大数据环境下中小学档案管理新探索

倪晓玥

摘要：本文主要研究以大数据为主要特征的背景下，中小学档案信息化管理的相关思考与探索。随着新技术在中小学档案工作中的应用，档案工作在工作程序上发生了不同程度的变化，为了学校工作能够更高质量的开展，提高档案的信息检索和利用率。本文结合大数据技术的优势，提出对于中小学档案信息化管理的新探索，为中小学档案管理的稳定发展提出新的探索方向。

关键词：大数据;档案管理;信息化平台

一、简介

大数据时代的到来为互联网良好发展提供了有利条件，随着现代技术的不断发展，大数据逐渐应用于各个领域，对于建立全面的档案管理平台具有重要意义。大数据时代的到来，人与人之间的交流越来越频繁，日常生活越来越越来越方便，它也带来了更多挑战。中小学档案建设可以利用大数据[1]，利用计算机软硬件技术来存储大量信息，同时也可以改善文件在管理、存储和利用效率等方面的问题。在大数据的背景下，既是挑战也是机遇，如何切实抓住机遇，应对档案管理的挑战，改进档案管理模式，加强档案管理效率，更好地开展信息化建设已成为值得思考的焦点问题。

二、大数据下中小学档案信息管理的意义

大数据下中小学档案管理的狭义意义具体体现在以下几个方面：为决策者提供服务、为教学研究提供服务和提升学校的服务质量。学校档案信息需要真实而全面的进行存档以及再利用，它们是学校重要信息的记录。当决策者面临一个重大决策时，他们可以将这些档案资料作为参考。同时，这些档案也记录了教师的宝贵数据资料和科研成果，以及学生在学习和研究活动中的数据资料。这些宝贵的数据也体现了学校的发展状况、综合实力、教育水平等等。档案资料收集和管理的不仅是为学校师生提供查找档案的服务，最终目的是使广泛利用这些资源来满足学校、教师和学生等更深的需求。如果能更好利用档案自身的优势，并且与大数据结合，不仅可以为学校的发展进程做好记录，也为学生开展优良传统教育和爱国主义教育和素质教育提供了重要帮助。此外，可以根据其实际情况，建立文档服务中心，向全校师生宣传学校规章制度、发展规划、财务报告、部门设置、领导班子等相关文件，以便增加学校管理的透明度，提升学校的服务质量，为学校、教师和学生创造一个更加便捷和公正的服务公示平台。

大数据下中小学档案信息管理的广义意义主要体现在：大数据可建立更实用的档案管理系统，可以为档案管理的发展提供新机遇。学校体制改革历来是一项艰巨的任务，这项工作中使用的信息量也相当大。档案资料是学校工作开展和学生学习和升学的重要依据，也是教职工职业发展和学生学业发展不可或缺的一部分。然而，仅仅依靠对纸质文件进行人工查阅不仅耗费大量人力物力资源，同时工作效率低下，难以适应信息化改革要求[2]。大数据时代，档案管理应采用现代信息化管理，利用大数据技术，用电脑提取档案电子信息，进行数字化管理，可以更好地提高档案信息的管理和利用率，并且能更准确获取信息、更了解信息的全面性。

三、大数据下中小学档案信息化管理措施

3.1完善法制建设，抓好网络总体规划

首先，国家应弥补档案信息法律制度，制定统一、规范、专项的规章制度，建立有效合理的激励约束机制，为学校档案信息化建设提供指导和加强监督。政府需要加强档案宣传，提高学校档案意识。国家和教育局可以定期举办大数据档案管理的展览和经验分享活动，增加宣传，并鼓励社会各界参与大数据对于档案的开发利用。其次，从互联网中吸收更多营养，打破传统的学校档案服务模式，推进大数据运用于中小学档案管理的战略。研究和制定学校档案网络安全与信息服务融合战略，细化档案信息化建设大数据的使用规则，促进发展档案网络的服务目标、建设重点、集成模式。同时也要注重加强大数据服务与传统档案服务的融合设计。最后，构建档案信息网络安全保护体系，加强档案网络安全与信息监管项目，促进大数据对于档案网络建设的科學发展。

