如何做好新形势下档案利用的便民工作

高丽梅

（云南省大理白族自治州弥渡县档案馆，云南 大理 675600）

中共中央办公厅、国务院办公厅在2018年5月23日印发的《关于深入推进审批服务便民化的指导意见》中指出要持续开展“减证便民”行动，以“减证”推动“简政”[1]。作为窗口服务单位的县级档案馆，应紧跟时代步伐，积极响应国家政策，转变传统观念和工作方式，一切以群众利益为先，真正做到服务为民。

自2010年以来，在各种惠民政策的实施带动下，人民群众的档案意识不断增强，到档案馆查阅利用档案的人次不断增多，这种变化在县级档案馆表现最为明显，成倍增长的查档需求和发展滞后的基层档案工作之间的矛盾日益突出。见证便民工作开展的两年多来，基层档案工作中一直有些问题困扰着便民工作的有效开展。

一、新形势下档案工作中存在的问题

（一）档案资源不足

档案不完整。县级档案馆馆藏档案主要以县级立档单位的文书档案为主，涉及民生的档案很少。除部分散存于文书档案中的知青档案外，只有民政局的婚姻档案、退伍军人档案；司法局的公证档案，林业局的林改档案、水利局的水改档案，其他专门档案都几乎保留在了相关业务部门，未移交进馆。近年来，村民对土地、山林权证的查找较往年增多，多数原因是对承包面积、“四至”的认定存在怀疑和分歧，“四固定”时期确定土地所有权的证书资料成为社会查找热点，但因当时土地下放时的土地承包档案未及时移交档案馆而下落不明，成为无档可查的社会难点。

（二）部门间缺少沟通

办事群众不清楚所需档案材料，多跑冤枉路。长期以来，档案馆只负责提供复印或查档群众所需要的档案材料，并不直接负责相关具体业务的办理，与民政、人社等部门联系也不多。在查档群众不能正确表述查档需求，档案工作人员也不清楚具体需要哪些档案的情况下，难免会造成群众“来回跑”的情况。

部门间职责不清，相互推诿现象时有发生。“减证”后，许多部门根据中央指示不再开具相关证明．但实际生活中，群众办事还是离不开相关证明。群众利益无小事，在多个部门求证无果后，档案馆成为最后的“接盘侠”。在无档可查的情况下，为解燃眉之急，档案部门只能出具未能找到相关档案的证明，作为给办事群众的一个“交待”。相关部门取消了证明，但有的办事机构一直要证明，这个矛盾如何解决？档案馆开具的无档证明是否算有效证明？“被减”的证明怎样出具才更合理？此类问题一直未得到相关部门的重视和解决。

（三）利用服务不能满足时代需求

利用不方便。县级档案馆的馆藏档案多以纸质档案为主，档案利用一直主要靠手工查找。由于历史原因，档案纸质目录中时有出现错别字、生僻字，碰到行书与草书的档案更是增加了查档难度，查找这样的“天书”档案，耗时耗力，在一定程度上给利用者和档案管理人员带来不便。再者，由于档案数字化经费得不到保障，县级档案馆大量的民生档案难以实现数字化，甚至有些档案馆不能配置相应的软硬件设施，致使数字化档案不能得以正常使用，造成了档案资源的闲置浪费。

档案人员办理业务的水平还需进一步提高。2019年机构改革后，档案部门业务量增多，情况复杂。由于受人员编制影响，业务人员少、年龄偏大、业务水平提升慢等问题日渐突出。特别是面对档案数字化的趋势，要求档案业务人员必须具备一定的操作现代化办公软件系统能力，但从目前现有的人员结构看，这方面的人才在县级档案馆很是紧缺。

数据资源共享率低。目前，各大业务部门都已建立起完整的数据网，但在实际工作中，各部门信息独立，数据资源互不共享，尤其是作为涉密机构的档案部门，信息孤岛堡垒及档案安全隐患的存在严重制约着档案信息共享平台的构建，成为“一窗办理”“一键办理”的最大难点。

二、解决措施

（一）进一步做好已有的便民服务工作

改善档案利用窗口服务环境，在窗口添置舒适座椅，方便年龄偏大和身体不便的人群咨询情况；为照顾查档的弱视人群，特意配备老花镜，进一步做好提供茶水、纸巾及寄存包裹等服务。开通档案查阅利用咨询热线，并向社会公开。同时，开通群众一线咨询查档工作，让查档群众明白查档程序，清楚查档内容，避免群众因准备不足而多跑一回，白跑一趟。提供档案资料邮寄服务，方便跨地域查档工作的开展，对身在外地、交通不便、路途较远、赶时间的群众给予提前预约或延时服务。对查阅困难的人员提供助弱服务，对大批量的补充人事档案人员采取单位集中代办的服务方式，最大限度地为群众带来方便。

