高校院级办公室队伍建设问题分析

李忠芝，王成名

（1.长春大学文学院，吉林长春130000；2.吉林省教育考试院高招部，吉林长春130000）

高校院级教学管理是高校管理工作的重要内容之一，包括一线教学运行的正常运转，教学质量控制，教学方式的设计和改革，教师教学能力和科研能力的发挥和提升，学生学风塑造和素质培养等工作在内，是各高校维持正常教学秩序、实现人才培养目标、提高教学质量的基本保证。从中可知，院级教学管理队伍是高校教学管理团队的基层组织，是高校教学管理工作的重要组成部分。他们担负着重要职责，负责连通学校各职能部门和一线师生，是教学管理工作得以贯彻实施、教学目标得以实现的中坚力量。高校日常教学运行以及深化教育改革等工作都需要各院系拥有一支人员稳定、结构合理、素质达标、管理科学的教学管理队伍。院级教学管理队伍通常由各学院相关副院长、系主任、办公室主任、科研秘书、教学秘书等组成，其中的学院办公室工作人员是院级教学管理的中枢，本文主要以他们为研究对象。

一、高校院级办公室队伍基本状况

首先，从院级办公室的地位和职责来看，院级办公室队伍直接面对一线师生，一线教师的教学、教研、科研工作及个人发展等诸多事务都需通过院级教学管理人员统筹安排、统计上报等，广大学生的学习安排、考试成绩、能力培养、毕业审查等都需院级教学管理者参与其中。从这个角度来说，院级办公室是面对一线师生的服务窗口。

其次，院级办公室负责为学院联络学校其他部门，接收各种文件通知，事关学生培养、教学运行、教师引进和发展及后勤、资产财务、工会等各类事宜，几乎都会经过院级办公室。在这个层面上，院级办公室是高校各项事务得以顺利运行的重要基层组织。

再者，院级领导往往是本院骨干教师，身兼数职，很多工作需要院级办公室组织材料、通知汇报、统筹安排，所以院级办公室人员往往又是院级领导们的得力助手。

如此多角色，自然就会有诸多庞杂的业务，也会对从业者的素质水平有较高的要求。有学者对院级教学管理人员的素质、能力要求进行过探讨。如曲倩劼《高校二级院系办公室工作的当下性思考》认为应该“明确职责，落实责任，充分发挥办公室应有的作用”，要“探索规律，求真务实，实现科学化、规范化的管理”，应“提高素质，锻炼能力，切实加强办公室的队伍建设”等。郭永《高校二级院系教务管理员素质初探》认为“教务管理员要爱岗敬业，具有服务意识”、“具备良好的业务和能力素质”、“要塑造较高的政治理论素养”、“要具备良好的身心素质”等。

而目前不少高校的教学管理队伍现状不容乐观，往往存在着诸多问题，院级教学管理队伍更是如此。学界就此问题有一些相关研究，如朱云飞《高校二级院系教务管理人员素质现状及其提升途径》指出“高校二级院系教务管理人员专业、学历结构、年龄结构不合理”等问题，指出“必须着力提升普通高校教务管理人员素质”。陈馨《高校二级院系教学管理队伍建设研究》指出，“高校二级院系教学管理队伍在结构完备性与稳定性、教学管理人员素质、管理模式以及管理理念上存在诸多问题亟需得到重视。解决高校二级院系教学管理队伍建设问题的核心是转变管理理念，实现‘以人为本’。通过协作管理与赋权管理模式，并建立相应的管理制度与激励措施”等。高校院级教学管理队伍建设仍任重道远。

二、某校院级办公室队伍发展现状和问题分析

笔者以某大学院级办公室工作人员的情况出发，进行了一项简单的调查，受调查人员32人。从七个方面予以总结分析如下。

（一）年龄结构和从业时长

某大学院级办公室从业人员以年轻人为主，35岁以下有 22 人，35～45 岁之间有 7 人，45 岁以上有 3人。从总体上看，年龄结构较为合理，新生力量足够，对新事物新技术的接受能力相对较强；中坚力量接近25%，工作熟练度更好；年龄相对高者较少。但仍需注意，这些人员是否平均分布在各个院部。

