信息化时代高职院校财务报销体系探讨——以QTC学院为例

文/苗宸溪(青岛职业技术学院）

随着国家对职业教育的重视，高职院校不断扩大招生规模、增加校企合作力度、加强学校的社会化服务功能、申报建设优质校和专业群，争创一流的高职院校。高职院校飞速发展，业务涉及面不断拓宽，使得相应的业务收支频率增加，财务处理的报销业务量骤增，财务部门的工作压力增大，教工报销排队等候，对财务报销的迟滞不满，如何解决这一报销难题成为QTC学院急需解决的关键问题。

一、财务报销现状

QTC学院为了解决财务和教工报销难的问题，2019年聘请软件工程师在深入调查研究的基础上依托智慧校园网为学院开发财务网上报账平台，准备将线下的财务报销切换到线上运行。学院现在实行线下与线上并行的报销模式，教工可以选择线下报销，也可以选择线上报销，属于线下线上报销切换的过渡期。

QTC学院传统的财务报销现状是：业务发生之前填写事前审批单并找相关领导签字，业务发生之后，手工填写报销单，分类粘贴票据，根据报销金额找审批权限所对应的领导签字，然后由部门的报账员报送财务对口会计处，财务人员审核报销凭证，审核通过转给出纳等待付款，审核未通过所有资料给予退回修改待重新提报。但是对口会计极少当即审核报销单据，一般情况是让把单据放下，等审核完毕有问题会通知报销人员。这种传统财务报销的弊端如下：

（1）报销效率低。拿纸质报销单找层层相关领导签字费时费力，领导如果出差不在单位，就无法签字；手工填写报销单易填错发生涂改，教工重填率高，造成二次找领导签字，影响报销效率；财务审核退回的不合规单据，需要报销人员修改之后重新准备报销资料，有可能需要重新找相关领导签字，还要二次送财务处进行审核，对报销人员来说费时费力。

（2）教工对业务的报销进度无法实时查询。QTC学院严格执行市财政局转发的“公务卡强制结算目录”，目录里的项目开支必须使用公务卡结算，这就牵扯到用公务卡为学院办理业务结算付款的教工需要按时还公务卡，以免影响个人信用。教工想要知道自己的费用报销进展到何种程度，报销费用会不会在信用卡的还款日之前入到信用卡里，需要打电话咨询财务的对口会计或者出纳。处理不当，就有可能影响公务卡还款，严重的影响教工信用，轻则教工需要自己垫付信用卡，引起教工抱怨。

（3）报销项目是否超预算不好事前控制，往往事后发现预算超支，费用已付，无法返工，只能靠财务做账调整，增加违规风险。

（4）易增加财务人员工作压力。财务人员对大量的报销单进行审核，是否有应审领导签批，摘要、费用项目是否填写正确，金额计算是否准确，单据是否真实，开支是否合规，财务人员的审核面面俱到，对财务人员的专业水平和政策把握能力要求极高，财务审核人员压力陡增，经常加班加点，不利于财务人员的身心健康，人员流失率增加。

（5）手工填写报销单，领导的签字真假难辨。有的教工拿着自己吃饭、住宿、打车等发票，填写费用报销单，报销单上模仿领导签字，财务人员对报销单的真假难以辨别，难免会有冒名顶签者。

（6）私自变动审批流程，增加财务审核风险。比如，业务部门找某相关部门负责人在费用审批表上签字，该负责人有时会让某些工作人员在审批表上增加签字；或者申请部门改变审批表格式，改变审批人数，财务如果不仔细审核，就很难审出，增加了审批的内控风险。

二、网上报销流程简述

QTC学院现行的网上报销模式：

（1）报销人员登录网上报账系统，选择单据类型，单据类型包括日常报销、国内差旅和借款。报销人员经部门负责人在网上报账系统授权后，选择费用项目和编码，如果所选择的费用项目有余额，则可以申请报销，选择开支的费用类别，填写摘要，单据张数，支付金额，支付方式，选择或新增收款单位，核对银行账号，支持多笔业务在同一张报销单上填写。

（2）选择线上报销后，在内置的审批流程基础上可以进行审批流程的编辑，增加或修改单据审批人员，审批流程确定后，上传相关票据、表格扫描件，支持电脑和手机端上传，然后提交审批。

（3）财务处按照报账类型内置不同的审批流程，如日常报销，内置的审批流程先部门报账员、再部门负责人、最后对口会计进行审批。各审批人收到系统发出的审批通知，用电脑或手机APP登录内控审批系统进行审核并上传电子签名。在审批过程中发现报账内容有误，审批人可以驳回，提报人在修改之后重新提报。

