新形势下建筑施工企业人事档案工作重要性分析

赵琳

（福建省九建建筑工程有限公司，福建 宁德 352100）

引言：在企业管理过程中，人事档案对于工作人员的教育程度、工作经历和奖惩状况等重要信息都做了较为详细地记录，是企业在对人员进行升职所需要的参考资料，在建筑施工企业中更能够为人员的培训和录用等过程进行相关的记录工作，并做出更为客观地评价，对人员进行有效管理。在新形势之下，人事档案的管理工作也将面临新的挑战，因此，需要对其工作的重要性具有足够的重视程度，并通过相关的措施，以更好地发挥建筑施工企业人事档案工作的重要性，使得相关管理工作能够更具成效。

一、新形势企业人事档案工作概述

在信息化时代的背景下，人事档案的管理可以借助信息技术，以提升档案的管理效率。在档案管理过程中，可以使用电子信息技术对档案进行管理，其能够通过系统将人事档案存入到数据库之中，并对文件进行编辑操作，方便了对人事档案的管理，提升了管理效率。

同时，通过互联网技术，可以将档案信息的变更进行即时上传，实现档案内容的实时更新，增强档案的时效性，简化档案管理工作的环节，提升档案信息的准确度，使得档案数据的准确性和真实性得到保障，让档案信息能够更好地得到应用，管理效率更高。

除了能对档案的变更进行实时更新，还能够通过云端进行对档案进行调用。通过服务器和云计算等技术的使用，能够通过档案管理系统对云端数据进行查询，从而更加方便的对档案信息进行调用，提高档案数据的使用率。此外，借助此方式，还可通过对档案数据的调用过程进行详细查询，确保档案数据的安全[1]。

二、建筑施工企业人事档案工作重要性

对于建筑施工企业的人事档案管理，需要考虑到人员年龄、工作经验、学历等内容，其对于人员的选用、职位的晋升等事项具有极大的参考价值，因此，需要将相关人事档案的收集、整理与管理工作做好，这也是建筑施工企业在进行人事管理过程中所需要关注的部分。

根据相关的条例，建筑施工企业不得随意对档案进行涂改，或者伪造相关人员的信息，以免为人事档案的管理带来不必要的麻烦。这就意味着，在进行人事档案工作的过程中，需要对档案中的各种重要信息进行严格审查，确保建筑施工企业的职工的人事信息的准确性、真实性和完整性。

在审查档案的过程中，人员的年龄对于部分建筑施工企业的人员管理来说是重要的参考数据；工作经验为人员的工作水平提供一定程度的参考，工作经验越丰富，则对于相应的工作更加得心应手；学历水平决定了人员的知识水平，特别是对于理论知识的掌握。

三、发挥人事档案工作重要性的具体措施

（一）优化管理方法

以往，人事档案的管理通常使用纸质保存，需要占用较大的空间进行存放，并且调取工作也不具有灵活性，对于工作效率造成了较大的影响，同时，也影响到档案的使用率，且由于纸质档案易受到外部环境的直接影响，使其更容易受到损坏，对于档案内容的完整性和安全性造成了威胁。

因此，在如今信息技术高速发展的大背景下，需要引入各种先进的信息技术，以有效对人事档案的管理进行优化，提升档案管理的效率与质量。因此，需要档案管理部门转变过去的工作理念，将信息技术的优势充分发挥，完善人事档案管理的信息化建设。

此外，通过网络信息技术，建立专门的信息化档案管理系统，通过将档案进行数字化存档，将管理流程进行优化，从而提高人事档案管理工作的效率，并配合相应的软件，提高档案调用与管理的效率。

（二）转变管理意识

建筑施工企业的人事档案管理目前仍存在理念落后的问题，相关档案的管理工作仍旧着重记录，对于人员实际工作状况并不做什么过问，仅仅是对人员的工作业绩进行记录，忽视其在工作中的实际表现，使得人员档案的利用价值在一定程度上大打折扣。同时，因为档案管理方法的陈旧，使得管理工作的效率低下，实际管理过程中也只是对档案数量进行检查，而忽视了档案的内容，使得档案内容的真实性与完整性得不到有效保障。

为此，企业的人事档案管理工作应加强相应的人员建设，必须立足于实际，将人事档案的管理意识进行不断创新，并通过对相关人员的培训工作，使其对人事档案管理工作的重要性拥有足够清晰的认知，将管理工作进行规范。此外，管理人员必须树立正确的管理意识，通过自身能力对管理工作进行强化，勇于探索新思路、尝试新方法，以提高人事档案的管理水平。

（三）提高人员素质

人事档案管理过程中，管理人员是相关工作的直接执行者，其能力素质对于档案管理的工作质量具有直接影响，同时也影响到管理工作的效率。在档案管理过程中，部分人员并不是专业人士，并没有经过系统性的专业理论学习，在相关技能方面存在欠缺之处，且工作理念落后，缺乏足够的责任感和专业素养，为人事档案管理工作带来诸多不必要的麻烦。