此外，年轻人较多往往意味着相关工作人员从事此项工作的时间不长。根据调查情况显示，从事院级教学管理工作时长在3 年以下者有20 人，占62.5%；3～5 年者有 1 人，占比 3.13%；5～10 年者有 5人，占比15.63%；10 年以上者有6 人，占比18.75%。在现今教育改革大局下，院级教学管理工作也在逐日更新，但本身性质决定，仍有许多具有一定重复性的工作，且往往会有很强的时效要求。有学者研究认为，“教学秘书要熟悉教务的各项工作至少需要两年的时间，他们的工作经验几乎都靠自身积累的。”而熟悉整个教学管理流程的工作人员，能够提前协调安排，做好各项工作的平衡，使大家能及时完成各项任务。短期工作者在这些方面会显得捉襟见肘，疲于奔命。

（二）专业经历和学历水平

院级办公室工作人员需要参与学院专业建设、课程建设、培养方案修订维护等事务管理，一般会负有解读各类文件精神，初步核查收到的相关材料，协助领导安排相关教师修改材料等工作。这都要求他们要较好地理解和把握学院专业方向，理解和把握学校乃至国家的教育教学改革精神，深刻领会文件精神。因此需要对从业人员的学历水平、认知水平有一定的要求。

经过调查发现，某大学院级办公室从业者学历以大学本科为主，有22 人，占比68.75%；硕士研究生有6 人，占比18.75%；博士或在读博士4 人，占比12.5%。整体学历水平以本科生为主，对专业建设等的理解和把握能力等仍有发展的需要。院级管理者的学历应该有所提高，现任院级管理者认为该从业者应是硕士研究生学历的就有21 人，占比65.63%；认同本科学历即可者有8 人；认同博士学历比较合适者只有1 人；认为本科以下也可者只有2 人。总体而言，这一岗位以硕士研究生为主是比较合适的。

再者，院级教学管理工作一定程度上要求工作人员具备本院部相关专业知识，以更好地了解和把握本院各专业的发展方向。经过调查，院级办公室工作人员认为这个团队的专业应是本学院所属学科类者有10 人，占比31.25%；认为应是本学院内专业者有8 人，占比25%，两者相加为56.25%，已超半数。认为可不限专业者有12 人，占比37.5%。认为可选管理学专业人员者有2人，占比6.25%。

（三）工作态度和个人素质要求

院级教学管理工作事务繁杂，头绪繁多，事关教学运行、学生培养、教师发展等，都十分重要，出现差错就可能带来一系列问题，对从业者的工作态度和个人素质有较高的要求。

从调查看，关于工作态度，大家认为从业者踏实肯干和细心周全是最重要的，综合得分分别是3.59和3.34。这正体现出院级办公室工作繁多，且需要保证准确无误的工作性质。如每学期都需落实下学期开课工作，这其中就需要调用课程库资源（新课的话需重新录入课程相关信息如编码、学分、学时、考核方式、上课学期、周学时等），补充完善课程资料，录入专业培养方案并核对（教务处生成教学计划），进行合班、授课教师、授课周次、教室等的录入工作等，某一环节有疏忽就可能带来后续一串错误，所以需要工作人员十分认真、细致地工作。

