科学事业单位财务信息化建设实践与思考

寇丽梅 贺 勇

20世纪90年代以来，首先以计算机技术、网络通信技术和数据库管理技术为代表的信息技术，近年来以大数据、人工智能、云计算、物联网、区块链为代表的新信息技术改变了商业运营模式，也从技术层面深刻影响着财务管理工作，倒逼财务管理进行信息化转型。2016年《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》明确要求科学事业单位应当应用信息化手段优化管理。经过不断探索和推动，大多数科学事业单位都开展了财务信息化建设。本文拟在分析现有科学事业单位财务信息化建设实践的基础上，提出对建设原则和路径的一点思考。

一、科学事业单位财务信息化建设实践

目前，大多数科学事业单位开展了财务信息化建设实践，对于财务信息化建设的需求已经比较清晰，采取的模式各不相同，各有优劣。

（一）科学事业单位财务信息化需求分析

综合现有实践来看，科学事业单位财务信息化需求已经非常明确，各单位可以根据自身实际确定不同层面的需求目标。

1.通过“预制单”模式实现财务电算化向财务信息化的跨越。传统的会计电算化阶段，信息技术主要实现了纸质报表向电子报表、手动记账向电子记账的跨越。此阶段所有的会计信息都是会计人员根据原始凭证手工录入到会计电算化软件中的。由于会计人员对业务的理解度、工作精细度、工作量承受度的不同，不同单位会计信息的真实度、详细度、科学度均存在较大差异。特别是由于会计人员不是具体业务人员，对业务理解的不同，造成会计信息对业务实际的反映必然存在偏差。进入到财务信息化阶段后，管理水平较高的企业开始自行开发或者委托专业服务商设计，开发了业务与财务相融合的一体化管理信息系统，在通过管理信息系统完成业务处理的同时，将相应的信息直接转换为会计信息，实现了与会计信息相关的业务单据同时也是会计凭证，即“预制单”，使会计人员在处理账务之前会计基础凭证就已完成，这在很大程度上既能使会计人员从重复录入业务信息的基础工作中解脱出来，也保证了会计信息真实并准确反映业务实质。对于科学事业单位，“预制单”功能是财务信息化的首要和最低需求。

2.通过“线上审批”便利服务对象。财务报销“慢”，财务报销“繁”是财务领域落实科研“放管服”要求的痛点问题。“慢”与“繁”突出表现在手工填制报销单又“慢”又“繁”和层层审批又“慢”又“繁”两个方面。通过建设具有报销审批流程功能的财务管理信息系统，将财务报销从“线下”变为“线上”，不必再填纸质报销单，各级领导的审批（核）也转为线上，将人跑路变成数据跑路，可以大大节省科研人员和各级审批（核）人员的时间。因此，对于科学事业单位而言，“线上审批”功能是财务信息化的核心需求。

3.通过“预设规则”嵌入内部控制。会计电算化阶段，费用标准、支出内容是否合规、审批环节是否健全等内部控制执行，都是通过财务人员人工审核判断的。人工审核，一是容易出纰漏。虽然所有的财务部门都有复核制度，但是遇到月底年终业务量特别大的时候，往往难免出现疏漏。二是对业务水平要求高。现在的财务管理规制非常多，差旅费、会议费、不同类型项目的科目比例限制等要求众多，对财务审核人员业务熟悉程度要求非常高，一旦遇到岗位人员变动，就可能会出现审得慢、不会审的问题。科学事业单位在实现“线上审批”的基础上，将费用标准、审批节点和要点、科目支出要求等固化在财务管理信息系统中，从而实现内部控制的“内嵌”，满足财务信息化实现升级的需求。

（二）科学事业单位财务信息化的难点

1.用户满意难。财务信息化如果使用外购标准化信息系统，既要改变单位内各类用户传统的报销习惯，还必须适应外购系统限定的管理流程，单位相关人员需要适应，原有管理流程可能还要变更。如果是自行开发的财务管理信息系统，按照信息化建设的普遍规律，在系统上线初期难免会有一段功能完善周期，在报销工作中难免出现一些重复或修正。因此，在财务信息化早期阶段，很难使业务部门、财务部门和报销服务对象都满意。

