城乡规划建设档案管理存在的问题及对策

张明玉

【摘要】随着城镇化进程的加快，我国重要基础设施建设取得了显著的成效。城乡规划档案是城乡规划、建设与管理的基础资料，是城乡规划部门依法进行行政管理、执法监督的重要依据。规划档案工作作为城乡规划工作的重要组成部分，必须与城乡规划整体管理工作协调发展，为城乡规划建设的各个环节服务，为提高城乡规划的工作效率服务，为群众方便、快捷、准确的查询服务。因此，随着经济社会的迅猛发展，城乡建设的快速推进，社会各界日益强烈的需要，建立一个科学化、现代化的城乡建设档案管理体系，一支服务能力不断提升、服务意识不断强化、服务方式不断完善的城乡规划档案管理队伍，是档案管理工作者的重要职责。本文就城乡规划建设档案管理存在的问题及对策展开探讨。

【关键词】城乡建设档案;管理

【DOI】10.12334/j.issn.1002-8536.2021.

随着社会的发展，管理的具体内容是对城市建设过程中的有关文件和图纸进行管理，具有一定的保存和参考价值，提高了城市规划档案的管理效率，对推进城市规划工作具有重要作用。城乡档案管理存在的问题它不仅为城市经济建设和发展提供了宝贵的历史信息，而且对今后的城乡规划建设具有重要的参考和应用价值。

1、城乡规划建设档案的特点

（1）动态性。城乡规划建设档案是动态记录城市兴旺衰落的动态模式的信息，要求城建信息要跟随城市的变化及时更新，因而动态性是城建档案的显著特征。（2）复杂性。城乡规划建设档案是伴随着城市发展的主要内容来描绘的，牵涉的内容有消防、人防、环保、防震减灾，城市规划管理及城市建设管理、城乡规划建设的政策法规，空中、地面、地下的管线设施，建筑物、构筑物等各种类型，以及图文、录音录像、电子数据等各种储存形式，也侧面反映其复杂性。（3）准确性。城乡规划建设发展与城建各项信息的精准性高度联系。比如城市公路建设等基础设施，改建扩建的项目工程，居民房产的法律纠纷，城乡规划建设档案从历史的角度做出详细的记录，准确性是非常必要的，否则将对个人、企业、国家造成重大的经济损失和灾难性的事故。

2、城乡档案管理存在的问题

2.1 缺乏健全的管理机制

在城乡档案管理领域，特别是在档案管理的质量和效率方面，必须建立有效的管理机制来支持工作。但目前，管理层在这方面做得还不够。虽然政府服务已经调整和规划，使其机构合理化并整合其资源，但其中大多数受传统制度环境的影响，采取了自主的管理方法，导致缺乏统一管理标准，区域间信息共享困难，限制管理效率和影响管理质量。

2.2 档案收集处理不够规范

城乡规划建设档案资料的收集较为片面，地上的档案资料多，地下的少;城乡规划建设档案收集广度不够，仅收集部分的城市建设项目档案，还未做到全覆盖;规划建设相关部门的内部档案往往收集得较为全面，其他部门的较少;部分已收集的档案处理不够规范，有些还未标明关键数据，存在原件代替复印件等现象。

2.3 没有专业的管理团队

城市规划档案管理的有序发展要求管理者充分发挥其积极作用。城乡规划档案内容涉及面广，内容琐碎，要求管理人员具有较强的业务技能和较高的业务素质，同时要有档案管理意识。但从目前的情况看，城乡规划档案管理人员综合素质偏低，技术难度较大，影响了管理效果。一些管理者对档案的收集、整理和归档不熟悉，对电子档案录入方法研究不够专业，制约了管理的现代化发展。

2.4 没有完整的管理系统

目前，我国正处于新农村建设和城市现代化建设的关键时期。然而，由于档案管理规划仍处于发展的早期阶段，人才分布和现代技术的应用存在很多差距。在一些偏远的山区，土地使用和农村记录的管理继续应用传统的纸张管理模式，并在计算机化和数字化管理方面存在差距。

