财务机器人在烟草商业 企业财务会计领域的研究与应用

黄照森 张莉 李玉俊 刘志强

（山东潍坊烟草有限公司，山东 潍坊 261205）

近年来，人工智能技术的快速发展对企业管理产生了全方位影响，在烟草商业企业财务领域，虽然很早就实现了会计电算化，营销业务也建立了信息化系统，但是自动化、智能化程度一直不高，跨平台（系统）获取数据难度较大、效率较低，大量结构化、重复性工作占用了财务人员的主要时间和精力，这些都在一定程度上制约了企业高质量发展。如何优化企业财务流程，提升工作效率，加快财务会计向管理会计全面转型升级，促进业务财务一体化发展，是烟草商业企业需要破解的难题。而财务机器人的出现，能很好地将财务问题进行系统化的管理。它的智能分配能最大限度地解决数据处理问题。财务机器人是烟草商业企业实现数字化、智能化变革、更好地发挥财务大数据中心作用的有效工具，能够大幅提高工作效率，为企业经营决策提供及时、可靠的决策信息。

一、企业管理现状分析

地市级烟草商业企业作为市场经营主体，负责全市经营业务集中统一核算，县级公司实行报账制，定期到市级公司报账；全市财务工作比较分散，财务人员每月花费大量时间用于账务处理、纳税申报、编制报表等方面；且上级公司要求每月月初，固定时间上报报表，报表编报人员每月都需要加班加点才能完成，因此烟草企业的财务工作是比较繁琐和多层次的。财务机器人的研发应用成为迫切的现实需求。重点表现在以下四个方面：

（一）财务管理自动化程度不够高

从烟草行业实际情况看，商业企业虽然都实现了会计电算化，但因缺少必要的信息化系统，财务核算系统月末结账、增值税申报、日常账务处理等重要环节还是依靠人工手工操作，自动化程度较低。在烟草行业发展到今天，业务能力的扩展，需要更加自动化的管理系统在支撑财务发展。

（二）跨系统（平台）操作效率较低

财务部门账务处理使用NC财务软件，营销系统是由浪潮公司负责开发，所有的卷烟销售数据都存放在营销系统（V6系统）内。近年来，虽然实现了财务系统与营销系统的对接，营销系统数据可以自动导入接口数据中间库，但仍需要财务人员每天以人工方式导入用友NC财务系统，再生成记账凭证。整个过程具有高度相似性、重复性，人工操作制约了工作效率的提升，存在一定程度人力资源浪费。

（三）财务报表、数据分析编报及时性不强、准确性不高

总公司统一设计了报表系统，为全行业财务报表编制提供了统一的基础性数据。以山东某烟草公司为例，因该公司是从事两烟经营的市级公司，在编制财务报表时，所有费用需要按照一定规则在两烟环节进行分摊，最后都归集到卷烟和烟叶两个环节，这些个性化的需求是总公司报表系统无法解决的，市级公司通过在用友IUFO报表系统中设置适合本公司的个性化报表，进行费用准确分摊，最后将生成的报表填报至省局（公司）网络报表系统。整个过程涉及多个信息系统，需要不同等级的公司将财务信息进行整合；而大多数环节由人工操作，耗用时间长、效率不高、极易出现错误，查错纠错耗费大量人力。

财务报表的编制耗用时间较长，也在一定程度上延缓了财务分析的时间，且财务分析的基础数据分析、合并汇总也是依赖人工操作，自动化程度较低，这些都影响了财务分析的及时性和准确性。

（四）存在无效重复劳动，数据共享程度较低

每月公司计划等部门需要使用有关财务数据进行经济运行分析等，但因财务月末结账、编制报表耗用时间长，且业务部门需要的数据一般是在财务报表基础上通过人工计算，使得财务数据在公司内部的共享程度不高，方式方法相对落后。

二、建设财务机器人

结合公司财务工作实际，需要对其存在的问题进行具体分析，在对全部工作流程进行详细梳理的基础上，按照以下步骤逐步推进：

（一）实现财务会计工作制度化、流程化

首先建立健全财务管理制度，并以公司开展全面流程建设为契机，将全部财务工作细化分解为二十多个流程，进一步确定了关键节点和关键绩效指标，以流程保障各项制度落地执行。有了健全的财务管理制度，公司的财务流程能很好地按照规章办事，避免出现职能模糊、职能交叉、相互推诿的情况发生。通过流程再造，梳理、去除无效的工作节点，改进、创新突破低效点，使得整个财务工作层次更加清晰，工作步骤及工作标准更加明确，工作重点更加突出。

（二）实现财务工作标准化

在制度化、流程化的基础上，梳理近年来公司发生的全部业务事项，以最新制度流程为依据，建立以“会计附件标准化模板”为主体的“1+N”工作标准化模板，为全部会计日常工作建立了工作标准。将过往可能出现的财务问题归类，企业的专业人员将按照新的财务制度进行解答，将每一项问题落到实处。做到财务工作的标准化。标准模板的建立既为公司业务人员办理各项报销手续提供了依据样板，也为财务审核人员审核原始资料建立了统一工作标准，为财务工作实现自动化、智能化奠定了坚实基础。

