试论档案馆员工的职业生涯及其管理

丁燕红

（作者单位：甘肃省中共白银市委党校）

一个人的职业生涯首先应该确定职业方向和目标，接着进行相关的职业知识学习，然后从事相关的职业工作和活动，最后结束职业工作。档案馆进行员工的职业生涯管理，能够调动员工的工作积极性和挖掘员工的更大潜力，是人力资源实现高效率管理的重要一环，做好对员工的职业生涯管理，才能让员工找到目标，看到自身未来的发展方向，增强档案馆内部员工对档案馆的归属感和认同感。目前职业生涯管理已经逐步成为许多用人单位的管理激励手段，影响着组织的人力资源管理水平，档案馆想要吸引更多优秀人才，提升竞争力，就要积极推动档案馆员职业生涯管理工作。

一、档案馆实行员工职业生涯管理的必要性

实现档案馆员的职业生涯管理工作，能够提高档案馆人力资源管理效率，提升档案馆竞争力，因此实行档案馆员工职业生涯管理是必要的。

（一）是档案馆留住人才的有效手段

高质量的专业人才对于任何一个机构和组织来说都是最基本的组成要素，更决定着该机构或组织的活力和竞争力，关系到机构和组织的发展前景，因此如何留住高素质专业人才是每个用人单位的永恒话题。当前我国人才资源流动十分频繁，但是档案馆在人才流动中并没有获得更好的发展，吸收到更多的人才，反而在不断地流失高质量人才，造成人才短缺，档案馆活力不足，严重地限制着档案馆事业的发展。公益性的特性在根源上就导致了档案馆在面对其它用人单位时缺乏人才吸引力，更高素质的人才往往会选择收益更高的工作岗位；其次，许多档案馆服务范围有限，服务业务也不多，这对于档案馆员工的成长和发展也具有很大的局限性；然后档案馆的人员管理模式较为传统，缺乏一定的科学性和合理性，导致人才闲置和人才调配不合理的现象十分严重；最后，档案馆不够重视人才资源的开发工作，不重视对员工的知识培训工作，使得档案馆员工的知识储备量不足，知识老化，跟不上时代的发展趋势，使得档案馆员工的职业发展受到极大地限制。因此，档案馆只有注重员工的职业生涯管理，心系员工的职业素养的培养，将员工安排到更适合的工作岗位上，积极为员工的职业生涯奠定更好的基础，为员工找到更有前景的发展道路，才能够留住人才，激励人才为档案馆积极地进行工作。

（二）是档案馆内部人力资源得以有效开发的保证

每个员工都有自身的特点，不同的专业知识、兴趣、学历、优点等，要做好员工的职业生涯管理就需要充分了解员工的不同特点，然后根据员工自身的特点来为员工设计职业生涯道路，确保能够最大程度地将每个员工的潜能挖掘出来，让其在真正适合自己的岗位上做自己拿手的工作，充分发挥自身的能力和长处。从员工招聘时就要注意员工的能力和工作岗位的需求是否匹配，确保员工能够在该岗位上发挥自身的能力，然后档案馆在根据实际需求和员工的个人情况来为员工调整最终职业发展方向。接着要时刻抓住机会不断的锻炼员工的工作能力，让员工在工作过程中不断地积累经验、技能和知识。最后，档案馆还要定期对员工进行知识和技能的培训，在当今社会，一切都在快速发展中，知识和技能都在不断的创新和变化中，员工要保持自身的竞争力就需要不断的学习新知识和技能，只有这样员工才能保证自己不会因为时代的发展而淘汰。职业生涯开发和管理能够为员工找到职业发展目标和激发员工的热情及动力，具有很强的激励作用。档案馆帮助员工进行职业生涯规划和管理，员工积极主动的学习和积累知识及技能，使得档案馆员工的综合素质和能力都能获得极大地提高，同时档案馆也能培养和留住更好的人才，为档案馆创造更大的价值。

（三）保证档案馆其他资源得到更合理地运用

档案文献、设备、员工、资金等，是档案馆的重要资源，其中员工即人力资源是更加不可或缺的资源，人力资源的合理开发和利用关系到其他资源能否达到更高的利用效率，只有做好人力资源管理，将员工安排到最合适的位置上让其发挥自身的能力，才能使得档案馆能更加充分地运用其他资源，提高资源的利用效率，可以说人力资源的管理高效性是其他资源利用高效性的前提条件。

