财务共享服务在高校的应用探讨

姚利华 朱秋娇

一、财务共享服务的应用及业务特点

财务共享服务是一种将分散于各业务单位、重复性高、易于标准化的财务业务进行流程再造与标准化，并集中到一个新的业务单元（财务共享中心）下统一进行处理的作业管理模式，最终达到提高效率、创造价值、节约成本、降低财务风险的目的。

北京国家会计学院发布的财务共享服务调查报告显示，中国已有超过70%的大企业开始实施财务共享服务战略，总体而言，其应用尚处于初级阶段，但也有一些企业开始进入应用的中级阶段，少数企业则开始探索进入发展的高级阶段。

共享服务中心建设是伴随着流程改造而进行的，是全流程的。比较成熟的共享服务中心是把所有财务涉及到的循环全部纳入到共享服务中心，如费用、采购、应付、销售到应收、总账、资产等，这些应当全部纳入系统中运作，才成为共享服务中心的全流程模式。从横向看，流程改造的标准一定要通过流程梳理打通业务到财务的端到端，再通过标准化让业务财务形成一体化，把业务要素和信息及时反馈到财务结果当中，同时使财务对业务的支持和监督在流程中能比较好地反馈出来。从纵向看，流程梳理要把整个组织驱动起来，通过流程运转走向标准化并把它固化下来。

财务机器人可以完全取代人工，完成低附加值的工作环节。高效完成重复性高并有逻辑性的工作，已成为新一代智能共享系统的重要技术支撑，它可以挖掘70%-90%的财务共享流程自动化潜力，提高100%-300%的工作效率。

财务共享、商旅共享、采购共享和税务共享，一方面，它能向前打通财务和交易，打通整合与合作伙伴、客户、供应商的交易数据和交易流程；另一方面，它能向后支撑管理，企业业务流程的主线支撑管理会计信息，管理会计信息基于交易数据而实时产生。可纳入财务共享服务中心处理的财务业务具备如下特征：（1）业务量大、发生频次较高、相似度高,包括费用报销、应收应付等。（2）在各个业务单位中存在普遍共性的业务，包括会计月结年结、各类报表。（3）能够专业化、标准化的业务，包括会计核算。

基于企业的应用特点，高校虽不同于企业，但高校财务应有足够的动能去建设财务共享服务，以满足不断变化的需求。从企业应用出发，在现有经验的基础上进一步探讨财务共享服务在高校应用，具有重要的现实意义。

财务共享服务是一种管理模式，是包括信息技术、组织管理、服务管理、质量管理、绩效管理等多种管理手段的综合体。高校根据自身特点，借鉴和推广财务共享服务，将会带来财务活动和管理方式变革，进而推动业务活动朝着既定预算、绩效方向前进。

高校财务管理职能的充分发挥，需要依靠“财务共享中心”理念的具体实践效果。也可以讲，财务共享中心是财务管理的出发点。共享中心服务职能的发挥涉及到标准化和规范化的使用。财务管理具体工作也是顶层设计的具体体现，每一项背后都对应着相应的管理要求。

二、制度催生管理能力提升，管理催生共享服务动能

（一）每一项财务管理职能背后的制度要求

1.2018年9月印发的《中共中央国务院关于全面实施预算绩效管理的意见》提出：到2020年底，中央部门和省级层面要基本建成全方位、全过程、全覆盖的预算绩效管理体系。该通知强调：预算编制环节突出绩效导向、预算执行环节加强绩效监控、决算环节全面开展绩效评价、强化绩效评价结果刚性约束、推动预算绩效管理扩围升级。预算绩效管理是政府绩效管理的重要组成部分，是以支出结果为导向的预算管理模式。它通过把绩效理念、绩效要求贯穿到预算管理的各个环节，强调“花钱必问效、无效必问责”，实现优化财政资源配置、提升公共服务质量的目标。

2.2019年12月17日，财政部印发了《事业单位成本核算基本指引》（以下简称《指引》），旨在规范事业单位成本核算、管理制度的规范运行，进而为绩效管理打好基础。《指引》中也提出了行业事业单位（如医院、高等学校、科学事业单位）的成本核算具体指引等，应当由财政部遵循本指引制定，同时，基本指引的施行日期为2021年1月1日。

2014年10月财政部发布的《关于全面推进管理会计体系建设的指导意见》中提出：全面推进管理会计体系建设，是建立现代财政制度、推进国家治理体系和治理能力现代化的重要举措；是推动企业建立、完善现代企业制度，推动事业单位加强治理的重要制度安排；是激发管理活力，增强企业价值创造力，推进行政事业单位加强预算绩效管理、决算分析和评价的重要手段；是财政部门更好发挥政府作用，进一步深化会计改革，推动会计人才上水平、会计工作上层次、会计事业上台阶的重要方向。