3、解决当前城乡规划建设档案管理中存在的问题的对策

3.1 提升城乡规划档案管理工作意识

城乡规划档案包括城乡规划审批管理、勘察设计、工程项目的各项技术资料等。有效管理这些数据对城乡发展具有重要作用。管理者必须提高管理意识，认识管理形式，搞好管理。随着城市化进程的加快，城乡规划档案资源的价值显著增加，逐渐引起城乡规划部门和建设单位的重视。在这种情况下，提高城市规划档案管理意识，做好城市规划档案管理工作就显得尤为重要。管理者应充分认识档案资源的价值，了解其工作的重要性，并采取有效措施进行工作。城乡建设档案信息化的关键是人才。城乡建设档案信息，才能使城乡建设档案信息化建设朝着正确的方向发展，档案工作者必须培养他们的专业精神，使他们的职业素质成为一种文化习惯。通过组织管理，可以有效地将工作中必要的素质落实到岗位责任制中，充分发挥其主观能动性，使工作进入有序、系统、有计划、协调、高效、负责的工作状态。规划档案管理有其自身的特点，这就要求从业人员不仅要掌握档案工作的原则和方法，而且要准确把握不同工程建设形成档案的特点和规律。同时，规划档案管理人员要培养自己的学习习惯，提高自己的学习能力，使自己的业务水平不断提高。

3.2 加强档案的基础设施建设

为了适应城建档案管理规范化、标准化建设的需要，更好的服务于社会，应当科学设置办公、库房、阅档等场所，使办公场所展现现代化、整理保存场所具有标准化、调阅场所体现方便化。同时，及时更新升级档案收集、保存等专业仪器，如微机、档案管理和文书处理软件、打印机、复印机、录像机、照相机、扫描仪、刻录机等设备，以及配备防光、防盗、防温、防湿、防火等保护设施。

3.3 档案管理信息化

档案信息管理是指以档案实体存储为中心，将文档管理模式转化为信息社会服务。文件实体的分类，分析，提取和处理提高了文件管理的效率。与传统文件相比，电子文件的保存，修改和研究更加方便。这些文件可以通过Internet快速传播，提高文件管理效率，降低文件管理成本。城市规划和城市规划的计算机化管理必须遵循城乡发展服务的发展战略。根据分析的特点和城乡发展的科学研究和示范的发展目标，制定文件和档案管理，中长期和短期管理的实用计划，建立了网络管理模式清理城市规划和城市规划计算机档案的和谐发展。此外，必须注意系统实际应用的影响。还应注意该系统对城市和城市发展信息服务目标的支持。该方法应侧重于系统的可扩展性和灵活性，以扩展未来的开发空间。城市化和城市化档案作为单位的历史档案，是该单位的宝贵信息。为实现集中集中管理，保证城市规划和城市规划文件的完整性和制度，充分发挥其在建设中的重要作用。城市规划和城市规划的数字化管理是城市化和社会发展的必然要求。统一规划和城市规划注重档案管理，结合数字档案管理总体规划，建立自己的网站信息和农村城镇化发展，电脑化信息化和城市化发展，提高档案管理人员素质文件，提高生產力和适应时代。今天的社会正在进入技术革命的新时代。这些新技术在生产和社会中的广泛应用不可避免地意味着社会生产力的飞跃和社会生活的深刻变化，特别是在计算机和通信技术的快速发展和广泛应用方面。信息已成为人类生存和发展的重要资源，是现代科学的支柱之一。使用信息资源是人类知识和智慧的运用。传播和利用科学信息将促进科学和技术生产力的可持续发展。在城乡发展中，有必要管理档案信息。