（三）确定率先自动化领域

通过对财务日常工作的认真研究，确定了率先开展自动化、智能化研究的领域。自动化领域需要其逻辑十分明确，能很好地使用系统设置进行工作运行；同时兼容数据的整合。因此需要做到以下几点：一是具有结构化的、可重复性质的工作；二是逻辑性强、规则明确的经常性工作；三是需跨平台（系统）操作的工作；四是与数据查询、收集、计算密切相关的工作。

（四）开展财务机器人研究

通过详细研究，确定在流程明确、逻辑清晰、重复性高的卷烟购销业务、报表编制、纳税申报等业务领域开展自动化研究。

卷烟购销账务处理机器人。目的是通过营销系统生成的接口中间库数据，在用友财务系统自动完成卷烟业务的采购、销售账务处理，并自动进行成本计算，自动完成与仓库保管账卷烟库存数据的账账核对。

月末结账机器人。目的是实现月末有关数据的自动稽核，自动计提工会经费、教育经费及消费税等有关税费，自动结转本年损益、自动完成用友系统月末记账。由于月底工作繁多，结账机器人能很好的根据日期自动进行核算，将各类数据传输到需要的部门。

财务报表机器人。目的是实现财务快报、量本利表及有关附表的自动化编制，自动填入省局（公司）网络报表系统，实现报表间有关数据的自动勾稽审核，实现报表自动上报。报表是财务管理中重要的部分，报表的信息能为企业财务支配提供可行依据，为企业政策执行提供数据导向。

增值税纳税申报机器人。目的是实现增值税及附加纳税申报数据的自动生成、审核，并自动开启税控系统完成自动申报。

三、取得成效

在制定好完整的方针后，经过三个月的试运行，可以看到已经才见成效。卷烟购销业务账务处理实现了自动化，财务系统月末自动结账，财务报表编制自动完成，增值税、消费税等计算、申报自动完成。

（一）提高效率，节约成本

在相关领域，财务机器人根据设定自动化完成有关工作，极大提高了工作效率。自动化的程序代替了原本的人工操作，有效的工作时间利用起来。例如全部报表编报时间由2天缩短至0.5小时；且从长远看，机器人的高效率工作，除了能节省人力成本外，还能解放财务劳动力，使得财务人员从繁重的工作中解放出来，加快向管理会计转型升级。从目前来看，自动化的操作能减少员工操作失误的可能。将充分发挥数据的作用，进一步用数据来为实际政策指引方向。

（二）提高会计信息质量

财务机器人能够自动、准确执行事先设定的财务工作流程，准确率100%，杜绝了人为错误，大幅增强了会计信息可靠性。会计信息在过去的发展中，由于人工统计使得会计信息的真伪难辨，很多数据都不能真实地反映企业发展的现状。在财务机器人的应用下，会计信息将进一步得到完善；真实度更高的会计信息将为企业的财务管理和财务发展带来更有效的信息。

（三）提升企业经济效益

财务机器人的投入使用极大程度减轻了员工工作量，会计人员的工作可谓的忙碌繁杂，需要工作人员有着强烈的责任心，做事仔细。在财务机器人的帮助下，财务人员有更多的时间从事高附加值的数据分析工作，为企业生产经营决策提供更多高价值信息，从而给企业带来更高的经济效益。

四、财务机器人应用的局限性

财务机器人能很好地解决现阶段的很多问题，有利于企业的长远发展。虽然财务机器人大幅提升了工作效率，但由于固有限制，其自身也存在一定的局限性。

（一）无法自动应对特殊事件

财务机器人是根据预先设定的规则开展工作的。它只能根据程序所写的进行持续化工作，面对所有情况都是一视同仁。当特殊或突发事件发生时，财务机器人还无法自主智能处理，这在一定程度上限制了财务机器人的应用。

（二）运维要求高

虽然财务机器人不改变企业原有信息系统，但各业务系统会根据实际情况不断升级改进，可能导致财务机器人工作中断。因此整个系统的完善还需要一段时间。

（三）信息安全要求高

财务机器人部署实施后，电子档案成为会计信息的主要保存方式，对企业的信息安防体系提出了更高要求。会计信息也是一个企业的核心数据，因此在对财务机器人应用的同时，也要保证数据档案的安全。

（四）对财务人员素质要求高

企业大量的基础性财务会计工作由财务机器人自动完成，促使基础会计人员提升自身业务水平，加快向管理会计转变。财务人员的专业程度将直接影响企业会计信息管理的水平，因此需要重视财务人员的基本素质。

五、结束语

从应用效果来看，财务机器人可以连续、不间断工作，提高了工作效率，提升了会计工作质量，推动企业财务管理上水平。同时，也促使财会人员顺应智能技术的飞速发展，持续提升自身业务素质，在工作中不断创新，由单一型人才向复合型人才转变，加快构建烟草商业企业财务管理新体系，推动企业健康持续发展。