档案馆员工有着不同的工作岗位，员工之间也存在职称差别，通常有管理员、助理馆员、研究馆员、副研究馆员和馆员五个职称级别。档案馆员工的职业生涯道路就是档案馆内的工作岗位变动，但这种职业发展道路依然不够完美，无法吸引和留住更多人才，因此在档案馆中还有着另外一条职业发展道路，即职称晋升。在档案馆中员工的待遇受到员工职称的影响，职位越高，待遇自然会越好，因此职称关系到档案馆中每一位员工的利益，也是档案馆员工业务能力的一种直观表现，因此对于档案馆员工来说，职业生涯的发展就是职称的晋升。在传统的档案馆中缺乏职业生涯概念，因此导致缺乏相关的员工职业生涯开发和管理，但是在职业生涯备受重视的今天，为了提高档案馆的竞争力，档案馆要探索更有效的职称晋升模式，完善员工的职业生涯管理体系。

二、档案馆实行职业生涯管理的方法

（一）帮助员工制定和执行职业生涯规划

一个员工要为自身的职业生涯做好事先的规划才能激发自身的工作动力和热情，并在工作中学习和积累以此来追求职位上的成功。对于一个职员而言，考虑好长远发展目标，规划好自身职业生涯发展是十分重要的，因此档案馆要利用馆内的资源来帮助职员了解自身的情况，帮助职员作出更加合理的职业生涯发展规划，例如公布档案馆内不同岗位的工作要求以及一些空缺岗位，让员工根据自身情况去选择这些工作或岗位，并在工作过程中找到自身的正确定位，做出合理的职业规划；再比如为职业提供一些富有挑战性的工作岗位，让员工在工作中突破自我，充分发挥自身的潜能，帮助员工更加清晰地了解到自身的能力和不足，然后再去不断的完善自我。档案馆也要时刻留意职业的工作状态，只有充分了解到每一位员工的能力才能实现人力资源的更高效利用和调配。就业指导教育是档案馆员工职业规划教育的重要教育内容，在员工接受就业教育指导的过程中，教师应为员工提供实践性的发展平台，让员工认识到自己在职业素养、职业能力等方面的不足，然后在实践性活动中针对性地提升自己的职业素养与职业能力，进而增强他们在未来人才市场中的就业竞争力，增强员工自我发展的信心，自觉地投入到职业规划活动中。

（二）为员工开辟不同的职业生涯道路

档案馆中的纵向晋升模式对员工而言是十分狭窄的职业生涯道路，不符合员工对职业发展的需求，同时也无法满足馆内所有员工的发展需求。因此档案馆要根据不同员工的特点来为员工增添新的、合理的职业生涯道路。其次，让员工认清自我，做好自我定位，这是档案馆员工的重要教育任务。而在档案馆开展的职规划教育中，同样需要让员工认清自己所处的位置，了解自己身上存在的不足，把握好自己身上的优势，思考哪些特质是能够满足未来职业发展需要的，又有哪些不足之处，难以满足自己未来的职业发展需要。针对这种情况，档案馆将职业规划教育与自我能力评估相融合，显然可以改善这些问题，让员工在合理进行自我评价的基础上，尝试制作自己的职业生涯规划，然后为了实现职业生活规划中提及的目标，而不断展开专业学习。未来的就业竞争会越来越激烈，员工要想在这样的社会环境下向用人单位展示自己特有的就业竞争力，就需要在学校做好职业规划，接受德育教育，让自己成长为具有职业素养、思想道德品质的人才，使其在未来职场上真正脱颖而出，开创光明未来。

