信息化背景下档案管理工作存在的问题及对策建议

李成英

（四川省资阳市乐至县公路工程质量监督站，四川 资阳 641300）

近年来，随着社会科学技术的发展进步，我们已经进入数字化信息化时代。在各个行业的发展中，都开始应用先进的信息技术，提升单位的各项业务管理效率，促进单位的进一步发展。信息技术快速发展，带给了人们很多便利，也提高了人们的工作效率。当然档案管理工作也受到了影响。每一个单位都有需要管理的档案，为了减少档案管理方面的成本花费，就需要充分发挥信息化技术在档案管理中的作用，提高档案管理水平，实现档案管理方式的改革，提高管理效率。

一、档案信息化管理的内涵和作用

档案作为一项重要的信息载体，能够实现对重要资源信息的保管和存储，档案中真实记录了人和单位的发展过程，对每一个阶段的信息都有真实的记录和保存。档案对信息的存储能够方便查阅者及时获取到具体的信息，也会对个人或单位后期的发展产生重要的参考作用。但是针对档案的管理，每一个阶段的管理方式都是不同的，传统的档案管理方式主要是纸质化的管理和保存，时间较长很容易造成档案纸质的磨损，也会发生丢失的现象。在当前信息技术快速发展下，档案管理方式也随之发生改变，将纸质档案内容输入信息化设备中，做好对档案的电子化存储，有效提高档案管理的水平和效率，不仅能够有效确保信息存储的空间，也能够确保信息的安全性，有效实现档案的完整存储，方便后期及时查阅，会对单位的发展提供相对应的信息参考，提高单位的工作效率。

二、信息化背景下档案管理的特点

在信息化时代，档案管理工作在不断发生改变，注重对信息技术的有效应用，能够朝着信息化的方向发展。在信息化背景下档案管理有以下特点：一是管理对象发生转变。在信息化发展背景下，档案管理方式发生转变，电子档案逐渐取代传统的纸质档案管理方式，而且当前很多单位都采用信息化的档案管理方式，有效提高了档案管理的效率和水平。电子档案管理能够实现多种功能，可以对档案信息进行拷贝和查询等，有利于提高借阅效率。二是管理方向发生转变。传统档案管理过程中，注重对档案的存储，纸质档案管理比较耗费成本；当前信息化档案管理模式开始重视档案的收集和分类整理，不仅能够提高对档案管理的质量和效率，而且适应社会发展需求。

三、信息化背景下档案管理工作存在的问题

（一）档案信息化管理认识不足

信息化技术的发展是社会进步的必然趋势，对传统的档案管理方式带来冲击，需要利用信息化的档案管理逐渐取代传统的档案管理方式，对档案管理形式进行更新。虽然有的单位时刻追寻时代发展的潮流，通过引进先进的档案管理技术，进行内部档案管理的改革和创新，但是一部分管理人员还不能很快适应，信息化管理意识还不够，导致信息技术管理在实际应用中存在对计算机系统不熟悉、档案漏填和填写不规范等情况。这主要是在引进档案信息化管理技术之后，没有及时对档案管理人员进行培训，导致对信息技术的应用不到位，在一定程度上会影响到档案管理工作的有序进行。

（二）缺乏完善的档案管理机制

在档案长期管理过程中，对档案的运输存在档案遗失和信息丢失等现象。同时管理机构整合变动，相关的职责划分不够明确，加之一些单位认识不到档案管理的重要性，缺乏有效的档案管理措施，存在档案管理混乱的现象。例如，当前大多数的单位在档案管理方面都缺乏有效的管理措施，档案管理人员职责划分不明确，档案管理制度不完善。因此，在档案更换机构管理的过程中，很容易出现档案内容的遗失现象，也就会有信息重复收录的情况，这种情况造成了人力的浪费，增加了管理成本。而且档案管理人员专业技术不强，导致对档案的整理缺乏技巧，只是对档案进行简单地存储，不能发挥档案的后期的重要作用。

（三）档案信息化管理设施不完备

在当前信息化快速发展的时代，单位的档案管理要实现信息化管理，就需要借助先进的信息化技术和设备来完成管理工作。但是大多数的单位对档案信息化管理工作不重视，也不愿意花费资金购置档案管理设备，缺乏有效的信息化技术设备作为支持。使得档案管理信息化工作推进迟缓。另外，一些单位虽然购置了信息化管理设备，但是管理人员专业技术知识不过硬，对信息化管理技术不够熟悉，在实际的应用过程中不能有效发挥信息化技术设备的作用，档案信息化管理成为空谈。

（四）档案信息化管理安全性较低

当前信息化网络技术的快速发展，在给人们带来很多便利的同时也给人们带来了很大的挑战。档案信息化管理之后，在一定程度上提高了对档案管理的效率和水平，减少了人力、物力方面的成本，但在带来便利的同时，网络的安全性也是令人担忧，档案资料泄露，黑客对网络侵扰盗取重要信息资源等各种问题不断出现，影响到单位的发展。同时随着网络技术的发展，档案查询不会受到时间上的限制，能够随时随地进行上网，这就使得档案的安全性进一步降低。