热情真诚的得分是2.31，院级办公室作为承上启下、联系一线师生的服务窗口，同时担负着为师生服务的职能，热情真诚、诚恳耐心是服务者需有的工作态度。

这项工作对从业人员本身的能力和知识水平的要求要低一些，从调查结果看，能力突出得分只有1.81，知识丰富的认可度最低，综合得分只有1.5。

从业者的个性特征对工作成效会存在一定的影响。经过调查发现，认为院级教学管理者不限性格者有16人，占半壁江山；认为慢性子、认真稳妥的人更合适者居次，有13 人，占比40.63%；认为急性子、雷厉风行者适合这一工作者只有3 人，占比9.38%。人的个性特征各有特色，也会有各自的工作风格。但这项工作首先关注的是耐心、细致、周全，所以对性格的要求稍低，因此有人认为可不考虑性格限制。但从简单的急性子、慢性子出发进行调查，则大家一致偏向于慢性子的人员更适合这项工作。

（四）职业兴趣与工作满意度

队伍建设工作的一个关键点是能保证从业人员具有良好的工作满意度。据调查，对现有工作的满意程度看，非常满意者有6 人，满意者有19 人，不满意者有7人，总体上满意度不错。但可能和此题设计简单也有关联，满意与否亦可从其他相关方面予以反馈。

是否符合职业兴趣是工作满意度的一大着眼点。现从事院级教学工作者认为这一工作符合个人职业兴趣者有9 人，占比28.13%；基本符合个人职业兴趣者有14 人，占比43.75%；认为本项工作不符合个人兴趣、可作跳板者有3 人，占比9.38%；认为只是谋生而已者有6 人，占比18.75%。整体上看，这些选择从事院级教学管理工作的人员多半还是较为认可此项工作的。

（五）工作感受与地位待遇

但满意度问题也需结合大家具体的工作感受总体认识。从调查结果看，认为院级教学管理工作“深受重视，工作激情满满”的评分为2，“忙似领导，身处院校底层”的认同也颇高，有1.41 分；“身兼数职，工作开展困难”的评分在1.28 分；“担惊受怕，责任重于泰山”的评分有0.88。从中可知，从事此项工作的人员被重视的时候还是不少的，大家普遍对繁忙的感受颇深。

为加深认识，我们再从另一个相近问题的调查结果看，从业者认为深受领导、师生重视者只有7人，占比21.88%；认为与普通教师相似者有13 人，占比40.63%；认为低于普通教师者有12 人，占比37.5%。从中可知，总体上认为自己的社会地位不低于一般老师者占多数，约为62.5%。但仍有近四成的工作人员认为自己的社会地位较之普通教师低一些。

（六）工作内容与培训进修

工作人员对岗位职责、工作内容有更为深刻的了解对工作得以更好的完成意义重大，所以培训在每项工作中都有其存在价值。

针对这一方向，我们设计了系列问题。

从工作内容角度看从业人员各项工作占时问题，“各项上交材料修改返工”度大，评分有4.56 分；“教师咨询”工作也颇为繁多，评分在4.22；“接听电话、传达通知”和“学生咨询”工作综合得分分别是3.75 和 3.59；“接受各项检查”工作评分在 3.38；其他工作评分在1.5。从中可知，占时最多的是对收取材料进行核查、返工修改工作，这是不太合理的，其他类型工作也需酌情协调安排。

从培训情况看，据了解，接受过和教师相同培训的管理工作者有6 人，占比18.75%；接受过和教师相区别的培训者有14 人，占比43.75%；无培训者有12 人，占比37.5%。大家都比较认可应该有培训，认为无需培训者只有2 人，占比6.25%。但对培训方向大家也有不同的认知，认为应组织对学院相关专业知识培训者有10 人，占比31.25%；认为应开展管理学、管理技术相关培训者最多，有14 人，占比43.75%；认为应开展教育学、心理学相关培训者有6人，占比18.75%。此外，对于从业者初接手工作时的状况，据调查，经过“专门培训，熟悉教学管理流程”的只有6 人，占比18.75%；“整学期老带新，熟悉教学管理流程”者有5 人，占比15.63%；“短期老带新，基本熟悉教学流程”者有13 人，占比“40.63%”；“基本独自摸索，自学成才”者有8人，占比25%。可以看出，大家接受的培训不太规范，不够系统化。

