基于内控设计的医疗机构多种支付方式对账平台建设研究

■ 查 丹 夏 蕊 张 鑫 王涤非

1 对账平台建设背景

1.1 多种支付方式并行

信息技术的广泛深入发展，为医院改变支付方式、优化就医流程提供了充分的技术基础。医院纷纷引入APP、微信公众号、多功能自助机、人工窗口、第三方支付、诊间扫码支付等方式，全面解决医疗服务过程中常见的“三长一短”问题。但多种支付方式的出现，对网络、技术和安全性提出较高要求，且各支付渠道相对独立，部分金额不能实时到账，HIS系统中金额与第三方回款金额存在时差，导致人工对账方式无法满足管理需求[1]。

1.2 医院内部控制的内在要求

多种支付业务环境改变了医院传统的医疗收费、结算退费、资金账户、会计档案和信息系统的管理模式，医院管理者必须重新搭建内部控制框架，使支付功能、业务流程符合医院内部控制管理要求，规范资金业务活动，保证医院资产和资金安全。

2 多种支付方式并行给医院内部控制管理带来挑战

信息技术飞速发展环境下，多数医院已支持自助终端、手机APP、微信公众号、诊间支付、人工窗口服务等支付场景，建立了银行卡、微信、支付宝、现金、支票、预交金、医保等多种支付方式的多场景支付服务体系，给患者就医带来方便的同时，也给医院传统医疗收费结算方式的内部控制管理带来挑战。

2.1 对账风险

多种支付方式的开通使医疗机构传统银行卡、现金、支票的简单支付模式转变为多场景下的复杂支付模式。多种支付方式对账模式下现金、银行卡支付、第三方支付与HIS系统结账周期和方式不一致，使HIS财务账与第三方支付账、银行卡支付账经常出现总额不平，财务人员每天均需手工核对交易明细账，差错处理难度大、效率低，对账风险大[2]。

2.2 信息风险

医疗多种支付方式结算涉及医院HIS系统、医保结算系统、自助机服务系统、银联支付系统、第三方支付系统以及各系统之间的网络连接和数据交换。由于系统错误、网络异常甚至操作不当等，可能引发重复收费、支付失败等结算差错，造成患者或医院损失，存在信息系统风险和信息安全风险。

2.3 退费控制风险

多种支付方式在医疗过程中的出现，使交易支付变得更为便捷，改变了患者多科诊疗一次交费的支付习惯，增加了患者支付和退费的频率。然而，因多种支付方式、网络技术问题带来的自助挂号退费、单边账退费、退费渠道与支付渠道不对应、操作人员恶意套现以及退费的真实性和准确性等问题，使退费成为交易过程中风险较大的环节。

3 基于内部控制的对账平台设计要点

医疗费用多场景、多渠道支付的变化，给医院财务工作带来管理模式的变化与挑战，必须通过建设完善的多支付方式对账平台，控制结算风险，解决医疗收费管理工作中的时效、人力和内部控制方面的问题。

3.1 医疗收费对账平台内部控制需求分析

（1）对账平台要覆盖全部支付渠道，实现对现金、支票、医保、银行、第三方支付等多种支付渠道的管理。（2）对账设计要实现两次对账三级核对。两次对账是指HIS系统与交易渠道进行第一次对账，与到账资金进行二次对账；三级核对是指HIS总账与多支付渠道分账核对，HIS交易明细与多支付渠道交易明细核对，HIS总账与到账总资金额进行核对。（3）退费管理要体现不相容岗位分离。要建立退费复核制度，使退费操作与退费审核不相容岗位分离，使退费渠道与缴费渠道一致，对退费和差错账目进行严格控制，确保退费操作的真实性、准确性，防止工作失误、违规操作和恶意套现风险。

3.2 对账平台主要系统功能

对账平台主要面向医院收费管理人员，针对多种支付方式下的财务风险，根据资金管理的内部控制要求，利用信息化手段全面整合HIS、银行卡、微信、支付宝、现金、支票、预交金、医保的支付渠道，提供方便、快捷、高效、准确的对账服务，提升财务管理质量和运行效率[3]。

3.2.1 全面对账功能。全面对账功能是对账平台的核心功能，最终实现各支付方式和资金渠道的自动对账。主要应具备对账单获取、对账数据规范、自动对账匹配、对账结果输出、自动标记异常记录等功能，应支持包括现金、支票、银行卡、三方支付和医保在内的全方位对账措施。在对账过程中，要全面实现HIS总账与支付系统总账、到账资金总账核对，HIS明细账与支付交易明细账核对的功能。

3.2.2 订单管理功能。平台可实时展现HIS系统中的每一笔订单、患者每一个支付行为，展示订单来源（手机、自助机、人工窗口、诊间支付）、下单时间、患者ID、支付类型（挂号、缴费）、支付方式（现金、支票、银行卡、第三方、医保）、交易状态（是否成功），并对异常订单进行提醒。