（五）档案信息化管理专业人才缺乏

在对档案信息化管理方面，不仅需要有先进的信息设备作为支撑，还需要配备专业化的信息管理人才。但很多单位档案管理信息专业性信息技术人才不足，使得档案管理信息化推进困难、创新限制。另外，单位对档案信息化管理人才的培养方面还不够重视，资金投入不足、人员安排不合理，多是一些年龄较大、不熟悉电脑等退居二线人员，不仅思想不重视，学习新技术的动力也不强，导致档案信息化管理的水平不能有效提高。

四、信息化背景下档案管理工作的改进措施

（一）提高档案信息化管理意识

在当前信息化发展的背景下，信息技术在各个行业的应用十分广泛，改变了单位未来的发展方向。档案管理工作也需要遵循社会发展的规律，充分发挥信息技术的优势，注重对先进信息技术的有效应用，对档案进行有效管理，为单位以后的信息化发展提供信息参考。一是作为单位的领导，需要具备一双长远的发展眼光，认识到当前社会发展的趋势，重视信息技术在档案管理中的应用，不断创新和完善档案管理工作；二是高度重视，将档案信息化管理作为单位未来规划的重要部分，完善档案管理机制，促进档案信息化管理进一步发展；三是档案信息化管理需要有专业的信息技术人员作为支持，安排具有档案管理专长的人员，及时将自己的专业知识应用到档案信息管理工作中。同时定期对档案管理人员进行培训，组织档案管理人员外出考察学习先进的档案管理方式，不断提升个人技能，提高管理水平。四是充分发挥年轻人接受新鲜事物快、工作积极性高、创新能力强等优势，尽量在档案信息化管理人员中安排年轻人，确保档案管理质量更高。

（二）建立完善的档案信息化管理机制

档案信息化管理工作，需要首先从档案的安全性管理方面考虑，结合档案管理方面的相关法律规范，制定单位内部的档案信息管理制度。随着档案管理的发展对档案信息化管理制度的内容进行不断更新和完善。针对档案信息管理安全问题，建立相对应的管理机制，有效保障档案信息的安全性。

（三）加大档案信息化管理资金投入

档案信息化管理建设工作是一项长期的任务，需要根据单位的实际发展情况进行建设，且建设过程中需要时间和资金等方面的投入才能够有效实现的。在实际的档案信息化建设过程中，单位可向财政申请拨款的方式开展档案信息化建设工作，也可以引进资金促进档案信息化建设。例如，某单位通过“向上级主管部门争取一点、向县本级财政申请一点、单位自筹一点”的方式顺利实现了档案信息化建设，档案管理水平上升了一个档次，取得了一定成效。

（四）提高档案信息化安全管理水平

由于档案信息化管理涉及到网络安全性，为了防止档案信息被盗取，需要对档案信息存储服务器进行安全性设置，建立档案信息化安全保障体系，有效确保档案的安全管理。一方面可以聘请专业技术人员在本单位建设服务器，通过防火墙和限制访问人数等的方式对档案信息进行安全储存，能够对可能影响到档案安全性的一些手段进行控制，防止档案信息被盗取。同时针对档案的安全管理建立相对应的管理制度，定期考核相关管理人员的实际工作情况。另一方面可以通过购买第三方服务，将档案放在具体国家认证的档案信息化管理服务公司，安排专人与公司共同进行管理，确保档案的完整性和安全性。

（五）组建档案信息化管理专业队伍

针对档案信息化的管理工作，需要构建一支专业化的档案信息化管理队伍，充分发挥专业技术和专业管理方面的优势，确保档案信息化管理取得实效。一是注重专业培训。从计算机技术的操作和档案管理专业知识两个方面进行培训，深入细化档案信息化管理的操作细则和管理方式，提高培训效果。二是注重人员素质。档案管理人员需要首先具备良好的个人道德品质，通过学习不断提高个人素质，按原则办事、不越职权办事，有效降低档案信息化管理过程中面临的各种风险，有效避免信息泄露事件的发生。三是合理安排人员。对档案管理人员合理分配至关重要，在管理人员的安排方面要逐渐趋于年轻化、专业化，能及时学会、用好档案信息化管理的各种先进技术，确保提高档案信息化管理的水平和效率。

五、结束语

综上所述，在当前信息技术快速发展的时代，档案信息化管理工作势在必行，同时档案信息化的管理工作需要根据单位发展的实际出发，加强基础设施规范化建设，构建专业化的信息管理团队，为单位未来其他信息化管理工作提供重要的参考。希望本文的以上内容能够为相关工作者提供有效的指导帮助，从而促进我国档案管理水平的不断提升。