3.4 依法治档，建立健全各项规章制度

（1）提高档案执法意识，依法治档。在加强领导，提高重视程度的基础上，依法建立档案、依法使用档案、依法管理档案，也是加强城建档案管理工作的重要内容。因此，一要切实提高干部职工的依法用档意识。结合城乡规划工作管理特点，以开展学习宣传贯彻档案法律、法规及规范活动，定期组织干部职工认真学习《档案法》、《城建档案管理办法》及《哈尔滨市档案管理条例》等载体，把档案管理法律法规的学习纳入本部门普法工作内容，营造依法用档的舆论氛围。二是加强档案管理知识上岗培训，实现专兼职人员持证上岗。定期组织专兼职档案人员对档案收集、整理、立卷、归档和开发利用的规范等业务知识进行学习，并外请档案专业人员进行业务指导，组织档案管理人员到其他省市学习档案管理先进理论和经验，使档案工作者熟练掌握档案收集、分类、立卷、归档的技术，提升依法管理的意识，自觉按照各项规范开展工作。（2）建立健全各项规章制度，实行规范化管理。制度是贯彻和落实的最好保障。，以《档案法》、《城乡规划法》等为依据，结合城乡规划档案管理的自身特点，建立健全完善城乡档案管理的各项制度，应成为日常档案管理工作中的重中之重。只有健全了制度，才能真正实现档案管理工作与机关其他业务同步运行、同步发展、相互协调，充分发挥出业务工作与管理工作的相互支撑、相互配合的积极作用。这就需要我们有意识地去制定科学的档案管理办法和分类体系，严格执行档案材料收集及时、类别齐全、内容完整的各项制度，使档案管理工作的各个环节都得到制度的保障和约束。（3）注重执行效果，加强指导和督促。制定和实施相应的指导和督促措施，是促进各方面档案管理参与者，提高档案管理重视程度，自觉执行档案管理各项制度有效方法。可以从以下几方面入手。一是以有关规定为依据，考虑本单位实际，制订统一的局系统事业、企业单位档案考评标准。二是坚持每年在系统内开展档案自检、自查工作，形成定期自查、自评、整改的机制。三是每年固定时间，对档案工作“硬件”建设和“软件”建设等方面进行监督整改。通过强有力的日常监督和督促，得以使档案管理的各项制度切实落到实处。

3.5 深抓资源建设和开发利用

城乡规划建设档案馆应加快档案收集、整合的力度，进一步丰富收集内容，优化收集的档案结构，扩大档案进馆范围，提升专业档案馆藏比重。加大城乡规划建设档案开放利用力度，优化城乡规划建设档案的解密、鉴定、开放和利用流程，深化作风建设，改进服务质量，提高服务效率，全方位提升城乡规划建设档案服务能力。还应着眼中心大局，深入挖掘城乡规划建设档案信息资源，把城乡规划建设档案的特色故事讲好讲出彩，各类城乡规划建设档案展览办好办出色，创新出一批质量高、口碑好、具有广泛影响力的城乡规划建设档案精品文案。

3.6 建立城乡建设档案信息实用网站

城乡建设档案网站是由城乡建设档案部门在线建设的信息网站。一般来说，它以网页、在线咨询、检索、电子档案实时归档、城乡建设档案信息直接利用等形式为人们提供相关的城乡建设档案信息和服务。这是城乡档案信息化建设的主要目的。同时也是城乡建设档案数字化的重要标志和手段。在城乡建设档案信息化建设中，应将城乡建设档案管理系统纳入城乡建设档案管理信息系统，综合考虑本单位各部门的信息，建立综合系统，实现资源共享，取得城乡建设档案管理的全面、系统效益。此外，我们还应该选择一个具有升级和发展能力的城乡建设档案信息管理系统。这是实现城乡建设档案管理信息化的重要条件。该软件适应网络管理的需要，具有强大的检索功能，充分发挥了计算机网络的优势。城乡信息档案网站建设应使用标准化设备。目前所选产品应符合国内外相关标准。最好是现在或将来有一些主流产品，并能得到国内外一些强大的软硬件公司或制造商的支持，以保证升级换代，降低再开发成本。设备设置应尽可能合理化，考虑网络吞吐量、响应时间和传输速度等因素。

3.7 打造高素质专业化档案干部队伍

积极开展档案专业人才培训，培养一批专业能力强的本土技术能手。协调做好档案工作人员的岗位技能培训，专题解决专业人才青黄不接、创新型人才不足的问题。创新人才评价机制，完善人才培育、评价、激励制度。加大宣传引导力度，营造良好的氛围。开展先进工作者、业务能手评选表彰工作，真正把那些示范作用明显、标杆形象突出的先进集体、先进人物推选出来。通过先进引领、典型带动，大力营造“比学赶超”的深厚氛围，形成推进档案事业发展的强大合力。

结语：

总之，为了更好地为档案使用者服务，为社会进步做出贡献，我们不仅要从档案部门的角度探讨档案利用问题，还要从使用者的角度研究做好档案利用工作的方法，以促进整个档案工作，包括档案利用工作的发展和进步。

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