2.流程再造难。在财务信息化过程中，必然涉及到财务管理流程再造，必须要打破传统的线下管理流程，从业务和管理需求出发，在明晰业务流程的基础上，从预算、采购、财务报销、资产、决算等整个财务流程通盘考虑，根据数据流、业务流再造管理流程。如果不进行流程再造，财务信息化的便捷性优势就无法有效体现，但是流程再造是管理习惯、管理方式、管理规则的变革，涉及多个部门，无论在管理上、技术上还是实施上都是挑战。

3.风险控制难。实行财务信息化改造后，内部控制环境发生了深刻变化，必须重新构建与之相适应的内部控制体系。同时，实行财务信息化改造后，单位财务系统处于开放的网络环境下，网络病毒危害、非授权客户入侵等，也是单位财务管理信息系统新的安全隐患。财务信息化环境下的内部控制和风险防控，要通过岗位分工、制度管理和实时监控来实现，需要财务部门进一步加强制度建设、内部控制建设和能力建设。

（三）科学事业单位财务信息化实践

1.财务核算软件升级审批流程功能。部分科学事业单位以原有的财务核算软件为基础，增加在线审批功能。目前部分科学事业单位选择在原有的财务核算软件基础上升级审批流程功能，实现了线上审批，支持移动办公，将人跑路变成数据跑路，提高了审批效率。其优点是所有会计信息的产生、分析均在一个系统内运行，数据安全度高；缺点是后期新功能开发灵活度低，需要所有用户适应财务核算软件的基础结构，比如使用前需要勾选不同账套。

2.单独开发财务报销审批系统。部分科学事业单位在财务核算软件之外，由办公自动化软件服务商设计开发财务报销审批系统，财务报销审批系统与财务核算软件相互自动交换数据。其优点是由于办公自动化软件开发技术非常成熟，财务报销审批系统各种功能开发灵活度高，可以与办公自动化结合实施；缺点是需要在两个系统交换数据，对数据传输的稳定性、安全性有较高要求。

3.整体开发院所一体的集团级财务管理信息系统。部分大型科研院所选择统一开发网络版或是云端版的财务管理信息系统，所有隶属单位审批和核算都通过该系统完成。其优点是可以实现穿透式管理，统一数据标准；缺点是开发周期长、难度大、成本高，下属单位特殊需求难以满足。

二、科学事业单位财务信息化建设的原则

财务信息化的最终目标是落实政策制度要求，便利用户使用，通过信息化实现科学事业单位财务管理服务升级。科学事业单位开展财务信息化建设，要从实际出发，遵循以下原则。

（一）适用性原则

财务信息化和信息技术应用，必须适应单位规模、本单位阶段性目标和单位信息化建设的发展阶段。一是不同的单位规模可选择不同的信息化模式，如大型科研院所可以选择财务共享中心、财务标准化核算平台模式；而独立的基层科学事业单位可以选择在单位内部实现管理一体化。二是根据单位拟实现的目标选择不同的技术手段，如单位存在大量简单重复的工作，不需要较多的人为判断，需要提升效率，降低重复工作差错率、节约成本，实现数据可得、安全可控并且及时响应，那么可以选择机器人流程自动化（RPA）技术。三是根据单位信息化的不同发展阶段推进信息化建设开展。不同单位信息化起步时间不同，信息化初始阶段首先要解决单位流程再造和系统建设，而随着单位信息化程度不断提高要逐步实现自动化、智能化。因此，单位要实事求是，量体裁衣，适应自身信息化发展阶段。

（二）规范性原则

科学事业单位资金来源主要为科研项目资金，这些资金多为国家财政资金，资金使用既要符合项目资金管理要求，也要符合国家各项经费管理规定，要贯彻好国家“过紧日子”精神。因此，规范单位科研项目资金管理的前提，则是制定切实可行的制度。在此基础上，应把规范性渗透到财务信息化建设各项工作之中，并运用大数据分析风险点进行风控，要在单位财务管理信息系统中设置规范流程，强化必要的费用标准和科目支出要求监管，运用信息手段确保科研项目资金管理使用规范化。

