人事档案管理信息化建设中存在问题分析与对策

王永福

摘要：当前，我国社会科技不断发展，各行各业也体现出信息化的发展趋势，而对于企业中的人事管理问题进行信息化建设，对于保障相关企业的经营效益具有重要意义。实现人事档案管理信息化，能够有效提高企业办公效率，促使企业管理环境，现代化程度不断提高。

关键词：信息化建设;人事档案管理;对策

引言：

人事档案管理作为企业管理中的重要组成部分，是否能够有效解决其中问题对于保障信息化建设为企业发展发挥重要作用具有重要意义。本篇文章将围绕人事档案管理信息化建设中存在的重要性认识不足、资源投入缺乏以及建设制度尚未完善三个方面的内容展开相关讨论。

1人事档案管理信息化建设中存在的问题

1.1相关企业对于人事档案管理信息化建设的重要性认识不足

各个大型机构正常运行必不可缺的管理工作之一是人事档案管理。而当前在我国的企业、机构中，尤其以大型机构为典型例子，其运作往往主要关注企业事业、企业水平以及企业发展，以上述三个方面的内容作为核心则造成了当前部分企业管理人员对于人事档案管理相关工作重要性意识的缺乏。因此，人事档案管理的信息化建设受到严重影响。在企业运行中，实现人事档案的信息化管理虽然作为企业工作的核心内容，但其能够在企业运作过程中发挥良好的辅助作用，促进企业实现健康的运行方式并有效提高运行效率，有利于企业向可持续发展的运行状态转变[1]。

1.2关于人事档案管理的信息化建设的资源投入缺乏

在各大企业的资源分配中，往往呈现以下特点：大部分资源用于生产方面，其中也包含技术研究、生产设备升级等。而在大型企业或机构中，为用户提供良好服务，使其利益得到保障，则在很大程度上依赖于良好服务环境。因此关注环境建设中人力资源管理问题则是解决上述问题的重要内容。实现科学、高效的人事档案管理有利于不断优化内部人事环境。但大多数企业存在对这一重要管理方面疏忽，缺乏應用于其中的金钱、设备资源，不重视聘请人力资源管理以及档案建设的专业人员以完善人事管理系统，或者存在企业中优秀的人力资源管理人员，在整体发展中的地位较低，且未受到应有的待遇或福利[2]。

1.3企业内部人事档案管理信息化建设制度尚未完善全面

实现人事档案管理工作的信息化各项制度，一方面要求企业对于人事档案管理方面提高重视并投入资源，另一方面则要求企业建立完善的人事档案管理信息化建设制度，以此作为建设基础，在制度的引导与规范下，企业职工对于相关信息进一步完善， 也有利于不断提高人事档案管理工作的受重视程度。但目前普遍存在的问题是大多企业的人事档案管理信息化建设制度不够全面，进而易导致在信息化建设的进程中出现错误，信息化建设上的管理改革未能良好的解决信息处理效率低下以及管理形式单一等问题。

2人事档案管理信息化建设的分析与对策

2.1提高重视，强化人事档案管理信息化建设工作

众所周知，企业工作只有在具有较高关注程度时才能获得更多的投入精力。因此，从注重企业领导层对于人事工作观念的改革，才能够有效提升企业内部人员对于人事档案管理信息化建设的认识，为人事档案管理信息化建设工作打开了“方便之门”，进而有效提高各项建设改革、优化工作的效率。而管理者对于人事档案管理工作态度的转变，则在很大程度上影响企业职工。树立关于档案管理信息化建设是企业建设的重要部分的正确认识。

与此同时，人力资源部的职员也应当加强对自身工作的职业认同感，认识自身工作对于企业建设的重要性，并在信息化建设过程中主动学习专业技能，提高自身技术水平，并加强专业技能学习，以适应社会不断发展对于人才的需求，并且提升工作热情，将信息化建设作为工作中的重要部分[3]。

2.2优化资源，加强人事档案管理方面的硬件、软件升级

若企业内部未能实现资源均分，而导致了原归属于人力资源管理的人力、物力、财力等发展资源向其他工作倾斜，则会使人事档案管理信息化建设产生诸多限制。因此，针对这一问题则应当基于不断提高企业管理层人员对于人事档案管理工作及其建设发展的重要性认知，优化企业对于人事档案管理信息化建设工作的资源投入问题。一方面，给予人事科室职工外出培训、积累人事档案管理相关经验以及学习最新操作知识的机会，保障相关专业技术水平不断创新、提高。另一方面，企业也应为人事部门进行硬件、软件设施的相应升级，保障计算机、局域网等条件能够在人事档案管理工作中发挥良好作用。

除此之外，相关企业也应开设专门档案管理室，用以对于人事档案信息进行可靠储存，为人事档案资料整理提供场所。现代化的人事管理形式应当区别于传统的档案库，档案管理室应当具有信息化的响应优势，为有效提升信息处理效率提供保障。但其在防火、防潮以及安全工作方面的重视程度应当与传统档案室相一致，以保证档案室内相关文件的安全。也可为人事档案管理工作设立专门档案阅读室，保障相关管理人员查阅、浏览人事资料过程的便捷性与安全性，规避由于部分管理人员的失误而导致的人事档案信息损失问题[4]。

2.3完善企业人事档案管理信息化建设制度

参照我国相关条例对于人事档案管理信息化建设制度进行完善是解决人事工作问题的重要前提，并且能够有效保障信息化建设制度符合合理化与科学化的要求。与此同时，在建设中对于相关问题、数据、职员反馈的有效记录对于不断完善该项制度具有重要意义，促进其与企业内部建设以及外部发展相适应。

除此之外，采用标准化语言为人事档案制度的建设规划标准，有利于保障人事档案管理信息化建设制度的规范性，使其在后续落实中得到有力保障。新的制度建设中应该展开定期的内部考核，将考核结果录入档案系统作为后续薪资调整、奖金与福利发放的部分参照指标。

结束语：

综上所述，对于企业人事档案管理信息化建设过程中存在的各类问题展开具有针对性的分析以及策略探讨，才能够使制度不健全、投入资金不足以及缺乏重要性认识等问题得到有效解决。从而保证相关企业以健康的发展状态在激烈的市场竞争中获得优势，对于企业的可持续发展具有重要意义。

参考文献：

[1]杨金明. 事业单位人事档案管理信息化建设现状及提升策略[J]. 办公室业务，2020（01）：150+152.

[2]刘璟尉. 新时期人事档案管理信息化建设探讨[J]. 兰台内外，2020（11）：3-4.

[3]贺露露. 新时期人事档案管理信息化建设研究[J]. 兰台内外，2020（17）：16-18.

[4]王静茹. 探究“互联网+”时代人事档案管理信息化建设[J]. 中国管理信息化，2020，23（16）：184-185.