为了提高人事档案管理工作的质量，需要加强人员的培训和教育工作，通过科学的方法提升管理人员的专业能力与个人素养，在根源处提升企业人事档案管理的工作质量，提高档案的利用价值。由于人事档案管理是一项复杂的工作，对于管理人员的耐心有着较高的考验，需要对各项档案信息进行仔细核实，严格按照相关要求进行档案管理工作，以确保档案的真实性和时效性。

（四）健全管理制度

在人事档案管理的过程中，一套完善的管理制度必不可少，其能够为人事档案管理工作的质量和效率提供可靠保障，因此一套完善的相关制度必不可少，其能够为人事档案的管理作出有效规范，从而有效杜绝管理工作执行过程中出现的各种问题，保障管理工作的有序开展。

通过对规范、科学的相关制度，使得人事档案管理工作中的一些行为能得到有效约束，确保相关工作的开展能够真正做到有序进行。关于制度的健全与完善，可通过建立责任人与联络员制度，落实相关工作的监管措施，确保各种材料都能够在第一时间得到归档。此外，相关管理规范的制定必不可少，根据相关的法律法规和规章制度提出的各项要求，以制定一套完善的人事档案管理规范，使得各项管理工作能够依据相关标准进行[2]。

（五）加强认知程度

一些建筑施工企业对于新形势下的人事档案管理工作缺乏重视程度，管理过程中仍旧存在些许不合理的地方，例如档案的临时突击现象、不能将管理工作进行常态化、无法将档案内容进行及时更新，使得档案信息的准确性和时效性得不到应有的保障，对于人员的实际状况无法进行全面了解，对于人员的选用和考核以及晋升等工作是极为不利的。

因此，建筑施工企业应加强对人员的人事档案工作的重视程度，对于人事档案管理工作的重要意义具有清晰的认知，要求各个单位和部门将档案管理工作的关系进行梳理，在成立相关组织部门的同时还能够对雇佣专业人员负责人事档案的管理，通过多重管理形成各司其职的管理格局，确保档案管理工作的开展能够得以有序进行。通过加强对相关工作的重视程度，让档案的各项管理工作得以正常开展，不同科室之间也能够配合相关工作，形成良好的管理局面。

（六）加强信息化程度

如今，部分建筑施工企业在人事档案的管理方面仍存在信息化水平低的情况，管理过程依旧使用手工管理的方法，不但过程繁琐，且工作效率低下，甚至还会出现档案受到人为篡改的问题，人事档案管理工作无法得到规范有序地开展，外加人员素质的影响，更是让人事档案的管理质量受到影响。

为此，建筑施工企业应加强人事档案管理的信息化程度，通过建设一套完善的信息化档案管理系统，借助信息采集设备将纸质档案经过数字化之后录入计算机，并将其存入相关的信息数据库，为人事档案的管理发挥重要作用，同时为人事档案管理的工作质量和效率提供可靠保障。

为了能够提升人事档案管理的信息化程度，需要加大对计算机软硬件设备的投入，并进行相应的维护，同时还要对设备进行及时更新，从而确保信息化系统运行的稳定性。人事档案管理系统的维护与更新，能够提升人事档案管理的信息化和网络化程度。此外，人事档案作为人员的重要资料，需要加强资料信息的共享，通过信息化系统的建立，实现档案信息的共享，提升档案资料的利用率。由于互联网技术本身存在着一定的风险，因此必须要重视档案管理过程中的保密工作，加强对系统的安全防护工作，在信息共享的同时也为各种软硬件设施提供保护，确保档案信息的安全性[3]。

（七）其他工作措施

对于人事档案管理工作，必须要拥有足够的重视程度，加强相关工作的审核工作，并且在人员档案管理方面需要配备专职人员进行管理，确保人员的人事档案能够得到全面管理，并能够真正得到落实，提升管理工作的质量。人员管理方面，要不断提升人员的专业素养，使其能够在档案管理的第一线发挥出应有的作用，同时还要对管理人员进行专业化的培训，使得管理工作的质量能够得到进一步提升。

对于日常管理工作，需要建立一套完善的管理体系，对于档案材料从形成到归档的各个环节都需要制定相应的细则，从而使得相关的程序能够更加规范，同时加大相应的监管力度，确保相应的责任能够得到落实。此外，对于档案造假的问题，一定要进行严格处理，将其进行有效遏制[4]。

结论：在新形势之下，档案管理工作更加信息化，通过电子信息技术对档案进行管理，并实现真正意义上的数据更新上传，通过互联网技术的运用调用云端数据，为档案管理提供了便利。在新形势下，人事档案能够为人员的管理提供更加有效的参考资料，同时也能够作为人员的招聘和培训提供参考。为了能够将人事档案工作的重要性充分发挥，需要将管理方法进行优化，并转变管理意识，提高相关人员的素质，完善相关的制度，同时加强认知程度，强化信息化程度。此外，还需要提高对档案管理的重视程度，并在多个层面上下功夫，对日常管理的不断强化，还要加大对于档案造假的处理力度，将其进行遏制，从而将人事档案工作的重要性充分体现。