高校档案公共服务能力研究

徐小莉

（赤峰学院，内蒙古 赤峰 024000）

高校的档案公共服务指的是档案部门通过比较多的馆藏资源，深入地对馆藏档案信息进行挖掘[1]。这不但是针对本校师生，还针对的是全社会公众，特别是需要丰富馆藏资源的广大群众，为其提供一些服务。这些服务是对高校档案查证存史功能的延伸，继而预防高校的档案被闲置。高校的档案对学校从成立到发展壮大过程进行详细的记录。除此之外，这对学校管理、科研、教学等发展进行记录。它是高校一项比较重要历史文化资源，是我国档案重要的构成内容。随着我国高等教育的不断发展，各个高校都从省内外进行不断扩招，和外界之间的联系也不断增多。越来越多的优秀毕业生进入到社会当中，教师科研成果越来越多[2]。这些都进一步促进了高校档案室有效地进行公共服务，同时要求不断增加公共服务基础保障，提高服务的能力。这样才可以使公众对高校档案资源基本需求进行有效的满足，更好地实现高校档案比较强的服务价值。因此，本文对高校档案公共服务的内容、开展公共服务的重要性进行了研究，另外分析了高校档案馆公共服务能力的保障机制，力求给提升高校档案公共服务能力带来强有力的保障。

一、高校档案室充分做好公共服务的重要性分析

（一）高校档案公共服务是传统服务功能的进一步扩展

随着我国经济发展越来越快，我国高等教育事业改革不断深入，高校档案服务已经不单单局限在传统服务功能方面，其不管是服务形式还是在内容方面，都需要向着公共服务领域进行扩展，例如：文化教育领域、电子化的信息服务等方面。高校档案馆作为科学的文化事业机构，从传统档案信息的管理、文化的储存服务功能，到传播教育文化的公共服务，其逐渐变为学术的研究场合。这些都需要在高校的档案馆公共服务功能进行开展[3]。

（二）高校档案公共服务是自身发展宣传的有效途径

在一些人眼里，高校档案馆比较神秘，许多人不知道有这种部门的存在。当有人提及档案馆的时候，许多人将会误以为是图书馆。这就严重影响了档案的公共服务功能的有效实现。由于高校的档案馆和高校图书馆相同，都为对信息资源进行提供的场所。这两个场所仅仅所提供的范围和内容不同。但是，为什么高校的档案馆不被许多人知道，最终原因就是高校档案馆宣传不到位。高校的档案服务还仅仅是传统服务当中，其存在比较差的服务。高校档案公共服务功能不能充分地发挥出来[4]。在信息不断发展的时期，高校扩招形式之下，越来越多毕业生涌入社会当中。高校的档案馆服务对象不断扩大到了社会组织以及个体。所以，高校档案馆需要利用现代化信息途径和手段，比如：微博、微信以及互联网当中进行档案公共服务，进而得到用户认识、传播和支持，充分满足不同用户的需求，并且对高校档案馆进行广泛的宣传，更好实现高校档案馆比较高的价值。

（三）信息化是推动高校档案馆开展公共服务的动力

高等教育部门进行信息化建设时间比较久，在这种环境下，对于服务高校教育事业重要的部门，高校档案室教育信息化建设也得到了比较多的成绩，比如：目录能够更好地实现电子化，同时将档案管理软件进行引进。然而，在信息化时代，越来越多的群众对知识和信息的兴趣变高，进而给高校档案公共服务能力带来强有力的推动作用。

二、高校档案公共服务能力保障的机制分析

（一）构建完善的高校档案公共服务法律法规

现阶段，我国从战略方面已经陆续出台《保密法》《档案法》《高校档案管理办法》，然后再到开发利用相关档案方面有关政策法律法规，具体到地区的档案管理方法，甚至是各个高校档案管理办法。然而这些管理制度没有太多的设计高校档案馆信息的利用。这些制度都是从国家、省市档案的建设方面来对有关规定进行提出。在档案的信息资源服务方面，缺少健全的档案公共服务的法律法规，进而在规章制度上制约了高校档案公共服务能力更好地发挥。

第一，从国家战略高度方面，不但要健全我国的档案公共服务有关制度，还需要从我国长期教育事业方面来健全高校档案公共服务的法律规定，给广大公众对使用高校档案渠道带来强有力的法律保障。要想更好地实现高校档案信息给社会公众带来强有力的服务，就要对现行的《档案法》《保密法》《高校档案管理办法》等进行修改，进而让其和服务对象的基本需求相符合。

制定详细的高校档案信息服务和公共服务业务规范。这些规范制度的制定需要和当前状况下修改之后的《保密法》以及《档案法》范围当中的情况相符合。这样就能够更好的避免信息不科学的公布，预防出现一定的损失。

