企业数字化档案信息资源的利用策略

许晓敏

（杭州钱江新城资产经营管理投资有限公司，浙江 杭州 310000）

现有的信息技术发展趋势已朝着数字化、网络化、信息化的方向推进，按照档案管理部门的自身特点，设计出满足企业需求和个性化服务的档案应用模式，才能适应档案环境的新变化，开拓档案工作的新局面。与此同时，档案工作者必须突破传统思想束缚，转变服务意识，把传统载体档案数字化，为企业制定出应有服务策略。

1.数字化档案信息资源的利用特征

1.1 智能化服务模式

数字时代的来临让现代档案管理部门的建设手段更加完善，通过网络传达，实现档案信息的远程利用、便捷利用，通过大数据技术，对档案信息进行充分、全面的整合，进行自动检索，建立企业数字化环境匹配的服务模式，满足员工利用需求，实现智能化服务。比起社会档案馆，企业内部的档案管理部门在数字化环境构建方面更加具有针对性，能够有效借助计算机对资源展开分析处理，并根据文件的内容特征在文件之间建立不同的联系方法[1]。这样一来可以根据信息检索要求将所有信息一次性展开处理，让员工能够精确定位需求，随时获取自己想要的模块资源。

而数字化档案管理人员在数据挖掘过程，可以在实际应用环节当中，将一些潜在的有用信息和知识进行综合利用，一方面发现其中可能被忽略的要素并预测信息发展趋势，另一方面可以将获取的内容作为工作辅助元素，从微观角度到宏观角度，满足不同层次的决策需求，实现资源共享。

1.2 数字化服务资源特性

服务资源的数字化指的是档案信息资源，以计算机可读的数据形式进行存储，并借助网络化手段相互连接，实现资源共享和服务资源虚拟化。随着信息技术的飞速发展，档案管理内容和手段已经突破了传统整理模式，以网络互联的方式构建虚拟的信息资源特征，对文件进行一体化管理。相比于传统档案工作是从文件归档收集开始的特性，数字档案馆更能根据不同员工需求类型来满足阶段性工作要求。

2.企业数字化档案信息资源的利用策略

2.1 档案数字化建设的必要性

档案数字化建设，是知识经济时代发展的需要，是加快信息化步伐的需要。推进数字化档案建设，是跟上信息化时代的必然要求，不存在做不做的问题，而是一项必须完成的硬任务。习总书记在2003年调研浙江省档案局时就提出“走向依法管理，走向开放，走向现代化”。数字化时代，人们的生活已经离不开计算机和互联网，随着时间的推移形成了大量的电子文件。对于这些重要的文件如何进行科学管理是我们档案管理人员必须深入思考的问题。

2.2 面向员工展开知识管理

知识管理对档案工作者提出了更高的知识要求，以服务为宗旨，通过建立档案信息专题数据库，提高信息的整合度，对现有的信息资源质量进行改进，做好精准服务。这样一来可以精确定位员工需求，并且发挥网络的作用，为信息传播提供有效的共享环境。例如档案管理部门可以借助数据库统计员工不同需求，然后对信息分析结果进行综合评估，从成分和利用量分析获得员工的信息倾向。通过个性化信息管理和智能搜索功能服务了解员工的潜所需服务，最大限度满足档案管理的全过程，达到个性化信息推送。

总而言之，数据挖掘作为一种新型的信息架构模式，既包含了档案内部数字信息的利用，也包括外部数据的集成和管控，形成满足不同用户需求的信息产品，然后将现有的知识内容进行有效整合，为档案部门的建设与利用提供重要的技术支持。我想档案编研工作是一种很好的知识型服务，员工与员工之间在深度对接后，整合资源，又将信息反馈给员工，提供第二利用。

2.3 建立数字化档案管理系统

2.3.1 数字档案资源建设

一是目录数据库建设。积极开展目录数据库建设，对档案室室藏的文书、科技、会计、业务、特种载体档案均建立电子目录，实现检索速度和检索目标一致的最大化。并将档案实体与电子目录一一对应，目录数据录入符合相关要求，且完整、准确、规范。二是档案数字化工作。目前公司对档案数字化工作进行了合理规划，制定了档案数字化方案。对保管期限为永久、长期（或30年）的文书、业务、会计档案、照片等均进行了数字化处理，可以全文查阅。制定了《档案数字化安全管理制度》，数字化实施操作过程符合相关要求。三是档案数据库建设。完成了档案数字化纳入全文数据库集中统一管理，有效地改善了工作环境；对室藏重要照片、重要声像、实物档案的数字化；完成可供查阅的专题数据库建立，集中全面地反映了公司特定的专业领域，便于利用。四是电子文件归档。制定了《电子文件归档制度》，明确电子文件的归档范围和保管期限，对具有保存价值的电子文件及时归档，包括相应的背景信息和元数据。归档电子文件做到真实、完整、可用，实现对重要、常用电子文件与数字化档案能同时被检索，并对所有电子文件、电子数据进行备份登记。