（二）提高档案工作人员的业务水平

作为一名合格的档案工作人员，应该熟悉掌握馆藏档案内容，尤其是在以手工查档作为主要检索方式的基层档案馆，工作人员对档案的熟悉程度很大程度地决定了查档的速度及档案利用效果，代表了基层档案工作者的形象，决定了基层档案馆的工作效率和群众满意度。因此，档案人员在做到“一张笑脸、一声问候、一个答复”的基础上，应积极参加相关档案业务培训，加强学习计算机网络技术，外塑形象，内塑品质，成为既熟悉档案业务知识，又熟练运用计算机技术、信息技术、网络技术的专业人才，不断提升自己的业务综合能力。

（三）加强部门沟通合作

档案馆作为提供原始凭证的部门，是群众办事的前沿阵地，一切的档案利用工作都是为了配合其他部门完成相关工作。因此，档案工作人员不仅要熟悉自己的档案业务，还要了解其他业务部门的工作，主动联系其他业务单位，交流沟通相关业务流程和可简化的办事手续。清楚相关业务应该提供的档案内容，避免档案利用人员因“不知道”而无目的查档、多查档、乱查档等情况的发生，在一定程度上也可以减轻档案管理人员调档和复印档案的工作量，并也更好地避免档案的不必要损害。

只有更多地了解其他业务部门情况，才能更好地为群众着想，让办事群众知道“哪里办，办什么，怎么办”。即使遇到在档案馆解决不了的困难，站在群众的角度想问题，给群众出主意、想办法，找到一个更合理、便捷的解决途径。让群众虽找不到档案，却能找到解决措施。

政府要提高管理效能，在各业务部门间建立良好的沟通机制，做好工作部署，团结协作。档案业务工作中要注意多主动汇报沟通，以取得政府必要的政策支持及相关部门的理解认可。

（四）加大档案资源建设力度

档案利用工作的基础是馆藏具备齐全完整的档案资源。档案部门应加强对立档单位的日常档案指导，适当扩大档案接收范围，加大民生档案接收力度，完善档案收集机制，丰富接收档案的种类，力求做到“应归尽归、应交尽交、应收尽收”。[2]还要在馆藏的数量和质量上下功夫，建立起馆藏内容丰富、结构合理、具有特色、服务社会、服务民生的大容量档案资源体系[3]。

启动纸质档案数字化工程。在中国国家档案局制定的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中，明确提出：2016—2020年，全国50%的县建成数字档案馆或启动数字档案馆建设项目；全国省级、地市级和县级国家综合档案馆馆藏永久档案数字化的比例，分别达到30%-60%、40%-75%和25%-50%。[4]县级档案馆馆藏数量大，完成馆藏数字化任务艰巨。各立档单位将档案数字化工作列入每年度项目预算，启动纸质档案数字化工程，以减轻县级档案馆档案数字化工作的巨大压力，并为档案的数据化做好准备。

加强档案资源的整合与开发。加强开展档案编研工作，深入挖掘馆藏档案价值；加快专题数据库的建设；改变档案馆长期的自我封闭状态，打破各部门信息壁垒，将不同行业、部门的相关民生档案信息进行集中整合，逐步将档案网站作为本县民生档案的数据平台；构建自动化的电子文件管理体系，将社会档案信息资源纳入掌中，不断积累社会文化资源，努力使档案馆成为社会信息库，实现民生档案信息资源共享。

（五）创新档案利用服务方式

科技改变生活，服务以人为本。实现档案资源社会共享是档案服务追求的目标。制定大数据归档范围与标准、公共数据管理办法、电子文件归档数据规范以及智能化的档案信息服务网等开展智慧档案和档案管理智慧化建设，建立档案数据共享、传输和交换机制，推动档案数据向各部门和社会共享利用，实现“让群众少跑腿，让数据多跑路”的档案服务。借鉴先进的服务方式，改变传统的窗口受理形式和手工查找服务方式，推进家门口服务体系建设，依托互联网技术的应用，推行网上办、指尖办，实现“一站式”业务办理，在高效、便捷的档案利用服务中使群众得到实惠，档案利用工作水平得到提高。

服务是档案工作的生命线。新时期赋予了档案工作新的内容和要求，需要我们改变传统观念和思维模式，顺应时代发展，勇于创新、敢于创新，不断拓展服务领域，提升档案服务水平，更好地服务社会，服务人民。