民办高校建筑材料采购招投标管理措施研究

陈 杰

（硅湖职业技术学院）

随着社会对教育的需求，民办高校的数量和规模不断扩大，校园基建工程如火如荼且投资金额庞大，其中对基建工程最具影响性的莫过于建筑材料的品质，而且建筑材料基本占据了基建工程费用的60%以上，而不同时期材料价格的波动变化也会造成工程成本随之变化。鉴于此，在工程建设初期民办高校有必要组建材料处或招标小组，主要针对建筑材料质量、档次以及价格进行控制监督，以甲供方式来合理分担建筑材料价格上调所面临的风险问题。但是，因为材料的招投标不同于工程项目类，它具备一定的不确定性和特殊化，故此在招投标的过程中难免会存在一些问题。

建筑材料招标工作的主要形式

（1）邀请招标。所谓邀请招标也可称为是选择性招标，是经采购人依据供货商或是承包商的资质信用及业绩情况，选择不低于三家单位或组织向其发出投标邀请，并从中选定中标单位的一种采购模式。由于邀请招标的范围存在局限，且极易诱发一些贪污腐败因子，限制并排斥了潜在有实力的投标单位，故不予以采用。

（2）公开招标。公开招标方式一般在政府采购中应用居多，主要指采购人根据法定招投标程序发布招标公告，邀请所有具备意向的不特定供应单位参与投标工作，采购人根据自己事先定好的标准，在所有参与投标的单位中择优选定中标单位，双方签订采购合同的一种采购方式。公开招标的特点是透明度高、操作流程简单，然而从实践应用案例来看并非适用于高校建筑材料的招标。究其原因分析主要有三：第一，建筑材料品类繁多，而大企业和小作坊对于建筑材料招标文件的理解能力、投标书的制作标准和水平都相差甚远，而一般小作坊在投标书的制作上通常不会很专业，往往是漏洞百出，尽管他们可能产品质量好、性价比高，然而由于标书制作不符合规范，很有可能存在开标即废标的问题，最终造成招标失败。第二，由于一些建筑材料或产品过于集中化，比如铁艺栅栏、花岗石板等，在公开招标时很容易造成围标和串标。第三，由于材料技术更新较快、新品层出不穷，在经过询标之后发现投标单位所供应的材料档次存在较大差距，而如不修改技术参数则难以进行合理评标，故此招标文件中材料的技术参数可能需要在开标时进行现场修改，促使招标的建筑材料在规格、颜色以及数量等技术参数上产生变化。因此，一次性确定的公开招标不太适用于材料的招标。

（3）竞争性谈判方式。采用招标所需时间无法满足采购者紧急需求情况下的采购方式，这是材料类招标使用竞争性谈判方式的主要依据来源，民办高校也可参考《政府采购法》、通过《招投标法》建立自身的招标管理体系，通过多轮的公开竞争谈判将有助于缩短采购周期，快速更正技术参数的漏洞，帮助自己取得价低质高的材料和产品[1]。由于在此操作过程中并无明确性的操作，那么就需要民办高校在招标工作中自我汲取经验。

民办高校建筑材料采购招投标管理中所存在的主要问题

（一）建筑材料采购缺乏规范性，经费预算不准确

根据规定需求，民办高校的基建部门应用材料预算经费前，首先要编制尽可能完善的材料采购计划，并根据流程逐级向上汇报相关领导以及财务部门。然而在实际采购环节上，基建管理部门往往极少参与采购计划的编制，即便事先有制定采购计划，也会基于施工突发情况难以按计划来采购材料，从而造成预算经费偏差，无法得到合理控制。

（二）对建筑材料采购重视性不足

民办高校建筑材料的采购尽管有遵循相应的采购法及内部招投标体系执行，然而在实践操作中，总有少数人员对采购制度认知不清、重视不足，尤其是就材料采购存在的特殊性、采购流程中的误区不在意，造成在操作执行相关制度时过于被动化，这非常不利于民办高校建筑材料管理工作的有序有效开展。

（三）建筑材料采购专才人员不足

一般民办高校在基建管理方面并未配备专门的材料采购人员，通常是经下属部门或相关人员形成兼职的采购小组，因此缺乏专业的采购培训，采购管理能力明显不足，尤其是年轻人多的采购小组，他们缺乏专业知识，造成采购不规范，拖延建筑工期。