3.2加大资金投入，引进先进技术和设施

一是资金投入需要国家广泛参与，学校要强档案管理的基础设施建设，如办公室、计算机、扫描仪和照相机等设施设备。二、学校需要利用大数据技术服务档案信息化建设。从数量上看，大数据技术可以存储大量信息。截至2021年，数据量已从TB 到 PB、EB 和 ZB，快速增长的信息量存储需要大数据技术。这包含硬件基础设施建设，包括必要的数字档案室硬件设备，例如用于运行各种类型文件管理的服务器应用程序、电子存档数据光盘（库）、磁盘阵列和用于数据存储的磁带驱动器，确保电子文件数据安全的软硬件设备，以及输入和输出设备，满足电子档案管理要求;软件基础设施的建设，包括数字档案应用系统及相关软件实现电子化文件收集、管理、存储、利用，和与单位OA系统的数据交换和业务系统;档案配备操作系统、数据库软件、扫描软件、图像处理软件、杀毒软件、防入侵软件和备份与存储兼容的软件;同时也需要进行相应的网络建设，可以连接电子政务网络，实现与同级数字档案的在线数据传输和共享等。

3.3科学收集信息，有效利用档案资源

过去文件信息主要基于纸质文件，在实际应用中利用不方便。将大数据应用于档案信息化管理可以实现科学化管理，让档案收集合理，分类准确，标注清晰。这项工作是档案信息化管理的基础和关键部分。可以通过明确各个部门需要上交的档案材料目录和时限，让档案的收集工作更加方便快捷，也有助于各个部门合理储存重要文件和信息，减轻人工管理收集的失误和困难。

同时，过去档案管理都是人工管理的，效率一般不高，实际比较多错误以及不规范。由于学校内部档案的数据比较重要，但是电子化程度较低的档案信息利用率难以提高，所以结合大数据技术聚合和动态的优点，给中小学档案管理提供一个新的方向和新的探索。可以通过计算机、云存储等现代技术来有效开展中小学档案数字化、信息化存储与管理[3][4]。同时，更多地利用大数据技术进行分析和整理工作，能够清晰有效地管理复杂的文件信息，从而为档案管理人员提供便利。借助大数据技术，可以合理组织和存储文件信息，方便检索，使得档案管理能够更灵活地为用户提供有利条件，提高文件的使用效率。

3.4创新档案模式，加强人员继续教育。

中小学档案信息化建设应本着高效、快捷、方便的基本原则和根本目的来服务大众，主要应采取以下两项措施：

一、文件管理模式应该从国家模式转变为社会模式。学校档案管理应建立社会档案理念，提高档案的开放性信息资源，建立综合信息服务方式，提高信息利用率和社会共享水平。大数据时代，档案资源可以综合分析后为教育决策提供依据，为教育决策提供参考的长远发展。这对文件管理器的能力提出了新的要求。

二是在中小学档案管理中强化绩效管理，从物质和精神两方面转变员工的工作态度，从被动转变为主动提高工作积极性的方面。中小校档案建设可以提高档案工作效率管理和最大化档案的价值。首先，我们需要提高档案工作者的操作能力。一方面，他们必须积极参加各种信息技能的专业培训，学习先进的工作方法。另一方面，他们应该去其他学校或者区块活动来进行深入研究和学习，学习成功的经验，并将其应用到实践中。适当的奖励还可以设立鼓励档案管理人员的进步与创新。

3.5 放宽服务视野，创新服务方式

在大数据时代的特殊背景下，发挥大数据的核心作用档案、政府、学校和社会信息化建设中的技术应用应积极参与，相互协调。[5]需要改进法律采取的政策、资金投入、技术设施、人员培养和保障机制，推进学校档案信息化建设新进程。为中小学档案管理工作向开放、个性、多元化、网络化、智能化方向发展，中小学档案管理在教学、科研、行政等方面内容丰富，它们记录了学校的历史变迁，学生成长经历和教研创新发展的载体，包括纸张、照片、音频、视频 、CD、磁盘等形式。这些档案资源不仅能在学校规划和发展的人员规划和决策中发挥作用，学生学业复习的依据和也起到凭证的作用。他们为教师的教学和研究提供了参考和借鉴，也为校外团体的发展发挥了重要作用。

参考文献

[1]Peterson，Helen.Gender and prestige in Swedish academia：Exploring senior management in universities and university colleges.Scandinavian Journal of Educational Research，2015：1-17.

[2]Ecker J，Rae J，Bassi A .Showing your pride：a national survey of queer student centres in Canadian colleges and universities.Higher Education，2015，70（5）：881-898.

[3]袁新芳.云存儲技术在高校教学档案管理中研究与应用.卷宗，2015（10）.

[4]方昀.郭伟.云计算技术对档案信息化的影响和启示.档案学研究，2010（05）.

[5]张倩.“大数据”技术在高校档案信息服务中的应用探索[J].档案与建设，2014（03）.