

2.制订方案

设备安装调试后的性能验收是比较烦琐和精细的环节，要根据不同的项目设备特点，制订验收方案。包括组织好对应的专业技术人员，提前熟悉设备的技术标准和检验标准，了解设备的合同参数指标，验收组成员做好事情沟通，制订全面检测设备的流程计划，统一验收技术参数的标准。一些专业定制设备和大型设备，应该在正式验收前，请厂家对专业教师进行培训。

3.实施验收

现场验收的过程中，验收组成员根据验收方案，做好分工。通过专业的技术手段，对设备性能指标进行检测。应提前通知供应商安排技术人员到场，配合验收工作，包括调试、运行、操作等都能按要求完整地进行演示。验收过程中，要仔细核查设备运行的稳定性、安全性、安装环境的合规性等内容。特别是要对照合同标书文本的内容，逐条核验，不能因为设备的一些功能在日常教学中不需要使用，就认为不重要。避免不良供应商提供低配置型号的产品蒙混过关，损害学校利益。

另外，对设备配套的环境改造、综合布线项目的验收工作，特别是涉及用电等安全内容的验收，应该按照国家相关的法规进行验收，不能因为合同文本约定的疏漏而给供应商钻空子，因为这些内容的实施必须是符合国家相关规定的。

4.资料管理

设备验收的资料管理工作也是验收工作的重要环节，特别要结合国有资产管理的相关规定，按资产管理的标准规范验收文件资料。在验收的过程中，要边验收边核对资料的完整性、规范性，包括设备名称、型号、出厂编号、生产厂家等内容的实物校验工作，为设备交付后的资产管理提供第一手资料。同时，也要做好设备论证、招标、采购、验收等一系列过程资料的归档工作，为设备的维护、维修提供依据。

二、高职院校设备验收工作存在问题

验收工作是设备招标采购支付的最后一个环节，不是简单的设备交接，而是合同执行质量的依据，跟项目立项、招标等采购环节同样重要。高职院校的设备验收工作是有文可依的，根据《高等学校仪器设备管理办法》《教育部政府采购管理暂行办法》以及政府招投标管理办法中的相关规定，仪器设备的验收应该建立相关管理制度，依据公平、公正、公开的原则，由不同部门组成验收组，并明确设备采购、验收人员职责。但是，在实践过程中往往存在一些问题。

（一）高职院校管理制度和反馈机制不完善

部分高职院校对项目的立项、论证和采购环节比较重视，往往需要经过层层论证后由学校统筹安排。但是对验收环节存在重视程度不够的问题，很多高职院校的验收管理制度化程度低，只有招投标和设备管理中体现出来的相关条款，普遍缺乏结合实际情况富有针对性制定的详细可操作的规范化验收制度和流程。比如把实施采购和验收安排由同一部门科室负责。因为验收工作人员严重不足，很多验收工作组成员是各部门临時拼凑组成，缺乏必要的专业培训。这样做，从管理制度上难以形成有效的监督，不利于防范风险。

另外，对验收过程中发现的异常情况和不合规情况的反馈缺乏一个有约束力的机制，没有形成一个发现问题、整改问题、总结成文的过程，不能把这些已经多次出现的异常情况和整改办法及时反馈给方案制定者，以便以后标书文档上避免类似问题的发生。

（二）项目立项阶段论证不规范

学校虽然很重视项目的立项论证，但是普遍存在的一个问题是对立项项目的合理性审核上往往可以依托学校领导和职能部门完成，但对设备具体规格型号的技术参数描述文本缺乏规范性审核，这部分工作一般交由专业教师和采购管理部门负责。验收工作的主要依据就是标书合同文本中的条款，按照文本规定的详细规格、参数、性能指标等逐一进行核对，与采购环节紧密承接。标书文本的规范性和全面性，对顺利开展验收工作意义重大。在实际操作过程中，因文本制作人员专业技术知识的差异，标书文本中的参数规范度差异也很大，存在一些设备参数不完善和验收标准不明确的情况。甚至有一些设备采购是按照教师的设计和需求制定的非标准化功能描述，没有给出设备应有的技术指标，到验收的时候因为没有检测设备技术性能的合适标准，难以开展技术性能的验收工作，出现供应商扯皮推诿的现象。