（七）个人成果与发展困境

对院级教学工作者来说，他们有着诸多工作心结，“工作繁忙，无力科研教研”的评分有2.56；“不出成绩，工作自豪性差”的评分在1.44；“出路狭窄，人员动力欠缺”的评分是1.25；“缺乏理解，面对诸多压力”的评分为1。

这个问题也可结合从业者的科研工作成果进行考察，发表过 5 篇以上论文者只有 1 人，有 3～5 篇论文者有 3 人，1～2 篇论文者有 13 人，而从未有论文发表者有15 人，占据46.88%。其中，只有2 人有超过1 篇核心论文成果，有1 篇核心论文者有8 人。结合上题，他们个人的总论文数则并不多，没有核心论文发表者有22 人，占比68.75%。本人曾主持过各级科研和教研项目者4 人，占比12.5%；只有教研项目而无科研项目者以及只有科研而无教研项目者分别有2 人，分别占比6.25%；本身未曾主持过教研或科研项目者居多，有24人，占比75%。

三、院级办公室队伍建设策略探讨

（一）严控准入资格，吸收新鲜血液

对于队伍建设来说，聘用制度是源头，需从源头控制准入资格，有针对性的选择人员，使这一队伍日益精化，更具活力。结合前文调查结果，在招聘工作人员时要从以下方面加以考量。首先，因工作性质需要，院级教学管理者“需要有坚定的政治立场、过硬的思想素质、崇高的职业道德”。这项工作含有很强的服务性质及教育本质，需要从业者居于政治、思想、道德高位，需要他们以身作则。在准入环节即应给予应聘者一定考察。其次，学历学位一般应限制在硕士研究生以上，使得这些入职者对工作岗位和职责有更好的全局观、整体观，更好地应对平日的教学管理、理解和把握日渐发展的教育改革。再次，应注意核查本校缺岗的院系专业，适当考察应聘者的专业方向，一旦录用尽量安排去专业相近的院系工作，因他们本人的学术思维、心理态势优势，对本院系的学生培养、课程建设、专业建设、师资建设等方向能更好的理解和把握，方便为师生服务。若存在困难，则需要在培训方面予以积极补充。第四，要极为关注应聘者的学习和工作态度。应聘者过去取得的成绩成果固然重要，他们的学习和工作态度也十分重要。院级教学管理岗位需要工作人员极为耐心、细致、周全以及多方协调，所以“要考察应聘人员的沟通、协调能力，还要考验他们的应变能力以及责任心。”可用调查问卷或心理测试题目等形式，考察应聘者对学习、对工作的耐心程度以及相应的工作能力，保证引入人员符合要求。第五，适当考察应聘者的个性特征职业兴趣。因现实工作需要，这一岗位工作人员需更为细腻、周全，在个性特征上有相对的倾向性，需予以关注。再者，这一岗位符合应聘者的职业兴趣，则更利于这一管理队伍的稳定发展。

（二）增加培训学习，提升队伍素质

现今各方面都推崇可持续发展，高校院级管理队伍也需关注这一点。人才引进来，工作担起来，并不是结束，而是开始。每个人的成绩都是过去，学习则要持续进行。所以，高校要建立高效的院级教学管理队伍，肯定需要相应的培训活动支持。

从培训内容上看，结合岗位性质以及各院部的学科方向，首先，应关注院级教学管理活动，强化教学管理基本工作的培训，使就职人员快速熟悉整个管理流程，保证教学管理的正常运行。其次，应关注学科专业培训，使本学院教学管理人员对学院学科性质、培养目标、学科发展方向等有更深刻的认识，从而在处理各项工作时更懂取舍、更得心应手。第三，在目前“互联网+”背景下，高校教学管理工作也面临新环境，故还需关注相关管理学知识、新兴管理技术等的培训，“提升对新事物的学习能力……提高对新信息的分析与处理能力”，使院级教学管理队伍能紧跟时代发展，积极应对新情况新要求。第四，因为院级教学管理承上启下，联络高校相关职能部门，服务一线师生，有着鲜明的服务性质，需十分关注对在职者进行适当的心理培训。

