物资采购代理机构债权债务管理思考

闫碧妃

摘要：具有事业身份的物资采购代理机构，作为特定服务单位，依法依规开展采购代理业务活动，其高质量的债权债务管理水平，有助于维护单位合法权益并减少经济损失。当前，物资采购代理机构债权债务管理中，普遍存在债权挂账时间长、回收难度大，坏账率高等问题。因此，完善物资采购代理机构债权债务管理具有重要的现实意义。本文在分析物资采购代理机构债权债务管理的重要性基础上，探讨了其债权债务管理现状和存在的问题，提出了完善的对策和建议，以期为物资采购代理机构完善债权债务管理提供有价值的借鉴。

关键词：物资采购;采购代理;债权债务管理

物资采购代理机构，依法依规开展物资采购代理活动，其债权债务管理的合理性以及有效性，对单位的发展和运营管理产生重要影响。为进一步保障物资采购代理机构管理运行的稳定性，需不断提升债权债务管理水平。高水平的债权债务管理能够合理规避物资采购代理机构的财务风险并优化资源配置，促使其管理层决策更加科学合理，提升物资采购代理机构的资金运行效率和经营效率。

一、物资采购代理机构当前债权债务管理存在的问题

按照相关规定，通过对各项债权债务的全面梳理，发现物资采购代理机构债权债务管理主要存在以下问题：

（一）业务部门与财务部门未实现信息融合

目前使用的电子信息管理系统是一个单纯的业务管理系统，主要作用是为采购代理业务管理服务。虽然系统内嵌了部分财务结算模块，但是仅能满足财务结算所需数据导出的功能。因财务使用的是专网系统，两个系统是完全独立的，存在数据互通的问题，导致了业财融合壁垒。再者，因为缺乏对债权债务全流程监管，且信息化数据管理系统存在缺陷，所以无法对单位整体决策和风险防控提供快捷有效的数据信息支撑。尤其是对长期挂账的债权债务没有专门的预警信息系统，仅仅依靠财务定期与业务部门对账，反馈处理效果并不理想。长期挂账的债权债务对单位资金的流动性产生不良影响，增加了财务和运营风险。

（二）对应收款项催收的理解存在误区，回款率低

业务部门普遍存在只重视代理业务执行过程，不重视应收款项回收的情况。固有的思维模式认为往来款项对账是财务部门的工作，而他们的职责只是向财务提交结算单据，催收也应该是财务部门和用户单位财务部门的职责。因此，在对账环节经常出现业务部门与财务部门扯皮的情况。业务人员思想上的误区加之催收的懈怠、催收方式和手段不给力，造成了应收款项回款周期过长，回款率低，进而加剧了催收难度。

（三）应付款项拖欠时间过长，存在违约法律风险

单位管理层和业务人员更偏向于债权的回收，债务应付部分关注度不够，通常是被动等待供应商催款。业务人员思想和行动不积极，导致应付未付款项积累，造成债务拖欠时间过长，超过了合同约定付款期限，从而给单位带来因拖欠民营和中小企业货款，而造成的违约和法律風险。

（四）债权债务风险防范意识薄弱

通常情况下，单位没有对用户（债务人）进行信用等级评估，只有实质性发生违约事件后，业务经办部门才着手制定补救措施。单位虽然出台了相应的债权债务管理制度，明确了程序和职责范围，但对于事前风险控制的措施不够明确，加之管理层和责任部门前瞻性不够，风险防范意识薄弱，未能够做到未雨绸缪，导致防范效果不理想。

（五）债权债务财务核算不够规范

债权债务核算，需要严格遵守会计制度的相关规定，符合权责发生制的核算要求。在实际操作中，时常会发生采购代理业务活动已完结，但因为业务人员未及时将结算资料交至财务部门，产生经济行为已经完结，但财务账上并未反映，形成了账外债权债务的情况，导致债权债务的财务数据与实际业务数据不一致。同时，存在债权债务台账登记不够全面规范、记录不完整等问题，未详细体现出债权债务时间及内容。

（六）债权债务内控评价和奖惩制度不完善

债权债务清理和日常管理工作虽然由财务部门牵头，但不应该只是财务部门的工作。存在对债权债务管理的内部流程及权责划分不清晰、责任落实不到位等情况。由于财务部门和业务部门之间缺乏沟通配合，导致管理流程不通畅、沟通成本增加。尤其是未将债权债务的催收和清欠行为纳入绩效考核体系，缺乏相应的激励和惩罚措施，最终出现业务人员不积极催收、债权债务清退等情况。

