事业单位干部人事档案管理规范化措施分析

陈宏梅

（呼伦贝尔市人才服务和人事考试中心，内蒙古 呼伦贝尔 021000）

前言

干部人事档案工作是事业单位，人事工作的关键和基础。随着公务员法和干部任用条例等配套法规的实施和出台，干部人事管理工作逐渐走向法制化规范化和制度化。因此必须提升档案管理工作的水平和质量，如何加强干部人事档案管理为组织人事工作服务？是当前档案工作者和相关管理部门应重点研究的课题。

一、事业单位干部人事档案管理的现状

（一）缺乏对档案管理的重视

干部人事档案管理工作有着较强的专业性，一些管理人员对档案工作的认识比较片面，所以在选人用人方面比较随意，也缺乏平时的监督和指导。一些档案管理人员没有提升重视，认为只要搜集资料和整理文件就能胜任这项工作，在实践中缺乏责任心，工作存在随意性，没有重视档案资料的审核与把关，把缺乏真实性和规范性的档案归档入库，这影响到干部人事档案管理的质量。

（二）档案管理制度不健全

在管理中存在归档不规范不及时的问题，导致档案材料的遗失和损坏。干部人事档案记录干部的成长过程关系到干部的政治前途和切身利益，在收集人事档案资料过程中，未落实完善的制度。一些单位缺乏专业档案管理人员在管理中操作不规范，没有遵循标准程序档案的保密性不足，本人可以随意查看。在归档过程中遗漏了关键信息，进而严重影响到答案的完整性。此外事业单位的档案管理人员频繁变动，没有关注对档案的保护。

（三）档案管理能力有待提升

一些事业单位安排缺乏专业素养，年纪较大的人来管理档案，他们缺乏专业技能，没有经过专业培训。在档案的摆放装订整理方面存在问题，可能导致档案材料不规范不齐全，这会影响到人事档案管理的效果，在管理中对档案资料的存舍把握不准。档案材料的分项较多，如果随意缩小或扩大收集范围，可能影响到管理的效果，降低实用性。比如扩大收集范围，会增加管理工作量，缩小收集范围则会影响干部人事档案的完整性。在管理工作中经常出现不知道补充哪些重要材料、不知道舍弃哪些不重要材料的情况。

二、事业单位干部人事档案管理规范化措施

（一）重视档案信息的查缺补漏

保证干部人事档案资料的真实可靠和完整齐全是管理人员的重要任务，也是工作难点[1]。每个干部在经历方面有一定的差异，所以干部人事档案资料的查缺补漏既有特殊性也有普遍性。例如，一些干部的党团资料、学位学历、鉴定考核、履历等缺少原始文件，可能存在衔接不上或者相互矛盾的问题，为了解决相关问题，必须重视这三个方面：第一，做好材料的审核，在审核干部人事档案资料时，要求关注职称、学历、考察、考核、自传、履历等项目内容，明确审核标准。例如，干部职务晋升的连续性和学历学籍、登记材料的连续性、干部履历表的完整性和年度考核材料的连续性。逐一核实相关内容和项目，并且列出缺失的内容清单明确，补充材料的格式根据相关规定进行补充，确保内容的准确性和规范性。

（二）关注三龄一历等档案资料

这方面出现问题的档案较多，相关问题有一定普遍性，因此需要根据人事部门的[2]。信息数据抄录和审核干部的相关信息，尽可能一次性审定明确干部的入党时间，参加工作时间和出生年月，这些都是干部个人档案的定性材料。集中补充缺失的材料，遵循缺什么补什么的原则，根据具体缺失情况进行补充。例如一些干部缺少入党入团材料一些，虽然具备履历表，但是没有公章。根据提前列好的清单补充材料。具体来说，首先通知干部所在单位人员查找档案资料，其次安排专门人员利用多种渠道进行查找。对于难以查到原始材料的，需要补充说明或者证明材料，再重新整理，保证干部人事档案的齐全和完整性。

（三）加强档案管理的责任监管

第一，强化组织领导职能[3]。干部人事档案能体现干部的工作能力、思想品德和个人工作经历，是证明干部身份的重要依据。完善人事档案管理是人事部门的重要职责，关键任务近些年来在干部人事档案管理中存在一些问题，都是档案管理不规范不严格造成的，因此出现了利用干部人事档案管理问题而冒名顶替编造材料、乱改工龄、假造文凭的问题，直接影响到干部管理工作。可见完善干部人事档案管理是一项紧迫重要的任务，在平时应加强监管并且组织人事工作人员参与会议。明确干部人事档案管理的措施和制度，同时组织人事部门人员定期或不定期检查，监督解决当前人事档案管理不规范不严格的问题，严肃处理造假的个别案例，绝不迁就或者姑息。第二，构建监管机制，干部人事档案涉及的监管范围广、部门多，因此必须完善当前的工作流程监管机制，避免在干部人事档案管理工作中出现档案流失或者造假的现象。重视干部人事档案管理，必须分析问题根源，形成严格的监管机制，从源头抓起杜绝问题。尽管档案流失和造假的问题鲜有发生，但是会给干部本人或者组织人事部门带来巨大的损失。因此强化监管机制，完善干部人事档案管理制度有着重要意义，各个单位需要保证干部人事档案管理，有规可依、有章可循。在工作中遵循制度、查缺补漏、鉴别真伪，让干部人事档案管理工作走上法制化、制度化和科学化的轨道。在监管中也可以应用信息化手段，采取人事部门统一管理、相互牵制、网上汇总、部门联动等方式，提升干部人事档案综合监督管理的效果。

