采供血机构人事档案专审全覆盖的探索与实践

汤静儿 胡巧梅 曾祥凤 黄卓越 蒋国强

广州血液中心//广州市血液安全重点实验室 广东广州 510095

人事档案专审工作，是干部人事管理工作的重要内容，具有较强的权威性、严肃性和执行力[1]，该项工作的顺利开展有利于规范组织人事管理，并有利于挖掘人事档案信息的潜力，加强行业人力资源开发。采供血服务是卫生行业的公共基础工作，该行业和其他卫生机构一样面对工作压力大、业务人力资源紧张、机构内部管理人员严重不足、人事档案管理不够规范的问题。而且采供血专业作为医学边缘学科，专业技术队伍一直存在专业序列相对单一、劳动地点分散、重复工作劳动量较大等特点，对工作人员工作积极性、敬业精神、从业耐性和忍耐力以及社会交际能力有较高的要求，人力资源服务保障水平相对落后，未能适应采供血业务飞速发展的需求。

以笔者所在机构为例，做好人事档案专审工作，可从加强人事档案日常管理、重视人事档案的专审“全覆盖”落实入手。并以此为契机，全面梳理采供血机构和行业的人力资源信息，提高机构的人力资源管理业务水平，提高人力资源的调配开发程度，进一步加强采供血行业人才队伍的培养与发展。

1 血站人事档案专审的基本情况

近年来，全国各级机关事业单位先后启动干部人事档案专项审核，以进一步全面从严管理干部，坚决整治干部档案工作的不正之风、严明组织人事纪律[2]。各级卫生健康系统高度重视人事档案专审工作，并以此为抓手，全面提升机构人事档案信息的开发利用能力，以推进人力资源管理不断完善，从辅助职能逐渐向管理职能和服务职能转变。

1.1 人事档案专审工作的主要内容和组织实施

根据上级文件，采供血机构和所有机关事业单位开展人事档案专审工作审核的内容一样，主要有四方面：①审核档案材料是否齐全、完整，档案内容是否客观、真实，干部信息是否真实准确[3]；②工作经历材料是否完整、规范[4]；③档案中有无错装、混装的材料[5]；④审核“三龄两历一身份”，即干部的出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份等重要信息[6]。由于采供血行业一直处于卫生系统的边缘，人手长期得不到保障，导致2000年以来，一直没有专人负责人事档案管理工作。为此，本次档案审核，要特别注意“三龄两历一身份”的认定。在审核档案时，尤其要注意干部档案的出生年月是否存在涂改，档案材料是否存在造假等问题，这是专项审核的重点[7]，更是未来机构组织人事部门在执行人事改革文件时落实具体个人工资待遇的可靠依据。

人事档案专审工作的组织实施一般分为前期准备、审核登记、综合处理以及审核材料处理和总结报告四个阶段。前期准备，包括订立方案、人员调配和培训、健全管理制度等；审核登记，包括审核档案、发现问题、研讨记录、提出调查意见；综合处理，包括汇总分析问题、调查核实情况、组织认定以及问题处理；审核材料处理和总结报告，指全面汇总数据，总结经验，分析存在问题，制定人事档案信息管理的意见措施[8]。其审核登记和综合处理阶段，是专审工作的核心[9]，必须遵循严格步骤。

1.2 人事档案专审工作中发现的问题及其成因

卫生事业机构专项审查工作发现了档案中存在的一些问题，如档案信息“老化”、“脱节”，“三龄两历一身份”认定不够规范等情况，导致档案资料未能全面真实反映员工的实际情况。以笔者所在地方为例，问题可以分为以下三种：

1.2.1 管理理念过时，人事档案管理滞后。受传统人事档案被动管理的思维模式制约，采供血机构人事档案管理长期以来未被提到重要议事日程[10]。由于部门工作繁忙、档案管理复杂(不同时期相关的管理规定要求不一样，且延续性不够)，组织人事部门的工作重点甚少向档案管理工作倾斜，人事档案工作(尤其是信息利用)不够科学规范。

1.2.2 档案资料不齐全，“三龄两历”认定不规范。人事档案存在资料未能持续完善、及时更新，信息资源未能及时提取、科学利用，“三龄”身份认定方式方法不够规范等问题[11]，数据模式单一、未实现数据化。

1.2.3 档案管理人员培训不足，未能发挥档案信息的效用。由于人手紧张的行业通病，采供血机构人事档案管理人员并不是档案专业技术人员，受专业性限制，对档案管理兼职人员的要求仅停留在“按时”、“按量”归档，未向“按质”、“按值”发展。

