交通建设工程档案专项审核中的问题及解决方案研究

许凯

（忠县交通运输档案管理中心，重庆 404300）

引言

近年来，北京轨道交通事业取得长足发展，得益于市政府的支持，加大了公共交通政策的制定力度。作为支持2008 年北京奥运会的项目，交通建设如火如荼。4、5、10 号与奥运支线同时开工建设，必须在奥运会前建成通车。施工时间短，工作量大，劳动力稀缺，交通建设机遇与挑战并存。交通建设项目档案管理作为项目管理的重要组成部分，不仅会涉及项目的整体发展，而且对未来的安全、维修和维护也将起到关键作用。如何加强交通建设工程档案管理，如何打造优质档案，保障未来轨道交通运营安全，如何实现“新北京、新奥运”的战略愿景，是摆在档案管理人员面前的艰巨任务。笔者咨询了在轨道交通运营单位档案部工作多年、参与过轨道交通建设工程档案受理审查工作的工作人员，深知当前交通建设工程档案专项审核中存在的问题，应予以重视。

一、交通建设工程档案专项审核中的问题

交通建设工程档案专项审核中的问题主要有以下几点表现：

（一）档案内容不全，难以体现工程原貌

施工文件和建造图纸广泛用于轨道交通运营，目前这些档案不全，部分施工记录如隐蔽检测报告、各类材料质量报告等未保存。项目提交的部分完整图纸甚至没有线路的基本设计图，严重影响运营和维护。在对档案进行归纳时只强调纸质文件的收集，而忽略了其他类型的载体文件的收集。少数照片档案中，只有项目结束后的照片，但是项目开始前和施工期间的照片丢失。

（二）随意后补档案，部分档案的真实性和准确性无法保证

建筑单位平时没有注意资料的积累，在项目完成时才发现项目质量检测报告和隐检记录等竣工资料不完整，派几个人急忙补齐，由四方签署的表格也现补签署，部分材料的质量证明文件是完成验收后发现不厚齐全才联系厂家补齐的，对工程质量构成了隐患。

（三）没有及时归档

许多创建的档案在处理和具体的收集过程中没有及时有效地保存，甚至一些竣工的档案只能使用催要方式，并不能满足所有基本的归档质量要求。在更严重的情况下，合同款项可能很难索要一些竣工的档案。特别是与项目相关的施工过程，只有经过第三方审核后才可以审计，一旦审计完成，所有这些合同都可以得到明确解决。针对这种现象，完全由第三方来判断档案是否完整保存，这会严重阻碍归纳档案工作的顺利进行。

（四）制作的竣工图纸质量不合格，影响未来的运营和维护

部分建筑图纸与实际项目不符，设计修改和工程讨论未在施工图中显示，这可能导致图纸不准确，为日后的使用增加困难。

（五）施工单位数量多，素质各异，人员流动性大，档案管理存在一定困难

由于交通建设工程的专业化，不同属性的建筑单位很多，有些单位不够重视档案工作，视。存在“重建设、轻档案”的现象。没有专职档案管理人员，大部分是兼职或临时的资料管理人员，这些人往往缺乏专业的档案培训。当项目进入最后阶段时，许多员工被调到新岗位，档案管理人员再次变动，导致对原始数据的无知，进而导致档案质量不佳。

（六）竣工档案编制标准不统一，容易混乱竣工档案编制人员，增加工程成本

北京市交通建设工程竣工档案目前按照两个标准编制：转入城建档案馆的档案按城建档案馆规范处理，移交给业主档案按业主（通常是按市档案局）要求处理。两者根据归档范围的大小、案卷的处理和装订以及使用的档案装具而有所不同，很容易让第一次编制竣工档案的人员感到困惑，由于验收标准的混乱，似乎经常发生需要更改目录和装具而耽误工期的现象，也会增加工程成本。

二、交通建设工程档案专项审核的解决方案

笔者认为，应考虑到交通建设工程档案专项审核中存在的这些问题，并应采取以下措施，确保工程档案的完整性、准确性、真实性和系统性。

（一）坚持统一领导、分级管理的原则，加强横向协调和纵向管理，建立档案管理网络

每个参与项目的单位应有一名项目经理，负责组织本单元整个工程资料的过程管理，同时将收集、积累、分类和归档的任务下放给特定人员，组建了由建设、监理、施工、设计四部分组成的档案工作领导小组，形成了横向和纵向的档案管理网络，共同协调做好档案工作。由各单位定期组织档案人员参与建设单位的培训，督促工程材料的形成、积累以及立卷，及时解决问题，并让施工单位的档案人员走访了解优秀的单位，相互学习，避免档案管理问题，确保内部档案质量。

