计算机信息技术在学校档案管理中的应用

巩晓艳 张彬 苏剑峰

摘 要：随着科技以及经济的不断发展，计算机信息技术在各个行业中的应用范围逐渐扩大。学校档案在经济、知识迅速发展的情况下必须紧跟时代发展步伐，在管理工作中引入极为有效的新型技术，能使更多创新工作得以实现，档案管理工作效率也会有所提高。文章主要对学校档案管理中计算机信息技术的应用效果展开探讨，促使管理工作的规范化。

关键词：学校档案管理;计算机信息技术;应用效果

0    引言

为使后人更加清楚地认识到历史发展，文章对档案管理创建方式展开应用分析。由于档案是对许多历史的原始文献进行记载，所以其具有载体多样且种类相对较为复杂的特点。对于管理档案的相关工作人员以及阅读者来讲，这是需要花费较多时间的一项工程[1]。受到全球信息化影响，人们对于计算信息技术的认可度极高，目前在许多行业中均可以看到对这种技术展开应用的情况。因此，学校档案管理过程中需要应用计算机信息技术，促使现代信息技术与各个行业的结合[2]。将计算机信息技术应用于高校档案管理工作可以对以往管理制度存在的不足进行弥补，进一步促使档案管理工作效率有所提高。

1   学校档案信息化管理

目前，学校档案管理中涵盖许多方面的信息内容，如人类的进化史、发展史和政治运动以及各地方的文化礼节等。档案管理主要是由文字以及声音和图片组成的。可以从两个角度对学校档案管理进行阐述。

哲学角度。在学校档案中所有文件内容并不是随意记录的，文件顺序也并不是随意整理的，档案信息化管理是一种具有时效性的判断。

历史保存角度。若档案中文件状态较为分散，则需要根据逻辑标准对信息进行标准集合。在对档案进行整理过程中需要具有系统性的判断。档案不仅可以对历史信息进行记录，还可以将消失的历史信息重现。在确保记录内容具有一定真实性以及整理文件的顺序下，可以有效防止历史文献出现虚假以及不完整的情况[3]。

2   现代化学校档案管理系统特点

现代化学校管理工作主要是将信息技术的应用作为基础，从而促使现代档案管理工作更具现代信息技术的相关特点，现代化学校档案管理系统主要特点表现在以下几点。

现代化档案管理系统主要特点为利于查找与管理、较为方便与灵活以及存储量较大等。现代化档案管理系统主要是利用计算机和管理软件，促使档案信息检索智能化有所提高，同时电脑可以对更多档案资源进行存储，还可以利用修改软件复制以及修改档案。

现代化档案管理对于相关工作人员素质有了更高的要求。由于档案管理工作细节性内容较多且任务量极大，为更加有效地开展档案管理工作，必须保证工作人员对于档案管理工作保持极大的热情，同时确保认真负责的工作态度，还需具有一定保密意识。除上述档案管理工作人员所必须具有的一系列基本素质之外，还要求学校档案管理人员在开展现代化档案管理工作过程中熟练掌握计算机操作，并对现代化档案管理软件中所具有的各项功能熟练运用。目前，我国学校档案管理工作中需要提升档案管理工作人员的基本素养，培养具有现代化管理技术的档案管理队伍，若想推动我国学校档案管理工作现代化顺利发展，亟需组建一支具有高素质的管理队伍[4]。

现代化档案管理工作依然处于发展且需要不断完善的阶段，因此需要不断在管理实践过程中进行改进。由于计算机信息技术在当今社会的各个领域中均有着十分广泛的应用，并由此产生大量的电子文件，部分档案载体中包含较多的磁介材料或其他形式的一些文件载体，此时的信息记录也正式从笔写、文字、图形等比较传统的方式转变成只有专门的计算机设备才能够识别出的数码，在新型档案载体持续更新的过程中，新型档案载体本身的归档工作以及保管方式也面临着诸多新的形式问题。对电子文件档案管理需要制定出明确的规范化标准要求，在法律角度作出足够明确的规定标准。

3   計算机信息技术的应用

我国大部分院校采取的管理档案的办法依旧处于纸媒介质层面，这一传统机制无法与当今时代发展保持平衡，在工作过程中浪费了大量的人力和物力资源。计算机信息时代正式到来后，此前传统的文件档案管理方式逐渐会被计算机信息管理方式所取代。对现代化校园档案管理系统而言，需要保证自身系统的建立具有更为关键的意义。因为目前大部分的学校档案管理和归纳系统本身的容量极大，所以能够为历届学生档案进行存储，同时也可以更加高效且安全保证学校师生档案展的安全性，实现管理工作目标。学校档案信息管理系统中仅需要一到两名管理人员即可将全部工作完成，从而大大节省人力，在一定程度上可以促使档案管理成本有所减少。同时，可以随时利用现代化学校档案管理系统对所需信息进行查找，简化了管理流程。