2.3.2 数字档案数据管理

目前公司建立了《电子文件和数字档案安全保管和备份制度》，并配有专用的归档电子文件和数字档案存储设备，规范存放各类档案数据，综合档案室负责档案数据的维护与管理，确保档案数据的安全。定期检查电子档案的保管情况、检测电子档案的可用性，做好相应的迁移、转换工作。

2.3.3 档案数据资源共享利用

利用计算机云技术，通过建立数字化档案管理系统，实现企业资源共享，统一存储、统一搜索、统一借阅。在整个信息的动态化处理环节中，档案管理部门与员工保持密切的互动，将基本状况全面挖掘之后，在数据库系统内划分为不同的员工群体。在实际利用环节可根据员工需求对信息服务模式展开调节，根据部门的特性和实际需要展开设置，实现OA系统内单点在登录之后就能根据自己的需求，选择相应的服务内容和功能保障。当然要想获得更全面的用户需求信息，还需要在数据库当中设置借阅功能，借助数据挖掘技术将隐性的资源展开综合利用，建立信息定制服务和信息推送服务，通过智能化数据库以及员工岗位需求以便于展开后续的信息传播[2]。这样通过数字化能全面提升档案室的服务水平。数字化的软、硬件设备推动了传统载体档案数字化工作快速开展。

2.4 提供个性化信息传播策略

由于数据库内部的档案信息类型较多，提供个性化信息服务也需要根据用员工岗位需求确定不同的主题，实现单元化和规模化的知识提供。在这一过程当中，除了要对传统载体的档案信息进行转换和收集之外，还需要按照员工需求对档案信息展开分类和综合评比，将其转换为数据库当中的新知识资源，按照数据库的不同服务方式展开内容的整合和处理。这样一来可以将很多分散的网络资源按照主题需求进行智能化建设，打造一个用于访问不同知识资源类型的界面，为信息个性化传递提供良好的服务平台[3]。

要想实现这一目标，可通过以软件应用条件下，设计相应的网络平台和信息管理系统，满足不同类型的设计要求，提升个性化服务质量满足界面的核心需要，在员工需求的阶段展开信息推送服务。这些主动的信息提供过程应该是一个动态的更新过程，借助信息利用模块和系统管理模块完成知识决策，为员工提供主动性服务。这种服务过程强调通过数据挖掘等先进技术完成对信息内容的深层次分析处理，满足智能查询和个性化的信息需要[4]。

2.5 确保信息安全策略

在信息技术条件下，数据改动更为便捷，数据的载体更为脆弱，信息安全是难点，也是底线。因此，必须把数据安全放在第一位。一方面档案信息的原始性特征决定了档案在网络环境下的传输性安全要求较高，而计算机网络系统当中的开放性和共享性特征也会在一定程度上影响信息的安全性能。对此，档案系统管理人员要从各个环节确保档案字档案信息的可靠性、不泄密性，分清楚哪些是需要开放的，哪些是不需要开放的，哪些是有安全隐患的，要建立健全安全制度，不定期开展信息安全排查。

另一方面由于信息化时代赋予了个体更加自由的信息获取权，档案管理部门应该根据有关要求设立权限和信息使用的规定，鼓励员工利用信息并合理传播信息，但不会因此导致信息的损坏情况。根据网络传播的发展动态情况，及时规范档案信息，对于某些侵犯知识产权和隐私权的信息传播，要根据信息属性对传播范围进行严格限制，尽量避免因信息不实导致的信息真实性问题。数字化档案信息资源的开发与生产过程，是信息资源的增值过程，根据需求对信息进行综合对比之外，还需要在信息加工环节对素材进行应用。

3.结语

信息技术和网络环境的改变更新了档案管理部门的服务意识和员工的需求方式，企业员工对信息的需求将朝着集成化和纵深化的方向发展，因此未来的档案管理服务手段和互动方式将发生本质改变。企业数字化档案的应用策略就是一场针对传统资源的改革运动，服务模式的创新将根据员工信息需求的转变进行有效推进，让服务更加人性化而规范化。