大数据时代下人事档案电子化管理

罗治娴

【摘要】随着大数据的普遍应用，人事档案管理工作有了全新的机遇，改变传统管理模式下的问题，为人事档案管理工作的开展拓展了新的途径。目前，电子化管理已经成为较为现代化的管理模式，全面提升了档案管理工作的整体效率及工作质量，使档案资源的使用价值能够更充分地发挥出来。基于此，本文阐述了大数据背景下的人事档案管理工作所存在的问题，对人事档案电子化管理的具体措施进行了探讨，更好地促进档案管理工作的有效开展。

【关键词】大数据;人事档案;档案管理;电子化管理

在大数据广泛应用的背景下，人事档案的信息需求量也在不断增大，传统的纸质档案模式已经不能满足当前的信息共享的发展趋势，给人事工作带来了新的难题。对于档案管理人员来说，如何提供最需要的、最大的信息量是当下需要解决的问题。

一、大数据时代人事档案电子化优势主要体现

（一）分类保管更加简便过技术

随着大数据技术的发展与应用，5G技术、大数据、云计算等已普遍应用在了人事档案的电子化管理中，与传统管理模式相比，使得档案管理起来更加简单与便利。

（二）计算存储功能强大

在大数据时代，人事档案电子化管理比传统的人事档案电子化管理在计算速度、强度和深度方面都要好。特别是在人工智能技术应用后，人事档案数据的信息存储量也呈现倍增的趋势。另外，在大数据时代，信息技术的更新换代以及技术升级迭代速度很快，超级计算机能够以最小功率实现人事档案信息存储的最大化。尤其在云存储技术的应用下，成功实现了人事档案信息大量存储，降低了档案管理的成本。

（三）查询利用更加直观

在大数据时代背景下，特别是VR技术的应用后，人事档案电子查询利用更加的直观与便捷，不仅可以查询到多份人事档案信息资料，还可以在移动终端设备上以图、表、文字等多种形式进行人事档案信息的直观展示，让人事档案信息更加的具体与真实。

（四）工作质效显著提升

在大数据时代背景下，人事档案电子化管理相比于传统管理模式更具有优势，在信息的录入、整理、分类、查询、利用、存储、保管等环节具有较高工作效率和工作质量。打破了传统一对一的信息互传的管理模式，通过云存储技术开辟了电子化人事档案的一对多的传输和应用，有效降低了管理成本，同时对于管理效益也有大的促进作用。

二、人事档案管理的现状

当前的人事档案管理模式多以纸质档案管理为主，以电子档案管理为辅，采取双套制进行保存。即通过电子档案实现初级电子化管理，在人事档案系统中，以条目式的数据进行管理。在纸质人事档案管理中，优点是能够在规定的条件下实现物理上的保存，保存时间为长期。但是缺陷是，安全系数不够高，在保存过程中往往由于管理上的疏忽或不到位，很容易造成无法换回的损失;另外，随着信息化技术的不断发展，以纸质为媒介的档案管理模式会呈现工作量大、步骤繁琐等问题，很难对已归档等信息材料进行有效的提炼和加工处理，不便于档案信息的再利用，使档案信息资源在很大程度上出现被闲置甚至是浪费现象。

在各类数据都实现信息化管理高速发展的今天，人事档案管理仿佛成为了“绿皮车”，受限于纸质载体，限制了人事资源信息的价值最大化发展。人事档案管理系统基于纸质版人事档案，但通过对基本个人信息、入职后信息、各类奖惩、培训类信息等的输入，可作为员工在企业中晋升提职的重要依据，如何能够实现员工信息快速检索，安全保存是本文的重点研究方向。

三、大数据时代人事档案电子化管理主要措施

（一）强化档案电子化管理基础建设

大数据时代，人事档案电子化管理需要打牢相应的软硬件基础支持和保障。例如，购置一定数量的计算机，引用先进的智能终端设备，有条件的，可建设专门的数字化档案室，开发或引入人事档案电子化应用软件，为人事档案电子化管理提供专门的应用管理系统。购置电子扫描仪、光盘刻录机等。使用正版的杀毒软件，安装防火墙，为人事档案电子化应用提供安全外在环境。定期对档案应用系统进行查杀毒，消除安全隐患。

（二）注重档案电子化管理技术应用

大数据、云计算、5G、智能物联网、电子签名、区块链等大数据时代先进技术应用于人事档案电子化管理，有其各自优势，要根据人事档案电子化管理的实际需要，应用好这些先进技术。例如，在繁杂、冗余的人事档案信息中，利用大数据技术，提取有用的、高附加值的人事檔案信息;在重要人事档案电子化管理中运用电子签名技术，达到防篡改，确保人事档案信息真实性、完整性的目的。

（三）提供档案电子化管理安全保障

首先是要确保物理网络设施的安全，使其免遭物理安全风险。将人事档案电子化管理的仪器设备放置于抗震能力强、透风条件好的地方，提供应急备用电源，离机时不要绑到电源，实行电脑电源专机专用。其次，是要做好局域网络安全。配置专门的路由器，使用先进的软硬件设备。要始终树牢保密意识，确保对局域网严格采取物理隔离，人事档案信息保密性强，严禁外网移动设备直接与局域网接触。再次，做好外部接入网络安全。

（四）完善人事档案电子化安全管理规章制度建设

要求人事档案电子化管理从业者严格遵守，严格按照规章制度的标准和要求，落实好人事档案电子化安全管理需要严格规范做好人事档案电子化网络操作，重要人事档案信息要及时做好备份，必要时可设立局域网与外部两套工作设备。

（五）增强档案电子化管理队伍素质

一方面，根据人事档案管理任务需要，在社会上招录、引进档案人员，既要熟悉档案学、情报学知识，还需要引进的人才具有一定的大数据相关技术;另一方面，重点是要做好人事档案从业人员的业务素能培训，根据大数据时代人事档案电子化管理的实际特点和需要，加强大数据技术方面的业务知识培训，不断培养具有复合型人才素能的档案管理专业人才，以满足大数据时代人事档案电子化管理的实际需要。

四、结束语

综上所述，在大数据时代背景下，人事档案管理工作面临着诸多挑战，这就需要利用现代信息技术对其进行合理改进，加强电子档案管理人才的培养，实现电子化的档案管理模式，通过各种方式提高档案管理水平，为人事档案管理工作的发展提供有力支持。

【参考文献】

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[2]孟爽.人事档案电子化管理探究[J].办公室业务，2020

[3]丁丽娜.人事档案电子化管理及其存在问题和相关措施之管见[J].科技创新导报，2019