（四）解决关系不清和运行不畅问题

当前的干部人事档案管理中，主要遵循隶属关系和管理权限开展管理工作，在以往的工作中发挥了重要作用，但是在新时期，因为事业单位的隶属关系不断变化，人员流动也逐渐加快，干部人事档案管理工作出现了一些新问题和新情况。例如存在不同程度的管理盲区、人档脱节、管理主体不清晰。想要有效解决这些问题，需要理顺当前干部人事档案管理的工作体制机制，根据事业单位内部的隶属关系进行管理，加强职能管理，形成各个相关职能部门密切配合、组织部门牵头抓总、共管齐抓的局面，这样才能促进干部人事档案规范化管理的发展。首先，成立干部信息管理工作是完善工作体制。其次，重视对人员队伍的管理。保证可以准确及时报送干部人事档案，提升人事档案管理的质量。这个过程中要有一支相对稳定、结构合理、素质优良的档案管理人员队伍。在构建干部人事档案管理信息制度过程中，安排专门人员负责管理工作，并且重视针对人员的定期培训，使其不断提升自身的管理水平。干部人事档案管理有一定的特殊性，所以档案管理人员必须具备较强的业务能力和政治素养，需要正式干部人事档案管理工作在管理中保守秘密、遵守制度、严守纪律、坚持原则。所以说针对档案人员的政治素质培养是必要的，必须使其明确自己所承担的责任同时，要认识到干部人事档案管理工作的政策性和专业性，督促档案管理人员不断学习了解和熟悉和档案管理的规定和条例，保证自身业务能力符合工作要求。

（五）解决安全性和效率不高问题

保证干部人事档案材料的可靠性、严肃性和真实性是管理的核心目标。只有具备可靠真实的档案信息，才能为领导和组织决策提供可靠依据。当前主要采用档案人员直接提供原件的方式，难以保证查阅人不翻看目标内容以外的资料，也可能出现转借别人在没有经过允许的情况下撤换抽取圈画涂改资料的情况。在很多时候，档案的安全保密工作只取决于查阅人和档案管理人党性觉悟的高低。此外，在查询过程中存在费时费力、查询不变的问题，为了解决这些问题，必须重视档案管理的数字化和信息化，以此来推进干部人事档案工作的改革和创新，实现技术和档案管理工作的融合。数字化档案管理有着多方面优势：第一，可以显著提升档案管理的安全性，使用数字加密技术进行加密处理，在查阅时只提供允许查询的目标内容，解决了保密问题，而且不会出现抽取圈画涂改等现象。第二，显著提升工作效率，采用数字化管理方式后可以快速共享档案信息[4]。档案信息流动速度快，而且智能化检索方式的引入，成倍提升工作效率，为借阅双方节约的大量时间。第三，有利于完善人事档案的保管[5]。采用纸质管理方式，需要重复接触档案，反复查询可能会提升档案原件的破坏磨损速度，不利于永久保存相关档案，在实现人事档案数字化之后，能长期保护和保存干部人事原始档案。

（六）完善当前的人事档案管理制度

人事档案管理制度指的是针对干部人事档案实施规范化、标准化、针对性、科学合理管理，也规定如果出现违规现象需要受到惩罚和批评的程度。以往的档案管理方式存在一定的不足和潜在问题，当前人才流动性较大的背景下，必须采用科学疏导和管理措施。在制度建设中，尽可能引入现代化管理理念。首先，落实领导负责制。做到共同监督、明确权责、分工合作。每个管理人员都能了解自己的权限范围，包括使用档案的权限和管理的权限。其次，处理好现代档案管理中保密性和公开化的关系。对于个别信息，必须向社会公开，那么要面向社会进行公开化和社会化，转变以往完全保密的老旧思想。一些干部人事档案是涉及个人隐私以及信息的，所以必须依法来提取档案信息。在这个前提下，综合利用档案内容合理开发其中的人事管理资源。最后，构建人事管理分级、分层、分阶段的管理新模式。在以往的管理中，利用档案资料的途径和方法比较费时费力，采用分阶段、分层次的档案管理，融合了网络技术和现代科技，能构建现代化信息管理系统，让管理变得井井有条，融合信息管理与载体管理。

总之，在整理干部人事档案材料时，要保证细致、认真，提升对干部人事档案管理的标准和要求。想要实现规范化管理的目的就需要加强监督、有序存放、查缺补漏，这样才能推动干部人事档案规范化管理建设。