二、完善物资采购代理机构债权债务管理的对策建议

（一）积极推进信息化建设，逐步推进业财融合

经济业务是贯穿各个部门的行为，单位应将“业务驱动”的理念有机融入到电子信息管理系统中。将业务模块、财务模块、合同管理模块全流程嵌入，有机衔接和融合。要分阶段完成电子信息管理系统的升级改造，促进业财全面融合，最终解决“信息孤岛”问题，快速提高各部门信息流转互通的效率、逐步实现智能监管和决策，提升单位的整体管理水平和运营效率。尤其是财务模块中，不仅要具备基本的核算模块功能，重点增加债权债务清理管理功能，设定账龄分析及逾期预警功能，依据责任部门及经办人，做到点对点核对和反馈，将催收清欠责任落实到位。逐步在电子信息管理系统中嵌入合同档案管理模块，将债权债务财务信息流与电子合同审批流程有机结合，通过债权债务反馈情况联查追踪合同执行进度，两者互为补充和辅助手段，做到掌握每一笔债权债务流向和合同执行情况，实现业财全面融合。

（二）转变管理层和业务部门思想观念，加强业务和财务部门之间的交流

逐步转变管理层和业务部门重债权，轻债务的思想观念。管理层面和财务层面应充分利用业务工作会、办公会等会议机制，定期在单位电子办公系统，发布相关债权债务清理要求通知，与各业务部门之间加强信息沟通，事前做好动员安排工作。不仅要对清理过程中关键时间节点提示预警，而且要对重难点部分进行培训讲解，避免事后沟通和扯皮，从而提高债权债务管理效率。

（三）强化债权债务风险控制，优化资金支付手段

首先，加强对三年以上账龄的应付债务的关注度、定期清理并督促业务人员开票结清。如果有确凿证据支撑不需偿还或无法支付供应商的款项，由中介机构进行职业推断和客观判断，出具经济签证证明后，履行单位内部相关规定的审批手续后转收入处理。其次，按照债权债务账龄和回款难度进行分类管理，对各类别进行风险评级，针对不同风险评级，采取不同的管理方法，以确保债权债务管理工作更加科学。通过不断修正风险评级手段，逐步形成标准化的操作规范，实现将单位资金运行风险控制在合理范围的目标。再次，细化债权债务的横向和纵向管理。横向管理控制手段是专业部门和专业人员按照风险评估等级分类管理，定期评价客户的履约能力和风险系数。纵向管理即过程控制，控制手段贯穿于事前评估、事中控制、事后评价的整个过程。追踪债权债务的进展阶段，制定与之相适应的管理政策，全流程追溯合同执行情况，相互配合牵制，做好风险监控，实现高效运行的一体化管理。最后，以现有的业务数据和财务数据为参考，单位管理层须权衡履约付款的机会成本与违约代价后做出决策;财务部门合理利用应付款项支付周期，选择合适的付款时机，尽量避免因拖欠民营和中小企业货款而产生的违约和法律风险。另外，对于超限额付款，业务部门需提前与财务部门沟通，提出相应的资金需求申请，履行相应付款审批程序。

（四）强化会计核算要求，提高会计信息质量

规范会计科目核算规范，合法合理设置会计科目，真实准确反映经济业务实质，不断提高会计信息质量要求。对每一项债权债务进行精细化会计核算，完善台账登记管理，做到详细记录并动态监控，清晰掌握每笔业务来源和去向，做到有据可查。不断完善债权债务对账制度，做到月度、季度、年度与业务部门核对债权债务明细;做到年度与客户、供应商函询往来对账。

（五）优化债权债务内控体系，修正奖罚制度和手段

内部控制是单位横向管理债权债务，并实现过程控制的重要手段。单位管理层要转变思想观念，将债权债务管理职能由粗放向精细化管理转变。在充分发挥财务部门牵头作用的前提下，管理层根据单位经营发展战略、组织架构，细化各职能部门在债权债务管理中的角色分工，落实到具体岗位，明确业务部门和财务部门职责权限及相应工作内容，形成系统化、程序化的内部控制机制，使采购代理业务操作程序有章可循，财务程序有规可依。不断优化内部审计工作范畴，将合同管理与债权债务管理审计合并整合，梳理证据链互为佐证补充，客观准确评价管理工作成效，达到督促提高债权债务管理工作质量的目的。对需要整改的问题，内审部门要采用回头看等方式进行监督与检查，对内部控制的有效性做出客观准确的评价。同时，单位人力资源管理部门和财务部门需要联合修订薪酬管理办法，在办法中增加债权债务催收清欠与绩效考核奖罚制度相挂钩的条款。考核办法中要明确考核目标、考核奖励、坏账追究责任等约束性条款，加强债权债务考核力度。对业务人员的绩效考核要综合考虑合同执行情况及应收款回款率、长期挂账债务清欠效率两个方面，用激励和约束手段提高业务人员催收清欠的积极性。

三、结束语

综上所述，债权债务管理不仅是物资采购代理机构运营管理的基础，也代表着其资金运作效率和质量，是单位经营状况健康与否的晴雨表。物资采购代理机构需要积极推进信息化建设，通过构建债权债务电子信息管理系统，提高数据的收集和利用效率，打通业务和财务部门之间的信息融合壁垒，逐步实现业财融合。逐步转变管理层和业务部门思想观念，运用有效的债权债务内控手段，通过不断强化会计核算要求，优化资金支付，修正奖罚制度等手段，实现提高单位资金使用效率、防范资金风险、保障资产安全完整、提升单位整体运营和管理水平的目标。

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