大型企业非生产性物资电商采购管理模式探讨

[摘 要]随着时代的发展和社会竞争的加快，各行各业的企业中普遍面临产能过剩、成本上升等发展问题，同时各种成本问题加大已经成为必然现实。企业转型升级也推动了新的采购变革方式的产生。中国经济大国、消费大国的地位逐渐确立，而在产品制造技术不断发展的前提下，提升物资采购管理水平和管理策略在采购物资方面，除了原材料等生产性物资外，还有大量的非生产性物资采购需求，如外部渠道激励、内部配套基础设施、办公用品、员工福利采购等。在采购方式上，除了线下集中采购和招标外，也开始转向效率更高的在线电子商务。电商采购模式成趋势之下，非生产性物资怎样实现电商采购的管理有效性已经成为必然问题，文章就如何开展电商采购管理提出了策略。

[关键词]大型企业;非生产性物资;电商采购管理

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.36.170

1 非生产性物资采购数字化转型的必要性

1.1 物料种类多，供应商分布杂

企业所采用的采购管理手段大多缺乏战略功能。对于性质不同的采购物料、竞争态势不同的供应市场和类型不同的供应商，企业没有制定出满足整体战略的供应战略。企业的采购人员缺乏相应的知识和技能，针对一些比较具体的采购战略工具，如供应定位、合并采购、伙伴关系等，未能在采购工作中灵活地运用。部分企业在供应商评价、业务管理、合作评估和关系管理等方面存在一些问题。例如，有不少企业供应商评价标准未结合实际，评估的标准局限于价格水平、协同能力等，最终选不出真正合格的供应商，导致后续合作的风险。在采购的过程中，企业和供应商的沟通也仅限于催付款方面，很少会围绕供应过程和供应进度进行沟通。同时，企业还缺少对供应商合作状况的评估与记录，没有对供应商关系进行综合管理，最终控制不了采购风险，导致双方关系不协调，不容易形成合作伙伴关系。

1.2 覆盖人员多，提报流程长

在企业采购工作中，采购成本和管理成本过高，从采购的流程上看，因为需要多流程审批，涉及人员众多，容易造成物资采购不及时而延误生产需求。

1.3 采购标准混乱，采购质量低且价格高

企业采购物资价格受多种因素影响。这包括采购物品的供需关系、供应商成本的高低、规格与品质、采购数量、生产季节与采购时机、交货条件与付款条件等原因。另外，企业购进价格与市场价格比较制造标准不统一，不同的品牌，不同的配置，不同的质量，不同的服务是无法相互比较的。

2 非生产性物资集中电商采购优势

2.1 规范采购管理，简化采购流程

电商采购模式与互联网思维、企业采购工作进行了深度融合，合理利用电商平台丰富的网络商品、高效物流和价格透明等优势，更好地将采购成本降低，灵活高效地应对低成本高频率的物资需求，将采购工作进行优化，电商采购能充分利用竞争机制，减小采购风险。

2.2 减少采购频次，提高采购效率

电商采购可以充分发挥规模发展的优势，有效降低采购成本和提升工作效能，电商采购的又一个很明显的优势是随取所需。在过去集中采购的时候，通常会将购买的商品集中存放在仓库，到有需要的时候前往领用。这种集中采购的方式，需要提前很久做规划，等到采购时间到来时，所需求的商品可能已经出现了变化。以采购某型号的仪表电器为例，企业在实施半年前的采购计划时需要的是A型号计算机，但是半年之后所需求的采购计划变成了B型号计算机，应为所需求的计算机型号对不上，还得重新走规划流转，造成时间和人力的浪费。电商采购模式具有开放、透明的特点，可以很好地解决物资采购量小、订单分散和频率高等难题。同时，信息技术的充分利用能够极大减少人工操作，一定程度上降低了人员的工作压力，可以降低人员配备，而不降低采购质量。所以，电商采购模式的分支机模式在一些大中型企业、各类机构都适用。电商管理可以实现财务结算自动化，更加规范了供应商的管理，结合了信用管理、保证金管理等供应链金融，让操作变得更加简单，这种模式极大缓解了采购部门的工作压力。

