探析网络时代如何完善事业单位档案管理工作

田峰

摘要：在网络基础设施持续建设及IT技术蓬勃发展的大环境下，互联网引入当今社会生活生产各个领域，并成为发展与改革重要条件，如何抓住网络时代的发展机遇成为社会各界需解决的问题。档案管理涉及鉴定、统计、整理、收集等方面，传统的管理方式效率低、易出错、需要较大的空间及人力成本，有碍档案资源开发及利用。本文通过探析网络时代事业单位档案管理工作良策，以期为提高事业单位档案管理工作质量提供参考。

关键词：网络时代;事业单位;档案管理

网络时代事业单位档案管理工作变革的价值如下：其一，有效节约成本，如空间成本、时间成本、人力成本等，简化档案管理步骤，构建集收集、鉴定、保管及调取等档案管理工作于一体的信息化办公机制;其二，发挥网络共享、实时等特性，扩宽事业单位档案汇总范围，为更多利于事业单位管理及发展的资源聚合与利用提供条件;其三，积累“网络+管理”经验，为事业单位引用更优软硬件并改进档案管理体系助力。基于此，为提高事业单位档案资源充分利用有效性探析网络时代档案管理工作良策显得尤为重要。

一、抓住关键，为“网络+档案管理”工作顺利展开提供抓手

第一，便捷。档案资料收集与存储并非工作的完结，而是为档案资料充分使用奠定基础，这就需要“网络+档案管理”把相关资料数字化处理视为要点，将资料输入信息系统，以便事业单位各部门根据权限及需求调取档案，使档案资料的取用、聚合、增减工作能跨时空完成，有效节约查找、更新、管存档案的成本;第二，规范。为使网络技术、信息系统能始终在事业单位档案管理中起效，需提出更加严格的管理要求，例如为有效利用扫描录入仪，事业单位需约束人们的材料填写方式，确保格式、内容、字体等方面统一，为查询检索、電子档案与纸质档案对位、高效识别并录入档案信息给予支持。基于此，事业单位需设定“网络+档案管理”工作标准，为档案共享、数据迁移、充分利用扫除障碍;第三，安全。纸质档案容易受环境影响而字迹不清、纸张发霉变质、不便于查阅，电子档案可规避环境负面影响，有效解决管存难的问题。然而，网络环境亦存在安全危机，如系统崩溃、病毒入侵等，出现档案丢失、遗漏、篡改等现象。为避免出现上述现象在“网络+档案管理”实践中需树立安全工作意识，针对重要资料需加密保护，及时更新系统，设置系统登录权限，继而加强网络时代档案安全管理，为有效展开档案调取、查阅、上传、销毁等工作提供条件[1]。

二、加强创新，扩宽网络时代档案管理工作视野

为使事业单位档案管理综合效益能不断提高需立足网络时代树立创新意识，积极引入新系统、新设备、新软件，满足事业单位档案管理工作创新实践需求。例如，事业单位可引入RFID系统，依托B/S架构及浏览器登录实现线上查阅档案资料的目标，基于系统平台提高档案管理工作准确性及实效性。通过盘点纸质档案可掌握实时位置及类别等信息。扫描档案架上的RFID标签可采集架位信息及档案地址等信息，提高统计、查找特定档案资料的工作效率。值得一提的是，事业单位纸质档案存储室与档案架位信息充分融合后能建成详细且直观的档案架分布数据模型图，工作人员可操控人机界面完成档案管理任务。基于RFID系统可在线办理档案归还、借阅等业务，使事业单位档案管理服务效果更佳。RFID系统为事业单位档案管理提供查阅、盘点、统计等功能，用户能通过手持机、PC终端等方式进入系统并使用相关功能。再如，事业单位可引入电子图纸档案系统，集档案归集、鉴别、开发利用于一体，基于功能模块形成子系统，不受时空约束展开图纸档案管理工作，同时为图纸档案管理流程化、规范化工作与服务给予支持，将图纸档案与其他类型的档案管理区别开来，使网络时代事业单位档案管理工作针对性更强。

三、健全体系，推动事业单位网络时代档案管理工作持续发展

首先，事业单位需对网络时代档案管理工作挑战与机遇进行分析，在充分了解档案管理工作性质、意义、要素等方面的前提下以发挥“网络+”管理优势、解决纸质档案管理问题为指向加强顶层设计，指引事业单位创建数字档案管理系统、采购设备、引用软件、加强培训，为网络时代档案管理工作创新实践铺平道路;其次，事业单位需用发展眼光看待网络时代的档案管理工作，对内健全制度，推行《RFID系统管理须知》、《电子档案管理标准》等制度，为的是引导、约束、监督工作者完成“网络+管理”工作任务，确保档案管理工作科学规范，对外研究先进技术，如云存储、人工智能、大数据、虚拟现实等，为事业单位网络时代档案管理工作创新争优助力，同时保障新技术的引用可解决档案管理工作现实问题，如成本问题、安全问题、档案价值深挖问题等;最后，事业单位需对网络时代档案管理工作成果加以评价，为的是汇总经验、发现不足、补全短板，为进一步改进档案管理网络化改革对策提供依据，继而在“顶层设计--计划实施--动态反馈--结果评价--计划优化”体系支撑下推动事业单位“网络+档案管理”工作与时俱进[2]。

结束语：

综上所述，为使网络时代事业单位档案管理工作更加高效，事业单位需将安全、规范、便捷视为“网络+档案管理”工作的关键，在此基础上积极创新，引用新系统、新技术，还需健全网络时代事业单位档案管理体系，不断补全档案网络化管理短板，继而提升事业单位档案管理水平。

参考文献：

[1] 张坤. 网络时代完善事业单位档案管理工作的策略[J]. 办公室业务，2021（8）：123-124.

[2] 巴清华. 网络时代如何完善事业单位档案管理编目工作[J]. 中国科技投资，2019（18）：142.