4   计算机技术在学校档案管理中的应用策略

4.1  针对档案管理工作内容进行数字化模式改革

当前，在学校档案管理工作中仍然存在着大量的纸质档案文件，包括学校发展史、学生成绩情况、学校财政收支情况和人事安排情况等，这些纸质档案文件的保存工作历来是一项难题。因此，档案管理工作人员要通过应用扫描技术，将学校日常工作中产生的大量纸质文件扫描为电子版，录入到学校的计算机或服务器当中，通过计算机和服务器对这些档案资料实现全自动的管理。

4.2  引入自动化管理系统

学校档案管理中计算机信息技术的应用，通常是基于特定的软件加以实现的。因此，学校有关部门应当结合自身实际情况，与专业技术人员或IT企业等加强合作，建设符合学校自身要求的自动化管理系统，该系统的各个模块由学校的实际需求进行设计，以此为学校档案管理工作提供更加有效的支持。虽然引入自动化管理系统需要花费一定的成本，但在引入该系统后，能够长期节省因档案工作所消耗的人力、物力和财力，有助于维护管理工作的长期稳定，并进一步提高档案管理工作的效率。

4.3  对档案管理工作予以规范化

与传统模式不同，计算机信息技术加持下的档案管理工作的高效性和简洁性更为突出，能够省略很多繁琐的步骤，但档案管理工作中的错误仍然会影响到整体的工作效果。考虑到这一问题，学校应当建立科学合理的档案管理规章制度，特别是要对档案管理系统的权限进行合理设计，在不影响基本功能的基础上，尽量将用户所需的权限压缩至最小，由此确保所有的档案文件的访问做到规范化，以提高档案管理工作的标准化程度。

4.4  定期开展技术培训和系统运维

应用计算机技术后，档案管理工作对工作人员的计算机能力水平有了更高的要求，因此学校方面应当重视档案管理工作人员计算机方面综合素质的提升，在日常工作中，要定期开展对档案管理工作人员的培训，培训内容则要涵盖安全保密教育、责任意识教育和专业知识讲解等多个方面，确保档案管理工作人员能够有效应用各类计算机技术开展管理工作。同时，需要注意的是，计算机信息技术视域下的档案管理工作也面临着新的安全威胁，为此，学校管理人员应当重视档案管理工作的信息安全层面，可通过与相关企事业单位和科研结构等加强合作的方式，对档案管理信息系统进行及时的维护与更新，切实提高档案管理信息系统安全水平，为档案管理工作的顺利进行提供保障。

4.5  加强对档案管理设备的安全管理

在學校档案的管理工作中，可能涉及到一定数量的涉密计算机，应当对这些计算机设备进行特殊化管理。具体来看，对于这些涉密计算机而言，不准其在连接到外部互联网的情况下运行，对于因工作需要而在涉密计算机上复制资料的环节，则要严格限定移动存储介质，避免携带病毒的移动存储介质造成数据信息的损坏或丢失。同时，涉密计算机和电磁介质应当明确专人管理，与其他的计算机和电磁介质做到空间上的严格划分，避免出现交叉使用的情况。有条件的学校还应当构建涉密设备的信息化管理系统，对涉密计算机和电磁介质的采购、使用、变更、运维和最终报废处理等环节做好全流程管理，进一步提高保密工作水平。

5 结语

在信息时代下，我国信息技术不断发展，对学校档案管理工作的发展也提出了更高的要求。现代化档案管理工作，将以往传统档案管理模式摒弃，组建一支具有极高素质的管理人才队伍，融合媒介技术，不断进行探索、创新，以促进学校档案管理工作顺利发展。

[参考文献]

[1]乌兰图雅.试析计算机信息技术在机关档案管理中的应用[J].商讯，2020（16）：178-180.

[2]穆丹.科学发展进程中的档案管理信息化技术的应用[J].科技资讯，2020（19）：215-216.

[3]陈小华.事业单位管理中计算机信息管理系统的应用[J].科技风，2020（12）：120.

[4]穆丹.计算机技术在学校档案管理中的运用[J].科技创新导报，2020（9）：192-194.

（编辑 何 琳）