企业员工人事档案管理风险分析及防控

□文 静

近年来，劳动者在退休审批、档案转移等方面常与用人单位产生摩擦，轻则口角争议，重则诉诸法庭。问题难以得到处理，责任难以界定，权益难以保全，同时也为企业带来经济上的损失。本文将从两个典型案例出发，谈谈管理问题并提出解决办法。

一、企业员工人事档案管理背景

根据《干部人事档案管理条例》《企业职工档案管理工作规定》《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》等文件中对人事档案管理权限及范围的划分，企业管理的员工人事档案主要包含干部人事档案和企业职工档案（以下简称“人事档案”）。首次参加工作被企业录用的人员，其人事档案是以企业人力资源管理部门为主，以其入党、入团，录用、聘用，中学以来的学籍、奖惩和自传等材料为基础建立正本，是反映个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。人事档案与员工入职、晋升、工资调整和退休审查等内容相关，是教育培养、选拔任用、管理监督和评鉴人才的重要基础，也是维护员工合法权益的重要依据。

二、案例分析

（一）邓某与冶钢集团人事档案纠纷案

邓某于1982 年11 月参加工作，工作期间其单位因经营不善被兼并入冶钢集团，2004 年10 月与该集团解除劳动关系。2018 年5 月邓某向社保局申请办理退休时被告知，其档案内缺少从事特殊工种的工资表，无法办理提前退休。邓某随即向法院提起诉讼，黄石西塞山区人民法院经过调查审理认为用人单位合并应当继承原用人单位的全部权利义务。因管理不善造成人事档案内容丢失，应及时补办，配合劳动保障部门查明用工事实，维护员工合法权益。未配合造成合法权益被侵害的，应承担相应赔偿责任。判赔经济损失2000 元/月，从2018年12 月起至邓某办理退休手续之日止，但不得超过2023 年12 月。

本案例中问题主要出在冶钢集团与原单位合并后，接收了员工和人事档案，但未对档案移交问题引起足够重视，如人事档案移交清册、人事档案目录、工作文书档案记录等，导致企业在举证中处于不利位置。

（二）李某与中国北车天津某机械厂劳动争议案

李某于1980 年11 月到天津某机械厂参加工作，1983 年因犯罪被判刑，1984 年1 月被企业开除，1996 年5 月刑满释放。出狱后为补缴养老保险多次找企业查找档案无果，故以档案丢失为由补建档案后向社保局补缴了养老保险。2013 年6 月天津某机械厂通知档案被找到，李某认为因原单位档案管理不善导致其权益被侵害，向法院提起诉讼。天津河北区人民法院认为李某工作期间其人事档案由机械厂保存，因判刑被开除后未将其档案转出，直至2013 年6 月才告知找到，故认定机械厂对档案未及时转出负有责任，应适当赔偿经济损失，判赔30000 元。

本案例中问题主要出在员工因辞退、开除等原因离开企业后，其人事档案未按照管理规定及时转出，且在存放期间因长期人档分离、管理人员变更等原因造成档案存放位置不清、管理账册记录模糊等问题。

三、解决方法

上述案例反映的矛盾主要集中于档案转递、材料缺失以及企业改制合并后管理权限调整等方面，问题涉及管理中多个环节。以此为基础结合实际工作提出以制度建设为基础，规范管理流程、培养专业人才、改进管理技术为一体的全方位系统化管理。