（4）审批流程全部通过之后，报销人员打印生成代条码的报账单，连同粘贴好的票据，作为报销附件由报账员送到财务对口会计处，等待票据实质性审核。

（5）对口会计审核无误后通过网上报账系统提交给出纳，出纳审核系统录入的内容无误后，通过网银提交付款申请，付款后通过网上报账平台向报销人员发送办结信息。

三、网上报销模式的优势

（一）节省报账时间，提高报销效率

教工利用网页端或手机端随时随地可以提交线上报销，无须拿着纸质报销单到处找人签字审批，系统根据设置好的流程可自动提醒人员审批；各审批人收到系统发出的审批提醒，利用网络平台、手机移动端，随时随地签批，不用担心领导出差、开会签不上字耽误报销。网上报账打破时间空间限制，让报销更省时省力，全面提升教工报销效率，降低教工抱怨度，减轻财务报销审核人员的工作压力。

（二）预算事前控制，避免超预算发生

财务将各部门每个项目的预算额度录入网上报账平台，报账人员在申请报销的时候，首先选择要开支的项目，系统会根据选择自动跳出项目余额，报销人员只能在余额范围内申请报销，否则无法进行下一步。将以往的项目是否超预算的事后审计转换为事前闸口，将各项目超预算执行的比率降到最低，同时方便了解自己部门的项目经费预算执行情况，及时针对预算执行情况作出工作调整，加强学院预算执行的合规性。

（三）增强业务真实性，审批之后有迹可循

实行网上报账模式，杜绝了纸质报销单顶名冒签的行为，增强业务的真实性；审批人审核过的记录在系统里留存形成电子档案，便于随时查询及工作统计，改变了传统报销模式下在财务处理完报销的情况下去翻阅凭证，避免了凭证查阅的繁琐手续，节省财务人员和教工双方的时间，提高工作效率。

（四）报销处理进度可在报账系统实时查询

不用再找财务人员来回沟通询问报销处理进度，登录网上报账系统报销事项内，成员全程可透明化了解报销处理的实时进度，包括当前处理人、处理时间、后续处理人等的信息。报账单处理完毕系统会自动给报账人员发出信息，提示银行大约的到账时间

（五）审批流程相对固定，审核风险相对可控

网上报账系统中的内置审批流程是固定的，如果报销人员就某一报销事项编辑审批流程，是在内置审批基础上修改，内置审批流程是不能删减的，可以增加实际业务的相关的审批人员。会计在系统审核时，可以从审批表中清楚地看到审批流程的相关人员，如有不对可以一目了然地看出来。相对固定的审批流程，从内控角度降低了财务人员的审核风险。

四、网上报销模式存在的问题

（一）实行网上报销后，财务处把报账员设置成部门审批流程的第一审核人不合适

QTC学院近几年一直实行部门报账员制，即每个二级院系或教辅、行政等部门指派一名报账员，负责部门内的年度预算提报、调整及决算分析的提报、部门内人员的费用报销、借款等工作，报账员在财务规定的固定时间（比如财务只在周一、二、四全天负责报销），把部门内的相关报销单报送给对口会计（负责固定部门的报销工作的会计人员）。实行网上报销后，财务处把报账员设置成部门审批流程的第一审核人，报账员以前只负责跑腿送单据，或将财务的审核出来的问题通知给报销人员，而现在报账员承担了财务初审的职能，显然增加了报账员的工作压力，部门负责人比报账员更了解部门经济业务发生的情况，报账员成为审批流程第一人容易引起报账员对财务工作的抱怨。

（二）学院各信息系统之间缺乏互联互通，增加了网上报账的繁琐度

比如学院的合同是通过OA系统进行审批，申请合同付款走网上报销模式需要将合同扫描上传网上报账系统 ；再比如，对于各部门的某些费用项目需要走事前审批，QTC学院的事前审批现在通过智慧校园的OA系统进行审批，如果要报销邮寄费，就需要先在OA系统中事前审批，完了之后再申请费用报销，事前审批单截图需要作为报销附件扫描上传到网上报账系统。诸如此类问题举不胜举，如果学院的各信息系统能够实现互联互通，财务就可以不用报销人员上传扫描件，直接从相关系统抓取关键数据，关键数据符合要求，就可以通过审核，后期审核纸质单据的时候可以对报销人员提报的资料进行审核。

五、网上报销模式的几点建议

（一）取消网上报账系统内置审批流程中部门报账员的审批权限

部门负责人作为第一审批人，对部门内的报销业务进行审核。报账员并非对部门内发生的所有经济业务知情，报账员的审批权限对报销业务的闸口起不到实质作用。部门负责人本身就是部门业务的直接主管，经济业务的真实与否，部门负责人最知情，所以部门负责人的审批对业务的真实性、合规性起到了审核的关键作用。

（二）将学院各信息系统有效连结

整合学院各业务部门与财务处相关的信息系统，将各系统相互关联，建立有效的数据接口，形成一张相互联通的信息网。业务部门只要发生形成资金流的业务，财务网上报账系统就会自动获取与资金流相关的信息。不用教工在报销时，再截图上传相关资料，真正提高教工和财务的报销效率。同时，也要做好信息安全工作，财务数据是学校最重要的无形资产，数据丢失或者遭到攻击，都会造成学校的损失，加强数据安全防护，防范风险于未然，是我们财务人员今后应该考虑一个重要课题。