（三）便利化原则

财务信息化只有便利才具生命力。如果财务信息化让科研人员觉得更“慢”更“繁”了，得不到科研人员认可和支持，那么推动财务信息化建设就举步维艰，同时也会降低单位整体效率。因此在财务信息化尤其是财务管理信息系统设计整个过程中，都应秉持便利理念，让整个操作过程逻辑清晰，直观便利。流程拟合是实现便利又不减弱规范的有效方法，例如将事项审批、资金审批和不使用公务卡审批等拟合在一个流程中，实现一个流程多个核批。

三、科学事业单位财务信息化建设路径的思考

综合现有实务需求，从上述原则出发，科学事业单位财务信息化建设要综合考虑数据、流程、对接三个方面。数据是会计信息的具象化和基础，流程是落实政策、实现内部控制的核心，对接是实现业务财务相融合的需要。由于成本、技术和单位各项业务信息化起步不同等原因，大部分科学事业单位还未能整体开发融合财务和各项业务管理的一体化管理信息系统。现阶段，应当遵循“业财融合”的理念，以数据流、业务流为基础，以实现报销业务信息化、移动化，财务管理数字化为阶段性目标开展财务信息化建设，并不断优化升级财务管理信息系统。

（一）核算系统与报销审批系统相分离

现行的财务核算系统已经比较成熟。财务报销审批系统是前台，核算系统是后台。前台报销审批系统只展示“白话文”，包括报销审批功能和收支查询等科研人员日常报销常用功能；后台核算系统将审批报销系统产生的数据信息转化成“会计语言”进行账务处理。要根据单位实际情况，实现前台和后台的有效融合对接。

（二）数据层与应用层相分离

在报销审批系统和财务核算系统相分离的前提下，建立独立的数据库，储存财务审批流程中的数据，便于单独分析处理。尽量简化财务审批系统等应用层，使其移动化、轻量化。数据层与应用层相对分离，也有利于后期随着单位信息化的推进，随时升级转换应用层系统。

（三）数据流和业务流相衔接

重构业务流程，基于数据流向优化报销审批流程，实现业务流和数据流的衔接。遵循“唯一性”原则，所有的数据来源唯一，一次采集，共享使用，在报销审批的同时，不断关联叠加相关数据。同时，有条件的科学事业单位，还应当将财务报销系统与业务管理信息系统相融合，逐步实现业财融合、信息互通。同时还要统一会计信息标准，建立信息交换的标准体系结构。

（四）服务功能和内部控制相衔接

将内部控制“内嵌”到报销审批环节，通过系统规则设置，将报销申请与合规性审核融为一体。通过“黑名单”、“白名单”等方式进行风险控制，实现风险控制与合规控制的“黑箱化”。例如可在财务报销系统上开发采购功能，在办公、信息产品采购中，将传统的采购人下单付费索要发票，再到财务报销的线性流程，通过财务信息化变为采购人只与采购平台对接采购需求，采购平台与财务部门根据财务管理信息系统上的数据信息对接财务结算的“三角流程”，同时通过对采购平台进行“白名单”管理，杜绝不合规产品采购，也省却了采购内容审核环节。

（五）推动财务管理信息系统建设智能化升级

信息技术日新月异，业财融合不断深化，单位对财务支撑能力的要求也在不断升级，因此财务信息化建设尤其是财务管理信息系统建设永远都处在不断优化升级之中，没有完美的信息系统，只有现阶段满足适合单位需求的信息系统。目前大多数科学事业单位都已开发了财务管理信息系统，基本可以满足单位日常运行，但还需在支撑单位预算管理、财务管理、监督管理、服务管理等方面进行智能化升级，重点是大数据分析和财务管理模式架构升级，从而也必然推动单位财务支撑能力提升和财务人员转型。