（三）验收成员专业技术知识不足

设备验收涉及方方面面的内容，不同专业的不同设备、不同环境实施工艺差异非常大，特别是大量定制专业设备的采购验收工作，对验收人员的技术知识提出了更高的要求。验收组成员一般应该由国有资产管理部门、审计监察部门、财务部门、设备使用部门、校内验收组成员等不同部门人员构成。但是在实践过程中，高职院校验收工作人员人手往往比较紧缺，平时缺乏有效的专业培训，特别是在建设任务重的时期，专业技术力量严重不足。临时组建的验收成员很多不具备对专业定制设备进行验收的技术知识储备，不熟悉相关制度规定，对合同文本中的技术指标和参数难以进行逐条核验。或者有一些设备的测试对技术人员专业水平要求较高，而参与验收的专业教师只熟悉本部门需要使用功能的测试，对一些影响招投标报价和结果的关键性参数难以检测，导致验收工作中可能存在没有完全测试设备的性能指标的情况。这就给了不良供应商可乘之机，利用虚标的产品技术指标应标，实际却提供不能完全达到技术参数的设备，损害了采购方利益。

三、解决问题的对策

（一）完善管理制度

为了规范招标采购行为，维护学校利益，要切实做好设备验收工作。首先，要从制度上入手，建立和完善管理制度。包括验收工作管理制度、验收组成员管理办法、监督制度、法律顾问审验流程、分类项目验收流程、通用设备验收标准、施工工艺验收标准等一系列管理制度。通过工作的制度化，形成操作性强的验收规范，减少工作人员差异导致的随意性因素，避免因制度缺乏造成的管理隐患。其次，要充分考虑新形势下验收流程的合理性。比如可以考虑在验收材料中加入图片和视频资料来对照难以攀爬核验的设备进行确认;需要专业教师到场的部分内容可以通过远程视频会议的方式实施，这样可以避免人员奔波的不便和提高验收效率;配备一些验收检测工具，比如万用表、激光测距仪、环境检测仪等，让验收工作专业性更强。

（二）加强验收组成员专业技术知识培训

设备验收工作的关键是提高验收组成员的专业知识储备。比如实验场所管理人员作为验收组成员的最基础一员，应该掌握设备通用常识，比如设备供电设施的基本安装规范、实训室基本环境要求、网络布置基本规范等。这样在监督项目施工过程中才能有效发挥管理员的作用，为验收工作打下基础。

随着专业定制设备的采购增多和国家对某些设备、施工工艺等新规范、新标准的颁布实施，必须安排对验收组成员进行有针对性的专业培训，提高验收组工作成员的业务水平。另外，验收组成员应该不定期学习法规政策，认真审查合同内容，对验收条款仔细阅读和认真核对，做到依规验收。同时，也可以针对一些专业设备验收的需要，按专业学科建立包含校内外验收专家库，组建专兼结合的验收组，保障验收工作的顺利开展。

（三）规范项目建设标书文本

学校应该安排项目申报部门和验收部门定期举行交流研讨会，针对验收中发现的问题及时研究应对措施。一些通用设备如计算机、空调等设备的采购标准，应该定期制订统一的采购标准参数文档并不定期修订，避免个人理解偏差造成同款产品采购参数上出现较大差异，给验收工作带来诸多不便。同时，应该建立学校项目审核专家库，对项目设备性能参数文本内容由专家库成员和使用部门专业教师共同审定。对验收中发现使用部门所制定标书文本多次出现同样问题的情况，要建立奖惩制度，并加强对其项目监管，从制度上堵漏，避免廉政风险。

（四）加强项目实施管理

设备验收不能仅仅是在项目完成后才去进行，这样很难对过程进行管控，完工后的质量也难以溯源，特别是一些设备对施工工艺要求比较复杂，技术实施要求精细，这就需要在项目实施阶段加强管理，监督到位。同时，也要重视到货接收环节的验收，首先通过外包装、开箱等情况辅助查验设备的完整和有无残损、腐锈、磕碰刮痕、浸泡等情况，配件和合格证等是否完备，并做好详细记录。

在安装调试阶段应该由专人负责跟进，详细记录安装调试过程中出现的异常情况，避免供应商对部分问题设备采取临时策略蒙混过关。同时，专业设备应安排专业教师到场培训使用，进一步测试设备性能。

设备验收同时也是仪器设备管理的最基础的信息收集环节，应该结合设备使用管理的需要，从验收开始建立设备信息化管理数据，为后续国有资产管理工作提供依据和便利。

设备验收工作责任重大，是高职院校采购中一个非常重要的环节，事关项目采购资金的支付和固定资产的入库管理，必须引起足够的重视，规范管理制度和监督机制，统一验收标准和优化验收流程。同时，在设备采购立项阶段做好标书文本的规范化工作，切实提高高职院校设备验收工作管理水平，为日后实训仪器设备的管理提供坚实的基础。

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注：2018年广西职业教育第二批专业发展研究基地“广西职业教育电子商务专业及专业群发展研究基地”（桂教职成〔2018〕65号）

【作者简介】曹群锋（1982— ），男，广西桂林人，广西经贸职业技术学院讲师，研究方向为计算机应用。