1.横向途径

许多档案馆内的岗位轮换制度就是一种横向职业发展途径的具体实施，通过岗位轮换不仅能避免员工长时间呆在一个岗位而导致厌倦和懈怠，导致工作效率不高，同时还能使得员工熟悉档案馆内各个工作环节和流程，熟悉档案馆的所有业务，这不仅能够有利于档案馆发现每个员工的不同能力和工作特点，然后将其安排到合适的岗位上，便于其发挥自身能力，还能使得不同部门之间的工作衔接更加自然，合作效率更高。想要做好档案管理工作，不仅需要学习传统的档案管理相关管理知识，还需与时俱进学习档案管理网络管理或是计算机管理等知识。馆员还需深入学习文献信息的管理知识，明确各类文献的实际分类情况，准确将珍贵文献分类，做好文献资料推荐工作。还需积极利用网络技术获取用户的文献信息搜索记录与书籍阅读记录，动态推荐相关书籍资料，不断满足用户潜在的文献资料学习需求，不断提高馆员的整体素质与能力。档案管理馆员要对图书的学科体系进行全面地了解，以提高图书查找的精确度。档案管理馆员还应具备良好的服务态度和沟通能力，加强与用户之间的交流，正因为档案管理馆员直接面向用户的，所以必须具备良好的语言表达能力和较强的人际关系协调能力，要求在表达流畅的基础上向用户正确理解需求，才能使用户和档案管理馆员的交流更加顺畅，提高信息的有效获取率。

2.双重职业途径

这种模式通常被运用到矩阵式组织结构的档案馆中，这种档案馆中通常会在做一个项目时，为该项目组建一个专门的小组，但这个小组的成员来自各个不同业务部门，这样一来小组内的成员即要担任原来的工作岗位，又要在小组内承担一定的任务。这种双重职业的模式让员工承担更大的工作任务，以此锻炼开发员工的专业技能。不管在哪个时代，人才都是居于领导者的地位，特别是电子档案管理，在这一方面更是缺少着综合性的人才，因为在电子档案管理中的人才较为单一，所以我们需要及时强化队伍建设，尊重人才，对于他们的劳动成果更是给以赞美和尊重，同时还要鼓励，促使他们可以持续不断探究新的技术，并且能够为档案管理工作的信息化做出更多的贡献，解决更大的难题。此外，还需要积极调动工作人员的主观能动性，因为档案管理工作毕竟繁杂重复且无聊，所以需要营造良好的工作氛围，让工作人员可以在愉悦的氛围中展开工作，同时还可以设定一定的奖惩制度，充分调动档案馆员的积极性。与此同时，也要做好人才资源的调整。促使每一位优秀的人才可以寻找到适合自己的岗位，充分实现自己的特长优势，最大程度展现自己的才能，除此之外，更是需要推进机构的整合，健全相应的管理制度，将硬件设备配备充足，并且积极引荐人才，打好数字化档案馆的坚实基础。

3.工作内容的重新设计

重视设计档案馆工作内容，将零散的工作内容整合起来，提高工作内容完整性并扩大工作范围。这个过程中员工可以突破个人工作局限，学习到更多的新知识和技能，大大拓宽自身职业生涯发展道路。对于档案管理而言，信息化的实现离不开人才，专业人才是信息化在档案管理中运用的动力。档案管理工作人员可以通过各种各样的途径来不断地丰富自己的业务知识，不断地提高自己的综合素质。除了要掌握系统的基础的专业理论知识、文化素质、业务能力以外，还需要学会运用现代化的计算机技术以及综合技能的素质等等。所以从这个角度来说，在当下新时期的数字化档案管理工作的需要，是具备复合型知识结构的优秀人才，这些人才不仅需要具备最基础的业务方面的专业知识，各个学科知识以及计算机方面的知识，还需要熟练地掌握网络信息技术。从目前现实的状况来看，国内这部分的优秀人才还是比较缺乏的。所以从这个角度来说，培养符合时代所需要的高素质、高能力的复合型档案管理人才，已经是档案管理部门需要解决的重点问题。

（三）为员工提供各种培训

档案馆员工在职业生涯发展道路上会逐渐承担更重要的责任，完成更复杂的工作，这就需要员工不断的学习新知识和技能来完善己身，以确保能够承担更重的任务。在培训中应该注意以下两个方面：其一，基本技能培训。为了满足用户的信息化信息需求，应该培训员工掌握相关的基本知识和技能，让员工能够完成档案馆的基本工作任务。其二，解决实际问题的培训。在工作过程中，职员难免会遇到一些意料之外的问题，这些问题对于一些新员工来说，解决起来难度较大，因为其并没有相关的工作经验和解决问题的方法，档案馆可以让老职员定期对新职员进行培训，分享经验，帮助职员掌握解决工作突发问题的方法和能力。

三、结语

档案馆实行员工职业生涯管理是一项双赢的工作，职员能够找到职业生涯发展道路，积极热情的投入工作，为档案馆带来效益，档案馆在帮助职员实现职业生涯管理过程中能充分了解职员的具体情况，实现人力资源的高效利用。