3.2.3 退费管理功能。平台可标识退费类别，区分患者通过手机自动发起退费、患者申请后收费员审核退费及因异常订单原因由医院主动发起的退费，并对不同退费类别设置不同退费控制方式。退费全部按支付方式返回，对第一次退费失败的，由系统自动发起第二次退费。

3.2.4 报表查询功能。平台可根据财务管理需求生成固定格式及自定义格式的各类交易汇总报表，统计支付方式汇总及明细，使财务人员可按支付方式统计交易日期、交易金额、交易订单数及退款信息等。

3.3 对账平台主要特点

（1）平台自动对账。平台整合医院HIS账务系统和多个支付平台的账务系统，自动进行总账、明细账自动比对，自动输出异常数据，提高财务对账效率。（2）数据实时反映。对账平台实时反映订单时间、订单号、订单状态、结算状态等详细信息，对异常订单自动提示并显示原因。（3）单边账退费校验。发生单边账退费时，对单边账进行校验确认，即HIS系统无收费信息，或HIS系统已退费，但仍有支付交易记录发生时，校验为单边账，可进行退费处理。

3.4 对账平台系统架构

统一对账平台整合服务渠道、支付渠道、HIS系统数据，与系统进行统一对接，实现各关联方的快速接入和自动对账。对账平台系统架构如图1所示。

图1 对账平台系统架构

4 对账平台建设的配套措施

4.1 加强财务制度建设

完善的制度是信息化平台建设的基础。医院支付环境发生了全面而深刻的变化，影响了患者支付思维和习惯，也影响了医院资金管理模式。因此，资金管理制度建设必须跟进配套完善，以制度为基础进行平台功能设计和岗位使用管理，从而实现完善的内控体系。制度建设包括第三方资金管理制度、各方对账管理制度、退费管理制度、收费全面稽核制度和票据管理制度。在第三方资金管理制度方面，尽量采用“T＋1”时限模式回笼资金，有效降低资金滞留带来的信用风险[4]；在对账管理制度方面，要建立对账时限、对账方法、对账流程、处理机制等制度，有效规范对账工作；在退费管理制度方面，要合理区分不同退费场景和模式，规范退费流程，强化退费审核；在收费全面稽核方面，要设立收费稽核岗位，全面核对收费对账数据，强化对账分析，不断改进收费职能，提高效率和安全性；在票据管理方面，要认真分析多种支付方式给纸质票据管理带来的影响和冲击，积极推进电子医疗收费票据。

4.2 加强医院信息系统建设

在现代医院管理中，信息运行已经与医疗行为、资金流转紧密结合，是医院运行管理的基础。几乎所有医疗行为都有赖于信息系统的记录，所有医疗收费订单都有赖于医务人员的发起，所有医疗资金支付都有赖于医院收费订单的支持，所有资金支付整合都有赖于信息系统的记录与各类支付渠道的对账。因此，信息系统必须完全整合所有支付场景、支付方式和退费方式，并通过系统内嵌控制交易操作，减少患者和收费员支付操作失误，提高收费准确率、人工干预度和对账效率。

4.3 加强医疗收费稽核岗位设置和建设

医疗收费在多种支付方式下对账模式的重大转变，使医疗收费稽核工作的管理重点和岗位要求均发生一定变化。收费稽核从单一支付模式下的汇总稽核，变为多种支付方式下的明细稽核，稽核管理重点从对窗口收费人员的行为管理，调整到对支付方式的渠道管理和第三方资金管理，退费操作从先操作后稽核，变为先申请再稽核后操作，因此必须对财务流程、操作授权、财务稽核进行岗位责任控制，进行全面建设调整。

4.4 加强医疗收费对账管理数据统计分析

对账系统满足交易数据查询、统计和分析，使关注异常交易和进行差错分析成为可能。分析查找差错，认真区分错误原因，包括HIS系统内部故障、自助服务系统故障、多支付方式网络故障、收费员操作故障、医务人员诊间收费操作故障等。通过查找分析原因，改进系统和网络，通过加强操作控制，减少操作故障，不断优化支付结算系统，提升交易效率。

4.5 加强信息安全管理

患者诊疗信息和医院财务电子数据安全是新支付环境下必须关注的信息安全问题。医院应加强信息数据安全管理，处理好内外系统互联之间的关系，要求服务商禁止以任何形式对外提供患者身份和诊疗信息。信息技术人员不得修改原始数据，确保数据真实，确保软件开发、系统操作、维护、档案保管等不相容职务相互分离。要制订和完善信息化管理制度及具体操作规范，合理设置岗位操作权限，不断推进风险防控机制的建立和完善。