2.3 提高用户满意度

电商采购模式能最大程度上提高用户满意度，员工可以通过平台下单需要的物品，审核之后只需要等待收货即可，这种模式也能提升用户（企业员工、管理者）的采购满意度。公司通过部门有计划地对有关厂商进行实地考察，对采购物资进行评价，定期对供应商进行评分管理，将不合格的供应商淘汰，同时筛选出新的、合格的供应商，有效提升电商采购对于提高客户对需求和服务的满意度。

3 非生產性物资电商采购合理化建议

3.1 集中供应商和品类

基于供应商服务能力受限的问题，在过去大集团很难找到可以为全集团提供服务的供应商，就算是同样的品类也难以在总部进行统一的供应商选择和管理。随着电商资源的快速增长，许多具有全国服务能力的供应商已经出现，所以对供应商进行集中和整合具有了可行性。在非生产性物资的电商采购中，需要先将供应资源整合，将过去那些分散采购的近似商品，通过集中优质品类的方法进行整合，供应商和品类进行集中管理。

搭建云采购平台，企业通过整合线上、线下资源和数据的方式，将众多标准电商平台接入并打通，同时进行自动比价，打通采购的所有流转节点。从在线申请、在线下单到完成采购进行统一结算，形成一套完整的闭环模式。在线采购的模式能通过网络，帮助企业实现与供应商、客户之间的无缝对接，同时借助发票电子化的优势，将交易和税务数据之间关联起来。集中供应的模式能通过比价选择最优产品，从根本上重新构建了财务管理模式，能让企业无论是采购还是报销，都能变得更加高效和透明。

3.2 集中采购政策的制定和落地

企业应当不断完善集中采购的政策和规范制度，切实履行审查责任。加强电商平台的资质审查和安全保障责任落实到位，强化对电商平台责任约束。相关政策的制定需要根据企业的实际情况做好工作补充，并将其与财务系统、税务系统实现整合协同，真正达到降本增效和实现企业战略部署的目的。

3.3 加强采购过程管控

建议电子采购系统开发价格管理工具，实现区域价格模块，商品界面显示真实销量及评价以便比选。以我公司的电商物资采购为例，通过优化系统新开发上线了企业商品池功能和同一商品不同电商之间价格横向比对，及與其电商社会价格纵向比对功能，以促进电商之间价格竞争。企业可根据自身需要确认所采购的商品范围，以及通过价格对比选择合适的商品。此模式更加适合大型的集团化企业，最大程度上降低生产成本。

3.4 积极推行“框架协议+电商订单”模式

切实保证采购成本，同时出台对电商采购的考核约束机制，以绩效管理的方式提升人员的管理效能，通过规范员工的个人行为，提升采购物资的生产效能，最大程度上避免资金的浪费。企业可以构建积极有效的管理模式，可采用“5F+2S+1P”对电子商务的基本框架进行描述。在这中间商流是核心，也是电子商务的最终目的，位于最高端。电子商务的实施是为了实现（5F）的顺利畅通，最后实现商流。通过建设网站的方式发布信息、传输信息和交流信息，沟通各个相关市场主体，实现信息流;通过电子支付手段的运用，实现资金流;通过配送体系等方式，实现物流。在实施电子商务的整个过程中，市场主体的参与使得市场主体之间相互提供信用，可以确保交易的有效完成。通过推进电子商务模式下的框架协议+电商订单的工作模式，提升管理工作效能。

4 结论

在企业内部的非生产性物资的采购过程中，也存在着多样化管理等问题，而随着企业发展规模的扩大，做好非生产性物资电商模式改革有效控制采购成本，做好企业的利润提升和优化收入表现，就需要改革不断进行，加上非生产性物资本身就存在品类多、人员涉及广、采购流程长等问题，更需要优化工作流程，实现模式创新、规范有效、工作创新化发展。

参考文献：

[1]刘宏娟，路程，杨宏科，等.非生产性物资电商模式采购[J].汽车实用技术，2019（13）：238-239.

[2]曲亮. 广州铁路J公司非生产性采购流程优化研究[D].西安：西北大学，2019.

[3]苏家豪，刘忠煜，王博.车辆电商化采购的实践与思考[J].招标与投标，2018，6（2）：51-54.

[4]王晨. 国家电网电商化采购管理中心系统的设计与实现[D].吉林：吉林大学，2017.

[作者简介]肖惠玲（1969—），女，汉族，云南昆明人，大学本科，研究方向：电商采购。