（四）建筑材料采购过于依赖供应单位，外包隐患大

一些民办高校在建筑材料采购上过于依赖供应单位，其外包隐患较大，第一：高校并未形成系统的材料采购外包机制，尤其对材料采购管理很随意，没有构建针对材料采购外包专门的审计核查制度；第二：并未对外包供应单位予以全面考察调研，就材料采购外包单位资质认证、经营诚信等方面没有一套完整的评价体系，也未对其过往案例的真实性进行深入调查；第三：针对材料采购外包单位的合同约束性不强，未将相关监管部门、内审单位、外审机构对外包单位的监督检查权限列入合同范围，如果后期供应的建筑材料一旦存在问题，极易形成法律纠纷。

（五）采购建筑材料环节易与施工方产生矛盾

由于建筑材料的采购为甲供材，在采购环节极易与施工单位产生摩擦和矛盾，毕竟甲供材会影响到施工单位的利益和效率，给其工作带来一定的困扰，这主要表现在两个方面：第一，受甲供材税率的影响，尽管甲供材可有效降低建设单位成本，然而甲供材比例越大，反之施工单位可抵扣的税就要减少，无疑给施工单位增加了成本；第二，甲供材对施工过程的影响，在实际施工阶段，如果甲供材批次多又无法及时确定供货量就极易带来亏量风险。比如，供应混凝土材料，高校基建部门通知厂商本批次需要方数量后，施工单位就要跟进管控，而施工单位未与供应商直接签订供货合同，往往就易发生亏方问题，或是有意为难施工单位，供货高峰期拖延发货等。

优化民办高校建筑材料采购管理的相关措施

（一）严格规范采购招投标管理制度，规避廉政风险

为进一步规范采购招标工作环节，规避某些不合理、不公平竞争的产生，首先要严格按照高校基建材料管理文件的规定，相关的工作人员积极履行岗位职责、各项工作流程；其次要在材料采购招标文件上确定所需材料的参数、规格等信息，所有材料的相关参数要严格根据国家标准来编制。

（二）增强培训宣传力度，强化员工对采购制度的认知性

民办高校要针对国家采购相关制度、本校采购管理体系以及有关的法律法规进行宣传教导，让所有采购工作人员能够知悉了解，从而加强采购管理人员在采购工作中的自律性，要及时定期的公开材料采购的进度、具体情况，提高透明度。针对材料施工单位出现的未严格遵循招标核定品牌、厂家、档次的供货，或是建设施工过程中以次充好的行为，其次还需成立材料管理验收小组，派遣经验丰富的材料验收人员予以现场监管，以此防备材料替换行为的产生。

（三）构建材料采购外包单位及施工单位准入数据库

建筑材料在采购前，应指派专业材料人员通过招标网、市场评价的方式开展市场调研及信息采集工作。在信息采集时要重视定性及定量分析，要结合供应单位评价、价格走向情况进行综合分析，必要的还需编写调研分析报告用以采购前进行参考决策。定期更新数据库中的各个供应单位、施工单位，加强对在建工程、已竣工设备进行认质认价监管，做好对比性参考。针对材料波动较大的问题，要请示领导及专家开会论证分析，尽快化解问题。

（四）优化材料采购管理内控制度，预防风险的产生

（1）要不断创新采购管理制度，民办高校基建管理部门要主动与本校财务、采购中心、高校兄弟采购单位进行密切沟通，做好信息共享工作，进一步完善甲供材领用、保管及结算等方面的管理制度，全面保障甲供材管理的整体水平。

（2）要形成材料采购管理绩效考核机制，针对大批量采购、高效率采购、采购资金节省的采购人员要予以相应的嘉奖。

（3）要制定材料采购责任制，针对未能遵循制度要求而导致采购工作疏忽、产生问题和隐患的人员要予以严厉追责。

（4）要确立建设管理单位的职能分工制度，比如负责工程建设的管理人员还要负责材料市场调查、信息收集整理的工作，以掌握材料市场的最新动态情况，建立工程材料的资料数据库并及时进行更新维护；参与工程招标编制中的材料这一部分相关工作；参与图纸会审和工程项目例会，收集并掌握工程相关材料等；按照工程材料清单拟定招标文书，参与招标工作，负责创办工程材料及设备的认质认价。再如材料管理部门要通过项目监理、现场代表的配合，实施材料设备的现场验收工作；负责把建筑材料相关的合同协议、核价单据以及相关资料进行收集、整理以及汇总归档。

（5）要制定材料采购档案管理办法。在基建工程施工的过程中，各种各样的材料和型号有很多，要将这些材料资料进行妥善存放保管，将其作为后期工程的证明材料，以备查阅。

总结

在实践工作中会影响民办高校材料采购管理的因素诸多，作为甲方的高校基建管理部门在材料采购、施工招标、材料验收、材料保管等各个环节都有良好的议价优势，要积极发挥出采购环节的作用，强化采购制度的执行力度。