高校图书馆知识管理存在的问题及应对策略探讨

王少梅

(北京印刷学院图书馆,北京 102600)

21世纪是知识经济的时代,以知识为对象的知识管理是在知识经济的大背景下,以先进的信息技术为依托,代表着21世纪人类信息管理的发展方向和最新成果。高校图书馆既是高校的文献信息中心,又是为学校教学、科研服务的学术机构。为适应社会的发展,高校图书馆必须积极寻求与知识的结合点,深入开发和利用文献信息资源,提高办馆质量和服务水平。因此,高校图书馆组织实施知识管理势在必行。

一、知识管理与图书馆知识管理的含义

知识管理源于20世纪90年代。随着互联网的普及,知识管理借助于因特网而快速得到推广和普及。由于客观世界的客观需要对知识管理赋予许多具有时代特点的崭新内容,所以目前对知识管理的定义还未形成统一的认识和界定[1]。尽管表述不尽相同,但知识管理的内涵是一致的:所谓的知识管理,就是对知识及其创造、收集、组织、传播、利用与宣传等相关过程的系统管理。它要求将个人的知识转变为某个组织可以广泛共享和适当利用的团体知识。它以人为中心,以信息为内容,以知识创新为目标,将知识看作是一种可开发资源的管理思想,不仅对知识本身,而且包括对知识有关的各种有形资源和无形资源进行管理,是对知识进行系统管理和创造性使用的过程。知识从形式上看可以分为显性知识和隐性知识。显性知识是指已进行编码的知识,它存在于许多载体介质中,如文献、信息、数据库等;隐性知识主要是指存在于人们大脑中的非编码知识,如经验、技巧、能力等。知识管理包括两方面的内容:一方面指对显性知识的管理,它来源于传统的信息管理学,是信息管理的深化与发展;另一方面是对隐性知识的管理,即通过人际交流的互动过程发掘非编码化知识,促进隐性知识的编码化、显性化,从而加快知识的生成、积累与传播。因此,知识管理不是某种具体的方法、技术或管理方案,而是基于知识的业务重组及组织机构管理思想,它似乎更多地继承了人本管理的思想,同时又吸收了信息管理中技术论和资源论中的核心内容。同时,知识管理是通过实践把显性知识吸收成为个人隐性知识的内在化过程,最终实现知识的创新。

图书馆知识管理是对信息资源及与信息资源有关的智力资源进行管理,以促进知识的交流和共享,充分挖掘并发挥其潜在的价值,从而获得更大的收益。它包括对图书馆工作的管理、对馆藏现有显性知识的管理、对馆员头脑中隐性知识以及其他类型隐性知识的管理。其目的是通过提高图书馆自身的管理效率来提高图书馆的服务效益[2]。

二、高校图书馆管理发展趋势

知识管理从古代藏书楼到现代数字图书馆的上千年发展过程中,图书馆管理经历了传统管理(封闭式、半封闭式管理)、科学管理、目标管理、信息管理等漫长的发展轨迹。其间,无论是图书馆的管理模式、管理方法,还是管理思想、管理观念,无不体现出鲜明的时代特征。计算机技术的出现给信息管理的实践活动带来了新的活力和动力。信息管理就是对信息的管理,即对信息进行组织、控制、加工、规划等,并将其引向预定的目标。在图书馆信息管理中,信息管理以信息组织为中心,注重静态过程;以文献信息为中心,注重加工和保存;它对涉及信息活动的各种要素(信息、人、机器、机构等)进行合理配置,从而有效满足用户的信息需求。但信息管理过程侧重以技术为中心的管理方法的研究,在一定程度上使人的重要性被技术的光环掩盖了。李华伟教授讲过,“西方从70年代开始投入技术,对信息技术投资了30年,到了最后才发现,其实很多问题计算机是解决不了的,只有靠人来解决”。我们利用技术、利用网络来发展数字化应用时,利用技术是手段、是途径,不是最终的目标。这样图书馆信息管理的局限性就不言而喻了。在这种状况下,信息管理的发展与延伸——知识管理便应运而生,图书馆知识管理是知识管理理论与图书馆实践相结合的一种全新的管理思想和方法,处于我国图书馆事业发展前沿,高校图书馆管理的发展趋势是知识管理。

三、传统高校图书馆管理显现的问题

(一)管理理念落后,经验管理比重偏高,科学管理亟待完善

我国高校图书馆的管理,在很长一段时间里主要采用重物、重制度的管理方法,以文献为中心,以工作为中心,图书馆的工作只是固定在借借还还的思维定势中。管理中强调组织分工,等级森严,少数管理人员发号施令,多数馆员只是消极地执行命令,对图书馆管理没有发言权,对本职工作没有自我控制权,馆员的积极性和创造性得不到发挥。不容否定的是自20世纪90年代,高校图书馆的管理思想管理水平、管理实践和管理理论的研究有了很大的进步,特别是科学管理中目标管理,人员聘任制、职称评审制的实施,都有力地促进了高校图书馆事业的发展。