2 做好人事档案全覆盖专审的几点建议

针对人事档案管理理念过时、档案资料不齐全以及管理人员培训不足等问题，笔者试从档案搜集、审核、人员培训、管理保障以及数字化保障几个细节提出做好人事档案专审“全覆盖”工作的几项意见

2.1 肃清人事档案管理源头

2.1.1 准确填写并及时补充档案资料，是做好人事档案专审的基础。档案信息的审核工作，千丝万缕，体现了人事工作的严肃性和政治性，更是我党干部选拔任用工作的基础。机构的专审人员、档案管理人员以及个人档案本人都应该高度重视，最大程度地把好人事档案资料入口关[12]。机构要教育员工严肃认真对待资料的收集和填写，从信息源头把控好档案资料的质量[13]。个人信息采集要求填写信息真实、准确、完整、可靠，档案载体安全、规范，任何人不得私自修改、增删档案材料。同时，要保证个人资料归档及时，结合人事业务内容，

2.1.2 加强人事档案管理业务培训，是专审工作准确性的人力保障。加强业务知识培训，提升人事档案的审核专业能力，尤其是“三龄两历一身份”核心资料的信息审核认定。制定专门的信息审核认定表格，要求审核人员熟练掌握人事档案审核方法，把在审核过程中发现的问题以及调查情况如实反映在表格，并及时提交工作小组讨论决定处理意见，报上级党组织批示后，要予以澄清和解决。

2.2 重视人事档案的专审“全覆盖”落实

2.2.1 成立专门的工作小组，加强组织保障。合理配置团队相关岗位并明确职责，是有效的保障[5]。团队成员应包括组工干部、党建干部、纪检干部以及专审人员隶属部门委派人员。而且必须设立专门的工作场所，制定明确的工作细则。

2.2.2 规范化、程序化的审核方法，是人事档案专审合法性的保障。根据《干部人事档案工作管理条例》的相关规定，严格审核的工作程序。整个流程必须清晰明了，并且“雁过留声，水过留痕”，得有所证明。建议结合工作实际，制定流程图，让参与的工作人员和档案当事人“心中有数”，减少职工对档案专审严肃性、程序性的质疑。并建议设计制作一系列工作表格，增加专审工作的权威性、公信力以及规范性。如《干部人事档案专项审核情况登记表》《干部人事档案专项审查工作用干部任免审批表(员工填写)》《干部人事档案专项审核认定表》等。

2.2.3 人事档案审核必须落实“全覆盖”，就是要强调审核范围必须包括机构全体在编在岗员工的人事档案，不落死角。同时，也强调今后凡新进入审核范围的人员档案，也要按照全覆盖标准进行审核。这是档案管理政治性和权威性的要求。人事档案专项审核全覆盖工作必须按照分级负责、分类实施、全覆盖的原则，坚持标准不降、适度提前的要求，实现人事档案专项审核全覆盖。以笔者所在机构为例，血液中心为正处级单位，按照干部管理权限，机构领导班子成员及五六级职员由市卫健委审核，机构的中层干部和其他在编在岗干部由血液中心负责审核。血液中心采取分类实施，先在中层干部范围内开展“全覆盖”专审，总结做法、积累经验以后，再在全体在编在岗干部中落实，以有效保障工作顺利开展。

2.2.4 建立问题电子档案，逐步推进数字化保障。专审数字化，主要指构建档案审查问题样本库[14]。引入错误模式、影响及危害分析方法，并结合数字化管理技术，根据发现的问题归类评级，对标处理，避免经验论，减少主观性。例如，针对错误出现的概率定级，定为经常出现、很可能出现、偶然出现、很少出现、极少出现；按后果严重程度分类，分为灾难性问题、致命性问题、严重问题、轻度问题。利用样本库，可以进一步分析干部人事管理中出现的问题，分析原因、理清整改思路、以及预测发展势头，为机构宏观管理和干部队伍建设提出建议方向。

3 人事档案专审“全覆盖”工作在采供血机构开展的成效

3.1 从组织人事工作角度看，有利于提高机构的人力资源管理业务水平

一方面，专审“全覆盖”工作对传统人事档案工作提出了定时、定点、定量的要求，将干部人事档案工作提到一个新的高度，有利于提高采供血机构干部选拔任用的公信力。人事档案专审工作主要审核干部档案中涉及干部的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份和家庭主要成员及重要社会关系等信息的专项工作，体现了从严治党、从严管理干部的迫切需要，体现了整治用人不正之风、提升干部工作公信力的迫切需要，体现了档案本质特性要求、干部档案规范化管理的迫切需要。