（二）建立经济的档案制约系统，以提高归档效率和质量

与参与方签订合同时，施工方需要在合同条款中明确规定工程档案的编制责任、套数、费用、质量以及工程档案移交期限。根据协议，如果移交不合格的工程档案，该工程将不会被结算。与监理单位签订合同时，除说明监理方向建设单位提交的档案外，还应说明监理人应在该阶段对勘察、设计文件的制作、收集和提交进行监督和审查；在施工期间，对施工材料的形成，积累、组卷和归档进行监督检查。这样，将工程档案质量管理纳入工程质量保证体系，让建设单位对工程档案更加重视。

（三）加强工程档案监控，确保工程与工程档案同步

项目开工前，档案部门应提前介入项目管理工作，根据项目实际情况，制定工程档案初步归档计划，根据项目发展即：项目配置、规划、施工和验收，实施工程档案监控管理。档案工作人员在项目建设过程中应积极参加相关工程会议，并应访问网站了解项目状态，确保档案数据收集的完整性，例如，施工时设备开箱时收集第一手资料。各参与建设单位必须在项目建设管理的各个环节中包括项目材料的创建和积累，整合相关人员的工作范围和经济责任考核，实现档案和工程建设时间、任务、要求等方面的同步。与其事后监控，不如将工程建设预先监控，转换为对工程建设的超前控制，以确保工程建设的真实性、准确性和系统性。

（四）抓住工程重要环节和关键阶段以控制档案质量

根据一定的科学工作流程定期创建科学和技术文档。档案部门要及时了解建设活动的规律，了解工程的重要环节和关键阶段，检查文件的形成和积累，在发现问题后及时采取行动进行整改，例如：工程的隐蔽验收阶段、中间交接阶段、设备开箱验收阶段以及竣工验收阶段等。档案材料未通过验收的工程，暂不能签字验收。从而杜绝了后期填写工程资料的错误，避免了档案的散失，以保证档案的真实性和完整性。

（五）工程建设采用“小业主，大监理”的管理模式，充分发挥监理作用，保证工程档案质量

监理单位不仅对工程质量、进度、投资等进行监理，还负责对业主委托的建设项目的工程资料的收集和积累的完整性和正确性进行检查。正如前面提到的，业主必须在合同中明确监理部门对工程档案的监理职能，档案部门需要充分了解监理工程师的好处。例如：制作竣工图时，应要求监理工程师确保各项设计变更和洽商是否在竣工图中如实反映并与实际情况相符，必须由监理工程师盖章审批，有效保证了工程建设档案的质量。

（六）加强业务培训，不断提高档案工作者的专业素质

轨道工程档案管理与其他档案管理的不同之处在于它涵盖的专业范围很广，包含的知识类型很多，这对档案管理人员提出了更高的要求。除了档案专业知识外，档案工作者还应加强相关专业知识的获取，掌握现代管理方法。北京市档案局和建委目前已开展了持证上岗培训，建设单位还应在工程启动后邀请相关市政建筑档案工作人员和业主说明创建竣工档案的要求，就如何实际操作进行详细的指导，大大地提高了案卷的质量。

（七）加强音像档案和新型材料档案的收集和管理

根据北京市的相关规定，目前轨道交通建设工程中，工程资料的形成、收集和整理均采用计算机进行，工程档案由纸质档案转变为主向光盘、电子文件等形式。档案部门应制定相应的标准和规范，加强收集这部分新型载体档案。收集音像档案时，不仅要在项目建成后收集音像档案，还要保留项目开工前的原貌、建设过程中采用的新技术的音像档案馆的收集和归档。

（八）各级档案管理部门要依法归档，加强执法，统一相关标准法规，提高档案质量

根据国务院、建设部等部门的规定，属于城建档案馆接受范围的工程档案，建设单位在组织工程审批完成前，由城建档案馆进行工程档案的初步审批。未取得《建设工程竣工档案预验收意见》的，不得启动工程竣工验收。同时，建设行政主管部门将批准工程档案的文件作为办理竣工的备案条件之一。所以，城建档案部门必须进行初验收，严格检查档案资料的真实性、正确性和系统性，未通过档案资料验收的项目，不得通竣工验收。因建档要求不一，各档案馆行政服务部门应积极加强联系，尽可能协商统一相关规范标准，以减轻各有关部门的压力，创建成品档案，提高档案质量。总之，交通建设项目备案是一项人员复杂、涉及部门多、周期长的系统工程，管理和控制存在一定难度。要建立完整的档案工作体系，采取各种方法和措施对工程档案的全过程进行管控，不断提高从业人员素质，共同做好交通建设工程档案工作。

总结

由以上结果可知，交通建设工程档案工作实际上是一个系统工程。由于其施工人员复杂，涉及部门多，工作年限长，给管控带来一定的困难。所以，为了完善档案工作制度，档案管理人员需要采取各种方法和措施对项目的整个档案过程进行管理和控制，以不断提高工作人员的素质，做好交通建设工程的档案工作。