2016年6月财政部印发的《管理会计基本指引》（财会〔2016〕10号）通知，阐述了基本指引制定的出发点：为促进单位（包括企业和行政事业单位，下同）加强管理会计工作，提升内部管理水平，促进经济转型升级。

2018年12月财政部发布了《管理会计应用指引803号——行政事业单位》，其中第二十一条提到：行政事业单位应按照成本管理的要求，建立健全成本费用相关原始记录，加强和完善成本数据的收集、记录、传递、汇总和整理等基础工作，为成本管理提供必要的数据基础。

所以，从指导意见、基本指引、应用指引803号以及成本核算基本指引这个轴线来看，管理会计所需求的顶层设计越来越完善和具体化。

（二）管理需求催生财务共享

元年科技总裁韩向东提出：“什么是管理会计的基础？我一直在说，管理会计的基础是财务共享。基于这一认识，我们推进管理会计应用的前提，就是要构建以管理会计为导向的财务共享中心。”

现有的传统核算模式是滞后的，主要表现在：

1.尚未建立能勾稽绩效评价的系统对接功能，绩效评价的量化指标如何实时反映？而不是到月末、季末和年末。

2.虽然目前高校已施行《政府会计制度》，但是，成本核算系统没有建立，无从精准得知生均培养成本、固定成本以及弹性成本等。

3.决算数据未得到应有重视，且较少应用于绩效管理。所有信息是需要后期加工的，而这恰恰是管理的短板，决算滞后于业务发生时点，统计分析功能没有得到应有发挥。

三、建立财务共享中心的基础：标准化

高校财务核算可以实现标准化的部分有：

（一）会计科目

随着新的政府会计制度的实施，现行会计制度重新构建了“财务会计和预算会计适度分离并相互衔接”的会计核算模式，共同反映政府会计主体的预算执行情况和财务信息。

从标准化的角度出发，会计业务是有先天优越性的，会计学科的理论和体系已经给予了会计实践清晰明了的科目体系架构。面对业务量增长，充分利用信息技术手段，将传统的面对纸质单据会计职业经验判断，以逻辑定义的模式嵌入到共享服务核算底层架构中，而且以一种通俗易懂的方式呈现给非会计专业人员（如报账经办人），从业务起点就开始形成标准化基础。

（二）政府收支分类科目

政府收支分类科目是结合机构改革和预算管理工作需要而设置的，其中支出类分为预算支出功能分类科目和支出经济分类科目，后者进一步分为政府预算支出经济分类科目和部门预算支出经济分类科目。

《政府会计制度》规定：事业单位应当设置“事业支出”科目核算事业单位开展专业业务活动及其辅助活动实际发生的各项现金流出。本科目应当分别按照“财政拨款支出”、“非财政专项资金支出”和“其他资金支出”，“基本支出”和“项目支出”等进行明细核算，并按照《政府收支分类科目》中的“支出功能分类科目”的项级科目进行明细核算；“基本支出”和“项目支出”明细科目下应当按照《政府收支分类科目》中“部门预算支出经济分类科目”的项级科目进行明细核算，同时，在“项目支出”明细科目下按照具体项目进行明细核算。

此外，事业单位应当设置“财政拨款预算收入”、“非同级财政拨款预算收入”以及“事业预算收入”等收入类科目，这类科目也均要按照《政府收支分类科目》中“支出功能分类科目”的项级科目进行明细核算。

在高校会计核算中，功能分类科目和经济分类科目与会计科目有同等重要的地位，无论预算起点、决算数据还是绩效评价，无不与这两个科目体系紧密相连。

（三）业务与会计数据的对接

对于每一项经济业务，都要有相对应的会计科目和政府收支分类科目，如果将大量重复性的经济业务通过标准化的版式固化起来，并形成能自动核算的机制，则将大大提升财务效率和服务质量，而这正是财务共享服务的优势之所在。

四、财务共享服务在高校应用的“短板”

（一）信息技术手段落后

目前大部分高校的业务板块自成一体，业务数据无法实现共享，信息更新慢，存在数据“孤岛”。比如，人员信息在人力资源部门、学生信息在学工或者教务部门、合同信息还停留在手工纸质阶段等，从而导致信息调取方法落后。就是在财务部门内部，虽然有时多达十几个系统，但在信息的采集、使用等方面仍未达到理想效果。