但同时不可否认的是,目前高校图书馆无论是宏观管理还是微观管理,仍以传统的经验管理为主。如图书馆行政管理,主要是由政策,法令、制度及垂直的行政指挥系统组成的,其特点是带有强制性的、以完成任务为中心的硬管理;图书馆的人员管理主要是运用静态的制度管理,缺乏动态的激励机制和竞争机制;图书馆的藏书管理多年来都是重藏轻用,与科学管理中的全面质量管理与效益管理严重脱节。

(二)对馆员的管理重视不够,用人随意

知识管理的核心是对人的管理。图书馆管理与服务的工作重心是读者,因此提出了“读者第一”、“读者至上”的口号,而忽视了对图书馆员的管理。目前,一些高校图书馆出现了人员随意组合、学非所用干非所长,人员调配上缺少长远计划和宏观调控现象。图书馆工作人员调动随意,导致人员组合的盲目性,使图书馆在整体组合上缺少学历、资历、能力、年龄等方面的互补,极大地阻碍了图书馆工作效益的发挥。同时,高校图书馆对人员的管理在观念和方法上长期停留在“人事管理”的阶段,未能上升到“人力资源有效配置”的高度[3]。对图书馆事业发展最重要的人力资源常常只限于安排而较少进行建设,由于缺少有效的激励机制,图书馆馆员的竞争意识、创新意识淡薄,缺乏工作的主动性和积极性。

(三)馆员的素质能力不足

知识经济时代要求图书馆员应该充当的角色是信息与知识的组织与管理者、信息与知识的提高与传播者、知识导航员、知识与信息利用的教育者,但目前高校图书馆的馆员还远远达不到这样的要求。

四、高校图书馆知识管理的实施对策

近几年,随着图书馆引入知识管理模式的理论研究越来越多,不少高校图书馆也从多方面着手尝试知识管理的实施,但目前高校图书馆的知识管理还面临着显性知识数字化程度不够、隐性知识难以扩充、缺乏学习和共享气氛等因素的制约。要完善和加强图书馆的知识管理,首先必须采取有效措施来促进图书馆的知识转化和创新,为图书馆知识管理的全面实行打好基础。

(一)建立适应知识管理的图书馆组织机构

实施知识管理必须有与之相适应的工作机制。传统的图书馆组织结构为“金字塔”型的等级结构,对信息交流的方式容易造成信息的失真甚至阻塞,阻碍了图书馆员工的相互交流与沟通,抑制了人们的个性与创造力。为了有效地实施知识管理,实现知识共享与创新,图书馆应建立富有弹性的网络组织。网络组织是等级组织和灵活的、多技能工作团队相结合的组织形式。在遇到某一问题时,将在不同领域内工作的具有不同知识与技能的员工集中到特定团队,有利于发挥图书馆工作人员的主动性与创造性;同时凝缩知识传递时间与空间,因而有效地实现知识的传播、整合、共享与创新,从而实现运用集体的智慧来提高图书馆的创新和应变能力。网络组织的民主性和灵活性有利于发挥图书馆的工作入员的主动性与创造性,同时凝缩知识传递时间与创新,从而有效地实现知识的传播、整合、共享与创新,从而实运用集体的智慧提高图书馆的创新和应变能力。

(二)重视人力资源的开发和利用,培养知识型馆员

知识管理理论的一个重要思想就是强调人在知识管理过程中的核心作用。人既是管理的主体,同时也是管理的客体。人力资源是图书馆知识资源中最具有创造力的资源,要建设一流的图书馆,必须有一流的人才。对图书馆这种组织来讲,知识管理就是要支持图书馆组织及组织中的馆员掌握好图书馆工作的知识和方式方法,使工作质量和工作效率都得到不断提高。因此,图书馆工作的顺利开展必须依靠馆员。知识管理权威达文·波特认为,“图书馆员在知识管理中可以发挥核心的作用。他们掌握收集、编目、分类和传递知识的技能。他们善于掌握用户对知识的需要”。实行知识管理,就要充分激发馆员的创造性与潜能,鼓励把个体所掌握的知识及所积累的经验进行知识公开与知识共享,这些是图书馆的宝贵资产,应受到重视;让馆员发表新思想、好主意,要鼓励在自由、平等、随和讨论环境中提高个人自主能力与责任心。引导和发挥馆员的智慧潜能,使馆员愿意把个人理想与图书馆目标结合起来,愿意贡献自己的知识。由于高校的读者群不再是一般的借书阅读层次读者,而是更需要获得对知识和信息经过再构筑、再组合后的最具有使用价值的新信息、新知识的读者。因此,它要求图书馆工作人员成为必须具有知识广、思维新、能力强的基本素质条件的知识型馆员。作为高校图书馆必须构建学习和共享的图书馆文化,在具有学习和共享的组织文化中,馆员能主动学习新知识,主动将自己的隐性知识表达出来与他人共享,从而提高图书馆的整体服务能力。