另一方面，人事档案是中国人事制度管理的一项重要特色，与个人工资待遇按劳动保障和组织关系紧密挂钩，各项材料相互佐证、相互联系。专审工作的全覆盖落实，正好是对过往每位干部的人事资料的确认，可以借此机会理清不同年代、不同时期人事制度和工资待遇变化的脉络，从而更好地指导工资、职称管理工作。专审人员在与干部本人、业务经办人调查取证的过程，就是一个梳理历史文件、规范人事管理流程、明确业务办理手续、宣传人事规章制度的过程。专项工作有利于组织人事部门迅速提升机构管理地位，并为之后的人事改革和制度变化落实的宣传和执行带来了组织保障。

3.2 从机构战略管理角度看，有利于提高人力资源的调配开发

从人力资源开发角度，采供血机构开展档案专审工作具有更为明显的现实意义。一直以来，采供血机构是以采供血业务为主线管理的公共卫生机构，人力资源管理难免被忽视成为辅助职能，机构人员管理方式相对落后。人力资源工作一般停留在算工资、送审职称评审材料、办理医疗保障等业务性工作上，对于机构业务发展规划、人才调配的参与较少。“全覆盖”的专项工作，有利于组织人事部门实现职能转变，从而提高机构人力资源部开发能力。

首先，专审可以为人力资源管理提供关于采供血工作者的思想道德素养、学历学业水平、工作经历和业务水平的全景图，从人力专业角度，向领导班子决策层提供各部门人员构成和工作任务分配的意见建议，以此保障工作任务分配合理，从而优化不同部门的人员配置[15]。其次，专审工作，需要每位员工亲自确认个人档案材料，为机构人力资源管理职称评定工作提供重要鉴定材料，使个人信息有据可循，保证了个人业务档案材料的真实性和权威性[16]。此项工作有利于组织人事部门与每位员工建立较好的沟通关系，协助员工个人建立职业生涯管理思维。机构有机会通过加强员工的个人职业管理，来整体提升员工团队的采供血业务能力，强化采供血工作者的职业精神，从而达到人力资源的再开发、再利用。再者，专审工作的程序化、权威性促进了人力资源管理制度的优化。组织人事干部在开展专审过程中，可以通过对发现问题的统计分类，查找原因，及时改进人事管理中的程序和手续，使档案管理从传统的监督功能转向服务功能，从而实现组织人事部门职能从传统的辅助职能转向主动管理过渡，进一步实现“人才建站”战略，全面提升采供血机构人力资源开发利用的能力。

3.3 从行业发展角度看，有利于加强采供血行业人才队伍的培养发展

采供血机构负责向全市医院提供临床用血，对工作人员的专业技术和质量安全要求高。以广州为例，采供血机构有血液中心1家、中心血站1家、血站2家。血液中心行使省血液质量控制机构的职能，指导其他三家血站保障血液安全，并向全市三百多家医院提供血液。2020年，广州市共有38.4万人次参加无偿献血，献血量达58万单位，采血总量位居全国各大城市第一位。血液中心在职员工402人，人均年血液采供量位列全国首位。随着大湾区医疗中心政策方针的逐步落实，全市医疗用血量将急速增加，对无偿献血宣传发动、血液采集、血液制备、血液检验、血液贮存发放以及血液相关科学研究方面的专业技术人才需求不断增加。

然而，大部分采供血机构目前专业技术人才的数量和质量，难以满足保障各地区医疗高地建设对临床血液保障的需求。一方面，机构要严格执行上级编制控制相关文件，编制内人员和编制外人员的招聘人数都难以突破，难以在数量上改变人手不足的问题。另一方面，由于公共卫生机构现存的体制机制不够灵活，对高层次专业技术人才的招聘和保留高层次专业技术人才的吸引力不够。

通过人事档案专审“全覆盖”工作，对全行业的人力资源做进一步梳理和分析，有利于从宏观上形成较立体全面的战略部署。站在行业规划和发展的角度，与地方高校加强学科建设与科学研究方面的合作，促进采供血工作未来的科学发展，以进一步保障临床用血需求，为医疗高地建设夯实采供血行业人才队伍的保障。采供机构应以此为契机，从区域性行业规划入手，科学设计采供血行业的人才需求和培养规划，落实行业人力资源战略性管理工作，对现有人力资源进行再开发，夯实学科人才发展的基础，促进采供血事业和谐发展，为卫生事业发展和人民健康带来福祉。