（二）高校财务发展意识淡薄

由于各种原因，高校财务发展滞后于大型集团企业财务发展速度，其超越、创新意识不强。高校作为理论和实践创新的先行者，财务应保持优化创新的原生动力。高校财务发展应紧紧围绕宏观发展规划目标，规划财务的长短期发展计划和目标。

（三）人力资源开发程度不足

对于一个单位来说，无论是组织架构设置，还是业务流程梳理，都得益于人力资源的开发利用程度。人力资源利用的好坏，随着单位战略目标、团队各项目标及各项可挖掘空间条件而定。财务共享服务作为连接前部业务端以及提供后台管理需求的重要承接方，从事这方面工作的人力资源在标准化处理数据之外，要根据业务和管理需要不断提高流程优化能力，即上文中提到的流程优化组的功能实现。而目前部分高校会计核算还停留在会计的“被动反映”功能上，人力资源所提供的“主动反映”和“被动反映”有很大差别，财务共享服务更需要人力资源提供“主动反映”，由业务触发数据，数据触发反映，此后再从反映触发业务修正，进而触发新的数据，循环往复，周而复始。

五、财务共享服务在高校应用的发展方向

（一）财政国库集中支付与财务系统对接

笔者从事多年部门决算编制工作，经梳理发现，现有国库集中支付数据与单位财务系统反映的数据不一致，如财务系统里的经济科目与国库系统里的经济科目不一致，有些财政专项采购设备，入账时使用的是资本性支出经济科目，而国库指标对应的项目则仅勾稽了商品和服务支出经济科目，如按标准化处理，应建立多个系统之间的共同标准范式。从部门预算角度出发，国库系统能与财务系统实时同步并生成部门预算，绩效评价可以内嵌进相关系统之中。

（二）尝试建立高校联盟方式的财务共享服务中心

笔者结合自身多年高校财务工作经历，对上述观点提出商榷，主要原因如下。

高校同质性业务较多，具有标准化的可能。可从一斑而窥全豹的，就是科研经费。很多高校科研经费数以亿计，而且呈逐年增长态势，高校财务人手相对不足，在科研报销环节屡屡出现报账之间的矛盾。为此，国家相继出台了一系列科研“放管服”等相应政策来缓解科研人员压力。高校财务虽结合政策要求进行了微调，但至今没有从根本上提供一种创新的服务方式。

笔者也曾设想一种财务共享服务在众多高校之间的联盟方式。比如，在大学聚集的大学城地段，设置一个集中进行财务共享服务的核算方式，同质化处理各个高校科研经费申请、报销以及结题等。这种适度与单个学校剥离的方式，有利于发挥科研经费效能，更能与绩效挂钩。同样地，随着政府会计制度实施，以及试编财务报告工作推进，在抵消同一级预算主体下的各预算单位之间的往来方面，也许高校联盟方式所产生的财务共享服务能更好地满足这一要求。

六、财务共享服务在高校应用的突破点

（一）高校宏观发展战略目标及内部管理动因需求

组织架构、流程管理既外延学校的发展目标，同时又涵盖各个业务单元的细枝末节，财务共享服务的理念和方式同样具有上述特征。学校整体目标是由各个业务单元的分目标共同组成的，而发展得快与慢，其衔接程度，各业务单元之间的松散、紧密程度如何等因素，也制约着各个分目标的实现。财务共享服务应用的第一个突破点是学校宏观目标及内部管理的内生需求。

（二）突破业务与财务边界，实现二者融合

目前很多高校已实现网上预约报销，同时开展了大量的财务知识及应用指南等宣传普及工作，以使报账人员递交的凭据能满足财务处理的要求，其他则仍旧由财务人员来完成。物流管理类如投单、分单、退单等环节的工作量较传统的柜面方式则大大增加了，在提质增效方面也取得了理想效果。笔者认为，这主要在于业务端与财务端分离，财务端的界面需要根据业务流程的发端来设置起步，财务系统能智能判断业务端的数据该去的方向，而这样的设置需要财务和业务深度交融和解析。

（三）突破系统瓶颈，提高信息化、数据化处理能力

财务共享服务应用除了标准化和业财融合外，它的可拓展应用要建立在优良的信息系统基础上，大部分高校在这一点上是弱项。笔者通过调研以及与高校同行们的业务交流得知，高校财务工作重点是信息化建设，但因人力薄弱，一般高校配备1-2名系统管理人员，能勉强维持运转，却无力推动提质增效。笔者提及的高校联盟方式财务共享服务，如果能得到教育主管部门支持，共同攻克财务共享的应用难点，那么信息化、数据化处理能力较单个高校的模式会显著提升。