(三)加强对显性知识的管理,建立和完善知识库

现实中的高校图书馆显性知识资源包括传统的印刷型文献和一些现代载体的文献信息,它是用户获取知识的主要源泉,同时也是图书馆知识管理的重要组成部分。图书馆可将大量的显性知识资源利用“知识标识”系统,如分类号、主题词表,将文献知识单元有序化组织与存储,建立和完善知识库。建立知识库是实施知识管理的基础,将图书馆知识资源以知识目录的形式进行描述,以元数据进行处理。它将隐性知识转变为显性知识加以存储,同时还将个人的知识库转变为组织的知识库,为知识的共享创造了前提。组建的知识库是显性知识的集合,除了馆藏资源以外,特别要重视收集馆员在工作中创造的知识成果和来自读者的知识和信息。知识库系统的有效运作依赖于传输网络和应用系统,这样使知识充分发挥其效用性成为可能。高校图书馆应积极跟上信息技术发展的步伐,采用最新技术来完善自己的知识库系统。

(四)营造有利于隐性知识流动、转化的文化氛围和知识共享的内部环境

知识交流的主要特点是互惠性,当这种理念成为图书馆的行为准则和文化认同时,所有的人都愿意贡献自己的知识,同时所有人都从中受益。因此,在图书馆内要创造一种崇尚知识、倡导学习、鼓励创新的文化氛围。使每一名馆员都能认识并感受到这种环境的好处,积极为图书馆的知识创新、知识积累和知识服务贡献自己的力量[4]。知识的共享是知识管理的最终目的,而营造尊重知识和共享知识的内部环境是知识管理的目的、手段和条件。在信息“爆炸”的当今,知识和信息充斥着整个生活的每个角落。如何去激发和挖掘信息,如何把系统化的知识进行最大程度的共享,这是摆在人们面前的一个关键问题。高校图书馆解决这问题的关键在于如何管理员工的隐性知识。人不仅是隐性知识的载体和传播途径,也是知识创造的源泉,所以对知识的管理应抓住人这一要素。图书馆应努力创造一种激励机制和对员工的评价标准,建立起有效的评价激励机制,变权力本位的管理模式为能力本位的管理模式[5],使知识创造者和贡献者在职务晋升、名誉等方面优先得到肯定和表扬;既要充分尊重个人的兴趣和创造性、充分调动人的积极性,又要强调基于组织目标的合作和团队精神,提高图书馆的向心力和凝聚力,在图书馆内部形成一种尊重知识、尊重人才的良好气氛,发挥人才资源的作用,创造性地开展工作;领导和馆员之间要互相信任,营造一种公允、正直、有竞争,但更鼓励合作与成功的机制和氛围。

(五)加强读者工作,不断提高读者主动利用图书馆的意识与能力,努力实现服务创新

图书馆五原则中有两条:书各有其人,人各有其书,这两条很深刻地强调读者在图书馆工作中的重要地位。在高校,教师和学生是知识需求的主体,是图书馆隐性知识资源的重要组成部分,也是图书馆隐性知识资源的主要使用者。其包括的隐性知识资源有读者自身具有且存在于其头脑之中的、知识读者与馆员就某一需要提供服务的研究性问题所进行的交流而获得的知识、读者对图书馆提供服务的反馈信息等,这是图书馆提供人性化服务工作的着眼点。因此,为他们提供个性化、主动化的服务,可采用多种方式:一是为他们推荐一些专业性强的文献数据库,帮助他们调整检索策略;二是根据他们的要求,利用计算机技术对各种类型数据库(包括光盘数据库、网络数据库、互联网数据库)进行知识的重组,以形成有效的专题知识;三是提供专题图书目录、专题资料索引、文摘、汇编、文摘、综述、述评等,供他们使用。图书馆所提供的文献知识再丰富,管理得再有序,如果它处于静止状态,不与读者、用户的需求和他们的主观知识结合,就只是潜在的资源,不能转化为实际的社会效益。知识管理过程可以进一步调动读者的主观能动性,提高读者主动利用图书馆的意识与能力,使图书馆文献能更充分地为读者所利用,进而更好地为社会的知识创新服务。