（二）强化人才引进，提供人才保障

要想确保高效档案公共服务能力的有效开展，需要对档案管理人才引进以及培养进行注重，不但要储备专业档案人才，还需要引进各专业人才，比如：计算机专业、历史性人才、法律专业人才等等。专业的档案管理人员需要有着专业档案管理开发档案的公共服务功能。非专业管理人员需要在日常工作当中对工作经验进行不断总结，根据自身专业，提升自己综合的素养，进而给公共服务带来专业的保障。从一定意义上来说，服务人员素质在一定程度上直接对服务水平和服务能力带来影响。所以，在高校档案公共服务进行扩展的时候，对高校档案工作人员也提出越来越多的要求。由于工作人员不但是服务人员，还是档案信息的收集和管理人员，还是档案信息资源的编纂人员。因此，需要对高素质人才进行引进，另外还需要培养高素质的复合人才。进而给公共服务带来强有力人才保证。高校档案在进行公共服务的时候，需要尽可能地得到高校领导大力支持，强化物力、财力以及人力方面的大力支持。除此之外，还需要强化现有工作人员公共服务的素质，对馆员的服务责任感进行大力培养，积极给信息化背景下高校档案公共服务工作带来人力资源方面的保障。

（三）对档案范围和内容进行不断扩展

高校档案收集只有不断地完善才可以给公共服务带来基本资源。档案收集的完整性和齐全性指的是高校档案横向和纵向内容就需要完整，力求做到不缺项和不缺件。只有这样才可以更好给高校档案公共服务带来基础内容资源的保证。按照《高等学校档案管理办法》的有关规定，高校的档案横向内容含有高校发展过程中各种档案、学生档案以及科研档案等。高校的档案纵向内容含有各个类别当中文件材料都需要完整和齐全。要想不断扩展档案范围和内容就需要从下面几个方面入手：第一，操作性能比较强的归档范围。第二，需要含有稳定收集档案的团队。第三，需要密切融合日常收集以及集中收集。只有这样才可以让档案资源内容纵向和横向更加齐全，给高校档案公共服务带来基础内容资源的保证。

（四）建立教学档案公共服务平台

第一，强化编纂工作，促进传统公共服务平台的构建。对各类检索工具进行编制，其含有目录型的检索工具等，更好地利用计算机软件来对检索工具进行编制。充分利用档案的管理软件，更好地让档案目录更加信息化，给利用人员带来基本检索工具。除此之外，还需要将各类有关档案信息进行融合，进而编辑为各类电子信息档案资源，更加方便用户进行使用。

第二，利用现代化的手段，积极地对新型的公共服务平台构建进行扩展。首先，利用互联网技术来建立高效档案网站，对其公共服务功能进行大力的宣传。在网站当中，基本内容含有档案的服务指南、数字档案馆以及信息查询等信息。除此之外，还含有相关的档案知识、规章制度以及档案管理软件等。这样能够大大有利于对高校档案的了解，提高宣传效果。其次，通过微信平台来增加高校档案公共服务功能。现阶段，微信广泛应用到人们日常生活和工作当中。微信平台的构建给高校档案公共服务打下了牢固的技术基础和用户基础。微信平台传播信息有着速度快、多样化以及经济实用等特点。对高校档案公共服务模式进行创新，提升服务水平和服务能力和质量，能够给高校的师生和社会大众带来个性化以及公开的服务。这是当今时代发展的需求，同时也是公共服务功能扩展的主要途径。再次，通过微博平台来增加高校档案公共服务功能。高校档案能够试着通过微博平台发布一些高校档案的新闻以及宣传档案管理知识和文化，增加高校档案公共服务功能。通过微博力量，不断增加高校档案工作的影响力。在微博平台建设方面，需要对公共信息进行充分的考虑，比如：档案管理有关法律法规，利用微博来传递到社会公众。这样不仅能够让广大人民对档案基本内容进行充分了解，还能够给服务信息推动给用户，并且和用户进行互动，对用户类别和需要的档案类别进行实时的掌握，其有利于提升高校档案公共服务能力。

三、结论

通过上述分析我们可以看到，档案部门是高校对外大力宣传和服务的窗口。它的公共服务能力直接表现出高校实力和服务国家经济发展的能力。它对建立高质量大学发挥着重要作用。因此，本文对高校档案公共服务的内容、开展公共服务的重要性进行了研究，另外分析了高校档案馆公共服务能力的保障机制，其中包括构建完善的高校档案公共服务法律法规，建立教学档案公共服务平台，对档案范围和内容进行不断扩展，强化人才引进，提供人才保障。通过高校档案公共服务能力保障机制的建立，力求为进一步提升高校档案公共服务能力带来强有力的保障。