（一）管理制度建立

1.建立以档案安全为基础的出入库管理制度。围绕库房安全管理与维护、工作内容、工作台账管理、交接和应急处理等，明确档案基本工作。

2.建立以规范利用为基础的查借阅制度。对查阅条件、查阅人要求、所需材料、审批流程、纪律等内容进行明确和约束。

3.建立以人员管理为基础的保密管理制度。根据《档案法》和相关保密规定，明确保密范围、保密内容、人员职责、工作纪律和违纪处分等，强化保密意识和责任。

（二）管理流程规范

1.转入流程。从其他管理机构转入人事档案，出具接收手续，经材料验收、填写转递通知单、登记接收后编号入库。

2.转出流程。从本企业转出档案，先验证接收机构出具的手续和提档人身份，复核档案材料、填写转递通知单、登记出库后，通过机要交通或单位专人的方式转往接收机构。

3.查借阅流程。受理查阅申请，检查事由、查阅人和手续，报主管领导审批通过后，到指定地点查阅。

4.材料补充流程。材料形成后及时移交至人事档案管理机构，对材料须审核事项是否完结、信息是否正确、内容是否完整、填写是否规范等，审核无误后登记接收并入库。

（三）专业人才培养

1.人员配置。集中管理人事档案的企业应根据档案存量、年净增量、利用频率、整理和审核等数据，以配备与工作量相匹配的专职档案工作人员为主，以购买档案外包服务为辅的方式进行管理，采用经办和审批分离的双人制互为监督。在选人用人上选取档案专业、具备档案管理职称或具有从事档案管理经验等专业能力强、作风严谨的党员，且人员调整应按照管理制度办理交接手续确保工作连续性。

2.绩效考核。梳理岗位工作说明书，制定指标和标准，根据考核后反映的问题与档案工作人员一起制定改进计划对工作查漏补缺。

3.继续教育。档案管理人员的法律法规理论知识、专业技能巩固与提升应纳入企业年度培训范畴。根据人事档案年度工作规划，结合岗位绩效考核，充分听取员工需求展开培训，同时开展以提升实用技能为主的技能比拼，营造良性竞争氛围。

（四）管理技术提升

1.硬件配置。一是做好库房规划。库房选址应充分考虑楼面承重、通风、光照等因素，选择相对独立的空间。装具应避免选择木质等能不宜长期使用的材质，优选铁质等稳定耐用装具。二是落实八防措施。一防火，库房应设置不少于2 个出口，安装甲级防火门，开启与疏散方向一致，配置火灾自动报警系统，选用惰性气体、细水雾灭火等装置，避免在起火灭火过程中对档案造成二次伤害。二防盗，安装门禁、视频监控系统，数据应备份保留1年及以上。三防水，屋顶、墙面及地面应做防水处理，为方便积水排出，室内外地面应留有高度差，不低于15mm。四防潮，室内设置温湿度监控，配备空调、除湿机等设备，保持设备持续运转，湿度控制范围为45%～60%，温度控制范围为14℃～24℃。五防虫，管道门缝间隙采用不燃材料填塞密实，配置消毒设备。初次入库档案应做好检查，对出现虫蛀霉变的应做好消毒杀虫处理后更换外包装再入库。定期投放防虫药物、开展虫害防治工作。六防光，档案装具与带窗墙面垂直，配备遮光窗帘，人工照明选用紫外线含量低的光源。七防尘，选用环保材料，定期开展除尘作业。八防有害气体，对周边环境进行考察，做好密闭和通风措施。

2.软件配置。大中型或人事档案较多的企业，纸质表单和电子表格等单一管理工具会导致工作记录等重要信息在保存、管理和移交中存在漏洞，最终发展成前述案例中管理记录缺失致使企业经济受损的局面。可通过购买或开发档案管理系统来改善，可设计以下五个与管理制度和流程相匹配的子系统。一是个人信息子系统。记录员工个人基本信息，如姓名、身份证号码、入职和离职时间等。二是出入库管理子系统。记录出入信息，如转入时间、方式、档案号、事由、出库和归还时间、调出时间、档案状态、申请人、批准人等。三是材料补充子系统。记录材料信息，如名称、形成时间、页数、申请人、申请时间、批准人和时间。四是数字档案子系统。记录档案内信息、档案目录和数字化图像等。五是数据控制子系统。管理权限分配、操作权限分配、操作日志记录和数据统计等。

四、结语

人事档案属于国家所有，任何企业和个人应当依法履行保管义务予以妥善管理。通过上述四种方法对企业员工人事档案形成制度化、规范化、流程化管理模式，可有效约束日常工作的操作行为，有效监督权限审批的管理活动，有效避免权责交接后的问题查找追溯。