从培训时间上看，主要可分为入职培训和在岗培训。入职培训时间往往更为充裕，所以培训内容应相对系统，可以兼顾多方面的知识和内容培训。而在岗培训，就需要注意统筹安排，或组织多场次培训活动，相关工作人员轮流参与，以保障教学活动的正常运行；或采用假日集中培训，但需注意时间安排，培训时长需要予以限制。

另外，需十分关注培训反馈和成效。可以设定相关培训奖励或待遇，增强参与培训的积极性，并设计相关考核或调研环节，保证培训效果。

（三）重视个人发展，稳定管理队伍

高校以教学为第一位工作，教书育人是目的所在，学生和一线教师至关重要。但为了保证教学运行，则必须各部门配合、统筹安排。教学管理工作是重中之重，院级教学管理则是重要的联络和落实机构，必须予以重视。如前所述，院级教学管理者多工作繁杂，事务千头万绪，平时工作很多。限于日常工作的繁多，又往往难以有自己科研、教研的时间，很难见到具体成绩。以至于工作士气有时低落，社会地位相对较低。为了稳定这一管理队伍，提升工作人员的素质能力，必须要在地位待遇方面做出努力。首先，要坚持与教师基本同酬。无可否认，对个人来说，工作即需得到报酬，基层管理人员也需要解决养家糊口问题，必须在待遇上满足他们，不能有所偏颇，失去人心。其次，更重要的是要增加发展途径。据调查，工作时间较长的院级教学管理人员，长时间从事这一工作，缺少提升途径，地位、待遇堪忧，需要个人、学院、学校等多方面努力，为院级教学管理人员创造提升空间和路径，使得他们在这一岗位上更加尽心尽力。如有学者提出，要综合考察基层教学管理者的具体情况，“打通优秀教务员职业上升通道。为管理技能表现突出的教务员向实验员、其他管理岗流动提供渠道；为专业技能表现突出的教务员向教师、教研专技岗流动提供渠道。”这种提议也有一定的参考价值。当然，在本职岗位系列上，提升他们的职务、职称，提高相应的待遇水平，是更为良好的发展渠道。再者，更需要学校、学院以及一线师生们给予院级教学管理工作者适当的理解和尊重，使个人满意度更高。

（四）制定保障机制，鼓励全面发展

院级教学管理人员面临着极为繁杂的工作任务，少有时间做个人进修、教研、科研等事宜，加上提升途径狭窄，不利于个人发展，以至于会导致队伍不稳，人员流动性强。要解决这些问题，需要高校从各个角度做出相应的制度保障。首先，确定院级教学管理人员的岗位设置，随着高校教育教学改革的推进，各项工作越来越多，应适当增补岗位名额，并且设定岗位职责，做好人员分工。这就使每人各有明确岗位和任务，使得他们在完成任务之余，还有必要的进修、培训、总结教学管理各项问题的时间，以使他们的教学管理能力更进一步。其次，如上文论及的，要制定保证这些基层管理者有足够的提升空间的相关政策、制度，“实行合理的薪酬制度和职称评定政策，”保证他们个人的发展途径，使他们安于这项工作，积极努力做好这项工作。再者，要适当引导其他各层管理工作者、一线师生等对院级教学管理者有足够的理解和体谅，增加这一岗位工作者的认同感和自豪感，提升工作满意度。

高校院级办公室虽然位居基层，但它负责连通学校各部门与一线师生，是高校教书育人工作的极重要一环，我们需要极为关注这个部门的存在，极为关注这支管理队伍的各项问题，积极寻求建设一支稳定、高效、蓬勃发展的管理队伍，以达到提升高校教学效果的目的。