推进企业电子档案管理系统建设的对策分析

谭新

（中海油石化工程有限公司，山东 济南 250101）

前言：近年来，信息技术的发展与广泛应用，给档案工作带来了新的契机，很多单位开展了档案信息化建设。利用信息技术有效管理档案、开发利用档案信息资源，更好地为经济建设发展服务，已经成为档案界的共识，档案管理模式也向着信息化、网络化的方向发展。因此，本次文章也是对电子档案的管理系统的建设开展情况进行了分析，希望能够真正的利用全新的管理形式，以及有效的管理方法，为企业内部电子档案的管理提供全新的创新发展路径，也能够发挥出高科技技术的优势，实现企业的长足发展和进步。

一、电子档案管理的基本要求

无论是对政府的部门，还是其他企业，电子的档案这项管理工作都有着至关重要的意义。其中建立起高效科学管理的系统，能够真正的保证日常的相关工作顺利的开展和实施，电子的档案其管理主要涉及到的内容：档案的收集和整理。在建设电子档案管理系统时，需要注重其电子技术的应用，以及高科技水平的融入。电子的档案形成的过程，与计算机的存储技术和管理系统有着直接的联系，在管理系统中主要涵盖的就是对电子档案进行收集、归档和存储，与纸质的档案存在着巨大的差异。

对于电子档案的具体管理模式进行特点的分析，主要的体现就是几个方面的内容：

第一方面是电子的档案其在收集的方式上，具有一定多样性的特点。这个特点的形成，能够保障电子的档案在收集的过程中，其整体收集方式具有的多种途径。但是实际上在收集的过程中难度也有所增加，因此在收集电子的相关档案时，就需要对其档案的系统性进行强调。

第二方面电子的档案交接的工作相对比较繁琐，所以在具体交接工作开展的过程中，就需要系统地对其进行检查和记录，防止信息的遗漏和重复现象发生。

第三方面在电子档案管理时，需要注重对信息数据进行有效的检查和保护。因为电子档案在传输的过程中，所依靠的就是电子档案管理的相关系统，一旦系统出现崩溃，或者被入侵、中毒的情况，就会导致所有的数据损失或丢失严重的会导致数据全部消失，因此还需要及时的做好相关备份的工作，以及防护的措施，避免造成不可挽回的损失。

二、推进企业电子档案管理系统建设的意义

在当前的社会背景下，大数据应运而生，其帮助企业内部电子档案管理系统的建设进行了有效的拓展，所使用到的信息能够大量地储备在电子档案的管理中，除了涉及到的文书、人事、科研等各种内容之外，也可以在数据的帮助和辅助之下，真正的把企业内部的报告、专项研究等内容进行有效的归纳和整理。从而为企业的进步以及管理系统的建设的创新，奠定坚实的基础。在管理阶段积极的应用大数据这一技术，能够真正的实现在线进行电子档案的管理这项优势，在根本上避免了纸质电子档案在使用过程中出现的涂改和造假的现象。除此之外，结合使用大数据这个技术，能够保证电子档案信息中所具有的完整性，避免电子档案在传递过程中出现了丢失和损坏等情况，所以能够看出，大数据对于电子档案管理系统的建设的创新，有着非常重要的作用。

三、推进企业电子档案管理系统建设的策略

（一）进行相应的资源整合

在信息技术时代发展的背景下，企业内部结合电子档案的这项管理系统的建设，需要把各个部门所使用到的电子档案系统进行有效的整理与衔接，这样才能够有利于把分散的电子档案以及电子档案中的信息集中地进行归纳和整理，也能够实现管理系统的建设开展，及效果的最大化。在信息技术时代背景下，高科技技术得以发展，其中所能够处理的海量信息是人为无法达到的一个数据。所以对于企业内部所涉及到的电子档案内容集中性进行整理，不仅仅能够更好的凸显出大数据的高效性，也能够避免信息的分散以及电子档案的丢失情况出现。所以在集中处理的过程中，也是电子档案管理系统的建设的一个创新性路径，这样的情况能够让文件更高效的集中在一起，也能够把所需要使用到的文件有效地进行整理，从而为企业内部工作开展提供可共享的资源和合理的方式，以便协助各个部门的工作顺利开展。

除此之外，也可以把传统电子档案管理这个部门进行改革，建设成具有网络化特色的档案数字管理的部门，不过在结合数字化建设的过程之中，还需要符合企业发展所提出的相关规定以及相应的要求，这样才能够把数字化的电子档案管理更好地进行匹配，也能够跟随时代发展的步伐，实现电子档案的管理这项工作的有效创新，从而促进管理系统建设开展的效果提升，为企业工作整体水平的改革奠定基础。

（二）加强企业电子档案管理人员的专业素质培训

在大数据发展的过程中，需要加强企业内部负责电子档案管理工作相应人员所具有的服务意识，因为人员在工作实施过程中所占有的地位是不容忽视的，只有确保人员的综合素质和水平得到提升和改革，才能够实现这项工作开展效果的最大化。所以在工作实施的过程中，还是要强化人们所具有的服务观念和意识，特别是企业内部电子档案的管理系统的建设，并不是一项可有可无简单化的工作内容，其所涉及到的方面是多样化的，所以工作人员更是需要把电子档案的信息化管理，当成企业向着信息化发展建设的一个非常关键的组成部分，其中所涉及到机密的电子档案，只能够提供给个别的部门和人员进行查阅，并且永久性地进行保存。除绝对机密的电子档案和相关文件之外，其他的文件可以拓展服务并且应用到相关的领域之中，发挥出文件所具有的优势和作用，这也是电子档案管理系统的建设所能够达到的最佳标准。同时，也需要在电子档案管理的信息化工作开展过程中，投入更多的人力、物力和财力，使这些力量发挥到正确统一的地方，避免成本的浪费，这样才能够达到工作开展效益的最大化。

（三）加快企业电子档案管理信息化的进程

在企业内部电子档案管理工作开展和实施的过程中，需要充分地意识到信息化管理这项工作开展和实施所具有的意义，并且相关的人员以及领导者需要清楚地意识到，信息化管理系统的建设，应用于企业内部电子档案管理系统的建设中所具有的重要性以及相关的意义。档案管理人员也需要改变传统的思想理念和认知，清楚地了解到电子档案管理系统建设工作在信息化发展中的重要性，并且对于信息化技术要有着深层次的了解。电子档案管理系统建设能够最大程度地提高管理的整体效率，以及电子档案信息化的水平，能够使企业内部工作的开展向着全新的方向所发展。

同时管理的人员也需要采取多样化和多元化特色的管理方式，结合当前社会发展过程中信息技术现代化这一建设的思想理念，对企业内部的电子档案进行有序的管理以及科学的监督。这项工作的开展不仅仅要求相关的人员能够树立起有效的管理意识，以及创新的思想理念，更是需要把传统的管理方式进行摒弃。其他部门的人员也需要有意识地改善自身的思想认知，这样才能够使企业内部电子档案的管理系统的建设在信息化建设的过程中，向着更加健康和有效的方向所发展。

结论：综上所述，随着社会不断的发展和进步，档案的传统管理模式已经无法满足当前时代在发展过程中对于企业所提出的需求，因此还需要结合信息化与大数据这一时代发展的背景，有针对性地了解企业内部电子档案管理系统建设的具体开展形式，提高管理系统建设的整体效果。所以本次文章也是基于以上内容，在了解到电子档案管理系统建设存在问题的基础上，探寻有效管理系统的建设开展的全新路径，希望能够融入信息技术时代所具有的优势，发挥电子档案管理创新的价值，从而推动企业的工作开展效果提升。